Тема 1.1 Понятие «документ». 4 страница

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; - выдача справок учреждениям и организациям о ходе и состоянии исполнения контролируемых документов; - снятие документов с контроля по указанию руководителей; - формирование картотеки исполненных документов. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ. 4. Работники, осуществляющие контроль исполнения документов, обязаны регулярно информировать руководителя о состоянии и ре

3)его личной подписи, 4)расшифровки подписи, 5)даты заверения. Слово "ВЕРНО" печатают от положения табулятора без кавычек, строчными буквами (1-я буква- прописная). Дата печатается от 0 табулятора полутора интервалами ниже слова "ВЕРНО". Например: Верно Инспектор С.В. Кузнецов [Кругл] – 275 - 278, [Чуков] – 100, 200. Итоговый тест «ДОУ, 2 курс, 1 семестр»-25вопр ? Первые письменные документы на Руси появились# в X веке ? Форматом А4 называют формат# 210x297 ? К реквизитам, необязательным на документе, относятся: # герб субъекта Российской Федерации ? Реквизит Резолюция включает:# фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения ? Какие формы изложения не используются в текстах писем: # От 2 лица множественного числа и от 3 лица множественного числа. ? Отметка об исполнителе документа включает фамилию исполнителя:# Сперва Инициалы, фамилию без надписи Исп, телефон без слов тел.. ? Наименование вида документа указывают: # На всех служебных документах, кроме писем. ? Разделы, подразделы, пункты и подпункты документа допускается ? нумеровать. Как правильно выставить нумерацию?# 1, 2, 3 ? ; ? Какие из перечисленных реквизитов документа не меняются ? вообще или длительное время?# Наименование организации ? В каких случаях оформляется реквизит Место составления или издания документа?# невозможно определение по рекв. Наименование и Справ. данные об орг-ции? ? В реквизит подпись для должностного лица входят: # наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи ? Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?# Проставляется самим руководителем в момент утверждения док-та. ? В письме, оформленном на бланке фирмы, недопустимо использовать изложение:# от 1 лица, ед. числа ? Заголовок к тексту служебного письма может отсутствовать: # если текст оформлен на бумаге формата А5. ? Какие документы относятся к входящим?# служебные письма ? Датой документа для акта является:# дата события ? Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия ? решения на заседаниях коллегиального органа:# Протокол. ? Датой протокола является:# Дата заседания коллегиального органа. ? Выберите правильное утверждение: # Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной ? Вводная часть протокола заканчивается:# Повесткой дня ? Какое утверждение является правильным? Выписка из протокола:

Тема 3.6. Исполнение документов. Организация исполнения. Контроль исполнения документов. Основные требования к организации контроля исполнения документов: 1. Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное и качественное выполнение. 2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов контроля исполнения документов в установленные сроки, информирование руководителя о состоянии исполнения документов. 3. Контроль исполнения документов должен быть заблаговременным. 4. Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение документов и поручений возлагается на руководителей структурных подразделений, а также на должностных лиц, указанных в тексте документа или резолюции служебного документа. 5. Обязательному контролю исполнения подлежат: - поручения и указания, содержащиеся в законах, указах, постановлениях, распоряжениях и других документах высших органов государственной власти и управления; Сроки исполнения документов 1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты регистрации. 2. Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем (структурного подразделения). Сроки исполнения указываются в самих документах (приказы, распоряжения) или фиксируются в резолюции руководителя. 3. В случаях, когда срок исполнения документа не указан, применяются типовые сроки исполнения: - письма поручения и запросы вышестоящих учреждений и организаций - в течение 10 дней; - письма министерств и ведомств, предприятий и организаций - 10 дней; - приказы и распоряжения - согласно указанному сроку); - заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления; (не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней); - остальные - в течение 10 дней. 4. Если исполнение документа связано с выездом или получением дополнительного материала, то срок исполнения может быть продлен до 1 месяца, с обязательным уведомлением об этом автора

# Заверяется секретарем. ? В кратком протоколе могут отсутствовать: # выступления участников заседания; ? Заголовок к тексту протокола должен иметь формулировку: # родительного падежа (кого, чего?). ? В кратком протоколе могут отсутствовать позиции текста: # выступили. ? Заголовком к тексту протокола является: # Название коллегиального органа;   Тема 2.9. Совершенствование состава и форм управленческих документов. План: Унифицированные системы документации для автоматизированных систем управления: организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная документация, расчетно-платежная, по внешнеэкономической деятельности. Унифицированные формы документов. Табель форм документов. Нормативная база делопроизводства По ГОСТ система документации - это совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.   [Чуков] – 12-14. 2.10 Унификация текстов управленческих документов. План: Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД)- это комплекс правил и нормативов по организации и ведению документационного обеспечения предприятий, начиная с момента создания или получения документа и до сдачи его в архив на хранение. Сейчас действует новая ЕГСД, которая базируется уже на ЭВМ, но с возможностью и ручной обработки документов.

ся: # начальником службы ДОУ; ? Каким из перечисленных нормативных актов руководствуется служба ДОУ?# положением ? Кто из работников предприятия может составлять документы по общим и административным вопросам:# работники всех подразделений предприят. ? Факт поступления документа в организацию фиксируется: # регистрацией документа в регистрационно-контрольной форме; ? Документы регистрируют:# в день поступления, отправки; ? Какого способа регистрации не существует:# контрольный ? Все поступающие в организацию документы регистрируются секретарем?# выборочно, по утвержденному Перечню док., регистрируемых в ДОУ ? Укажите номер правильного утверждения. Все дела, образующиеся в организации, имеют регистрационный номер:# № структ. подразделения и № дела по порядку в данном структ. подраздел ? Если документ отправляется в несколько организаций или структурных подразделений одной организации, то адресат указывается таким образом:# указать адресат обобщенно; ? При направлении документа конкретному должностному лицу: Наименование организации и подразделения указывается # в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. ? Если руководитель, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. Как оформляется подпись # указывается должность лица, подписавшего документ, и его фамилия; ? Предварительное рассмотрение поступившего документа проводится:# секретарем ? С какого момента распорядительные документы вступают в силу? # с момента их подписания и доведения до сведения исполнителя. ? В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является: # лицо, указанное в поручении первым; ? Документ, имеющий в тексте пометку к срочному исполнению, должен быть исполнен:# в 3-дневный срок; ? Снятие документа с контроля исполнения оформляется: отметкой # отметкой об исполнении и направлении в дело; ? Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению: # не позднее дня, предшествующего выходному; ? В каком справочнике содержатся сроки хранения документов?# перечне ? Приказы по основной деятельности группируются: # отдельно от приказов по личному составу; ? Документы формируются в дела в соответствии с: # Номенклатурой дел; ? На обложку дела временного хранения (до 10лет) не выносится информация# количество листов, содержащихся в деле; ? Укажите правильное утверждение: Все дела в организации нумеруются# Номер структ. подразд, Регист.№ дела, порядковый № док-та в деле ? Когда заканчивается формирование дела? Дело формируется # в пределах календарного года (за исключением переходящих дел) ? При подготовке дела к передаче в архив может составляться внутренняя опись документов, содержащихся в деле. Она помещается: # в начале дела; ? Кем устанавливаются сроки хранения типовых документов? # Федеральной архивной службой России.   Тема 3.5. Регистрация документов. Заполнение журналов регистрации и регистрационно - контрольных карточек (РКК). 1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему порядкового номера и записи установленных сведений о нем. Она необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания ему юридической силы. В учреждении регистрируют не все, а наиболее важные документы. Реквизит "Регистрационный номер документа" (обязат.) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в присвоении документу даты и регистрационного номера и проставлении их на документе. В состав регистрационного номера обязательно входит – для внутренних док-тов- порядковый номер регистрации с начала календарного года, для внешних 3 части – индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и порядковый номер док-та в деле. Место проставления регистрационного номера – 2 таб (17поз.) – для внутренних и исходящих док-тов, для входящих – 7 таб.,57 поз в составе реквизита “Отметка о поступлении”. 2. При решении вопроса о необходимости регистрации основной критерий - содержание документа. Кроме того, должны приниматься во внимание авторство, вид документа и его подлинность. Обязательно регистрируют документы, поступающие из вышестоящих органов, важнейшие внутренние документы - приказы, распоряжения, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, важнейшие письма.. При регистрации документов на предприятии должны выполняться следующие правила: 1) каждый документ регистрируется только один раз 2) все документы регистрируются только в одном месте 3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии. Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него,не регистрируется. Регистрации не подлежатдокументы по утвержденному списку .3 Входящие документы регистрируют в день поступления в учреждение; исходящие и внутренние - в день подписания. Телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату. 4. В канцелярии при регистрации входящего документасоздаются 3 одинаковых экземпляра регистрационной карточки (РКК), которые вместе с документами направляются руководству. 5. При регистрации документов используют справочные материалы: список структурных подразделений учреждения с указанием их условных обозначений, фамилий руководителей и их телефонов; перечень организаций с указанием их почтовых и телеграфных адресов, фамилий руководителей, номеров их телефонов; и др. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Поэтому, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов,разделив последние еще по видам документов. Формы регистрации документов. 1. Регистрационно – контрольные карточки (РКК), 2. Регистрационные журналы 3. Автоматизированная форма регистрации. 6. Регистрировать документы могут в одном или, как исключение, в нескольких структурных подразделениях. При этом регистрационные формы (журналы и карточки), должны быть единообразны. 7. Регистрировать документы должен опытный делопроизводственный работник, который знает делопроизводственный процесс, функции учреждения и его подразделений, состав документации, циркулирующей в учреждении, умеет выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеет техникой машинописи или ПК. [Пшенко] – 60, 61, 117, 118. Правила заполнения РКК 1. Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен. 2. В графе "Корреспондент" указывается название учреждения либо Ф. И. О., место работ или домашний адрес лица, от которого поступил или которому направлен документ. 3. В графе "Дата поступления и индекс документа", которую заполняют только при регистрации входящего документа, отмечают дату поступления и индекс документа, присвоенный ему организацией, в которую он поступил. 6. В графе "Дата и индекс документа" при регистрации входящего документа указываются дата и индекс, присвоенные ему учреждением - автором документа. При регистрации исходящего или внутреннего документа в настоящей графе указывают дату его подписания и индекс документа. 7. В графе "Краткое содержание" указывают вид документа (письмо, приказ, справка), заголовок к его тексту или краткое содержание. При регистрации исходящих и внутренних док-тов должность, Ф.И.О. лица, подписавшего документ, указывают обязательно. 8. В графе "Резолюция или кому направлен документ" записываются все резолюции руководителя, которые переносится на карточку без изменений и сокращений. 9. В графе "Отметка об исполнении" в карточке, составленной на инициативный входящий или исходящий документ, фиксируют краткое содержание, дату и индекс ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе. В карточке, составленной на внутренний документ, в данной графе указывают конкретные действия по его выполнению и достигнутые результаты. Непосредственный исполнитель удостоверяет эту запись подписью с указанием своей должности и Ф. И. О. 10. В графе "Контрольные отметки" фиксируют отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение документов. 11. Графы "Фонд №", "Опись №", "Дело №" заполняются при подготовке документов и дел к передаче в архив или в архиве. 12. Графы журналов заполняют так же, как и соответствующие графы карточек. Индексация документов. 1. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. 2. Регистрационные индексы проставляются на документах входящих (приложения к ним не индексируются); исходящих и их копиях, остающихся в делах учреждения (приложения к ним не индексируются); внутренних и всех приложениях к ним. [Пшенко] – 118 - 121.

Унификация – это введениеединообразия, упорядочение и минимизация состава систем документации, что позволяет более эффективно использовать электронно - вычислительную и организационную технику при работе с документами.. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании ГОСТов. Применение стандартных форм документов способствует повышению качества работы аппарата управления, более четкому и оперативному его функционированию, повышению производительности труда . Унифицированные формы документовзакрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т. д.; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположения на поле бланка и т. п.; требования к языку документов. [Пшенко] – 93 -102, [Чуков] – 11, 12, 27, 28,152 - 154.   2.11 Стандартизация документов. Законодательно-правовая и нормативно-методическая база по документационному обеспечению управления. При оформлении документов следует соблюдать ряд требований, кот. придают документу юридическую силу и повышают оперативность его подготовки, обработки и исполнения. Правила составления и оформления описываются ГОСТами, а также основными положениями ЕГСД. В 2003г.вышелГОСТ 6.30-03 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. [Кругл] – 222, 223, [Чуков] – 21-25. 2.12 Государственный Стандарт 6.30-2003. Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов. ГОСТ Р6.30-2003 “ Унифицированные системы документации. Унифицированные системы распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Несомненное достоинство нового стандарта – его рекомендательный характер. Федеральный закон № 184-ФЗ «О техническом регулировании» - 3 глава посвящена стандартизации, назван принцип добровольного применения стандартов. Но это не означает, что

? Документ с постоянной информацией-вопросами и переменной-ответами # Анкета ? План работ с показателями норм и времени их выполнения - # График ? Документ, фиксирующий соглашения сторон о каких-либо отношениях # Договор ? Документ, определяющий обязанности, права должностного лица -# Инструкция ? Документ, содержащий вывод комиссии, специалиста по какому-то вопросу # Заключение ? Документ для анализа состава и учета движения кадров -# Карточка личная ? Документ содержащий мнение о какой-либо рассматриваемой работе- # Отзыв ? Документ с точным перечнем и последовательностью работ, координатах руководителя, исполнителя - # План ? Правовой акт об организации работы учреждения, подразделения # Положение ? Правовой акт для разрешения каких-то задач, установление норм – # Постановление ? Свод обязательных для выполнения норм и требований - # Правила ? Правовой акт, издаваемый руководителем для решения задач учреждения # Приказ ? Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений # Протокол ? Документ - обобщение сведений по одному вопросу - # Сводка ? Перечисление лиц или предметов в определенном порядке - # Список ? Документ, подтверждающий факты или события - # Справка ? Дословная запись докладов и др. выступлений на совещаниях.# Стенограмма ? Документы, передаваемые по телеграфу # Телеграмма ? Документы, передаваемые по телефону # Телефонограмма ? Правовой акт по вопросам информационно-методического характера- # Указание ? Правовой акт для разрешения оперативных вопросов ограниченного срока действия # Распоряжение, издается руководителем ? Правовой акт, определяющий структуру, функции, права предприятия # Устав ? Правовой акт, издается несколькими органами для разрешения важных вопросов # Решение ? Документ, устанавливающий наименование, подчиненность структурных подразделений, оклады работников # Штатное расписание   Итоговый тест ДОУ (За 1 семестр, 3 курс)- 25 вопр ? Предварительное рассмотрение поступившего документа проводит

требования ГОСТ не надо выполнять. В любом стандарте изложены самые необходимые, минимальные требования к работе. Ни о какой культуре работы офиса не может быть и речи, если документы, выходящие из этого офиса, не соответствуют требованиям стандарта, которые вносятся в типовую или индивидуальную инструкцию по делопроизводству и становятся обязательным для любого работника офиса. ГОСТ, принятый в 2003 году, насчитывает 30 реквизитов. Но никогда не могут появиться все 30 реквизитов на одном документе. Иногда присутствие одного реквизита на документе исключает появление другого. Таким образом, официальный документ как бы состоит из двух компонентов: информации и элементов внешнего оформления, реквизитов. [Кругл] – 218 - 220, [Чуков] – 29-41. 3.1 Унифицированная система организационно - распорядительной документации. 3.2 Распорядительная документация. Приказы по основной деятельности. Распоряжения. Указания. Приказы по основной (общей) деятельности. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения) в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. По содержанию приказы делятся надва вида: приказы по вопросам общей деятельности, приказы по личному составу. Приказы по вопросам общей деятельности.Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующейчасти, указываются причины, основания, цели составления документа. Во второй части (распорядительной) излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. В распорядительных документах - приказ, указание, распоряжение, а также документах, адресованных руководству организации, используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ). Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера перечисляются в одном пункте. Каждый пункт начинается с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного

рое и точное определение местонахождения документа. [Кругл] – 314, [Пшенко] – 112 - 114.   Контрольные тест по пройденным темам: ? Адресат – это # Получатель письма ? Адресант – это # Отправитель письма ? Краткое изложение первоисточника – это # Аннотация ? Документы подразделяются на 2 класса: # Внутренние, внешние ? На входящие и исходящие подразделяются документы # Внешние ? Пометка, указывающая особый характер деловой корреспонденции это # Гриф ? Депонирование документов - это # Установленный порядок их хранения в специальном фонде ? Консервация документов - это # Предохранение от разрушающего действия внешней среды ? Дело – это # Единица хранения документов в архиве в отдельной папке ? Экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника, ? имеющий одинаковую юридическую силу # Дубликат ? Учреждение или лицо, с которым ведется переписка # Корреспондент ? Систематизированный список наименований дел в делопр-ве учреждения # Номенклатура ? Юридически оформленный перечень документов: # Опись ? Предварительный вариант док-та, предназначенный для рассмотрения # Проект ? Запись кратких сведений о документе, проставление индекса, дат... # Регистрация ? Письменное указание исполнителю о сроках и характере исполнения # Резолюция ? Подпись, подтверждающая ознакомление должностного лица с документом # Виза ? Копия части подлинного документа: # Выписка ? Документ с обязательным к исполнению указаниями вышестоящих органов # Директивный документ ? Информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу - это # Документ ? Порядковый номер дела по номенклатуре – это # Индекс дела ? Заявление об обнаружении дефектов в полученной продукции или в работе # Рекламационное письмо ? В случае невыполнения договора виновной стороне посылается # Письмо-претензия ? Указание о содержании письма # Заголовок ? Индекс - это только порядковый номер для документов # Внутренних ? Индекс для внешних документов состоит из # 3 составных частей   Тест по “Перечню документов” ? Документ, составленный для подтверждения фактов, событий - # Акт