Тема 3. Аналіз факторів внутрішнього та зовнішнього середовища організації

3.1. Організація як система відкритого типу. 3.2. Зовнішнє середовище організації, основні ознаки.

3.3. Внутрішнє середовище організації та його характеристика.

3.1. Організація як система відкритого типу.

Організаційні системи можна розділити на закриті та відкриті: Закрита організаційна система − це та система, яка не має зв’язку зі своєю зовнішнім середовищем (тобто не обмінюється з зовнішнім середовищем продуктами, послугами, товарами та ін.) Приклад − натуральне господарство. Відкрита організаційна система має зв’язки із зовнішнім середовищем, тобто іншими організаціями, інститутами, що мають також зв’язки з зовнішнім середовищем. Таким чином, організація як система являє собою сукупність взаємопов’язаних елементів, що утворюють цілісність (тобто внутрішнє єдність, нерозривність, взаємний зв’зок). Будь-яка організація є відкритою системою, тому що взаємодіє із зовнішнім середовищем. Вона отримує з навколишнього середовища ресурси у вигляді капіталу, сировини, енергії, інформації, людей, устаткування тощо, які стають елементами її внутрішнього середовища. Організація складається з певної кількості взаємозалежних частин, що тісно переплітаються із зовнішнім світом. Це і розкриває сутність внутрішніх змінних організації, кожна з яких відіграє важливу роль у забезпеченні її ефективного функціонування. Внутрішні змінні в основному є результатом діяльності менеджерів та знаходяться під їх впливом. Внутрішні змінні − це частини самої організації, ситуативні чинники всередині неї, її склад та взаємозв’язки. Склад є сукупністю елементів, що створюють систему. Це насамперед елементи, які є компонентами першого рівня. Проте, ґрунтовне дослідження системи передбачає також і поглиблене вивчення складових її елементів. Цим пояснюється використання поняття складу в широкому сенсі, тобто до нього входять і складові самих елементів системи − компоненти другого, а потім третього та інших рівнів. У цьому сенсі склад організації може включати і відділи, й підвідділи, і цехи, й ділянки, і бригади. Організаційна структура − є спосіб з’єднання різних частин організації в певну цілісність (основними видами організаційної структури є ієрархічна, матрична, підприємницька, змішана). Таким чином, склад містить декомпозицію системи, тобто розчленовування єдиного цілого на елементи. Структура, навпаки, забезпечує композицію системи − з’єднання окремих складових в єдине ціле. Вона визначає роль, місце та призначення елементів у системі, їх розташування і взаємовідносини, характер, форми та ступінь впливу на інші елементи. Встановлення ролі, місця та призначення елементів в системі забезпечується: - через зв’язки безпосередньої взаємодії – з ким і як взаємодіють; - яка дія є сильнішою, могутнішою, пріоритетнішою; - через відносини підрядності – визначення місця в структурній ієрархії;

- через визначення важливості, впливовості, орієнтованості при зіставленні параметрів різних елементів системи та встановленні відповідних пропорцій. Очевидно, що певний склад організації зумовлює можливі варіанти формування її структури. У свою чергу певній структурі відповідають і конкретні варіанти компонентного складу організації. Відповідність між складом та структурою організації не є повною, відсутня жорстка закріпленість конкретної структури за певним складом організації. За однакового складу можуть бути різні, іноді значно відмінні структури. Організація може мати різний компонентний склад навіть за однакових цільової орієнтації, функціонального призначення, умов діяльності. Це ще більше підсилює багатоваріантність структури організацій. Структура − це найважливіша, але не єдина, характеристика організаційної системи. Тому виділяють різні чинники внутрішнього середовища організації: структура, цілі, завдання, технології, персонал, спільні цінності, стиль організації, фінансова система, інформаційна система, стратегія, навички персоналу, влада, культура організації та деякі інші параметри.

3.2. Зовнішнє середовище організації, основні ознаки.

Зовнішнє середовище − це сукупність господарських суб’єктів, економічних, суспільних і природних умов, і національних і міждержавних інституціональних структур і та інших зовнішніх (відносно установи) умов і чинників, і що діють у глобальному оточенні. Залежно від характеру впливу зовнішнє середовище поділяють на середовище прямої та опосередкованої дії. Середовище прямого впливу на організацію утворюють певні суб’єкти − державні органи, освітні установи та інші зовнішні агенти й контрагенти. Це середовище ще називають середовищем завдань, тому що до нього входять елементи, які безпосередньо пов'язані з операціями організації. До найвагоміших факторів прямої дії належить закон України «Про освіту», нормативні документи галузевих і територіальних органів управління, спрямованих на правове та організаційне закріплення відносин, напрацювання норм і правил їхньої поведінки (правил гри) в освітньому просторі. Чинне законодавство в країні може сприяти загальному економічному розвиткові, а може його гальмувати, може позитивно впливати на діяльність одних підприємств і чинити перешкоди їхнім конкурентам. Стан законодавства характеризується не лише його складністю, а й мінливістю, інколи навіть і невизначеністю, що є особливо характерним для перехідного періоду. Середовище непрямої дії охоплює матеріально-технічні умови, суспільні відносини та інституції, інші чинники, що впливають на організації опосередковано. Цим чинникам властивий високий рівень варіативності, невизначеності й непередбачуваності. До основних з них, за якими установа має уважно стежити й правильно оцінювати пов’язані з ними загрози чи зиски під час вироблення робочої стратегії, належать економічні, політичні, соціокультурні, науково-технологічні, екологічні й деякі інші. Зовнішній вплив на організацію можна представити як сукупність трьох основних сфер: віддаленого, виробничого і оперативного впливу. Організація повинна відбивати зовнішнє середовище. В основі її будови лежать передумови економічного, науково-технічного, політичного, соціального чи етичного характеру. Організація повинна створюватися так, щоб вона нормально функціонувала, всі її члени повинні робити внесок у загальну роботу і ефективно допомагати працівникам досягати поставлених цілей тепер і в майбутньому. У цьому значенні діюча організація не може бути статичною. Вона повинна швидко дізнаватися про всі зміни середовища, мати уяву про їхнє значення, вибирати найкращу відповідну реакцію, що сприяє досягненню її цілей, ефективно реагувати на вплив середовища. Зовнішнє середовище характеризується сукупністю перемінних, котрі перебувають за межами установи і не є сферою безпосереднього впливу з боку його менеджменту. Крім того, існує другий ряд перемінних зовнішнього середовища − соціальні фактори й умови, що, не впливаючи прямо на оперативну діяльність організації, визначають стратегічно важливі рішення, які прийняті її менеджментом. Найважливіша роль тут належить економічним, політичним, правовим, соціально-культурним, технологічним, екологічним, фізикогеографічним факторам і змінним. Організація як відкрита система може вижити тільки у взаємозв’язку із зовнішнім середовищем. Розрізняють середовище прямого впливу і середовище непрямого впливу. Фактори непрямого впливу можуть не робити безпосереднього впливу на організацію, але позначаються на її діяльності. Так само як і внутрішні перемінні, зовнішні перемінні впливають на організацію у взаємозв’язку, тобто зміна одного фактора може вплинути на зміну інших. Фактори зовнішнього середовища характеризують:- об’єктивний чинник виникнення впливу: умови виникають незалежно від діяльності установи і впливають на неї; - взаємо -залежність факторів: сила, з якою змінність одного фактора впливає на інші фактори; - складність, кількість та різноманітність факторів, що суттєво впливають на освітній процес; динамічність: відносна швидкість змінності середовища; - невизначеність: відносна кількість інформації про середовище та ступінь її ймовірності. Складність зовнішнього середовища характеризується числом і варіантністю факторів, на які організація зобов’язана реагувати. Організації, що працюють зі складним зовнішнім середовищем, мають справу з багатьма категоріями даних, необхідних для прийняття рішень. Швидкість, з якою відбуваються зміни в навколишньому середовищі, визначають її рухливість. Наш час характеризується особливою рухливістю зовнішнього середовища організації. Рухливість зовнішніх перемінних факторів може по-різному стосуватися різних підрозділів організації. Так, наприклад, підрозділи, які зв’язані з науковими дослідженнями, постійно зіштовхуються з високою рухливістю зовнішнього середовища, відслідковуючи технологічні нововведення. Обсяг і вірогідність інформації кожного фактора впливає на ступінь визначеності зовнішнього середовища. Невизначеність зовнішнього середовища тим більша, чим менше інформації і є сумніви в її вірогідності. Чим невизначеніше зовнішні перемінні, тим складніше приймати ефективні рішення. Всі фактори прямого впливу безпосередньо впливають на внутрішні перемінні, викликаючи їх реакцію. Не так помітно на організацію впливають фактори непрямого впливу. Інформація про них, як правило, не повна, і керівництво змушене робити припущення про їх можливі наслідки для організації. Значення факторів зовнішнього середовищарізко підвищується у зв’язку зі зростанням складності всієї системи суспільних відносин (соціальних, економічних, політичних тощо), що складають середовище менеджменту. Саме зовнішнє оточення диктує стратегію організації. Отже, зовнішнє середовище організацій є складним, мінливим, взаємопов’язаним і досить невизначеним. Організації, прагнучи зменшити рівень невизначеності зовнішнього середовища можуть застосовувати дві стратегії − пристосуватись до змін або впливати на середовище з метою зробити його більш сприятливим для свого функціонування. Перша стратегія може бути реалізована завдяки створенню гнучких організаційних структур з високим рівнем децентралізації влади. Керівники таких організацій повинні вміло використовувати сучасний інструментарій для прогнозування майбутніх змін, володіти ринковою інтуїцією, так званим «баченням». Друга стратегія, як правило, доступна лише великим установам або таким, які об’єднуються з метою збільшення своїх можливостей.

3.3. Внутрішнє середовище організації та його характеристика.

Внутрішнє середовище кожної організації формується під впливом перемін, що роблять безпосередній вплив на процес перетворень. Внутрішні змінні − це ситуаційні фактори всередині організації, що постійно знаходяться в полі зору менеджерів: цілі, структура організації, її завдання, технологія і люди. Будь-яка організація розглядається як група людей із загальними цілями (перший змінний фактор).Того, що люди не змогли б досягти поодинці, вони досягають в організації, тому її можна розглядати як засіб досягнення мети. Мета − це конкретний кінцевий стан чи очікувані результати роботи групи людей, які певним чином організовані. Такі кінцеві результати розробляються в процесі планування і доводяться учасникам освітнього закладу. Різні типи організацій мають різні цілі. Для досягнення кінцевої мети організації ставляться різні цілі в її підрозділах. Вони координуються менеджерами в рамках загальної мети. Другою ситуаційною змінною є структура організації. Під структурою організації розуміють кількість, склад її підрозділів, ступенів управління в єдиній взаємозалежній системі. Структура встановлює такі взаємини рівнів управління і функціональних підрозділів, що дозволяють найбільш ефективно досягати цілей організації. Цьому сприяє спеціалізований поділ праці. Характерною особливістю спеціалізованого поділу праці є те, що відповідна робота закріплюється за фахівцями, тобто тими, хто здатний її виконувати краще всіх. Перевагою спеціалізованого поділу праці є те, що фахівець працює більш продуктивно і якісно. В усіх організаціях (за винятком дуже маленьких) має місце спеціалізований поділ праці. У великих організаціях фахівців групують разом у межах функціонального поділу галузей (відділи, управління). Завдяки правильному поділу праці в організації по горизонталі здійснюється її успішна діяльність, досягається висока продуктивність і ефективність. Але не менш важливий у цьому плані є і вертикальний поділ праці. Для успішної групової роботи вкрай потрібне розмежування праці по координації від безпосереднього виконання завдань. Таке відділення створює ієрархію управлінських рівнів, тобто формальна субпідрядність на кожному рівні. Менеджер, що знаходиться на більш високому рівні управління, може мати у своєму підпорядкуванні декількох керівників нижчого рівня, а ті у свою чергу – на нижчій ступені і так аж до виконавчого персоналу. Кожен керівник має у своєму підпорядкуванні певну кількість людей, які знаходяться у сфері його контролю. Сфера контролю визначає тип організаційної структури. Якщо керівник контролює велику кількість підлеглих, то сфера контролю є широкою. Її наслідком є формування плоскої структури управління. Якщо кожному керівнику підпорядковується небагато людей, то це вузька сфера контролю, за якого функціонує багаторівнева (чи висока) структура управління. Великі організації з плоскою структурою мають невелике число рівнів. Оскільки у великих сучасних організаціях робота чітко розмежовується по горизонталі і вертикалі, то виникає крайня необхідність у створенні формальних механізмів координації діяльності міжрівневих підрозділів і співпідпорядкованості. Така координація забезпечує не тільки інтереси підрозділів, але й організації в цілому. За допомогою координації формулюється і доводиться мета організації до її підрозділів. Але це лише один з багатьох механізмів координації. У координації бере участь кожна функція управління. Третім внутрішнім змінним фактором в організації є постановка завдань,під яким розуміють запропоновану роботу (групу робіт чи частину роботи), що повинна бути виконана заздалегідь встановленим способом і у встановлений термін. При розробці структури організації кожна посадова інструкція включає ряд завдань, що є частиною загального обсягу роботи для досягнення мети. Вважається, що якщо завдання виконуються за встановленою технологією і режимом роботи, то організація функціонує ефективно. Існує традиційний розподіл завдань на три групи: робота з людьми, предметами, інформацією. Четвертим змінним фактором виступає технологія.Технологія − це засіб створення умов ефективної роботи організації чи іі підрозділів. Будь-які освітні завдання не можуть бути виконані без використання конкретної технології. Найважливішим внутрішнім змінним фактором управління є люди (п’ятий змінний фактор).Людська змінна розглядається в управлінні в трьох напрямках: поведінка людей (окремих людей, людей у групах, поведінка керівника), менеджер у ролі лідера, вплив менеджера на поведінку окремих людей і груп.

Всі внутрішні змінні фактори діють у взаємозв’язку, що дозволяє досягти цілей організації. Оскільки внутрішні змінні складаються із соціального (люди) і технічного компонентів, то їх називають внутрішніми соціотехнічними підсистемами, що вимагає однакової уваги як до соціальних, так і до технічних питань організації. Віддача можлива лише в їх взаємодії. Внутрішнє середовище організації визначається внутрішніми змінними, тобто ситуаційними факторами всередині організації. Внутрішнє середовище, де працюють менеджери, містить у собі корпоративну культуру, організаційну структуру, всі будинки та споруди, які належать організації, машини та обладнання. Найбільш вагомим фактором внутрішнього середовища є корпоративна культура. Внутрішня культура повинна відповідати вимогам як зовнішнього середовища, так і стратегії установи. Внутрішнє середовище організації представлено функціональними сферами, які є загальними для всіх типів організації. Кадрова функція − виконання всіх управлінських дій, які пов’язані з соціальною сферою: оплата, добробут і умови найму. Фінанси − це грошові аспекти установи, в тому числі управління засобами (витрати). Забезпечення ресурсами − здійснення та удосконалення системи матеріально-технічного забезпечення організації. Виробнича функція − прийняття рішень у сфері технологій, організації, календарного планування, а також контролю якості. Функція розвитку − це організація проведення досліджень і розвитку процесів, розробка високих технологій, комп’ютеризація (удосконалення організації процесів). Функція розвитку матеріально-технічного забезпечення виробництва − це розвиток інструментального господарства, ремонтних служб та служб технічного оснащення з метою забезпечення раціональних термінів фізичного та морального зносу технічних систем. Маркетинг − це особливий вид діяльності з прогнозування, здійснення, виявлення та задоволення бажань колективу установи. Виконання цих функцій для однієї організації називають мікромаркетингом, у цілому для суспільства − макромаркетингом. Вивчаючи поведінку покупців, варто враховувати їх соціальні, психологічні, культурні, освітянські, вікові та інші фактори.