Тема 1. Лингвистические особенности официально-делового стиля
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ"
Кульбида Н.И., Матулевская Н.П., Митасова Э.Ф.
КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
Донецк ,2017
ББК 81.2+88.53
УДК 811.161.1:651.74
Практическая стилистика: учебно-методическое пособие для студентов высших учебных заведений нефилологического направления подготовки / Кульбида Н.И., Матулевская Н.П., Митасова Э.Ф.. – Донецк: ДОННТУ, 2017. – 77с.
Рекомендовано Ученым советом ДОННТУ как учебно-методическое пособие для студентов высших учебных заведений нефилологического направления подготовки (протокол №5 от 02.06. 2017)
Предлагаемое изданиеявляется частью дисциплины «Русский язык и культура речи». В связи с этим комбинированные практические занятия по курсу «Культура делового общения» продолжают знакомить студентов с основами системных знаний по всем уровням языка, а также формируют умение в области устной и письменной деловой коммуникации.
Подготовленное издание рассматривает вопросы практической стилистики русского языка, культуры учебно-научного и профессионального общения, культуры делового общения.
Подготовленное издание рассматривает –вопросы стилистики устной и письменной деловой речи, знакомит с особенностями жанров устного диалогического делового общения, формирует умение грамотно составлять деловые бумаги и осуществлять электронную деловую переписку.
Цель предполагаемого издания –формирование у будущего специалиста комплексной компетенции, представляющей собой совокупность умений и знаний, связанных с общением людей в социуме, со взаимодействием их в сфере экономических, производственных, коммерческих, правовых и административных отношений.
Значениеподготовленного учебно-методического издания заключается в формировании у обучаемых студентов на предложенных материалах коммуникативно-речевых компетенций в области делового общения, в развитии умения оптимально использовать средства русского языка в устной и письменной деловой коммуникации, в обучении навыкам ясной и точной формулировки и аргументированного обоснования производственных задач и предложений, грамотного оформления документации.
Необходимость изданияопределяется введением новой дисциплины«Русский язык и культура речи».
Новизной работы является не коррекция языковых навыков, а формирование и развитие коммуникативно-речевых компетенций в сфере устного и письменного делового общения.
Рекомендуется издание подготовленного учебника на электронном носителе.
Подготовленное издание может быть интересно как для преподавателей русского языка, так и широкого круга носителей русского языка.
Рецензенты:
Теркулов Вячеслав Исаевич – доктор филологических наук, профессор, заведующий кафедрой русского языка ГОУ ВПО «Донецкий национальный университет»;
Каверина Ольга Геннадиевна – доктор педагогических наук, профессор, заведующий кафедрой английского языка ГОУ ВПО «Донецкий национальный технический университет».
Ответственный за выпуск:
Мачай Татьяна Александровна – кандидат педагогических наук, доцент, заведующий кафедрой русского и украинского языка ГОУ ВПО «Донецкий национальный технический университет»
СОДЕРЖАНИЕ
| Тема 1. | Стили современного русского языка. Характеристика официально-делового стиля: черты, сферы применения, языковые особенности. Расписка………(Митасова Э.Ф.)., ( Кульбида Н.И.) | |
| Тема 2. | Требования к современным документам. Характеристика основных реквизитов. Заявление……( Митасова Э.Ф.), ( Кульбида Н.И.) | |
| Тема 3. | Текст как основной реквизит документа. Способы изложения материала в тексте документа. ( Матулевская Н.П.), ( Кульбида Н.И.) | |
| Тема 4. | Лексические нормы делового общения. Типы сокращений в служебных документах. Резюме. ( Матулевская Н.П.), ( Кульбида Н.И.) | |
| Тема 5. | Грамматические нормы делового общения. Объяснительная записка ( Митасова Э.Ф.), ( Кульбида Н.И.) | |
| Тема 6. | Синтаксические особенности. Употребление простых и сложных предложений. Докладная и служебная записки…( Митасова Э.Ф.), ( Кульбида Н.И.) | |
| Тема 7. | Официальные письма…( Матулевская Н.П.), . | |
| Тема 8. | Культура электронного общения( Матулевская Н.П.) |
Тема 1. Лингвистические особенности официально-делового стиля
Задание 1. Прочитайте текст «Стили современного русского языка».
Язык обслуживает многогранную жизнь людей. Для более точного выражения своих мыслей, чувств и полной передачи информации люди подбирают нужные языковые средства, систематизируют их, группируют соответственно цели и характера высказывания. Например, рассмотрим использование словосочетания «чистая вода» и «дистиллированная вода». Первое словосочетание люди употребляют для названия состояния вещества в обычных ситуациях, а другое, родственное с первым в официальном общении: на семинаре, лекциях, практических занятиях или лекциях в учебных заведениях.
Таким образом, единство тех или иных языковых средств и форм их выражения в зависимости от сферы применения и функций литературного языка называется стилем языка.
Учёные выделяют 5 (пять) функциональных стилей, т.е. их разновидностей, призванных обслуживать разные сферы жизни, облегчать общение людей в этих сферах общественной жизни: научный, официально-деловой (ОД), публицистический, разговорный, художественный. Каждый стиль проявляется в одной из форм стиля языка письменной или устной.
Кроме разговорного стиля, все другие стили принадлежат к книжным письменным стилям. Они реализуются в исследовательских и научных работах, документах.
Официально-деловой стиль – это стиль, который удовлетворяет потребности общества в документальном оформлении различных актов государственной, общественной, политической и экономической жизни, производственной деятельности, деловых отношений между государствами, предприятиями, а также между членами общества в официально-деловой сфере общения.
Официально-деловой стиль обслуживает общественные отношения людей, служит для связи членов общества в политической, социальной и культурной сферах (социальная функция).
ПРАКТИКУМ
Тема 2. Документ. Его функции и цели. Требования к документу. Внешнее заявление: заявление о приеме на работу.
Пример внешнего заявления
Заявление Прошу принять меня на работу в проектный отдел на должность инженера-конструктора с 02 февраля 2017 г. Копии документов прилагаются.
28 января 2017 г. /подпись/ |
Тема 3. Классификация документов и их композиционные особенности. Внутренние заявления: об отпуске, об увольнении, о материальной помощи.
Классификация документов
Можно выделить следующие группы основных документов управления:
• организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчёты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчёты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций на предприятие могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.
Каждый документ имеет свою композицию, т.е. построение, обусловленное его материалом, логичное размещение всех его составных частей. Наиболее рациональным считается композиционное построение, состоящее из трех частей:
-заголовочной (включает реквизиты, размещенные до реквизита «текст»;
- основной (включающей «текст» и «приложения»);
- оформляющей («дата», «подпись», «печать»).
Требования к составлению документов.
Существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Составление документов требует от их составителей определенной языковой культуры и соблюдения правил их оформления.
Одним из требований, выдвигаемых к оформлению документов, является обязательность составления документа по установленной для этого типа деловых бумаг форме. Это означает, что составные элементы любого документа (реквизиты) должны быть размещены на бумаге в строго установленной последовательности.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное составление и исполнение документов;
- организацию быстрого поиска документов;
- более активное использование ПК при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты,
текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.Реквизиты документов – обязательные сведения, предусмотренные действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием совершения операций. Такими сведениями являются: наименование и дата составления документа, название и адрес и т.д. Максимальный набор реквизитов для документов управления – 29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов (от 7 до 14).
Рассмотрим общие правила оформления реквизитов на примере служебного письма.
К обязательным реквизитам служебных писем относят следующие:
| Наименование реквизита | Пример |
| 1) наименование министерства или ведомства (высшей организации или основателя) | МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР |
| 2) полное наименование учреждения адресанта (отправитель) | ГОСУДАРСТВЕННОЕ ВЫСШЕЕ УЧЕБНОЕ ЗАВЕДЕНИЕ ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ |
| 3) название структурного подразделения | Кафедра русского языка |
| 4) справочные данные организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты − коммуникационные данные; номер счета в банке, наименование банка − коммерческие данные) | 83001, г. Донецк, ул. Артема, 58 тел.: (062) 337-17-33, 335-75-62, факс: (062) 304-12-78 |
| 5) название вида документа | (только для гарантийного письма) |
| 6) дата | 01.02.2016 |
| 7) индекс (номер) документа | № 1153/1 12 |
| 8) место составления или выдачи документа | г. Донецк |
| 9) адресат (получатель документа) | Ректору Луганского государственного университета имени Тараса Шевченко |
| 10) заголовок к тексту | Об участии в студенческой олимпиаде «Русский язык и культура речи» |
| 11) текст | Кафедра украинского и русского языков ДонНТУ приглашает преподавателя кафедры русского языкознания и коммуникативных технологий Луганского государственного университетаГелюх Наталью Анатольевнупринять участие в работе студенческой олимпиады по дисциплине «Русский язык и культура речи», которая состоится 23-25 апреля 2016 года. |
| 12) отметка о наличии приложения | Приложение: 1. Программа олимпиады по дисциплине «Русский язык и культура речи» на 2–х л. в 1 экз. |
| 13) подпись | С уважением, Глава оргкомитета олимпиады, проректор по научной работе профессор, д.т.н. К.Н. Макаров |
| 14) печать | М П |
Напомним правила оформления этих реквизитов.
Реквизит «название министерства или ведомства»
Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации или основателя). Расположение – в верхней части документа.
Реквизит «наименование учреждения адресанта»
Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование.
Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре; свидетельстве о регистрации. В наименовании используются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т. п. Адресантом (во внутренних документах) может быть и структурное подразделение (составная часть предприятия или организации).
Реквизит «наименование организации» располагается под реквизитом «название министерства и ведомства».
Реквизит «справочные данные об организации»
Совокупность перечисленных в реквизите данных (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты − коммуникационные данные; номер счета в банке, наименование банка; фамилия и инициалы коммерческого директора − коммерческие данные).
Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации» или на нижнем поле документа.
Реквизит «название вида документа»
Реквизит «название вида документа» располагают в заголовочной части документа после реквизита «справочные данные об организации» и указывают от границы левого поля или посредине страницы, например, Заявление, ЗАЯВЛЕНИЕ, заявление.
Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.
Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.
Реквизит «дата документа»
Дата –один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является:
- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
- дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т. п. − оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака либо 4 знака) Например, дату 6 апреля 2010 года следует оформлять 06.04.2010.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 2010 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.
В личных документах дату проставляют под текстом слева. В записках –под названием вида документа, в письмах − по справочным данным адресанта.
Реквизит «индекс (номер) документа»
Индексом (регистрационным номером) является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).
Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата» или с названием вида документа.
Реквизит «место составления или выдачи документа»
Указанный реквизит используется в большинстве документов. Место составления указывается тогда, когда его нельзя определить по наименованию организации автора. На внутренних документах место составления обычно не указывается. Этот реквизит располагается на следующей строке после даты и регистрационного номера документа.
Реквизит «адресат»
Этот реквизит включает наименование и почтовый адрес получателя (адресата).
Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:
- наименование фирмы в именительном падеже;
- структурное подразделение в именительном падеже;
- должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
- почтовый адрес.
Например: 83062, г. Донецк, ул. Куйбышева,31.
Адресование может быть несколько иного вида, например:
Директору ООО «Эра»
г-ну Скорину И.В. 83062, г. Донецк, Куйбышева, 31
Слово «господину» печатается в адресе сокращенно «г.» или «г-ну».
Если документ направляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам − почтовый адрес не указывается.
При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:
83063, г. Донецк, ул. Куйбышева, д. 22, кв. 17
Лунину П. В.
При адресовании писем в несколько адресов слово «копия» перед адресатом не указывается.
Реквизит «адресат» печатается в верхней части листа документа.
Реквизит «заголовок к тексту»
Заголовок − краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?», например: «Приказ... о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например: «Акт инвентаризации», «Договор аренды», «Протокол заседания совета директоров».
Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.
Реквизит «текст»
Является основным в документе. Оформляется в виде связанного текста, таблицы, анкеты.
Реквизит «отметка о наличии приложения»
Если к документу имеются приложения, то после текста ставится отметка об их наличии.
Реквизит «подпись»
Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.
В состав реквизита «подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Например:
Директор подпись А. В. Рогов
Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью,
если документ оформлен не на бланке, например:
Директор ЗАО «РЕАЛ+» подпись А.И. Смелов
Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» или «приложение».
На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.
Совокупность реквизитов, размещенных в установленной последовательности, образует формуляр. Типовые формуляры служат базой для составления бланков отдельных видов документов.
Бланк – это лист бумаги с указанными на нем реквизитами, которые содержат постоянную информацию. Наиболее распространенными являются бланки справок, приказов, служебных писем, протоколов. Использование бланков придает официальность, облегчает их составление.
Образец оформления основных
реквизитов документа (на примере письма)
| МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР ГОСУДАРСТВЕННОЕ ВЫСШЕЕ УЧЕБНОЕ ЗАВЕДЕНИЕ ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ Кафедра русского языка 83001, г. Донецк, ул. Артема, 58 тел.: (062) 337-17-33, 335-75-62, факс: (062) 304-12-78 | |
| Ректору Луганского государственного университета имени Тараса Шевченко |
01.02.2016 № 1153/1 12
г. Донецк
Об участии в студенческой
олимпиаде «Русский язык и культура речи»
Кафедра русского языка ДонНТУ приглашает преподавателя кафедры русского языкознания и коммуникативных технологий Луганского государственного университетаГелюх Наталью Анатольевнупринять участие в работе студенческой олимпиады по дисциплине «Русский язык и культура речи», которая состоится 23-25 апреля 2016 года.
| Приложение: | 1. Программа олимпиады по дисциплине «Русский язык и культура речи» на 2–х л. в 1 экз. |
| С уважением, Глава оргкомитета олимпиады, проректор по научной работе профессор, д.т.н. | _____________ (подпись) | К.Н. Макаров |
| М П |
СТРУКТУРА И ОБРАЗЕЦ ТЕКСТА ЗАЯВЛЕНИЕ
Заявление –это документ, содержащий просьбу или предложение, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Заявления подразделяются на две группы: информация по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска и т.п.) и сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе. В отличие от жалобы, в заявлении отсутствует указание на нарушение прав и интересов адресанта.
Текст заявления содержит точное изложение просьбы (предложения, жалобы) и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость, и начинается со слова Прошу (пишется с красной строки с прописной буквы) и обоснования этой просьбы. Для выражения просьбы или ее аргументации следует использовать лаконичные конструкции предложений и указывать точные и конкретные данные.
Просьба чаще всего выражается клишированной языковой формой: Прошу + инфинитив (например, Прошу допустить, Прошу Вашего разрешения + на что, Прошу Вашего согласия + на что?).
Аргументация просьбы обычно вводится следующими конструкциями: ввиду того что..., в связи с тем, что.., потому что.., так как…, учитывая (что?) и т.д.
В качестве обоснования текста заявления может выступать перечень прилагаемых документов, о чем следует написать в тексте заявления с красной строки. В этом случае можно использовать клишированную фразу (например, К заявлению прилагается копия аттестата об окончании средней общеобразовательной школы).
Следует помнить, что к обязательному для заявления слову Прошу не следует добавлять слова, имеющие экспрессивную окраску (например, уважаемый, очень, убедительно и т.п. или выражения в конце заявлениятипа просьбе прошу не отказать.
Дата подачи заявления располагается внизу слева. Число, месяц, год пишутся 15.06.2007 или 15 июня 2007 г.
Оформление реквизитов заявления зависит от принадлежности документа к внутреннему (не выходит за границы организации) или внешнему (пересекает границу организации) варианту.
Пример внутреннего заявления
Заявление Прошу предоставить мне внеочередной отпуск с 14.03.2017 по 20.03.2017 в связи с болезнью ребенка, который нуждается в постоянном уходе. Копия документа о состоянии здоровья ребенка прилагается.
28 января 2017 г. /подпись/ |
ПРАКТИКУМ
Задания на составление и редактирование заявлений
Задание 1. Исправьте ошибки в адресовании заявлений. Запишите правильные варианты.
1) Директору института русского языка
от Младшего Научного сотрудника
Шилова П.П.
2) Главе предприятия электроприбор
тов. Головатому А.А.
Механика цеха Готовой продукции
Владислава Шиша
3) Начальнику Отдела Кадров
Левченку Олегу Владимировичу
От Васильева Николая Петровича (об отпуске).
Задание 2. Отредактируйте тексты заявлений. Запишите правильные варианты.
1) Прошу вашего разрешения на освобождение от занятий в связи с семейными обстоятельствами с 10 по 14 марта.
2) Обращаюсь с просьбой разрешить перевести меня на заочную форму обучения в связи с тем, что у меня болеет дочка.
3) В связи с переездом на новую квартиру прошу вашего разрешения на освобождение меня от занятий с 8 по 10 апреля.
4) В следствии перехода на другую работу прошу освободить меня от работы инженера конструкторского отдела.
Задание 3. Отредактируйте документы. Запишите правильные варианты.
а) Заявление.
| Для декана Факультета Экологии и Химической Технологии Донецкого Национального Технического Университета Полякова Ивана Кузьмича от студентки 1-го курса Сотниковой Н.И. |
Прошу освободить меня от здавания экзамена по аналитической химии,
потому что я здавала его в электро-металлургическом техникуме и имею оценку в дипломе.
(подпись)
б)
| Директору автобазы №1275 от Сергеева Л.Н. |
заявление
Товарищ директор, к вам обращается шофер автобазы Сергеев Л.Н. по такому вопросу. Очень прошу вас освободить меня от работы на дальних рейсах. Я сейчас прохожу лечение в поликлинике, справку могу предоставить. Очень прошу не отказываться в моей просьбе и подписываюсь.
Сергеев Л.Н. 2 марта 2016г.
в)
| Начальнику мартеновского цеха Толочко Ю.О. |
Слезно прошу предоставить мне неделю за мой счет с 15 января по 22 января, потому что мне надо уехать домой. Там сильно болеет моя теща, я должен ей помочь.
Зелюков Сергей
Задание 4. Прочитайте перечень документов, оформите их как реквизит конкретного документа. Составьте и запишите этот документ.
Копия паспорта, копия диплома о высшем образовании, трудовая книжка, резюме, медицинская справка.
Задание 5. Составьте заявление на имя директора фирмы «Остров», в которой Вы хотели бы работать на должности инженера.
Задание 6. Составьте заявление на имя декана Вашего факультета о предоставлении академического отпуска в связи с необходимостью срочного лечения.
РАСПИСКА ЛИЧНАЯ
План
1.Определение понятия «текст»,структура текста.
Главным реквизитом любого документа является текст. Именно в нем заключается основная информация деловой бумаги. Поэтому оформление и составление текста, последовательность расположения его составных частей – одна из самых важных операций при создании документа. Композиционная завершенность деловых бумаг во многом зависит от характера и объема передаваемой информации.
Служебный документ желательно посвящать рассмотрению одного вопроса. Независимо от сложности и объема документа он не должен вмещать разнородные, тематически не связанные между собой сведения. Составитель должен стремиться максимально уплотнить информацию текста, представить ее в краткой и компактной форме.
В делопроизводстве наиболее рациональной является структура текста, состоящая из трех частей: вступления, доказательства (основной части) и заключения.
При этом следует отметить, что не во всех документах тексты состоят из трех указанных частей. Так, в сопроводительном письме всего две части: в первой содержится сообщение об отправляемом материале, а во второй – уточняющая информация. Например: «Направляем подробное описание автоматических систем управления. Просим подтвердить его получение».
Рассмотрим детально структуру каждой части документа.
Во вступлении указывается повод к составлению документа, излагается история вопроса и т.д.
В основной части (доказательстве)составитель раскрывает суть вопроса, приводит аргументы, примеры, дает объяснения, которые могут сопровождаться расчетами, схемами, ссылками на законодательные акты, постановления. При этом нужно стремиться не перегружать документ большим количеством цифр и расчетов.
В заключении формулируют цель составления документа. Заключение может быть активным и пассивным.
Активное заключение требует от адресата выполнения какого-либо действия. Например: … Прошу Вашего распоряжения соответствующим службам по поводу проведения ремонтных работ в помещении библиотеки.
… Подчеркиваем необходимость неукоснительного соблюдения требований, изложенных в главном разделе инструкций (из письма).
Цель пассивного окончания– проинформировать адресата о каком-то факте, обстоятельстве. Например: … Направляем каталог изделий нашей фирмы (из письма).
…Госпожа Марьяненко Галина Викторовна рекомендуется на должность главного бухгалтера (из аттестационной характеристики).
Автор документа использует активную либо пассивную форму завершения изложения информации в зависимости от целей документа.
Текст документа может состоять из одного заключения. Такой текст называется простым. Например: … Сообщаем о нашем согласии на перенесение срока окончания работы над проектом МК-10 (из письма- ответа).
Текст, содержащий и другие логические элементы, называется сложным.
Логические элементы (или составные части) документа могут располагаться по-разному, исходя из его содержания. Различают прямой или обратный порядок размещения составных частей текста. Прямой порядок размещения логических элементов предполагает, что после вступления следует доказательство, а потом заключение.
Если же сначала формулируется заключение, а потом излагается доказательство, то это обратный порядок представления информации. Вступление в таких документах отсутствует.
Примером может служить текст заявления.
Прошу перенести срок сдачи весенней сессии с июня на июль 2016 года в связи с болезнью.
Основание: справка из горбольницы №3 г. Донецка.
Как видим, в этом документе сначала формулируется цель его составления (т.е. дается заключение), а потом приводится доказательство.
Существуют следующие требования к тексту документа:
1. Он должен быть достоверным и объективным.
2. Информация, изложенная в тексте, должна быть полной, краткой и убедительной.
3. В документах следует использовать языковые средства, понятные широким слоям населения.
4. Употребляя активные и пассивные конструкции, нужно помнить, что активную форму высказывания употребляют тогда, когда необходимо указать на конкретного исполнителя. Например: Зав. лабораторией Петрова Н.И. своевременно не подготовила отчет. А пассивная форма смягчает тон высказывания. Например: «Отчет не был своевременно подготовлен зав. лабораторией Петровой Н.И.».
5. Изложение предстоит вести по четко продуманному плану.
6. Ни в общей системе изложения, ни в отдельных формулировках нельзя нарушать законы логики.
Пример личной расписки без заверения подписи составителя
| Расписка Я, Морозов Михаил Васильевич, проживающий по адресу: г. Донецк-87, ул. Куприна, д. 19, кв. 4 (паспортные данные: серия, кем выдан, дата выдачи, адрес регистрации), получил от Никитина Сергея Александровича, проживающего по адресу: г. Донецк-34, ул. Пухова д. 6. кв. 9 (паспортные данные: серия, кем выдан, дата выдачи), 10.000 (десять тысяч) российских рублей. Обязуюсь вернуть вышеуказанную сумму (десять тысяч рублей) 30 июня 2017 г. 26 января 2017 г. /подпись/ |
Пример личной расписки с заверением подписи составителя
| Расписка Я, Морозов Михаил Васильевич, проживающий по адресу: г. Донецк, ул. Куприна, д. 19, кв. 4 (паспортные данные: серия, кем выдан, дата выдачи; место регистрации), получил от Никитина Сергея Александровича, проживающего по адресу: г. Донецк, ул. Пухова д. 6. кв. 9 (паспортные данные: серия, кем выдан, дата выдачи), 10.000 (десять тысяч) российских рублей. Обязуюсь вернуть вышеуказанную сумму (десять тысяч рублей) 30 июня 2017 г. 26 января 2017 г. /подпись/ Подпись Морозова М.В. удостоверяю. Нотариус /подпись/ П.Р. Осадчий 26 января 2017г. |
Правила оформления расписок
При составлении расписки необходимо обращать внимание на следующее:
Форма расписки
Расписка в получении денежных средств обязательно должна быть написана собственноручно заемщиком в рукописной (не машинописной) форме. Машинописный текст расписки в получении денег допустим только в том случае, если расписка будет составлена и заверена нотариусом.Заверение расписки нотариусом не является обязательным.
Адреса сторон расписки
Необходимо четко прописать фамилию, имя и отчество заемщика и заимодателя, их паспортные данные. Соблюдение этого условия не позволит в дальнейшем заемщику утверждать, что денежные средства были взяты не им или не у того лица, который потребовал их возврата.
Точная сумма денег
В расписке о получении денежных средств необходимо будет указать цифрами и прописью (в скобках) точную сумму денег, переданных заемщику. Соблюдение вышеуказанного требования не позволит заемщику или заимодателю фальсифицировать переданную (полученную) по расписке денежную сумму.
Свидетели сделки
Наличие подписей свидетелей на расписке не является обязательным. Однако, если расписка написана в присутствии свидетелей, желательно указать их в расписке с приведением всех данных. Это позволит в дальнейшем опираться на их показания. В таком случае необходимо дописать, например:
Расписка написана в присутствии Кравцовой Виктории Викторовны, паспорт серии ЕН № 121212, выдан Калининским РО УМВД Украины в г. Донецке 23 марта 2017 года, проживающей по адресу: Украина, г.Донецк , пр. Шахтостроителей, дом. 1, кв.31, подтверждающей факт передачи денег и свидетельствующей о добровольном написании без принуждения и обременений.
ПРАКТИКУМ
Задания на составление и редактирование расписки
Задание 1. Проанализируйте примеры расписок. Назовите вид расписки (личная, служебная), а также реквизиты документа.
А)
Расписка
Я, Данилец Оксана Петровна, студентка гр. ХТ-13 ДоНТУ, получила от Крамаренко Светланы Васильевны, ст. лаборанта кафедры «Машины и аппараты химического производства» ДонНТУ 2 (два) колбонагревателя в рабочем состоянии для проведения лабораторных работ. Обязуюсь вернуть указанное оборудование 30 апреля 2017г.
Основание: распоряжение декана ФЭХТ от 10.02.2017.
13 февраля 2017 г. /подпись/
Б)
Расписка