Оголошення теми та мети уроку. Тема. Інформаційні документи

Заняття 35-38

Тема. Інформаційні документи. Лист. Адреса.

Мета: ознайомити з правилами складання службових листів ( за кордон, у межах однієї держави. ), етикетом ділового листування та правилами оформлення адреси; формувати вміння складати листи різних видів, доречно використовуючи мовні штампи, оформлятиадресу.

Обладнання: таблиці-зразки.

Хід заняття.

1. Організаційний момент.

2. Перевірка домашнього завдання.

Оголошення теми та мети уроку.

4. Вивчення нового матеріалу.

1) Пояснення вчителя.

Інформаційні документи — це документи, необхідні у процесі взаємовід­носин підприємств та організацій, а також у відносинах з громадянами. Ця група документів забезпечує функціонування підприємств, організацій у від­носинах між собою, а також між громадянами.

Переважна більшість документів відправляються з установ та надсила­ються (надходять) до них. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої доку­ментації. Інформація, що міститься в цих документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

До довідково-інформаційних документів належать:

• доповідні записки,

• звіти,

• довідки,

• пояснювальні записки,

• службові і супровідні листи,

• протоколи,

• стенограми.

Реквізитидовідково-інформаційних документів: ► назва установи, ► дата,

► заголовок до тексту, ► текст, ► підпис, ► відмітка про виконання документа й відправлення його до справи.

Листи

Службовий лист — один із засобів обміну інформацією і оператив­ного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організацій і установ.

До складання листів ставляться ті самі вимоги, що й до інших служ­бових документів. Зміст листа загалом інформаційний. Листи мають бути, як правило, присвячені одному питанню. Можуть бути написані на стандартних друкованих бланках або на чистих аркушах паперу.

Головна мета різних видів службових листів — поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача).

Службовий лист складається з:

• вступу (викладаються причини і привід написання листа),

• доказів (фактів, які мають переконати адресата в правомірності постановки питання),

• висновків (суть питання, основна думка: згода чи відмова, пропо­зиція, прохання),

• закінчення.

Службові листи поділяються на:

за функціональними ознаками:

листи, що потребують відповіді(запити, прохання, пропозиції, звер­нення, вимоги),

листи, що не потребують відповіді (відповіді, попередження, пові­домлення, розпорядження, відмови, нагадування, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекоменда­ційні, інформаційні).

За кількістю адресатів:

звичайні (надсилаються на одну адресу),

колективні(колективне укладання від імені кількох організацій чи установ),

циркулярні(завжди надсилаються керівною установою до своїх струк­турних підрозділів, філій).

Реквізити службового листа:

► державний герб (посередині бланка або ліворуч над серединою ряд­ка з назвою організації),

► емблема організації, установи чи підприємства (поряд із назвою ор­ганізації),

► зображення державних нагород (верхній лівий кут),

► код організації, установи чи підприємства (верхній правий кут),

► повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа (вгорі ліворуч за допомогою штампа або друкованим способом),

► назва структурного підрозділу (друкованим машинописним способом у верхньому лівому кутку),

► індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу (верхній лівий кут),

► дата (день, місяць, рік — словесно-цифровим способом під текстом ліворуч, якщо на бланку — ліворуч угорі),

► адресат (назва установи в називному відмінку, посада і прізвище — у давальному),

► текст листа,

► позначки про наявність додатка (ліворуч під текстом з нового рядка),

► підпис (назва установи, посада, підпис, прізвище, ініціали особи, яка підписала листа).

Оформлення листа (береги):ліве — ЗО мм, праве — 8 мм, верхнє — 20 мм, нижнє — 16 мм; у тексті не повинно бути виправлень, нумерація сторінок починається з другого листка посередині верхнього поля араб­ськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Відповідати на листа слід з урахуванням його виду: відповідь надсилається протягом 7-10 днів, на лист-запит,що потребує докладного розгляду, слід за 3 дні повідомити про одержання, а остаточна відповідь надсилається протягом ЗО днів; лист-вітаннянадсилається протягом В днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість; лист-співчуттянадсилається протягом 10 днів після сумної події

Листи, що потребують відповіді

Лист-запит — це прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну попередню інформацію про установу (фірму). Складається на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках. У листі вказують підставу для запиту, назву товару (його марку, модель), умови й термі­ни постачання, умови оплати.

Лист-претензія — тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному накладанню штрафних санкцій і позову до арбітражного суду. Зазвичай спершу над­силається лист-нагадування, у якому аргументовано, послідовно, врів­новажено висловлюється невдоволення, а потім претензія.

Лист-прохання складається з метою отримання від адресата ін­формації, спонукання до якоїсь дії тощо.

Таблиця-зразок 19

ЛИСТ-ПРОХАННЯ

Директорові Центральної наукової бібліотеки ім. В.І.Вернадського Кириченку П.Р.

Прошу допустити до користування дисертаційними фондами ввіре­ної вам бібліотеки аспіранта кафедри російської мови філологічного фа­культету Київського національного університету Донорську Людмилу Олексіївну, яка працює над дисертаційним дослідженням за темою "Лексико-семантична характеристика терміносистеми К.С.Станіславського".

Декан філологічного факультету

КНУ ім. Т.Шевченка (підпис) Р.Р.Хміль

Лист-пропозиція — поширений вид у діловій сфері. Такі листи про­понують інформацію про специфіку підприємства і можливі напрямки співпраці.

Таблиця-зразок 20

Таблиця-зразок 22

ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ

ТОВ "Будіндустрія" б-р І.Лепсе, 47, Київ, 03987 тел. 414-33-57 факс:422-57-98

Заступникові начальника Центру матеріально- технічних ресурсів "Спектр"

п. Русичу Л.Д.

17.09.2003 р. № 32

У порядку надання технічної взаємодопомоги просимо відпустити для потреб організації 200 кг паперу для письма.

Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок № 4563786 у Хар­ківському відділенні банку "ТАЛАН" м. Києва, МФО 345674.

Директор (підпис) Т.І.Степура

Листом-подякою висловлюється вдячність за допомогу, пропози­цію, запрошення, своєчасну відповідь, надану послугу тощо.

Листом-вітанням поздоровляють ділових партнерів, колег чи інших осіб з нагоди якоїсь події.

Листи-запрошення містять пропозицію взяти участь у якомусь за­ході. Такі листи адресуються конкретній особі, інколи — кільком особам або цілому колективу.

Етикет ділового листування

▼ Починати листа слід із звертання, необхідно зазначати звання адре­сата чи вказувати його професію: Шановний/а пане/пані...; Вельми­шановний (високоповажний) професоре!

До президента держави слід звертатися: Ваша Високодостойносте Пане Президенте! Вельмишановний Пане Президенте! Високоповаж­ний Пане Президенте!

До служителів церкви: Всечесніший Отче Павле! Все світліший От­че! Високо преподобний Отче! Ваше Блаженство! Ваша Святосте! (до Патріарха).

Відсутність звертання може бути витлумачена як зневага до адреса­та, це є порушенням етикету ділового листування. ▼ Ретельно обмірковуйте початкову фразу, вона має переконати адре­сата у правомірності написання листа. У листі-відповіді назапро­шення, запиті, подяцівже в першому реченні висловлюється вдячність: Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...; Прийміть нашу щиру вдячність за...; Дякуємо за надану змогу (пропозицію)... . По­ширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зус­тріч, попередній лист, телефонну розмову: У відповідь на Ваш лист від... До категорії складних належать листи-відмови: Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги... . ▼ Вибір завершальних речень залежить від змісту листа: Дозвольте ще раз подякувати Вам...; Щиро вдячні за... . Доречним і корисним є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті: Будемо раді співпрацювати з Вами. Наприкінці листа можна висловити сподіван­ня: Сподіваємось, що наша пропозиція зацікавить Вас. Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам. ▼ Не слід забувати про прощальні фрази: З повагою...; З вдячністю і правдивою пошаною... . ▼ Постскриптум (приписка, РS)можлива лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку неодмінно маєте повідомити адресатові. Після Р5 знову потрібно поставити дату. ▼ Листи слід друкувати на гарно виготовлених бланках — вони "візитна картка" установи. Конверт необхідно дібрати такого розміру, щоб не виникало потреби складати аркуш більш як удвічі. ▼ Листи не повинні бути довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті.

Адреса

Адреса — це точна вказівка місця проживання чи перебування кого-небудь або місцезнаходження чого-небудь, складена за певною формою.

Правила встановлені Міністерством зв'язку, вони забезпечують як­найшвидше пересилання, зберігання і доставку поштових відправлень.

Пишеться: ▼ прізвище, ім'я, по батькові адресата або назва організації (у даваль­ному відмінку), ▼ назва вулиці, номер будинку, квартири, ▼ назва населеного пункту, міста, ▼ назва району, ▼ назва області,

▼ п'ятизначний індекс, присвоєний кожному відділенню зв'язку (при­значений для машинного сортування кореспонденції). Над адресою зазначається вид і спосіб пересилки: рекомендована бандероль, з повідомленням про вручення, з доставкою додому, цін­ний на ... грн., вручити особисто, до запитання.

Зворотна адреса пишеться повністю, прізвище, ім'я, по батькові від­правника вживається в називному відмінку

2) Ознайомлення зі зразками оформлення конверта.

▼ По Україні у міста.

Таблиця-зразок 23

Адреса відправника, індекс

Загорієнко Федір Дмитрович

вул. Хрещатик, 5, кв. 20, м. Київ, 01001

Адреса одержувача, індекс
Степаненку Вікторові Васильовичу
вул. Б.Хмельницького, 20, кв. 11,
м. Львів,
79015

______________▼ У сільську місцевість.

Адреса відправника, індекс

Кушнір Савелій Кузьмович

вул. Січових стрільців, 20, кв. 47,

м. Івано-Франківськ,

76016

Адреса одержувача, індекс Передрієнко Василині Степанівні с. Зелений Гай, Дубнінський р-н, Рівненська обл..

79015

______________

▼ За кордон до країн СНД.

Адреса відправника, індекс Осипчук Зінаїда Василівна вул. Хрещатик, 8, кв. 40, м. Київ, Україна, 01001

Адреса одержувача, індекс

Сидорову Николаю Степановичу

ул. Ленинградская, 3, кв. 305,

г. Саратов,

Россия,

10285

______________

▼ До країн далекого зарубіжжя. Таблиця-зразок 26

Адреса відправника, індекс Крашанко Анатолій Павлович вул. Грінченка, 7, кв. 12, м. Київ, 01001,

Україна UKRAINE

Адреса одержувача, індекс Реtеr І. Вursenos 12603 Denmark drive АПТ 556 9945 United States оf Атеrіса Герндон США

5. Закріплення вивченого.

1) Серед поданих варіантів імен назвати ті, що можна використовувати в офіційно-діловому стилі.

Івась — Івашко — Ванько — Ваня — Іван — Іванко — Ванюша;

Євген — Женька — Геня — Євгенко — Женько — Євгеній — Євко;

Григір — Гриша — Грунь — Гришко — Грицько — Гриць — Ригір — Грицик — Ригірко — Григорій;

Антін — Антон — Антоній — Антось — Антошка — Тоньчик;

Мирослава — Мирося — Мирця — Слава — Славка.

Олена — Оленка — Оленця — Лена — Ленуся — Єля — Льоля;

Ксана — Ксюта — Ксенія — Оксюта — Оксана — Аксенія — Аксиня — Оксенія — Аксюта — Оксена.

2) Прочитати початкові фрази службових листів. Визначити, які листи мо­жуть починатися такими фразами.

▼ Ми хочемо повідомити Вас про відкриття нової фірми в ... і сподіває­мось, що найближчим часом зможемо запропонувати взаємовигідне співробітництво.

▼ Гарантуємо Вам стартове зниження в обсязі ...%.

▼ Просимо повідомити нам, яку продукцію Ви виробляєте.

▼ Просимо надіслати нам повний прейскурант.

▼ У відповідь на Ваш запит пропонуємо...

▼ Просимо з розумінням поставитися до того, що ми не готові зробити Вам вигідну пропозицію.

▼ Вдячні Вам за повторну інформацію щодо Вашої спеціальної про­позиції.

▼ Додаємо перелік нашої нової продукції.

▼ Будемо вельми вдячні, якщо Ви ...

▼ Вдячні за цікаву пропозицію, проте, на жаль, змушені відхилити її з

певних причин. ▼ Просимо Вас звернути особливу увагу на те, що у Вас є заборгова­ність на суму... .

▼ Через систематичні і тривалі затримки з постачанням товарів ми зму­шені розірвати з Вами контракт.

▼ На жаль, не можу взяти на себе відповідальність високо оцінити його

професійні якості... . ▼ Прийміть наші найщиріші вітання в день... . ▼ Маємо честь запросити Вас на... . 3) Прочитати тексти листів. Визначити, які це листи за найменуванням.

▼ Доводимо до відома акціонерів ВАТ "Запоріжсталь", що Спостереж­ною радою Товариства (Протокол № 3 від 05.07.2003 р.) ухвалено рішення про збільшення на 1/3 частину статутного фонду шляхом проведення додаткової емісії акцій у кількості 3 489 456 (три мільйо­ни чотириста вісімдесят дев'ять тисяч чотириста п'ятдесят шість) шт. простих іменних акцій номінальною вартістю 0,45 грн. кожна на за­гальну суму 378 946 782 (триста сімдесят вісім мільйонів дев'ятсот сорок шість тисяч сімсот вісімдесят дві) гривні. ▼ Фірма "Авеста" виконає Ваші замовлення на виготовлення необхідних форм, бланків з фінансово-економічної діяльності підприємства та організації бухгалтерського обліку. Окремі види документів за Ваши­ми пропозиціями виконуємо на дискетах. ▼ Прошу допустити до користування дисертаційними фондами ввіреної Вам бібліотеки аспіранта кафедри світової і української літератури філологічного факультету КМПУ ім. Б.Грінченка___________________________________________________________________,

яка працює над дисертаційним дослідженням за темою___ __________________________

/ Маємо приємність запросити Вас узяти участь у роботі науково-прак­тичної конференції "__________________________________ ", яка проводитиметься "_______ " 200_ р.

▼ Направляємо Вам для погодження договір про оренду Вами складсь­ких приміщень на території нашого підприємства. Просимо Вас роз­глянути договір протягом десяти днів.

▼ Просимо провести обстеження екологічного стану земельної ділянки за адресою:___ . Ми зацікавлені в тому, щоб обстеження було закінчене до ____ 200 р.

Оплату робіт гарантуємо.

▼ Щиро вдячні Вам за запрошення нашого університету стати співорганізатором науково-практичної конференції_________________________

4) На основі поданих відомостей оформити відповідний документ на аркуші паперу формату А4 з повздовжнім розміщенням штампа.

25.03.2003. № 25/6. На № 4/7 від 16.02.2003. Центральне статис­тичне управління України. Заступникові начальника відділу кадрів Шкур­ку П.Р., вул. Еллінська, Київ, 02003. Про навчальні плани підвищення кваліфікації. Відповідно до наказу ЦСУ України № 24 від 01.02.2003 направляємо Вам навчальні плани підвищення кваліфікації працівників бухгалтерії на новий навчальний рік. Усього буде організовано дві гру­пи по 15 осіб, заняття розпочнуться з 1 вересня. Додаток: навчальні плани на 4 арк. У 2-х прим. Головний бухгалтер Л.Д.Курило. Інспектор з кадрів Р.І.Потапова.

5) Дописати текст поданого претензійного листа.

Київське ВТТО Київська трикотажна

ім. Р. Люксембург, фабрика "Україна",

вул. Грінченка, 2/11, пл. Фрунзе, 98,

м. Київ, 02038 м. Київ, 02103

Претензія на суму 2 530 грн.

У зв'язку з непостачанням у III кварталі 2003 року бавовняних тканин на підставі 12-го договору, підписаного 3 січня 2001 р., Ви зобов'язані сплатити нам неустойку. ІВ Відредагувати текст претензійного листа відповідно до норм етикету.

Ви недопостачали нам у IV кварталі 2003 року бавовняних тканин і тому повинні сплатити нам неустойку у розмірі 10 568 гривень.

Вказану суму ви повинні перерахувати на наш розрахунковий раху­нок № 567483 до 12.01.2004 р.

Якщо ви не сплатите зазначену суму в указаний термін, ми переда­ємо справу до Державного арбітражу.

6) Виправити помилки у поданих текстах документів. Звернути увагу на кличний відмінок іменників.

Київський національний Директорові кадрового

університет імені Т.Шевченка агентства Степаненкові В.В.

01017 Володимирська 60 Київ 017 № 15-27/2 від 13.03.2001.

Шановний Володимире Віталійовичу! Просимо Вас надати послуги Вашого кадрового агентства у працевлаштуванні двох випускників Київського національного університету імені і Шевченка за спеціальністю "менеджер зовнішньоекономічної діяль­ності".

Оплату гарантуємо.

Ректор_____________________--

Головний бухгалтер ____

________

Київський міський педагогічний Директорові Київського

університет ім. Б.Д.Грінченка ліцею сходознавства

01121 вул. Тичини, 17 Оришчук В.І.

20.06.0 №10-16/123 Шановна Валерія Іванівна! Просимо Вас прийняти на роботу до Вашого ліцею студентку нашо­го університету Кірюшкіну Марію Андріївну за спеціальністю викладач японської мови та літератури. Оплату гарантуємо.

Ректор Сіверс З.Ф. (підпис) Головний бухгалтер Наришкіна І.П. (підпис)

Користувачу Банку "Аваль" Радченко Марині Вікторівні 03014, Київ-14 вул. Щербакова 26, кв.27

Центр інформаційної підтримки клієнтів Банку "Аваль" 03126 Київ-26 вул. Гоголя, 27 тел. 490-88-88 12.11.2002 №52-31/84

Шановна Марина Вікторівна!

Доводимо до Вашого відома, що створено та активізовано нову ін­формаційну послугу "Аваль Теле Войс". Тепер для отримання корисної банківської інформації Вам більше не потрібно чекати, коли Ви телефо­нуєте до банку. Зателефонуйте до Центру інформаційної підтримки клі­єнтів Банку "Аваль" та переконайтесь у її перевагах:

тел. 8-800-50-002-50, або 490-88-88.

І.М.Терещенко

Голова Центру інформаційної підтримки
клієнтів банку "Аваль" Підпис

__________________________________________________

Київська туристична

Ректорові КМПУ ім. Б.Д.Грінченка 04092, Київ-92 вул. Тичини, 17

організація "А\/А"

04132, Київ-132

вул. Баумана, 10

тел. 442-53-88

10.10.02 №32-10/15

Просимо Вас розглянути нашу пропозицію щодо екскурсії Ваших студентів до Львова і надати їм можливість ознайомитися з нашими пропозиціями.

З повагою

Прес-секретар (підпис)

Р..S. Прайс-лист додається.

Ціни з дорогою та найманням екскурсійного автобуса . Одноденне відвідання міста Львова — 70 грн. Дводенне відвідання міста Львова — 130 грн.

Лист-відповідь

Директору Тираспольського кредитно-фінансового

технікума п. Ружинському Алексію Євгєньівічеві

Харковская книжна фабрика

Відділ зв'язків з громадскістю

Ми получили вашого листа с предложенням напечатати на нашій фабриці "Словарь банківско фінансових термінов". Якщо річ йдеться про 10000 (десяти тисячний) тираж й наш папір, то ви повинні перера­хувати на наш розщотний счот передплату у сумі 7000 (сім тисячь) грив, на протязі двух наступних тижнів.

Завідуючий відділу: (підпис) Дяченко Р.Т. 4.09.03 г.

________

7) Скласти лист-запит і лист-відповідь, використавши подані нижче зво­роти.

У зв'язку з, порушення нашого контракту, у разі несплати, на Ваш запит повідомляємо, зважаючи на сказане, оплату гарантуємо.

8) Відредагувати речення з листів.

1. Просю вислати кореспондента, нехай взнає, чим дихають наші месні власті. 2. Направляю шофера Коритченка і прошу ще сьогодні заправте його бензином, бо він допізна возив телята по фермі. 3. Там, де катаються дорослі, не можуть кататися починаючі діти. 4. Допоможи нашій фірмі купити ваги. Завскладом не було на чому повішатися, і він мусив вішатися в сусідній фірмі. 5. Звертаємось до вас про погану, можна сказати, звірячу роботу нашого начальника. З журн. "Перець".

6. Завдання додому. Самостійно визначивши адресатів, скласти від імені адміністрації школи лист-запрошення та лист-подяку; належним чином оформити конверти.

Заняття 39, 40

Тема. Анотація. Рецензія. Відгук. Реферат. (Ознайомлення )

Мета: пояснити призначення кожного з документів, ознайомити з особливостями їх складання.

Обладнання: таблиці-зразки, тексти рецензії та відгуку.

Хід заняття.

1. Організаційний момент.

2. Перевірка домашнього завдання.