Business correspondence

СПОСОБЫ И СРЕДСТВА ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ (ОБЩЕНИЯ)

В настоящее время используется два способа деловой коммуникации для ведения успешных деловых операций: устная коммуникация (телефонные разговоры или личное общение деловых партнеров) и письменная коммуникация — обмен деловой информаци­ей между деловыми партнерами в письменной форме (служебные записки, письма, телеграммы, сообщения и т.п.). Что касается средств деловой коммуникации в пределах фирмы (предприятия, организации), то к ним относятся прежде всего телефонные разговоры, личное общение сотрудников, а также письменные сообщения в форме служебных записок.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА / MEMORANDUM

Это сообщение одного лица, адресованное другому лицу или нескольким лицам в пределах одной фирмы, написанное с целью запроса информации и предоставления информации, запроса о планах и решениях и информирования о планах и решениях.

A memorandum or memo is a note or communication that aids the memory by recording events or observations on a topic, such as may be used in a business office. The plural form is either memoranda or memorandums. A memorandum may have any format, or it may have a format specific to an office or institution.

Задание 1. Внимательно рассмотрите служебную записку (рисунок 1), ее структуру, расположение ее составных элементов

Задание 2. Переведите служебную записку на русский язык. При необходимости пользуйтесь англо-русским словарем

РИСУНОК 1

MEMORANDUM / СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА То Mandy Lim, Administrative Assistant From Sally Thomas, PA to Chairman Ref ST/JJ Date 14 August 20 INHOUSE DOCUMENT FORMATS Many congratulations on recently joining the staff in the Chairman's office. I hope you will be very happy here. I am enclosing a booklet explaining the company's general rules regarding document formats. However, I thought it would be helpful if I summarised the rules for ease of reference. 1 DOCUMENT FORMATS All documents should be presented in the fully-blocked format using open punctuation. Specimen letters, fax messages, memoranda and other documents are included in the booklet. These examples should guide you in our requirements. 2 SIGNATURE BLOCK (LETTERS) In outgoing letters it is usual practice to display the sender's name in capitals and the title directly underneath in lower case with initial capitals. 3 NUMBERED ITEMS In reports and other documents it is often necessary to number items. In such cases the numbers should be displayed alone with no full stops or brackets. Subsequent numbering should be decimal, i.e. 3.1, 3.2, etc. I hope these guidelines will be useful and that you will study the layouts shown in your booklet. If you have any questions please do not hesitate to ask me. Enc Copy Personnel Department

Задание 3. Просмотрите служебную записку еще раз и ответь­те по-английски на следующие вопросы

1) Кому адресована служебная записка?

2) Кто отправитель этой записки?

3) Каким числом датирована служебная записка?

4) Что сообщается в этой записке?

5) С какой целью она написана?

6) Скажите, содержит ли записка приложение?

7) Скажите, в какой отдел должна быть передана ко­пия этой записки?

Задание 4. Напишите аналогичную служебную записку по-анг­лийски

СООБЩЕНИЕ ПО ФАКСУ / FAX MESSAGE

Сообщения по факсу могут пересылаться не только в филиалы компании, но и деловым партнерам других фирм. При этом дляотправки корреспонденции по факсу многие компании обычно используют стандартный бланк. Если для передачи сообщения по факсу бланки не используются, тогда с целью улучшения обозри­мости текста рекомендуется разбивать передаваемую информацию на блоки.

Задание 1. Рассмотрите образец бланка факсового сообщения (рисунок 2), заполните его информацией, разбивая ее на блоки.

РИСУНОК 2

FAX То: From:   Company: Date:   Fax No: No of Pages: (Including this page)

Задание 2. Прочитайте предполагаемый текст письма для факсового сообщения

РИСУНОК 3

Получатель (Кому): Андреа Геффнер, наименование фирмы Факсовый номер: 45736437 Отправитель (От): Роберт Гордон, коммерческий директор (Sales Manager) Дата: 15 августа 20 Количество страниц (включая эту страницу) — 2   Формула приветствия: Уважаемый господин Геффнер! Указание на основную тему письма: Сфера наших услуг (our range of services). Выражение благодарности: благодарим вас за ваш интерес к нашей компании. Основной текст: в качестве приложения мы высылаем вам проспект (a booklet) услуг, которые оказывает наша фирма. Дальнейшую запраши­ваемую информацию вам охотно предоставит господин Колин (237397).   Искренне Ваш, Роберт Гордон Коммерческий директор х

Задание 3. Переведите это письмо (рисунок.3) на английский язык и отправьте его по факсу своему товарищу по учебе

Помните! При отправке писем по факсу соблюдайте следующие рекомендации:

1.Пишите письма достаточно полно, но кратко, ясно и с ориен­тацией на клиента.

2.Обязательно укажите главную тему и пишите ее большими буквами.

3.Точно указывайте количество страниц.

4.Не обязательно писать формулу приветствия и заключитель­ную формулу.

5.Для обозримости текста разбивайте письмо на блоки.

6.Избегайте длинных фраз и повторений. Чем лучше вы составите свое сообщение с точки зрения его внешней формы и содержа­ния, тем понятнее оно будет для читателя и тем быстрее вы добье­тесь желаемого воздействия на него.

7.Формулируйте свои мысли логично, четко и ясно.

Задание 4. Рассмотрите структуру и расположение частей факсового сообщения (рисунок.4).

Задание 5. Ответьте, почему указание на главную тему письма напечатано прописными буквами?

РИСУНОК 4

TURNER COMMUNICATIONS MOBILE PHONE SPECIALISTS 21 Ashton Drive Tel +44 114 2871122 Sheffield Fax +441142871123 S26 2ES Email [email protected]   FAX MESSAGE To Janet Benson, General Manager Company Asia Communication (Singapore) Pte Ltd Fax Number 65 6767677 From Sally Turner, Managing Director Ref ST/DA Date 6 June 2008 Number of Pages (including this page) 1   VISIT TO SINGAPORE Thank you for calling this morning regarding my trip to Singapore next month. I am very grateful to you for offering to meet me at the airport and drive me to my hotel. I will arrive on flight SQ101 on Monday 8 July at 18.30. Accommodation has been arranged for me at the Supreme International Hotel, Scotts Road. I will be traveling up to Kuala Lumpur on Sunday 14 July on MH989 which departs from Singapore Changi Airport Terminal 2 at 15.45.   I look forward to meeting you.

Задание 6. Прочитайте и переведите приведенное выше сообще­ние по факсу на русский язык письменно. Если возник­нет необходимость, воспользуйтесь англо-русским сло­варем

Задание 7. Ответьте по-английски на следующие вопросы

1) Кому адресовано это письмо?

2) Указан ли номер факса?

3) Кто послал это сообщение по факсу?

4) Укажите дату отправления письма.

5) Укажите количество страниц письма.

6) Что сообщается в письме?

Задание 8. Как вы полагаете, почему это сообщение послано по факсу? Обоснуйте свое мнение

СООБЩЕНИЕ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

/ ELECTRONIC MAIL

Общеизвестно, что время и быстрота отправления и получения информации в наши дни является одной из важных предпосылок успеха коммерческой деятельности и установления деловых кон­тактов. Электронная почта (e-mail) играет здесь важную роль, так как: она проста в обращении и экономит много времени и усилий. Cообщения по электронной почте можно одновременно отправлять не только одному лицу, но и нескольким, как в пределах одной организации, так и в разные фирмы.

При составлении сообщений, посылаемых по электронной почте, соблюдайте основные правила деловой переписки: ясность (clarity), полнота (completeness), грамотность (correctness), правильное оформление / структура текста (structure) и вежливость / любезность (courtsety)

При использовании электронной почты имеются дополнитель­ные указания:

1) Пишите свое сообщение кратко, чтобы оно по возможности
полностью поместилось на экране (окно для писем), тогда вся важная информация будет видна сразу. Используйте короткие фразы,
сокращения, современную терминологию, которая общепринята и
известна вашему корреспонденту.

2) Не злоупотребляйте терминами.

3) Остерегайтесь электронных хакеров / компьютерных взлом­щиков (electronic eavesdroppers): ваше сообщение может быть по­лучено другими лицами и распечатано для чтения. Кроме того, ваше сообщение будет сохранено в памяти компьютера, даже если вы удалите его.

4) Тем не менее пользуйтесь такими преимуществами электрон­ной почты, как скорость и действенность.

5) Не посылайте по электронной почте такие сообщения, кото­рые могут вызвать у вашего корреспондента сомнения по поводу репутации вашей фирмы и вашего непрофессионализма.

6) Составляйте свое сообщение так, чтобы на него можно было легко ответить.

7) Уже в начале вашего сообщения по электронной почте чита­тель должен узнать главную тему письма и ваши желания, наме­рения.

8) Формулируйте свои вопросы так, чтобы корреспондент был в состоянии давать на них односложные ответы.

9) Всегда указывайте точный адрес электронной почты.

10) Всегда заполняйте графу «тема».

11) Прежде чем отправить сообщение по электронной почте, проверьте его еще раз на предмет содержания и грамотности.

12) Сохраняйте копии сообщений и распечатки отправленных и полученных электронных сообщений.

Задание 1. Внимательно рассмотрите образец электронного письма (рисунок.5). Расскажите о его форме и содержании.

РИСУНОК 5

Дата проставляется вашим компьютером автоматически, следите за тем, чтобы электронные часы вашего компьютера шли правильно. Точно указывайте электронный адрес.   Формальное приветствие для электронного письма не подходит. Делайте его неформальным, с дружескими пожеланиями, если это возможно.     Завершение письма также может быть неформальным.

Subject: Model Business Letters Date: Mon, 22 Sept 1997 15:17:59+0000 From: [email protected] To: [email protected]   Hi Pradeep! Thanks for your email today. I'm glad you had a good holiday. I've been able to progress well with revisions to Model Business Letters. Help from my friends Nah Harper and Barrie Mort has been so valuable. You'll be glad to know that I'll be able to meet the deadline and should be able to finalise things within the next week or so. Can we arrange to meet early October so that I can hand over my manuscript and discuss the amendments and new page design etc? Talk to you soon. All the best...

Задание 2. Напишите электронные сообщения своему другу из Великобритании, сообщите ему об успешном прохождении собеседования и о получении работы госслужащего в Администрации г. Тюмени

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ