Excel электрондық кесте құралдарымен мәліметтерді өңдеу.
Кестелік құрылымдықұжаттармен жұмыс істеуге арналған кең таралған құралдардың бірі Microsoft Excel болып табылады. Ол сандық мәліметтермен жұмыс істеу үшін негізделген. Бұл тарауда біз Microsoft Office 2000 программасының құрамына кіретін Microsoft Excel 2000 электрондық кестенің алғашқы ұғымдарымен және жұмыс істеу тәсілдерімен танысамыз. Excel жай ғана программа емес, оны көптеген математкалық амалдрды, күрделі есептерді жеңілдету үшін пайдалануға болады. Ол кестедегі мәліметтердің негізінде түрлі-түсті диаграмммалар тұрғызып, жүргізуді қамтамасыз ете алады. Excel мүмкіндігінің көпжақтылығы тек экономика саласында ғана емес, ғылыми зерттеу, әкімшілік жұмыстарында да кеңінен қолданылады.
Excel даярлайтын құжат Жұмыс кітабы деп аталады. Жұмыс кітабы жұмыс парағынан тұрады. Жұмыс парағының құрылымы кестенің құрылымындай және ол бір немесе бірнеше кестені қамтиды. Әрбір парақтың аты төменгі жағында орналасқан таңбашада көрініп тұрады. Осы таңбашаның көмегімен кітапты парақтауға болады. Таңбашаны тышқаннның батырмасын екі рет басу арқылы өзгертуге болады. Әрбір жұмыс парағы жолар мен бағандардан тұрады. Бағандардың аты латын алфавитінің бас әріптерімен жазылады. Бір жұмыс парағы 256-ға дейін баған санын қамти алады. Бағандар А-дан Z әріптерінің комбинацияларымен белгіленеді, ал жолдар 1-ден бастап 65536-ға дейін нөмірленеді.
Бағандар мен жолдардың қиылысуы ұяшықтарды береді. Ол электрондық кестенің мәлімет енгізетін ең кіші элементі болып табылады. Әрбір ұяшықтың жол мен бағандардың белгіленуінен тұратын адресі болады. Мысалы: А9, D21, F5, G7, L16.
Әрқашанда ұяшықтардың біреуі ағымдық ұяшық болып есептеледі және жақтаумен ерекшеленіп тұрады. Осы жақтау кестелік меңзердің рөлін атқарады және тышқанның немесе басқару пернелердің көмегімен экранда жылжыта аламыз. Мәліметтерді енгізу, пішіндеу және басқада іс-әрекеттер осы ағымдағы осы ұяшықта жүзеге асырылады. Бірнеше ұяшықтар тобын ұяшықтар ауқымы деп атаймыз. Ауқымдар тік төртбұрыш қалыпты болады. Оларды былай белгілейді: A7: E25. Мұндағы А7 – тік төртбұрыштың сол жақ жоғарағы, ал Е25 – оң жақ төменгі бұрыштары.
Мәліметтер типі. Кестенің ұяшықтарына мәліметтердің келесі үш типінің біреуін ғана енгізе аламыз. Ол мынадай типтер:
• Сан
• Формула
• Мәтін
Енгізілетін мәліметтің сан немесе формула екенін оның алғашқы символына қарап анықтайды. Егер енгізілетін символдың біріншісі сан болса, онда оны сандық типке жатқызамыз. Егер біріншісі теңдік белгісі болса, формула деп қабылдайды. Егер бірінші символымыз әріп немесе апостроф болса, мәтін деп қабылдайды.
Мәліметтерді енгізу Enter пернесін басумен жүзеге асырылады. Енгізілген мәліметтерді енгізбей алып тастау үшін немесе ұяшықтың бастапқы мәндерін қалпына келтіру үшін esc пернсін басамыз немесе формулалар жолындағы Болдырмау (отмена) батырмасын шертеміз.
Excel-де енгізілген сандық мәліметтер автоматты түрде ұяшықтардың оң жақшетіне орналасады.
Сандық пішімде. Экономикалық есептерде санның үш түрлі пішімде жазылуы қолдананылады: кәдімгі сандық пішім, қаржылық және мерзімдік. Кәдімгі сандық пішім әр түрлі сандқ шамаларды жазуға арналған. Мысалы: қайсыбір тауардың санын, пайзын жас мөлшерін және т.б. Ақша сомасын енгізу қаржылық пішімде жүзеге асырылады. Уақыт мезгілін жазу үшін мерзімдік пішім пайдалынылады.
Мәтіндік пішім. Мәтіндік пішім мәтіндік жолдар мен цифрмен көрсетілген сандық емес мәліметтерді жазу үшін қолданады. Бұларға жататындар: регистрациялық нөмірлер, поштаның индексі, телефонның нөмірі.
Ағымдағы ұяшықтың немесе ерекшеленген ауқымдығы мәлдіметтердің пішімін өзгерту үшін Пішім > Ұяшықтар(Формат > Ячейки) командасын пайдаланады. Ашылған Ұяшықтарды пішімдеу (Формат ячеек) сұхбат терезесіндегі қыстырмалардан мәліметтердің жазылу пішімін таңдап алады. Сол терезеде мәтіннің бағытын көрсетіп, оны түзеу, қарпін өзгерту, символдардың жазлуын, фонның түсін, жақтаудың түрін анықтайтын параметірлерді енгізуге болады.
Excel програмысының кестесіндегі есептеулер формулалардың көмегімен жүзеге асырылады. Формулалар тұрақты сандардан, ұяшықтарға сілтеме мен Excel функцияларынан тұрады. Егер ұяшықтарға формулалар енгізілген болса, онда жұмыс парағында осы формуланың есептеу нәтижесі белгіленіп тұрады. Ұяшықтағы сандық нәтижені емес, оған енгізілген формуланы көру үшін сол ұяшықты ерекшеп алып, формулалар жолында бейнеленген жазуға көзсалу керек.
Ұяшықтарда адрес көрсетіледі оны ұяшықтарға сілтеме деп атаймыз. Есептеу нәтижесі формуладағы пайдалынылған ұяшықтарға тәуелді болады. Тәуелді ұяшықтағы мәндер бастапқы ұяшықтағы мәндердің өзгеруіне байланысты өзгеріп тұрады.Ұяшықтарға сілтемені әр түрлі тәсілдермен беруге болады:• біріншіден, ұяшықтың адресін қолмен теруге болады;
• екінші тәсілі қажетті ұяшыққа тышқанмен шерту арқылы ерекшелеп енгізуге болады.Салыстырмалы сілтеме. Формулаларды бір ұяшықтан екіншісіне көшіргенде нәтиже қандай болатыны сілтеменің адрестеуіне тікелей тәуелді. Кәдімгі жағдайда формуладағы ұяшықтарға сілтеме салыстырмалы болып табылады. Бұл формулаларды бір ұяшықтан екінші ұяшыққа көшіргенде сілтеменің адресі автоматты түрде өзгереді деген сөз. Мысалы: В2 ұяшығында одан бір жол солға қарай және төмен орналасқан А3 ұяшығына сілтеме орналассын. Егер осы формула көшірлсе, онда сілтеменің салыстырмалы көрсеткіші сақталады. Мысалы: А9, D25, F5 салыстырмалы сілтеме болып табылады.Абсолют сілтеме. Абсаолют адрестеу кезінде формула көшірілгенде сілтеменің адресі өзгермейді, сілтеме көрсетіп тұрған ұяшық тұрақтыы болып қалады. Формулаларды редактерлеу кезінде адрестеу әдісін өзгерту үшін ұяшықтың сілтемесін ерекшелеп алып F4 басу керек. Абсалют адрестелінген ұяшықтың нөмірінің алдына $ белгісін қояды. Мысалы: $А$16, $А9, А$7. Соңғы екі жағдайда ұяшық нөмірлерінің бірі абсолют, екіншісі салыстырмалы болып есептеледі, бұл аралас сілтеменің мысалдары.Әдетте кестелер қайталатын, біртектес мәліметтен тұратындықтан, Excel программасының енгізуді автоматтандыратын құралдары бар. Оларға жататындар автотолтыру, формулалармен автотолтыру. 19. Деректер қоры түсінігі.Деректер қоры - бір-бірімен белгілі бір тәртіппен құрылымдық тұрғыдан байланысқан, машинамен оқылатын, нақты қолданбалы сала үшін көкейтесті, ақпараттық технология үшін жарамды нысандағы нақты дүние объектілері сипаттамаларының, сондай-ақ ЭЕМ-нің жадындағы немесе машинамен оқылатын сақтағыштағы (магаитті ленталардағы, дискеттердегі, ықшам дискілердегі) ақпарат жазбаларының жиынтығы. Деректер қоры қоғамның барлық ақпараттық қорларымен тығыз байланысты, солардың негізінде жасалады, ал олардың көбісі ақпараттың тек құжаттық көздерімен бірге пайдаланылады. Деректер қорын жасау үшін ең алдымен мүдделілік туғызған объектілер (мысалы, жеткізушілер, тұтынушылар, кәсіпорындар, қызметкерлер, т. б.) айқындалады, сонан соң әрбір объекті үшін оның өзгешеліктерін сипаттайтын деректердің жиынтығы бөліп көрсетіледі. Мысалы, кәсіпорынның өзгешеліктеріне оның атауы, мекен-жайы, банкідегі шоты, шығаратын өнімінің түрпаты, т. б. жатады.\Ақпаратты сақтау- компьютердің ең маңызды функцияларының бірі. Оның ең көп тараған құралы деректер қоры (ДҚ) болып табылады. ДҚ-берілген құрылымдағы ақпараттардан тұратын арнайы форматтағы файл. ДҚ-да сақталатын берілгендер кесте түрінде дайындалады.Деректерді және олардың арасындағы байланыстарды ұйымдастырудың келесі типтері бар:1)иерархиялық;2) тораптық;3) реляциялық.Иерархиялық ДҚ-да жазба элементтері реттеліп жазылады да, оның бір элементі негізгі, қалғандары бағыныңқы элементтер деп есептеледі. Мұнда элементтер нақты тізбек бойынша сатылы түрде реттеліп қойылады. Онда берілгендерді іздеп табу саты бойынша төмен бағытта жүргізіледі. Мысалы: Windows бумасындағы файлдар жүйесі, Интернет ресурсындағы каталогтар жиыны.Тораптық ДҚ- объектілердің арасындағы өзара байланыс түрлері қарастырылады. Егер бұл модельді графикалық түрде бейнелесек – жазықтықта бағыттауыш сызықтармен бейнеленген байланыстар шығады. Мысалы: сілтемемен байланысқан WWW-құжаты.Реляциялық ДҚ – да кесте түрінде дайындалған берілгендер. Ол ең көп тараған берілгендер қоры, кестелер арасындағы байланыстар – жиі пайдаланылатын ең маңызды ұғым. ДҚ-да бағандарды өрістер (поля) деп, ал жолдарды жазбалар (записи) деп атайды. Кестеде қайталанатын бірдей жолдар болмайды. Өрістің негізгі ерекшелігі – бір өріс элементтері бір типті етіп құрылады. Бұл реляциялық деректер қорының Excel кестелік процессорынан негізгі айырмашылығы.Реляциялық ДҚ құру және онымен жұмыс істеуді басқару үшін көптеген арнайы программалар дайындалған: dBase, FoxBase, FoxPro, Access және т.б. Оларды реляциялық типтегі деректер қорын басқару жүйелері (ДҚБЖ) деп атайды.Көптеген ДҚ кестелік құрылымда болады. Кестелік құрылымда берілгендердің адрестері жол мен бағананың қиылысуымен анықталады. Кестелерді жобалау кезінде олардың құрылымдарын алдымен қағазда жасаған ыңғайлы. Кестедегі әрбір өріс оның тақырыбына сәйкес болатын жеке мәліметтен тұрады. Әр түрлі кестедегі берілгендерді байланыстыру үшін, әрбір кестедегі әрбір жазбаның өзіндік жеке мәнін бере алатын өріс не өрістер жиынтығы болуы тиіс. Мұндай өріс не өрістер жиынтығын негізгі кілт деп атайды.MS Access. MS Access программасы жүктелгеннен соң экранда 1-суретте көрсетілген сұхбаттық терезе шығады.ПрограммыMS Access-ті стандартты іске қосу командасы: Пуск1. Программаны жүктеу кезінде көрінетін терезе.Бұл терезеде MS Access қолданушыға үш нұсқаның бірін таңдауды ұсынады: Жаңа ДҚ-рын құру шебері; Шеберді іске қосу; Бұрыннан бар ДҚ-рын ашу.ДҚ-рын жаңадан құру қажет болса, тышқан нұсқағышымен Жаңа ДҚ-рын құру жағдайын белгілеп, ОК батырмасын шертеміз. Сол кезде Жаңа ДҚ-ның атын және оның орналасу бумасын көрсетуді сұрайтын сұхбаттық терезе шығады (2-сурет)2. Жаңа ДҚ құру терезесі.Терезеде қажетті бума таңдалып, файл атауы енгізілген соң және файл типі көрсетілген соң Құру (Создать) батырмасы басылу керек. Экранда ДҚ терезесі көрінеді (3-сурет).3. БҚ терезесі.Access программасының 7 объектісі бар: кесте, сұраныс, форма, есеп, макрос, модуль және беттер.Кесте – жазбалар мен өрістерден тұратын ДҚ-ның негізгі объектісі, Кестелерде берілгендер сақталады.Сұраныс – берілгендерді бір немесе бірнеше кестелерден қолданушының анықтаған шарты бойынша іріктеп алуға арналған құрал. Сұраныстар көмегімен берілгендерді зерттейді, іріктейді, таңдайды, өзгертеді, біріктіреді, яғни өңдейді.Қалып (форма) – кестелер мен сұраныстардағы берілгендерді ыңғайлы түрде экранда бейнелейтін және оларды басқаратын құрал.Есеп (отчет) – кестелер мен сұраныстардағы берілгендерді ыңғайлы және көрнекі түрде экран бетіне басып шығару құралы. Есеп парақтары түзілгеннен кейін ондағы мәліметтерді редакциялауға болмайды.Макрос – макрокомандалар жиынтығы. Егер ДҚ-да қандай да бір операциялар жиі орындалатын болса, онда олардың командаларын бір макроста жинап, оған пернелер комбинациясын сәйкестендіруге болады.Модуль – Visual Basic тілінде жазылған ішкі программалар. Егер Access-тің стандартты құралдары қажетті талапты қанағаттандыра алмаса, онда бағдарламалаушы ішкі программалар көмегімен жүйенің мүмкіндігін кеңейте алады.Беттер - әр түрлі типтегі Web-құжатты құруға мүмкіндік береді. Келісілген типтегі Web-құжатты құру үшін HTML тілінің нұсқалары (шаблондары) қолданылады.ДҚ терезесінің оң жағында үш командалық батырма (2.3-сурет) орналасқан:1) Ашу – таңдалған объектіні ашады. Егер объект кесте болса, оны көріп шығуға, жаңа жазба қосуға және кесте берілгендерін өзгертуге болады;2) Конструктор – таңдалған объект құрылымын ашып, оны түзету және оны өзгертуге мүмкіндік береді. Егер объект кесте болса, онда оған жаңа өрістер енгізуге немесе ондағы бар өрістердің қасиеттерін өзгертуге болады. Яғни, бұл режим ДҚ-рын құрастырушылар үшін қажет;3) Құру – жаңа объектілерді құру үшін керек.MS Access программасында құрылған ДҚ-ның кеңейтілмесі .mdb болып келеді.20. Сызықтық және тармақталған алгоритмдерді құру және оған мысал.Сызықтық алгоритмдерді әзірлеуЕ-практикум жүйесінде алг, арг, нәт, басы, соңы қызметші сөздері бірден экранға шығады, бүл сөздер өшірілмейді. Мұнда оқушылардың көңілін атқарушы ұғымына, оның командалар жүйесіне аудару қажет.Е-практикум алгоритм тақырыбының жазылуының жалпы түрі төмендегідей:алг атауы (типтері көрсетілген аргументтер мен нәтижелер тізімі)арг аргументтер тізімі нәт нэтижелер тізімі.Алгоритм үшін бастапқы берілгендер болып табылатын шамаларды аргументтер деп атайды. Олардың тізімі арг қызметші сөзінен кейін жазылады.Алгоритмдегі аргументте, нэтижеде болмайтын шамаларды аралық шама деп атайды, ол алгоритм тақырыбынан кейін басықыфзметші сөзінен кейін жазылады. Енді алгортмнің жазылуының жалпы түрін көрсетейік:алг атау (типтері көрсетілген аргументтер мен нәтижелер тізімі)арг аргументтер тізімінәт нәтижелер тізімібасы типтері көрсетілген аралық шамалардың тізімі сериясоңы
· 1 -мысал. Үшбұрыштың ауданын Герон формуласы бойынша есептеу. S=J(P*(p-a)*(p-b)*(p-c)), p=(a+b+c)/2
алг аудан (нақ а,Ь,с)
арг а,Ь,с
нәт S басы нақ р
р:=(а+Ь+с)/2
S:=sqrt(P*(p-a)*(p-b)*(p-c))
Соңы Бұл алгоритм сызықтық алгоритм деп аталады, алгоритмдегі командалар жазылу реті бойынша бірінен соң бірі орындалады. Бұл командалар алгоитмдік тілдегі қарапайым командалар. Периметрді және ауданды есепдеу меншіктеу командасы деп аталады. Меншіктеу командасының жалпы жазылу түрі төмендегідей: атау:= өрнекБұл команда төмендегідей ережемен орындалады: Алдымен меншіктеу белгісінің оң жағында жазылған өрнек есептеліп, меншіктеу белгісінің сол жағында орналасқан айнымалыға меншіктеледі.Сызықтық немесе тізбекті алгоритм. Сызықтық алгоритм тізбектеле орналасқан командалардан, ал блок - схемалар бір сызық бойына орналасқан тізбекті блоктардан тұрады. Әрекеттердің тізбектей орындалуы – сызықтық алгоритм деп аталады.
1.
алг алгоритмнің атауы
арг (кіріс мәндер)
нәт (шығыс мәндер)
басы
енгізу
алгоритм командалары (серия)
........
шығару
соңы
Мысалы: у=a+в сызықтық алгоритмдік тілде жазылуы Тармақталған алгоритмдерді әзірлеу Тармақталған алгоритмдер – алгоритмде арифметикалық теңсіздік пен теңдік түрінде берілген логикалық шарт тексеріледі. Логикалық шарт тексеріледі, егер орындалса, онда 1 – жолмен, ал егер орындалмаса, онда 2-ші жолмен жүзеге асады да, соңында екі тармақ бірігеді. Мұндай алгоритмдерді шарт тексеру, яғни тармақталу алгоритмдері деп атаймыз. Блок схемасында шарт тексеру блогы – ромб қолданылады.Тармақталу операторы көрсетілген шартқа тәуелді құрамына кіретін операторлардың орындалуын немесе орындалмауын қамтамасыз етеді. Тармақталған алгоритмдерді бағдарланған кезде мынадай қызметші сөздер қолданылады: if(иф) - егер, then(зен) – онда, else(элс) - әйтпесе. Турбо Паскальда екі шартты оператор бар IF және CASE.21. Сызықтық және тармақталған алгоритмдерді құру және оған мысал
Сызықтық алгоритмдерді әзірлеу
Е-практикум жүйесінде алг, арг, нәт, басы, соңы қызметші сөздері бірден экранға шығады, бүл сөздер өшірілмейді. Мұнда оқушылардың көңілін атқарушы ұғымына, оның командалар жүйесіне аудару қажет.
Е-практикум алгоритм тақырыбының жазылуының жалпы түрі төмендегідей:
алг атауы (типтері көрсетілген аргументтер мен нәтижелер тізімі)
арг аргументтер тізімі нәт нэтижелер тізімі
Алгоритм үшін бастапқы берілгендер болып табылатын шамаларды аргументтер деп атайды. Олардың тізімі арг қызметші сөзінен кейін жазылады.
Алгоритмдегі аргументте, нэтижеде болмайтын шамаларды аралық шама деп атайды, ол алгоритм тақырыбынан кейін басықыфзметші сөзінен кейін жазылады. Енді алгортмнің жазылуының жалпы түрін көрсетейік:
алг атау (типтері көрсетілген аргументтер мен нәтижелер тізімі)
арг аргументтер тізімі
нәт нәтижелер тізімі
басы типтері көрсетілген аралық шамалардың тізімі серия
соңы
1 -мысал. Үшбұрыштың ауданын Герон формуласы бойынша есептеу. S=J(P*(p-a)*(p-b)*(p-c)), p=(a+b+c)/2
алг аудан (нақ а,Ь,с)
арг а,Ь,с
нәт S басы нақ р
р:=(а+Ь+с)/2
S:=sqrt(P*(p-a)*(p-b)*(p-c))
соңы
Бұл алгоритм сызықтық алгоритм деп аталады, алгоритмдегі командалар жазылу реті бойынша бірінен соң бірі орындалады. Бұл командалар алгоитмдік тілдегі қарапайым командалар. Периметрді және ауданды есепдеу меншіктеу командасы деп аталады. Меншіктеу командасының жалпы жазылу түрі төмендегідей: атау:= өрнек
Бұл команда төмендегідей ережемен орындалады: Алдымен меншіктеу белгісінің оң жағында жазылған өрнек есептеліп, меншіктеу белгісінің сол жағында орналасқан айнымалыға меншіктеледі.
Сызықтық немесе тізбекті алгоритм. Сызықтық алгоритм тізбектеле орналасқан командалардан, ал блок - схемалар бір сызық бойына орналасқан тізбекті блоктардан тұрады. Әрекеттердің тізбектей орындалуы – сызықтық алгоритм деп аталады.
1.
алг алгоритмнің атауы
арг (кіріс мәндер)
нәт (шығыс мәндер)
басы
енгізу
алгоритм командалары (серия)
........
шығару
соңы
Мысалы: у=a+в сызықтық алгоритмдік тілде жазылуы
Тармақталған алгоритмдерді әзірлеу
Тармақталған алгоритмдер – алгоритмде арифметикалық теңсіздік пен теңдік түрінде берілген логикалық шарт тексеріледі. Логикалық шарт тексеріледі, егер орындалса, онда 1 – жолмен, ал егер орындалмаса, онда 2-ші жолмен жүзеге асады да, соңында екі тармақ бірігеді. Мұндай алгоритмдерді шарт тексеру, яғни тармақталу алгоритмдері деп атаймыз. Блок схемасында шарт тексеру блогы – ромб қолданылады.
Тармақталу операторы көрсетілген шартқа тәуелді құрамына кіретін операторлардың орындалуын немесе орындалмауын қамтамасыз етеді. Тармақталған алгоритмдерді бағдарланған кезде мынадай қызметші сөздер қолданылады: if(иф) - егер, then(зен) – онда, else(элс) - әйтпесе. Турбо Паскальда екі шартты оператор бар IF және CASE.