Представление о первичных и вторичных документах

Деление документов на первичные и вторичные связано с деятельностью определенной информационной системы, вы­полняющей функции посредника между источником и по­требителями информации. Необходимость в такой системе воз­никает в том случае, когда документ не может попасть непо­средственно к тому реципиенту, которому он предназначен, в результате так называемых информационных барьеров. На­пример, может быть пространственный барьер (когда документ и потребитель информации отдалены друг от друга физически); количественный (количество документов и их объем превышают физиологические возможности потребителя); смысловой (содержание документа недоступно потребителю информации из-за сложности первого или неподготовленности второго) и т. д. Тогда определенная информационная система (или учреждение) берет на себя труд собрать документы, упо­рядочить их и переработать информацию, содержащуюся в них, таким образом, чтобы устранить тот или иной барьер.

В результате аналитико-синтетической переработки инфор­мации, содержащейся в документах, попадающих в упоминав­шуюся выше систему, создаются новые документы, призван­ные устранить тот или иной барьер. Документы, которые попадают в информационную систему "на входе" и подверга­ются аналитико-синтетической переработке информации, на­зываются первичными, а те, которые создаются системой в результате обработки первичных документов и передаются потребителям информации "на выходе" из системы, — вто­ричными. Таким образом, можно сказать, что эта классифика­ция осуществляется по уровню обобщения информации.

Такая классификация документов очень важна для деятель­ности информационных систем, поскольку они должны, во-первых, собрать первичные документы, во-вторых, — предо­ставить потребителям вторичные документы. Вторичные документы облегчают доступ к первичным и их использование, а иногда заменяют первичные документы, вследствие утраты последними актуальности.

Деление документов на первичные и вторичные является в данном случае условным, относительным, потому что оно зави­сит от того места в определенной системе, которое занимает тот или иной документ. Например, библиографическое пособие является результатом переработки информации об определен­ных документах, и с этой точки зрения оно является вторич­ным документом. Но когда оно попадает в библиотеку как в определенную информационную систему, то на ее "входе" мо­жет рассматриваться как первичный документ, а создаваемая о нем информация — например, каталожная библиографическая запись — как вторичный.

Чтобы устранить такую неопределенность, в библиотечно-библиографическом деле принято считать первичными толь­ко такие документы, которые не дают информацию о дру­гих документах, а точнее, не предназначаются для их замены. При этом вторичными считают документы, в ко­торых представлена информация о других документах. Вторичные документы призваны облегчить потребителю ин­формации ориентирование как в составе определенного фонда документов (их потоке или массиве), так и в наличии информа­ции, содержащейся в первичных документах. Благодаря этому становится ненужным обращение к каждому из использован­ных первичных документов, то есть облегчатся умственный труд потребителя информации.

В информатике даются еще и другие разъяснения относи­тельно отличий между первичными и вторичными документа­ми. Считается, что первичные документы — это документы, "непосредственно отражающие результаты человеческого по­знания и используемые на практике как источники информа­ции о реальном мире"; что они "содержат новые знания или новое осмысление известных фактов и концепций". При этом "непосредственность отражения" заключается в том, что пер­вичный документ должен иметь познавательную ценность сам по себе, а не отсылать к другому документу. А вторичные доку­менты — это те, которые создаются путем "свертывания пер­вичных документов" для информирования об их содержании¹.

При стандартизации терминологии было установлено, что первичные документы — это те, которые содержат исход­ную информацию (ГОСТ 6.10.2—83), а вторичные — те, ко­торые являются результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных докумен­тов. Вторичные документы выполняют такие функции: 1) оповещение о появлении первичных документов; 2) сокра­щенное изложение их основного содержания.

С.Г. Кулешов объяснял отличия между первичными и вто­ричными документами следующим образом: "Считается, что первичные документы создаются в сфере научно-исследова­тельской деятельности, а вторичные — в сфере научно-инфор­мационной деятельности. Первичные документы — это все, которые мы знаем под названиями научная, производс­твенная, учебная, справочная и научно-популярная лите­ратура, а вторичные — это так называемая информаци­онная литература. Задача информационной литературы — характеристика одного или определенной совокупности (сводная характеристика) документов и/или формулировка каких-то суждений (оценок, прогнозов и т. п.) на основе анали­за их текста"¹. С.Г. Кулешов изложил здесь общепринятый в научной информатике подход. Однако в этом подходе не учи­тывается наличие других первичных документов (например, правовых первоисточников или художественной литературы), кроме тех, которые отражают результаты научно-исследова­тельской деятельности.

Итак, под названиями "информационная литература" или "информационные документы", "информационные из­дания" понимают такие источники, которые содержат инфор­мацию о первичных документах. Среди них различают "библи­ографические" — дающие сведения о документах в виде библиографического описания и аннотаций, "реферативные", дающие характеристику первичного документа в виде рефера­та, и "обзорные" — дающие обзор нескольких первичных доку­ментов. Такой подход стал общепринятым, утвержденным в государственном стандарте². Однако он не соответствует теоре­тическим воззрениям специалистов относительно библиогра­фии и библиографической информации, согласно которым библиографическая информация не ограничивается способами библиографического описания и аннотации. Для библиографо-ведов все документы, передающие информацию о других доку­ментах любым способом, являются библиографическими. Поэтому нельзя называть "библиографическими" только документы с библиографическим описанием и аннотацией. Скорее, все вторичные документы следовало бы считать библиографи­ческими.

Препятствуют этому представления о первичной и вторич­ной информации и, соответственно, о ее источниках. Первич­ной называют такую информацию, которая впервые отражает в документе события, факты, объекты реального мира или мышления человека, а вторичной — информацию, создавае­мую человеком на основании изучения и обобщения докумен­тов с первичной информацией, ее переработки, более сжатого изложения и т. п. Следовательно, источниками первичной на­учной информации считают "научные монографии и статьи, диссертации, описания изобретений и т. п.", а источниками вторичной информации — "учебную, справочную и научно-по­пулярную литературу"¹. С.Г. Кулешов подчеркивал, что деле­ние на источники первичной и вторичной научной информа­ции не следует путать с делением на первичные и вторичные документы, но такая путаница все же иногда происходит. Де­ление на первичные и вторичные документы иногда связывают с характером отраженной в них информации.

Действительно, характеристика вторичных документов и документов со вторичной информацией очень близка. Связано это с одним и тем же подходом к определению "первичности" или "вторичности": с точки зрения информационной системы, которая получаемую информацию или документы считает пер­вичной, а выдаваемые как итог переработки — вторичными. Однако сама "информационная система" может быть либо "библиографической", то есть направленной на информирова­ние о первичных документах через вторичные, либо "авторско-издательской", направленной на обобщение и переработку ин­формации (преимущественно — научной) из первичной ее формы до концентрированной (как в справочной литературе) или приспособленной к определенному потребителю информа­ции (как в учебной и научно-популярной литературе).

Дело в том, что "информационная система" — понятие не конкретное, а методологическое, оно лишь свидетельствует о том, что определенное явление рассматривается с точки зрения теории информации, будь то библиографическая служба либо издательское дело.

Кроме того, сказать, что некоторые документы отражают информацию, которая не была ранее представлена в других до­кументах, можно лишь условно, относительно определенных видов документов. В действительности создание документа че­ловеком опирается на определенные знания, полученные ранее из других документов. Поэтому любой документ основывается на других документах.

Например, возьмем такие признанные первичные докумен­ты как диссертация или научная монография. Они действи­тельно должны отражать новые знания, полученные учеными в процессе познания объективного мира. Но, во-первых, любое новое исследование сначала должно дать анализ предыдущих; во-вторых, сам процесс познания опирается на научные зна­ния, почерпнутые из других документов. Таким образом, но­вый (первичный) документ тоже является результатом перера­ботки других документов.

Следовательно, деление на первичные и вторичные доку­менты остается условным, зависящим от характера и задач ин­формационной системы, обрабатывающей документы.