Вставка таблицы в ячейку и использование параметров автоподбора

Для создания таблиц сложных структур можно вставить в ячейку новую (вложенную) таблицу. Для этого следует установить курсор в пределах этой ячейки и создать новую таблицу, выбрав вкладку Вставка и на области ленты выбрать Таблица. Можно также вставить в ячейку уже готовую таблицу. Размер вложенной таблицы ограничивается полями ячейки.

Word 2010 позволяет пользователю осуществить автоподбор размера ячеек выделенной таблицы, нажав на вкладке Макет области ленты Ячейкикнопку Автоподбор:

Ÿ По содержимому – ширина столбцов будет соответствовать содержащейся в них информации;

Ÿ По ширине окна – ширина столбцов устанавливается таким образом, чтобы таблица занимала всю область текста документа по ширине;

Ÿ Фиксированная ширина столбца – для ограничения ширины таблицы таким образом, чтобы она не превышала ширину текущей колонки текста.

4.6. Сортировка текста в таблицах и вставка закладок

Для быстрой сортировки текста таблицы необходимо установить курсор в пределах столбца, по данным которого следует выполнять сортировку, щелкнуть по кнопке Сортировка вкладки Макет области ленты Данные. При этом Word выполнит сортировку всех строк таблицы за исключением строк заголовков, если они были идентифицированы как заголовки.

Закладка представляет собой невидимую электронную метку в документе, и ей присваивается уникальное имя. Закладка может быть вставлена в текущей позиции курсора в любом месте документа или присвоена выделенному фрагменту текста.

Для создания закладки следует:

Ÿ поместить курсор в то место документа, куда необходимо вставить закладку, или выделить соответствующий фрагмент текста (при создании закладки для таблицы необходимо убедиться, что она выделена целиком) и выбрать вкладку Вставка, область ленты Ссылки и нажать кнопку Закладка;

Ÿ в диалоговом окне Закладка ввести имя закладки, которое должно начинаться с буквы, может содержать цифры, но не должно содержать пробелов. Если требуется ввести имя закладки, содержащее более одного слова, можно вместо пробела использовать символ подчеркивания;

Ÿ щелкнуть по кнопке Добавить.

Когда необходимость в использовании закладки отпадает, ее можно удалить, выделив ее имя в диалоговом окне Закладка и щелкнув по кнопке Удалить.

Щелчок по кнопке Перейти этого же диалогового окна позволит мгновенно переместиться к выбранной в списке закладке.

4.7. Использование формул в таблицах

Для выполнения несложных вычислений над числовыми данными в таблице могут быть использованы формулы. В отличие от Excel, Word не отображает для ячеек таблицы уникальные адреса, поэтому ссылки на ячейки в формулах можно выполнять в соответствии с расположением ячеек, над данными которых производятся вычисления, относительно ячейки с формулой: left (слева),right(справа), above(сверху), below(снизу). Для вычислений необходимо выполнить следующие действия:

Ÿ установить курсор в ячейку, куда должна быть вставлена формула, выбрать вкладку Макет, в области ленты Данные нажать на кнопку Формула;

Ÿ в диалоговом окне Формула Word вставляет наиболее вероятную формулу для вычислений. В поле Формула после знака равенства вставить функцию, выбрав ее из списка Вставить функцию. После вставки курсор будет помещен между скобками, внутри которых указывается аргумент функции (left,right, above, below);

Ÿ при необходимости можно выбрать формат отображения результатов вычислений в списке Формат числа;

Ÿ щелкнуть по кнопке OK, после чего Word вставит поле, содержащее формулу, в ячейку таблицы и отобразит результат вычислений.

Формула, вставляемая в ячейку, может содержать, кроме функций, различные математические операторы, позволяющие выполнять действия над значениями ячеек таблицы. Формула начинается со знака равенства, а ячейки или диапазоны ячеек, над значениями которых выполняются действия, указываются в круглых скобках.

Ссылки на значения ячеек в формулах обычно выполняются по их положению в строках и столбцах: строки нумеруются сверху вниз, а столбцы именуются латинскими буквами слева направо. Например, для использования в расчетах данных ячейки, располагающейся во второй строке второго столбца, в формуле указывается адрес ячейки B2. Для указания диапазона ячеек используется символ двоеточие, помещаемый между адресами первой и последней ячейки диапазона: (B2:B4).

Например, формула =SUM(F2:F4) вычисляет сумму значений ячеек F2, F3 и F4.

Следует учитывать, что в Word используются абсолютные (фиксированные) ссылки. Если впоследствии в таблицу будет вставлена строка или столбец, в результате чего изменится положение ячейки, на которую указывает ссылка, то формула с такой ссылкой станет некорректной.

В Word при создании формул возможна обработка данных других таблиц. Если в одну из таблиц документа должна быть вставлена формула со ссылкой на данные другой таблицы, то предварительно следует пометить таблицу с этими данными закладкой. Далее выполнить следующие действия:

Ÿ установить курсор в ячейке, в которую необходимо вставить формулу, и выбрать вкладку Макет, в области ленты Данные нажать на кнопку Формула;

Ÿ создать формулу, ссылаясь на данные другой таблицы по имени закладки, для чего в формуле перед указанием диапазона ячеек, над данными которых необходимо произвести вычисления, вставить имя закладки, выбрав его в поле Вставить закладку диалогового окна Формула.

Для указания диапазона в пределах таблицы, содержащей формулу, также можно использовать закладку.

4.8. Преобразование текста в таблицу и таблицы в текст

Word позволяет преобразовать текст, разделенный запятыми, символами табуляции или какими-либо другими символами, в таблицу. Для подобного преобразования следует:

Ÿ выделить текст, подлежащий преобразованию, и выбрать вкладку Вставка, далее нажать на кнопку Таблица и выбрать пункт Преобразовать в таблицу;

Ÿ ввести в поле Число столбцов количество столбцов предполагаемой таблицы;

Ÿ выбрать соответствующий режим автоподбора ширины столбцов (постоянная с указанием конкретного значения, по содержимому или по ширине окна);

Ÿ указать символ-разделитель, используемый для разбивки преобразуемого текста на ячейки (знак абзаца, знак табуляции, точка с запятой или другой), и щелкнуть по кнопке OK.

Возможно и обратное преобразование таблицы в текст, для чего следует:

Ÿ установить курсор в пределах таблицы и выбрать вкладку Макет и на области ленты Данные нажать на кнопку Преобразовать в текст;

Ÿ указать используемый символ разделителя;

Ÿ если таблица содержит вложенные таблицы, поставить значок в поле Вложенные таблицы, и щелкнуть по кнопке OK.

Вставка таблицы Excel

Word позволяет внедрять в документ рабочие листы Excel. Для этого можно воспользоваться на вкладке командой Вставка4Объект4Лист Microsoft Excel. Можно щелкнуть по кнопке стандартной панели инструментов и, удерживая нажатой кнопку мыши, выделить на отображенной после щелчка панели такое количество ячеек, которое должна содержать создаваемая таблица, а затем отпустить кнопку мыши. При этом в документе будет создана пустая таблица Excel, и появятся меню и панели Excel. Можно осуществлять ввод и форматирование данных, расчет по формулам.

Excel позволяет произвести условное форматирование ячеек, предусматривающее изменение формата ячеек в зависимости от выполнения некоторого условия. Для условного форматирования следует выделить ячейки, для которых предусматривается форматирование, и выполнить команду меню Формат4Условное форматирование. В диалоговом окне «Условное форматирование» первое поле позволяет выбрать, к чему будет применяться условие – к значению или формуле. При выборе параметра Значение применение формата зависит от значений выделенных ячеек. Второе поле служит для выбора оператора сравнения, используемого для задания условия форматирования. Третье поле используется для задания контрольного значения. После задания условия следует нажать кнопку Формат для задания формата ячеек, применяемого в случае выполнения заданного условия. С помощью кнопки А также можно задать до трех условных форматов, которые будут применяться одновременно к выделенным ячейкам.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5

Учебная цель:

освоение режимов работы с графическими объектами и текстами, созданными другими программными средствами.