Индивидуальное рабочее место и принципы его организации

Должность служащего как рабочее место в структуре администра­тивного органа является наименьшей частицей системы высшего по­рядка. Нет нужды доказывать очевидное положение, что на оценку системы в целом влияет оценка частей, из которых эта система скла­дывается.

В деятельности по надлежащей организации индивидуального ра­бочего места — как, впрочем, вообще любого звена организационной структуры — существует основополагающий принцип. Пренебрежение этим принципом оказывает столь дезорганизующее влияние, что лик­видировать его невозможно никакими методами.

Мы имеем в виду принцип согласованности и соответствия трех основных элементов, которые должны составлять суть каждого рабо­чего места:

1) определение задач (функций), для решения которых создано данное рабочее место, а также определение вытекающих из задач обя­занностей, возлагаемых на работника, занимающего данное место;

2) определение прав и полномочий, обеспечивающих выполнение задач и обязанностей, а также выявление необходимого оснащения (оборудования, средств и т. п.);

3) определение ответственности.

Таким образом, должность государственного (муниципального) тужащего — это исходная структурная единица государственного ап­парата, точно обозначенное в штатном расписании индивидуальное Рабочее место, которое может занимать только один служащий, вы полняющий определенный круг задач, функций, наделенный соответ­ствующими этим задачам и функциям правами и полномочиями и от, ветственностью.

Все элементы должности должны быть взаимно согласованы и со­ставлять гармоничное целое.

Базовым из указанных элементов является первый, поскольку он обосновывает необходимость существования рабочего места и служит базой для правильного понимания двух остальных.

Если смотреть на рабочее место как на систему, то все три эле­мента важны в равной мере, а недостаточное соответствие одного из них остальным разрушает правильную в принципе структуру.

Как известно, вплоть до настоящего времени нетрудно найти при­меры таких организационных решений, в которых основное внимание обращается на задачи (нередко, впрочем, их неправильно подбирают, составляя не конкретно, а шаблонно, что подтвердили и последние исследования), часто — на ответственность, причем в сочетании с уг­розой применения карательных санкций. Зато забота о полномочиях и средствах деятельности известна мало, т. е. о соблюдении упомяну­тых всех трех элементов она^ не всегда проявляется.

Постараемся вникнуть в психику занимающего какую-то долж­ность человека, которому руководители определили задачи, возложи­ли на него ответственность за их выполнение, но не наделили его со­ответствующими правами или необходимыми материальными средст­вами. После неудачных попыток добиться увеличения полномочий и средств у этого человека имеется для выбора три пути: первый — заявить, что из-за невозможности выполнения возложенных на него обязанностей он отказывается от работы; второй заключается в неле­гальном изыскании материальных средств и самовольном присвоении полномочий; третий сводится к фальсификации отчетности, т. е. к ее приукрашиванию.

Первый путь используется сравнительно редко. Обычно выбира­ются в наиболее выгодных для конкретного случая пропорциях вто­рой и третий пути. Создается ситуация, чрезвычайно деморализующая работника. Наряду с этим общественное мнение и вышестоящее ру­ководство вводятся в заблуждение фальсифицированной отчетностью нередко диспропорция между поставленными задачами, выделенны­ми средствами и полномочиями становится причиной преступной деятельности.

Следует добавить, что любое требование ответственности може^т иметь место только в рамках выделенных средств и полномочий. Вся­кое превышение этих рамок в равной мере и несправедливо, и нело­гично. Если руководитель независимо от уровня допускает в подчи­ненном ему коллективе несогласованность рассматриваемых элемен­тов, то он пренебрегает одной из главнейших своих обязанностей: не сохраняет в допустимых границах организационную стабильность, являющуюся неотъемлемым условием правильного функционирования любого института.

В специальной литературе редко обращается внимание на влия­ние, которое оказывает правильно организованное рабочее место на хорошие человеческие отношения в коллективе (мы имеем в виду слаженность указанных выше элементов организационных структур). Множество вопросов, разногласий, взаимных обид и претензий воз­никает лишь потому, что неизвестно, кто какие имеет полномочия и кто за что отвечает. В связи с этим целесообразно обобщить прин­ципы организации рабочего места.

Принцип соответствия. При подборе задач для рабочего места следует стремиться к тому, чтобы установленный комплекс задач со­ответствовал физическим возможностям человека. Недопустимо на­громождение на одном рабочем месте таких задач, с которыми рядо­вой работник средней квалификации не сможет справиться. Нельзя также создавать ситуаций, когда заранее известно, что независимо от степени нагрузки соответствующего работника его как такового не­возможно найти даже теоретически. Если, например, для выполнения одних задач необходимы основательный запас юридических знаний, управленческая или иная подготовка, получаемая в вузе, а для испол­нения других задач на том же рабочем месте нужно лишь уметь чи­тать и писать да еще, возможно, знать арифметику в объеме неполной средней школы, то заранее известно, что нет такого человека, кото­рый одновременно имел бы высшее образование и не имел его. Ясно, что столь неверно сконструированное рабочее место будет занято ра­ботником с высшим образованием. И часть его специальных знаний пропадет, не будет использована, причем как раз в той пропорции, в какой тратится время на канцелярскую работу, для выполнения ко­торой достаточно среднего образования. Мы все еще несем огромные потери, плохо учитывая Принцип соответствия при организации мно­гих рабочих мест.

Принцип надлежащей детальности. Часто возникает вопрос о сте­пени детальности круга задач и обязанностей. При этом высказыва­ются опасения, что весьма подробный их перечень содержит элемен­ты излишней регламентации. Мы склонны разделять эти опасения: Детальность можно и должно доводить лишь до границ существующей необходимости, так как переход этих границ является явной органи­зационной ошибкой.

Проведем обоснование необходимой степени детальности.

1. Детальность определения задач и обязанностей должна способ­ствовать точному разграничению сфер деятельности между рабочими местами таким образом, чтобы эти сферы не перекрывались и чтобы между отдельными рабочими местами не появлялось «ничейных» зон. Отсюда вывод: особенно детально и точно следует определять пери­ферийную тематику.

2. Детальность определения задач и обязанностей должна быть настолько полной, чтобы не допускать тенденции к перемещению це­лей, т.е. чтобы не возникала ситуация, когда, например, работник, призванный оказывать обществу определенные услуги, начинает боль­шую часть рабочего времени и энергии посвящать обслуживанию от­делов собственного учреждения. Так, иногда большая часть времени отводится написанию отчетов о проделанной работе и составлению докладных записок на случай контроля, нежели самой работе.

3. Детальность, описания задач и обязанностей бывает оправданна лишь в той мере, в какой она облегчает работнику, занимающему данное рабочее место, планирование своих действий и правильное их распределение.

4. Степень детальности описания задач и обязанностей должна быть такой, чтобы на ее основе можно было бы ориентироваться, правильно ли рассчитан объем работы на данном рабочем месте
и способен ли работник в установленное время справиться с этим объемом.

5. Пожалуй, наиболее важным вопросом является обеспечение та­кой детальности, которая делала бы возможным определение критери­ев выполнения работы. Речь идет об использовании показателей.

Если степень деятельности определения задач и обязанностей не укладывается ни в один из перечисленных пунктов, то это означает, что мы имеем дело с чрезмерной детализацией, ограничивающей сво­боду действия как самого работника, так и всего учреждения.

Принцип показателей. Чтобы перечень задач и обязанностей не мог подвергаться свободной интерпретации и мог быть оперативным инструментом в руках руководителя, каждому его пункту должен со­ответствовать показатель исполнения. Этот показатель следует опреде­лить не «кабинетным путем», а после консультаций и, если это воз­можно, по согласованию с работником, для оценки труда которого он будет применяться. При определении показателей надлежит обращать серьезное внимание на то, чтобы они отражали только те результаты, которые зависят от самого работника. Проблему показателей мы рас­смотрим более широко в следующих темах книги, так как это в зна­чительной мере связано с другими проблемами, не относящимися к описанию рабочего места.

Принцип значимости порученных задач. Допустим, что описание ра­бочего места содержит шесть пунктов. Однако получилось так, что пять из них работник выполняет, а шестым пренебрегает. Этот работ­ник, используя простейший расчет, может искренне считать, что он справляется со своими обязанностями на 5/6. Хорошо, если его руко­водитель придерживается такого же мнения. Но может быть и иначе.

Еели ^по опенке руководителя невыполняемое задание составляет, ска­жем, 5/6 качественного значения совокупности задач данного рабоче­го места, в то время как пять выполняемых работником задач состав-

_й)0т едва 1/6, то возникает недоразумение, неприятное для обеих за­интересованных сторон. Существует весьма простой способ устранения подобного рода недоразумений. В перечне задач следует определить вес и значение каждой из порученных обязанностей. По­добное дополнение перечня будет элементом взаимопонимания руко­водителя и подчиненного, что, несомненно, положительно скажется на эффективности работы.

О важности соблюдения принципа значимости свидетельствует, в частности, то, что согласно мнению, разделяемому многими учены­ми и практиками, зачастую решение 20% задач данного учреждения < дает 80% результатов его работы в суммарном подсчете, в то время как решение остальных 80% задач дает едва 20% вклада в эти резуль­таты.

Нарушение критерия значимости'отдельных задач и обязанностей (направлений активности) является первым шагом к трансформации их в цель, существующую для самой себя. К этому ведет длительный, постепенно нарастающий процесс. Его начало обычно коренится в нарушении надлежащего соотношения между отдельными целями. Исходя из этого утверждения принцип качественной значимости за­дач приобретает дополнительную ценность.

Принцип равномерности стимулов и санкций. Если точность описа­ния задач, обязанностей и показателей будет разной, то центр тяже­сти интересов исполнителя переместится от менее конкретных про­блем к более конкретным. В этом же направлении будут действовать как некоторые стимулы, так и некоторые санкции. Чем задание кон­кретнее и показатель яснее, тем легче каждому, прежде всего руково­дителю, заметить малейшее упущение. А замеченное упущение влечет за собой, как правило, неприятные последствия, т. е. принуждение. В свою очередь, стимул возникает из потребности человека видеть и знать оценку результатов своего труда. Он хочет видеть это сам и хочет, чтобы это увидели другие. И чем задачи и показатели кон­кретнее, чем заметнее результаты предпринятых усилий, тем более привлекательным для исполнителя становится труд. Под влиянием одностороннего воздействия принуждения и стимула наступает нару­шение запланированных пропорций в выполнении задач. Соблюдение принципа равномерности стимулов и санкций — это стремление к тому, чтобы все задачи и все показатели* их выполнения были в гра­ницах возможного определены с одинаковой точностью.

Принцип самовыражения. Каждый нормальный человек обладает определенными способностями, честолюбием (преимущественно до­вольно высоким), увлечениями и пристрастиями, хочет чем-то выделиться, обратить на себя внимание окружающих, влиять на выполняе­мую работу, пользоваться уважением коллектива и ощущать общест­венную полезность. Если он делает работу, отвечающую его увлечениям и способностям и дающую возможность удовлетворить честолюбие, то мы говорим, что данная ситуация создает условия дл_я «самореализации», или «самовыражения». В стремлении к самовыра­жению человек не только избавляется от тенденции к минимизации своих обязанностей, но и старается расширить их. Многие психологи ставят потребность в самовыражении на первое место среди всех че­ловеческих потребностей.

Если путем соответственно сформулированных задач и обязанно­стей работника в какой-то мере обеспечены условия для самовыраже­ния, то тем самым мобилизуется мощный фактор мотивации, чего не сможет дать никакая формальная дисциплина.

Целесообразно уделить внимание двум вопросам: последствиям пренебрежения принципом самовыражения и способу использования его при формулировании задач и обязанностей рабочего места! По первому вопросу отметим следующее: если в профессиональной рабо­те человек не может удовлетворить естественных увлечений и интере­сов, если ему не созданы соответствующие условия, он ищет их в другом месте, перемещает свою энергию и заинтересованность из области профессионального труда в иные сферы, что, естественно, наносит ущерб учреждению, предоставившему ему работу. Именно поэтому можно относительно часто встретить в одном лице рьяного, весьма изобретательного и толкового любителя-садовода или коллек­ционера-филателиста и вместе с тем нерадивого или ограниченного служащего.

Перейдем ко второму вопросу. Говоря о практических рекоменда­циях в деле формулирования функций рабочего места таким образом, чтобы обеспечить условия для самовыражения работника, приходится признать, что дело это далеко не простое, однако не следует подда­ваться пораженческим настроениям. Слишком часто, отказываясь от чего-то «недостижимого», мы забываем, что эта недостижимость от­носится к области идеала. А стремиться к нему необходимо.

Остановимся на этой проблеме. Каждая работа будет отвечать принципу самовыражения в более высокой степени, если она:

1) соответствует способностям и влечениям исполнителя;

2) самостоятельна;

3) соответствует квалификации;

4) создает лучшие условия для самоконтроля;

5) обеспечивает влияние на формирование методов исполнения;

6) комплексна и разнообразна;

7) является понятным, нужным и полезным элементом более крупного и известного исполнителю целого;

8) наглядно способствует удовлетворению насущных обществен­ных потребностей.

Совсем иного рода возможности самовыражения кроются в орга­низационных решениях. В этом отношении прежде всего надо отме­тить следующее: чем шире тематика учреждения и, что обычно за _этим следует, многочисленнее штат работников, тем больше возмож­ностей у работников этого учреждения соприкоснуться с трудом, ко­торый он хотел бы выполнять. Отсюда практический совет: по воз­можности избегать создания узкоспециализированных учреждений, поскольку они не способствуют полному развитию индивидуальности.

Упомянутый перечень средств этим не исчерпывается. Его про­должение — дело руководителя, учитывающего конкретные обстоя­тельства. Определенные шаги в указанных выше направлениях 'воз­можны почти всегда. Учет принципа самовыражения при формулиро­вании перечня задач и обязанностей каждого рабочего места является одним из условий гуманизации труда. Расстановка работников таким образом, чтобы они в максимальной мере имели возможность для са­мовыражения, — это один из существенных принципов кадровой по­литики и кадровой работы администрации, стремящейся обеспечить каждому гражданину условия для наиболее полного использования его возможностей, т. е. квалификации и способностей.

Принцип повышения квалификации кадров. В настоящее время каж­дый работник обязан постоянно повышать свою квалификацию. Эта обязанность, ставшая одной из основных, все еще не реализуется над­лежащим образом служащими административных учреждений. Поэто­му необходимо повторять, что постоянное повышение квалификации должно быть обязанностью любого без исключения работника на каж­дом рабочем месте.

Принцип повышения квалификации кадров учитывается при со­ставлении перечня задач и обязанностей (должностных инструкций) работников. Необходимо периодически пересматривать должностные инструкции, проверяя, не узки ли предусмотренные в них участки деятельности для постоянного развития и роста работников.