Ступені кар’єри і підвищення кваліфікації секретаря

/за матеріалами Скандинавської групи Європейської асоціації професійних секретарів по материалам Скандинавской группы (EAPS)/

Рівень A – приблизно відповідає рівню серкетаря-друкарки

Рівень B –відповідає рівню секретаря

1. Описання роботи:

– друк (рідною та англійською мовою) з рукопису або під диктовку

– редагування документів;

– зберігання документів

– обслуговування відряджень та нарад;

– телекомунікації, включно із розсилкою меморандумів;

– самостійна робота (тобто, написання чернеток нескладних листів та меморандумів, робота із утримання офісу, перевірка рахунків і вирішення проблем, пов’язаних із відрядженнями).

2. Рівень відповідальності:

– за власну роботу;

– за складання документів;

– секретар зобов’язаний знати структуру компанії і напрям її діяльності.

3. Освіта і стаж роботи:

– три роки вивчення бізнесу і діловодства;

– навчання секретарській справ або кілька років стажу роботи в галузі діловодства;

– додаткове вивчення іноземної мови.

4. Особистісні якості:

– раціональність і організованість;

– здатність обирати пріоритети;

– ініціативність;

– акуратність;

– схильність до роботи в області обслуговування.

Рівень C – відповідає рівню секретаря-референта

1. Опис роботи:

– друк двома іноземними мовами з рукопису або під диктовку;

– складання меморандумів, листів, факсів та інших документів;

– перевірка фактів, викладених у меморандумах, звітах та ін. документах;

– прийом і передавання повідомлень каналами зв’язку(факс, E-mail та ін.);

– організація відряджень і нарад;

– ведення протоколів і контроль за виконанням прийнятих рішень;

– самостійна робота (переклад звітів, робота з персоналом, збирання та опрацювання даних, проектна робота).

2. Рівень відповідальності:

– зобов’язаний здійснювати зв’язок між керівником та співробітниками;

– відповідає за перевірку виконання завдань і звітність;

– зобовзаний знати структуру компанії та напрям її діяльності, знати спеціалізацію співробітників та зовнішні зв’язки компанії.

3. Освіта і стаж роботи:

– три роки вивчення бізнесу і діловодства або

– не менше п’яти років стажу роботи секретарем рівня В;

– додаткове вивчення іноземних мов, основ управління, основ трудового права, комп’ютерних програм;

– предпочтителен досвід роботи за кордоном.

4. Особистісні якості:

– здатність керувати та взаємодіяти з персоналом;

– хороші організаторські здібності;

– хороший літературний стиль;

– здатність справлятись із стресовими ситуаціями.

Рівень D – відповідає рівню референта, керівника секретаріату

1. Опис роботи:

– підготовка і ведення засідань та інших нарад;

– ведення адміністративної роботи;

– консультування під час прийому секретарів на роботу, допомога у їх навчанні та підвищенні кваліфікації;

– організація презентацій та представницька діяльність;

– діяльність із забезпечення інформацією (контакти із засобами масової інформації, редагування інформаційних бюлетенів для співробітників компанії та ін.

– самостійна робота (власні дослідження, переклад бізнес- і технічних звітів, комп’ютерні дослідження, керівництво проектами, керівництво персоналом, керівництво роботою, пов’язаною із організацією відряджень);

– прийом і передавання повідомлень каналами зв’язку(факс, E-mail та ін.).

2. Рівень відповідальності:

– за власні дослідження і звіти;

– за власний бюджет;

– за персонал;

– за здійснення зв’язку між керівником та посадовими особами вищого рангу.

3. Освіта і стаж роботи:

– три роки вивчення бізнесу і діловодства;

– навчання секретарській справі не менше одного року або значний досвід роботи секретарем рівня С;

– вивчення на університетському рівні іноземних мов, управління бізнесом, економічних законів та трудового законодавства, психології спілкування та інформаційних технологій;

– предпочтительно навчання та стажування за кордоном.

4. Особистісні якості:

– значна енергія;

– творчі здібності;

– здатність до лідерства;

– надійність.