II. Документооборот в организациях Профсоюза

2.1. В документообороте организации Профсоюза выделяются:

а) поступающие документы (входящая документация);

б) отправляемые документы (исходящая документация);

в) внутренние документы.

2.2. В организациях Профсоюза получение и отправка документов осуществляются средствами почтовой и электронной связи.

2.3. В организациях Профсоюза устанавливается следующий порядок работы с входящей документацией:

2.3.1. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления.

2.3.2. Поступающие в организацию Профсоюза документы регистрируются в журнале регистрации входящей документации и рассматриваются председателем организации Профсоюза или его заместителем.

Журнал регистрации входящей документации, как правило, имеет графы, в которых отражается входящий номер и дата поступления документа, откуда поступил документ и его номер, краткое содержание документа, отметка об исполнении, номер дела по номенклатуре.

2.3.3. В организациях Профсоюза в зависимости от принятой системы учета и контроля может применяться как журнальная, так и карточная форма регистрации поступающих документов.

2.3.4. На всех поступивших в организацию Профсоюза документах и приложениях к ним в правом нижнем углу первого листа проставляются дата поступления и регистрационный номер по журналу и (или) карточке регистрации поступающих документов.

2.3.5. Нумерация поступающих в организацию Профсоюза документов ведется в пределах календарного года, начиная с первого номера.

2.3.6. Внутренняя документация статистического и информационного характера, поступающая в профсоюзный орган от постоянных комиссий, профсоюзных бюро, профгрупп или профсоюзных активистов может не регистрироваться.

2.3.7. Письменные и устные обращения членов Профсоюза регистрируются отдельно от других поступающих документов.

2.3.8. За своевременное рассмотрение документов, поступивших в организацию Профсоюза, отвечает председатель организации Профсоюза и его заместитель.

2.3.9. Началом срока рассмотрения поступившего документа считается день его регистрации.

2.3.10. В организациях Профсоюза устанавливаются следующие сроки рассмотрения поступивших документов:

не более 10 календарных дней — для писем вышестоящих профсоюзных органов и иных организаций, если иной срок не установлен вышестоящим профсоюзным органом;

не более 15 календарных дней — для предложений, заявлений и жалоб членов Профсоюза;

не более 30 календарных дней — для документов, требующих изучения и проверки, подготовки справок и обоснований, а также рассмотрения и обсуждения их на собрании или заседании соответствующего выборного профсоюзного органа.

2.3.11. Поступивший документ считается рассмотренным после направления ответа по существу обращения члена Профсоюза, в вышестоящий профсоюзный орган или иную организацию.

2.3.12. При решении в оперативном порядке (в личной беседе, по телефону, на совещании) вопросов, поставленных в документе, в журнале регистрации входящей документации (карточке) делается отметка о рассмотрении с указанием даты и подписи ответственного исполнителя (председателя организации Профсоюза).

2.3.13. Ежегодно на заседании коллегиального выборного профсоюзного органа рассматривается информация по работе с документами, поступившими на рассмотрение в организацию Профсоюза.

2.4. В организациях Профсоюза устанавливается следующий порядок работы с исходящей документацией:

2.4.1. Отправляемые документы, подписанные председателем (заместителем председателя) организации Профсоюза, регистрируются в журнале регистрации исходящей документации.

Журнал регистрации исходящей документации, как правило, содержит графы: исходящий номер, дата, наименование адресата, краткое содержание документа и его номер, номер дела по номенклатуре.

2.4.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

2.4.3. Копия отправляемого документа заверяется соответствующей отметкой об исполнении, подписью лица, ответственного за отправку исходящей документации и хранится вместе с поступившим документом, на который давался ответ.

2.5. Регистрационный номер документа и дата регистрации указываются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации Профсоюза.

2.6. Ответы на обращения членов Профсоюза имеют тот же регистрационный номер, который был присвоен заявлению при поступлении.

2.7. В организациях Профсоюза, имеющих права территориальной организации Профсоюза, к документам, передаваемым для рассмотрения в структурные звенья или в комиссии профсоюзного комитета, профбюро и профгруппы, как правило, составляется список на рассылку.