Взаимодействие с администрацией

Прокачали себя, как лидера, и собрали команду, провели первое неформальное мероприятие? Направляйтесь к администрации вашего университета. Администрация может дать вам помещение для встреч, она санкционирует вашу деятельность, благодаря чему вы приобрете официальный статус, сможете взаимодействовать с другими вузами и организациями. Подготовьтесь к этой встрече, ведь вам придется объяснять свои намерения, действия, результаты, которые Вы ждете, и сроки за которые вы собираетесь их достигнуть.

Возможно, в администрации будут люди, готовые поддержать вашу инициативу. Но иногда администрация будет относиться к вашей работе без особого интереса или даже вставлять палки в колеса. Это не должно вас останавливать, наш опыт создания СНО показывает, что проблемы решаемы.

Ситуация	Мнение администрации	Ваша аргументация	Реализация
Администрацию устраивает сложившийся порядок вещей и они не хотят ничего менять.	До Вас было много нереализованных проектов, на которые выделялись деньги. Люди говорили, что сделают, а в итоге после первых же попыток сдавались и больше ничего не делали.	СНО - это площадка для студентов, на которой они развить свои научные, организаторские, коммуникативные навыки. Научное общество играет роль социального лифта, давая возможность заводить ценные связи. Научное общество - это кузница интеллектуальных кадров страны.	Провести мероприятия, которые не нуждаются в спонсировании и попробуйте договориться о месте. Так вы покажете, что готовы работать и не сдаваться перед трудностями и можете перейти на новый уровень.
У сотрудников администрации мало времени, а ваша инициатива для них дополнительная нагрузка и ответственность.	Они думают, что Вы переложите на них дополнительные дела, в которых они не нуждаются. Ваша инициатива должна быть только вашей.	Организация СНО - это инициатива и ответственность студентов. Вы готовы потратить силы и время, для того чтобы уменьшить нагрузку на администрацию по поддержке и контролированию вашей деятельности.	Короткая презентация с Вашими: 1.Целями 2.Действиями 3.Местом(планируемом) 4.Распределением бюджета 5.Командой 6. Показатели
Не хочет вообще меня принять в кабинете	Вы не заслужили доверия, а собрались представлять свой университет, да и выслушать Вас нет времени.	Мы понимаем, что доверие - это ценный ресурс и мы готовы работать, для того чтобы его заслужить.   Конференция - это возможность обменяться опытом с коллегами, обзавестись полезными контактами, выступить с публикацией или докладом.   Помещение - это важное составляющая для эффективной групповой работы. Наличие постоянного помещение сильно упрощает организацию встреч и мероприятий. Также наличие у команды помещения подчеркивает значимость СНО для администрации и мотивирует участников.	1. запишитесь у секретаря на определенное, примерно сказав, сколько времени вы хотите поговорить, чтобы через 5 минут после вас сразу не назначали встречу   2. побывайте на конференциях других университетов, расскажите, что вы можете не хуже и готовы выступать (можете получить рекомендацию одного из преподавателей, что тоже очень поможет)   3.в университете чаще всего профессорам нужна помощь, и Вы можете помочь, взяв на себя какие то обязанности
Не хочет направлять на конференцию
Не хочет подписывать письмо
Не хочет выделять помещение
Делегирует важные вопросы вниз структуры, где не могут люди принимать решения	Каждый считает, что определенный круг обязанностей не входит в его заботы. Есть своя работа и знать четкую структуру других они не должны	Нам необходимо принятие реального решения по конкретному вопросу. Делегирование ответственности другим структурам усложняет нашу деятельность и вынуждает тратить время и силы на перемещение между кабинетами.	Заручиться поддержкой тех, к кому Вас перенаправили и уже подходить с одобрением к человеку, принимающему решения
У администрации свои любимчики в науке	Данный студент уже доказал, что он умеет работать, ему можно доверять.	Современная наука - это командная игра. Ученый одиночка никак конкурировать со слаженным коллективом. Сотрудничество является более эффективной стратегией, чем конкуренция.	Пригласите этого человека в команду или переманите на свою сторону. Или докажите, что Вы также надежны и ответственны
Администрация не видит смысла в СНО, когда есть СТУДСОВЕТ	Студсовет и должен заниматься внеучебной деятельностью.	СНО занимается проведением образовательных мероприятий. Помогает студентам включаться в научную деятельность, проводить исследования и писать публикации.	Студсовет занимается в основном культурной деятельностью и организовывает мероприятия не связанные с наукой, а научными мероприятиями занимается именно СНО
Администрация что-то обещает, а потом отказывает	Они еще не знают, что за люди придут на мероприятие, не знают в каком состоянии вы оставите аудиторию.	Мы делаем свое дело. Если администрация не выполняет свои обещания, это не значит, что мы не должны выполнять свои.	Иметь запасной вариант.
Не включают в ученый совет, хотя ты лидер студенческого научного общества.	Ты еще молод и мало , что сделал, взрослые дяди смотрят на тебя как на ребенка.	ВУЗ - это единый организм. Его основными целями являются обучение студентов и научная деятельность. Включение лидеров СНО в ученый совет полезно как студентам (у них появляется представление о том, чем занимается администрация, в чем она заинтересована), так и администрации (появляется возможность привлекать студентов к решению собственных задач, получать обратную связь, собирать идеи и предложения, быть в курсе студенческой жизни, их проблем, желаний и инициатив).	Доказать свою значимость. Подготовить небольшой доклад.
Администрация не помогает с раскруткой	Не хотят повредить свою репутацию, если вдруг вы поведете себя неподобающе	Мы можем справиться с раскруткой своими силами. Лучшая раскрутка - это успешная работа.	Эффективно работать. Ходить на мероприятия, которые посещают видные люди науки. Быть публичной личностью и знакомиться.

Общие советы:

Как улучшить личное отношение сотрудников администрации? Вот возможные стратегия действия. Помните, что универсальных стратегий не бывает и обдумайте как будет эффективнее поступить в вашей ситуации.

1) Лучший способ - не портить его с самого начала.

2) В основе большинства конфликтов лежит недопонимание. Посмотрите на ситуацию глазами сотрудника администрации и попробуйте разобраться, из-за чего появляется негативное отношение. Для того чтобы лучше понять человека понаблюдайте за его поведением, показателями, повседневной деятельностью, а также его эмоциями.

3) Перед беседой подготовьте убедительные аргументы. В разговоре старайтесь избегать эмоций и повседневную лексику, занимая профессиональную позицию.

4) Через преподавателей с которыми у вас хорошее взаимодействие или через старшекурсников попробуйте узнать дополнительную информацию о человеке с которым с которым вы пытаетесь наладить контакт. Попросите у этих людей совета о том, как наладить взаимодействие. Обычно люди очень любят давать советы и кроме того, они могут отнестись к вашей ситуации со стороны, подсказав идею которая не приходила к Вам в голову. Их можно попросить организовать знакомство.

5) Покажите свою ценность для сотрудника администрации. Например то, что вы лучше понимаете студентов и можете доносить их настроение и позицию до деканата. Покажите, что вы выступаете не против, а вместе с администрацией. Спросите, чего администрация хочет от студентов. Будьте каналом взаимодействия между студентами и деканатом.

6) Делегируйте взаимодействие с администрацией члену команды к которому администрация относится лучше.

7) Проговорите эту ситуацию с самим человеком. Разговор можно начать например так: “Здравствуйте. Для меня очень важно организовать СНО. Нас даже РАСНО поддерживает. Готово письмо направить. Но, чтобы всё получилось, мне нужна поддержка администрации ВУЗа и ваша лично. Однако, мне кажется, что между нами возникло недопонимание, мешающее конструктивному сотрудничеству. Как вы думаете, в чем заключается причина этого недопонимания?”

8) Отнеситесь к сотрудникам администрации с уважением. Для этого узнайте людей которые там работают получше. Напишите 3 вещи за которые вы уважаете того человека, с которым хотите наладить взаимодействие.

Всегда помните, что ВУЗ это не монолитный камень. В нём есть институты, в институты есть кафедры. На кафедрах - преподаватели. У всех свои интересы, желания, проблемы.
Для успешного обмена ресурсами с преподавателями, нужно решать проблемы преподавателей.
Для дружбы с Институтами - проблемы Институтов.
Для работы с ВУЗом - нужно закрывать повестку ВУЗа.
Это взрослый и предпринимательский подход, которому редко учат за партой, но который необходим деловым людям в нашем современном мире.

Если вам отказываются выделять аудиторию, это не значит, что директор плох. Это значит, что вы недостаточно проблем решаете, которые волнуют этот факультет. Примите эту установку.

Даже если вам отказывают в официальном статусе организации в ВУЗе, никто не может запретить вам самоорганизацию. Собирайтесь на переменах и после пар. Ищите научных руководителей. Выбирайтесь все вместе на мероприятия в другие ВУЗы.
Вы всегда можете создать развивающую тусовку, которая будет нести те же смыслы, что и признанная ректоратом организация.

РЕСУРСЫ

Любое мероприятие нуждается в ресурсах. Чтобы организовать простую лекцию вам нужна аудитория, спикер, слушатели. Для более крупных мероприятий нужно больше ресурсов и далеко не все есть в Университете. Для вас такие мероприятия - хороший повод попрактиковаться в навыках взаимовыгодной коммуникации и познакомиться с предпринимателями региона. Ниже пойдет речь об основных ресурсах, которые могут вам понадобится.

Формальное описание привлечения ресурсов в науку описано в приложении «Особенности финансирования научной деятельности студентов».

Деньги

Не старайтесь перевести в денежный эквивалент потребности ваших мероприятий. Всегда сохраняйте исчисление в натуральном продукте. Т.е. не 2000 рублей за печать флаеров, а 500 флаеров. Не 25 тысяч рублей на аренду аудитории, а аудитория на 3 часа с проектором в центре города. Предприниматели тратят до 40% бюджета на продвижение своих продуктов и это часто вызывает проблему. Если вы предлагаете натуральный расчёт, они не только помогают вам, но и экономят деньги. Ниже указаны способы получения чистых денег, которые редко бывают востребованы.

1) Университет - взаимодействие через НИР (желательно подружиться с ними в рамках программы взаимодействия с администрацией - завязать личные знакомства) - запрашиваете на мероприятие грант - в заявке должны быть сроки, описание, требуемые ресурсы (кофе-брейк, печатные материалы etc) - заявка подается до начала учебного года. Пример заявки в электронном приложении. Финансируются проекты в рамках ПРДСО.

2) Внешние гранты - разработка положений проекта, участие в региональных грантах. Пример – Росмолодёжь

3) Заказы на исследования из внешних источников (маркетинговые, мониторинг баз, составление НПА, организация части коммерческого проекта, проектный менеджмент)

4) Направление студентов в качестве экспертов по тематикам на разные мероприятия

5) Участие СНО в качестве ассистента в консалтинге

Помещение

Помещение нужно для проведения встреч, заседаний, мозговых штурмов и (довольно редко) совместной работы. Приятно иметь командное место, которое эмоционально связывает команду, но не стоит концентрировать на нем особое внимание. На квартире собираться тоже очень хорошо.

1) Служебная записка с перечислением параметров помещения и времени

2) Коммерческое предложение для антикафе/площадки. Им это выгодно, поскольку вы и ваши коллеги – потенциальные клиенты.

3) Договоренность с клубами, бизнес-инкубатором (и другими объединениями) о совместном пользовании территорией

4) Договоренность о пользовании площадки, принадлежащей органам власти

5) Пользование помещением, принадлежащим одному из участников СНО

Работа со спонсорами