Представление электронного текста с помощью инструментов Windows.

Преобразование текста в форму удобочитаемую на компьютере.

Первоначально набранные Вами электронные тексты, тексты отсканированные, либо найденные в Интернете требуют определенных преобразований для того чтобы их удобно было читать и работать с ними.

Электронный текстовый документ всегда должен начинаться с оглавления. Учебные тексты должны быть структурно организованы специальным образом с разделением на равновеликие части, соответствующие режиму аудиторных занятий. В электронной версии курса лекций чаще всего организуется системная трехуровневая структура организации учебного материала:

I уровень – разделы (например, общая, особенная, специальная части);

II уровень – темы учебного курса;

III уровень – вопросы, рассматриваемые в рамках темы.

Вопросы также могут иметь инфраструктурную организацию – четвертый уровень.

Целесообразно также организовать разделение учебного курса на модули, с целью организации рубежного контроля после изучения каждого модуля.

Настройка стиля форматирования

Придание единого стиля требуется в первую очередь для объемных текстовых документов (курсов лекций, хрестоматий, практикумов и т.д.). При форматировании настраивается стиль основного текста, придается однообразие заголовкам каждого уровня, единство оформления гипертекстовых ссылок и др.

Для того чтобы проверить, отформатирован ли текст, выберите через меню «Вставка» - «Гиперссылка» режим «Связать с местом в документе». Если документ отформатирован, в окне адреса гиперссылки Вы увидите упорядоченной всю структуру документа в виде заголовков его глав, параграфов, разделов, расположенных на соответствующих их статусу уровнях. Если форматирование не производилось и формат очищен, в окне будет три строчки: «Начало документа», «заголовки», «закладки», либо если формат не очищен, в окне могут быть беспорядочно расположенные текстовые фрагменты. В последнем случае необходимо через меню «Правка» - «Выделить все», затем открыть меню «Стиль» выбрать и щелкнуть левой клавишей мыши по верхней опции «Очистить формат».

До начала форматирования документа следует настроить стиль форматирования.

Через меню «Файл» - «Стили и форматирование» откроется меню «Выберите форматирование для применения». В перечне элементов формата целесообразно оставить только строчки: «Очистить формат», «Гиперссылка», «Заголовок 1», «Заголовок 2», «Заголовок 3», «Заголовок 4», «Красная строка», «Обычный», «Основной текст», «Просмотренная гиперссылка». Остальные опции можно удалить.

Далее следует настроить параметры каждого элемента, начиная от элемента «Обычный».

Навести курсор на правый край строки и щелкнуть по прямоугольной серой кнопке с черным треугольником, выбрать опцию «Изменить». В открывшемся меню произвести настройку: «Шрифт»- например, Times New Roman, «Размер» - например, 12 пт, цвет шрифта - черный; режим – «по ширине», междустрочный интервал – одинарный. В левом нижнем углу открыть подменю: «Формат» и при необходимости настроить его параметры: «Абзац» - установить нулевое значение всех отступов и интервалов, междустрочный интервал – одинарный, язык – русский. Чтобы эту операцию не повторять в последующем в первом меню стиля «Обычный» зафиксируйте условия: «Добавить в шаблон» и «Обновлять автоматически». В случае настройки документа на темный фон, цвет шрифта изменить на светлый, например, на «светло-желтый».

Настроить стиль «Основной текст», открыв его меню «Изменить». Выбрать опцию «Основан на стиле», установить - «Обычный», при этом все остальное корректировки не требует. Зафиксируйте условия: «Добавить в шаблон» и «Обновлять автоматически».

Настроить стиль «Красная строка», открыв его меню «Изменить», выбрать опцию «Основан на стиле» - «Основной текст». Через подменю «Формат» откройте подменю «Абзац», установите нулевое значение всех отступов и интервалов, отступ первой строки установите, например, 0,6 см. Зафиксируйте условия: «Добавить в шаблон» и «Обновлять автоматически».

Настроить стиль «Красная строка 2» аналогично предыдущему стилю, но «Интервал перед:» установите 6 пт. При выборе этого режима каждый новый абзац будет отделен от предыдущего полуторным междустрочным интервалом. Зафиксируйте условия: «Добавить в шаблон» и «Обновлять автоматически».

Настроить стиль «Заголовок 1», открыв его меню «Изменить». Установить «Шрифт»- например, Times New Roman, «Размер», например, - 16 пт, «полужирный»; режим – «по левому краю». Зафиксируйте условия: «Добавить в шаблон» и «Обновлять автоматически».

Настроить стиль «Заголовок 2». Через меню «Изменить» установите шрифт, например «Arial». Размер, например, - 12 пт, «полужирный». Зафиксируйте условия: «Добавить в шаблон» и «Обновлять автоматически».

Настроить стиль «Заголовок 3». Через меню «Изменить» установите шрифт, например Times New Roman. Размер, например, - 12 пт, «полужирный». Зафиксируйте условия: «Добавить в шаблон» и «Обновлять автоматически».

Настроить стиль «Заголовок 4». Через меню «Изменить» установите шрифт, например Times New Roman. Размер, например, - 12 пт, «полужирный», «курсив». Зафиксируйте условия: «Добавить в шаблон» и «Обновлять автоматически».

Настроить стиль «Гиперссылка». Через меню «Изменить» установите режим «Основан на стиле» - «основной шрифт абзаца», «подчеркнутый», цвет шрифта – синий (из второго сверху ряда палитры). В случае настройки текста на темный фон цвет нужно будет изменить на светлый, например, - бирюзовый из нижней строчки палитры. Зафиксируйте условия: «Добавить в шаблон» и «Обновлять автоматически».

Настроить стиль «Просмотренная гиперссылка». Через меню «Изменить» установите режим «Основан на стиле» - «основной шрифт абзаца», «подчеркнутый», цвет шрифта – фиолетовый (из третьего сверху ряда палитры). В случае настройки текста на темный фон цвет нужно будет изменить на светлый, например, - сиреневый из нижней строчки палитры. Зафиксируйте условия: «Добавить в шаблон» и «Обновлять автоматически». Закройте меню «Стили форматирования».

Приведенный вариант настройки стиля форматирования используется в электронном варианте данного документа, он удобен как для работы с текстом на компьютере, так и для его распечатки. Если настроен режим светлого шрифта на темном фоне, то необходимо для распечатки иметь вариант с темным шрифтом.

В некоторых программных оболочках, например в Информационно-правовой системе Консультант Плюс, режим настройки формата предусматривает одновременную настройку текста для его чтения и отдельно, - для его распечатки.

В зависимости от индивидуальных предпочтений могут применяться иные стили, например, другие виды шрифта, их размеры, междустрочные интервалы, отступы и т.д.

Форматирование текста.

После настройки стиля форматирования, которая необходима только при начале Вашей работы по форматированию текстов, можно приступить к форматированию первого текста.

Через «Вид» - «Панели инструментов» выделите панель «Форматирование». Через «Правка» - выделите все. В строке форматирования откройте меню «Стиль». В открывшемся меню имеются все элементы настроенного Вами стиля. Щелкните левой клавишей мыши по верхней строчке – «Очистить формат». Этим Вы избавитесь от всех элементов форматирования, примененных к данному тексту до Вас. Далее щелкните по строчке «Красная строка», при этом весь выделенный текст подчинится настроенным Вами условиям «Основного текста», а все абзацы будут иметь установленный Вами отступ первой строки без дополнительных интервалов между абзацами. В тех случаях, когда Вам будет необходимо отделить части от предыдущего текста, Вы можете, поставив курсор в начале абзаца, выбрать режим «Красная строка 2» и данный абзац будет отделен от предыдущего не на один, а на полтора интервала.

Настройка стиля заголовков:

Выделив заголовок первого раздела, через меню «Стиль» выберите мышью строку «Заголовок 1», заголовок примет вид, который настроен Вами. Выделив заголовок первой главы (темы) аналогично предыдущему присвойте ему форму «Заголовок 2». Выделив заголовок параграфа (вопроса темы) придайте ему форму «Заголовок 3». Выделив заголовок раздела (части вопроса темы), придайте ему форму «Заголовок 4». Повторите эту процедуру для всех заголовков форматируемого документа.

Когда у Вас текст отформатирован таким образом, Вы можете одновременно изменять форму всего основного текста документа, или абзацев, или всех заголовков одного уровня, изменением настройки преобразуемого элемента.