Вопрос.7. Методы обеспечения легкости чтения текста.

Многие годы обсуждается проблема излишней тяжеловесности официального стиля, необходимости избавляться от канцеляризмов (неоправданно сложных оборотов речи). Но в то же время в деловой речи неприемлемы диалектизмы, жаргонизмы и просторечные слова. Чтобы облегчить чтение адресату, тщательно проверьте, нет ли в тексте дублирующих друг друга слов или словосочетаний.

Например: Первое и самое главное = главное (или первое); целиком и полностью = полностью; пришли к общему консенсусу = пришли к консенсусу и т.п.

Официальная речь иногда может оказаться перегруженной канцеляризмами (неоправданно усложненными речевыми оборотами). Поэтому деловые документы, в зависимости от степени важности, могут допускать некоторые упрощения в традиционной деловой речи.

Например: На собрании коллектива было постановленоо необходимостипринятии участия в мероприятиях, посвященных празднованию Нового года.

Если текст не является дипломатическим и не носит торжественный характер, то в текущей деловой переписке допустимо сказать так: На собрании коллектива было решенопринять участие (участвовать) в организации Новогоднего праздника.

Иногда в деловых текстах встречаются слова, ничего не добавляющие к сказанному. Бесполезных слов следует избегать, если только они не служат для усиления впечатления.

Например: Эта встреча очень важна. Рынок значительно изменился с прошлого года.

В указанном примере подчеркнутые слова могут оказаться как полезными, так и лишними, в зависимости от силы акцента, который вы хотите поставить в тексте.

А вот примеры предложений с бесполезными словами:

Если у кого-нибудь из вас есть какие-нибудь предложения, можно прислать их по электронной почте. Лучше: Если у вас есть предложения…

Высылаем список необходимого оборудования, которое потребуется в ближайшее время. Лучше: Высылаем список оборудования, которое потребуется в ближайшее время.

Деньги нужны, чтобы использовать их для закупки новой партии товара. Лучше: Деньги нужны для закупки товара.

Иногда описываемые факты подразумеваются сами собой. Но, если вы сомневаетесь, является ли слово лишним, прочитайте фразу без него и вдумайтесь, искажается ли ее смысл. Если нет, можно смело сокращать текст.

Например: Объективно рассмотрев план реорганизации, комитет принял решение о том, что время для нее выбрано неудачно из-за действующей в настоящее время процедуры увольнения. Лучше: Комитет рассмотрел план реорганизации и решил, что действующая процедура увольнения препятствует предстоящим изменениям.

Наиболее приемлемы предложения, состоящие не более, чем из 20 слов. Исключительно важен размер документа, поскольку часто не хватает времени, чтобы внимательно перечитать текст от начала и до конца.

В слишком длинном документе могут оказаться упущенными некоторые важные пункты. Однако часто возникает противоположная проблема: однотипные аргументы, пояснения и ссылки на одни и те же факты могут повторяться.

Например: Московская олимпиада состоялась в Москве в 1980 году. Расширенное заседание ученого совета проходило с участием приглашенныхлиц.

Существуют два метода, направленных на обеспечение легкости чтения. Они основаны на анализе длины предложений и длины слов, употребляемых в тексте^[4].

Тест на легкость чтения был разработан Рудольфом Флечем в 1940-х годах.

Шаг 1.А = средняя длина предложения х 1,015.

Шаг 2.В = количество слогов в 100 словах х 0,846.

Шаг 3. А + В = С.

Шаг 4. Читабельность = 206,8 С.

Обработка результатов: читабельность возрастает от 0 до 100 (0 текст не читается, чем ближе к 100, тем легче читать текст).

Индекс неясности разработан Робертом Ганнингом в 1960 годах.

Шаг 1. А = средняя длина предложения.

Шаг 2. В = процент слов с тремя и более слогами.

Шаг 3. А + В = С.

Шаг 4. Индекс неясности = С х 0,4.

Обработка результатов: читабельность возрастает от 20 до 0 (0 очень легко читается, от 10 становится трудно читать, 20 очень трудно читается).