Классификация деловых писем

I. По функциональному признаку:

1) письма, требующие ответа(письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.);

2) письма, не требующие ответа(письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.).

II. По аспектам:

1) факт напоминания – письмо-напоминание;

2) выражение гарантии – гарантийное письмо;

3) указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт– письмо-подтверждение;

4) информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях– информационное письмо;

5) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов– сопроводительное письмо;

6) предупреждение о возможных ответных шагах– письмо-предупреждение.

III. По тематическому признаку:

1) деловая переписка – переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности(сопроводительное письмо, письмо-сообщение, письмо-благодарность, письмо-приглашение, гарантийное письмо, инициативное письмо, информационное письмо и др.);

2) коммерческая переписка – переписка по вопросам материально-технического снабжения, сбыта (письмо-запрос, ответ на запрос, письмо-извещение, письмо-предложение (оферта), ответ на предложение, письмо-ответ, письмо-подтверждение, письмо-отказ, письмо-рекламация (претензия), ответ на рекламацию, договор (контракт) и др.).

Основные виды справочно-информационной документации

1. Акт– документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

2. Справка– документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий.

3. Служебная записка– документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок:

а) докладные– кратко освещают конкретные служебные вопросы, раскрывают их действительное состояние;

б) аналитические– включают подробный анализ ситуации, излагаемые факты комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией;

в) обзорные– содержат краткую информацию о нескольких тесно взаимосвязанных проблемах; при этом даётся их сжатый комплексный анализ;

г) информационно-статистические– содержат цифры, данные, располагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц, графиков и т.п.).

4. Заявление– внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная записка).

Реклама в деловой речи

реклама (фр. reclame от лат. reclamo – “выкрикиваю”) – это информация о товарах, различных видах услуг с целью оповещения потребителей и создания спроса на товары и услуги.

Цели рекламного текста:

1) привлечение внимания;

2) сообщение информации;

3) воздействие, приводящее к подсознательному утверждению и закреплению материала (убеждение).

Главное требование к рекламному тексту – запоминаемость, способность вызвать коммерческий эффект.

Типы рекламы:

1) зрительная (визуальная);

2) слуховая (аудиальная);

3) зрительно-слуховая (аудио-визуальная).

Элементы рекламного текста:

1) заголовок;

2) рекламный лозунг (слоган);

3) зачин (первая строка текста, выступления);

4) основная часть;

5) конец текста (заключение).

Особенности языка рекламы

1) Образность, афористичность, приводящая к возникновению слоганов, требование яркости, броскости.

2) Лаконичность, синтаксическая расчлененность, часто – наличие противительных отношений между компонентами, что обеспечивает быструю усвояемость на уровне подсознания («Indesit. Мы работаем – вы отдыхаете»; «Квас – не Кола, пей Николу»).

3) Наличие таких контекстуальных отношений, которые обнаруживали бы непривычные грани привычного словоупотребления, нарушение коммуникативных ожиданий. “Запланированная неожиданность” обеспечивает наименее критическое восприятие текста, разрушение стереотипа его восприятия («Пребывание на кухне, как путешествие. А путешествовать я люблю налегке. Майонез “Балтимор легкий”).

4) Диалогичность рекламного текста, включающего императивные (повелительные) и восклицательные конструкции с привлечением различных форм обращений, рекламные вопросы и т.п., что создает эффект беседы с потенциальным покупателем («Я повторяю в десятый раз для всех: “Ноль процентов – первый взнос. Ноль процентов – за кредит. Кредит на 10 месяцев. Вопросы есть?”» - «Не понял, а деньги?»).

5) Мотивирующий характер рекламы (опора на опыт других людей; аргументация к авторитету), формирование у адресата системы установок, стремлений, внутренних императивов, побуждающих его действовать.