Вопрос 4. Правила составления делового письма.

Выше мы уже говорили о том, что полезный документ должен содержать самые необходимые данные, и при его составлении необходимо ориентироваться на следующие правила:

1. Стараться применять слова в их прямом значении.

При подборе слов важно обратить внимание, зависит ли их значение от контекста, и если зависит, следует отказаться от их употребления. Осторожно нужно также обращаться и с «производными» словами, так как в новой форме они могут приобретать иной смысл. Например: строить - перестройка, документ документальный, метод методология. Если невозможно обойтись без профессиональных терминов, нужно выбирать самые общеупотребительные или пояснять их.

2. Выбирать слова с соответствующей стилистической окраской.

Специалисты не рекомендуют применять без необходимости слова, устойчиво закрепленные за определенным неделовым стилем речи (разговорным, жаргонным, шутливо-просторечным), иначе ваша речь будет выглядеть неуместно. Чтобы уточнить, к какому стилю относятся те или иные слова, необходимо обратиться к толковому словарю.

В зависимости от собственных целей и ожиданий партнера можно подбирать те синонимы, которые придают соответствующую эмоциональную окраску письменной речи. Существуют слова, близкие по смыслу, но различные по оттенку.

Например:	клиент	покупатель
	реестр	Список
	команда	коллектив
	персонал	сотрудники
	доступный	дешевый
	создать	сделать
	проблемы	заботы
	посетители	контингент

Однозначного ответа на вопрос, какое из слов, сходных по смыслу предпочесть, не существует. Но выбор слов всегда влияет и на общий тон, и на оформление письма. Поэтому еще раз стоит подумать, каковы наши цели относительно контактов с этим человеком, какого результата мы хотим достичь с помощью своего письма. Обратите внимание, приверженцем каких традиций является получатель, владеет ли он данным языком на уровне носителя языка или это иностранец, который недостаточно различает оттенки чужой речи?

3. Использовать простые конструкции с акцентом на ключевые слова.

Характерной особенностью любого официального документа является то, что порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания письма и соответствовать традиционным нормам расположения слов, принятым в данном языке.

В русском языке информационная насыщенность речи возрастает именно к концу предложения. Это значит, что именно в конце располагаются ключевые слова и фразы, несущие основной смысловой акцент. Таким образом, в начале предложения должна находится вспомогательная информация, а затем основная. Причем, вспомогательная информация помещается перед сказуемым, а основная информация - после него.

Сравните, например: «Заседание совета директоров состоится в конференц-зале в 15 часов 30 минут». (Акцент на обстоятельствах проведения: где и когда).

Или: «В 15 часов 30 минут в конференц-зале состоится заседание совета директоров». (Акцент на событии: что состоится).

В других языках закономерности иные. Например, английское предложение начинается с ключевого слова, и смысл сказанного воспринимается носителями языка в соответствии с тем, что сказано в первую очередь.

Хотим обратить ваше внимание на то, что для официально-делового стиля характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним словом, а целостным словосочетанием. Однако это является не обязательным требованием, а всего лишь особенностью, благодаря которой информация максимально конкретизируется.

Например, (конкретная, необходимая…) информация, (расши-ренное, плановое …) заседание.

4. Делать каждое предложение завершенным и точным.

Необходимо помнить, что в деловом документе каждое предложение должно быть максимально завершенным, чтобы, даже будучи выделенным из контекста, оно сохраняло первоначальный смысл.

Например:

Проект был завершен к сроку указанному в договоре от 22.04.98.

Проект был завершен к сроку, указанному в договоре.

Проект был завершен к указанному сроку.

Проект был завершен к сроку.

Проект был завершен.

Он был завершен к сроку.

В данных примерах точность и завершенность убывает от первого предложения к последнему. Представьте, какие недоразумения возможны из-за отсутствия ясности в последних трех вариантах.

5. Использовать только одно предложение для выражения одной мысли.

Выполнение данного правила позволяет легче усвоить написанное, поскольку оно хорошо запоминается. Но нужно учесть, что правило использования одной мысли в одном предложении касается только суждений, а не фактов. Даже в одном предложении можно размещать по нескольку фактов.

Например: Данный проект перспективен и не требует больших ресурсов.

В этом предложении указано два факта (перспективность и дешевизна), но одно главное суждение (речь идет о проекте).

Сравните: Данный проект перспективен и не требует больших ресурсов, а его автор является заслуженным деятелем культуры.

Во втором примере передается два суждения (о проекте и о его авторе), и одна часть информации отвлекает от восприятия другой. Уместней было бы разделить это предложение на два более простых.

Однако иногда уместно употребить два тесно связанных суждения в одном высказывании.

Например: Данный проект перспективен и не требует больших ресурсов, поэтому мы решили принять в нем участие.

6. Применять глаголы в действительном, а не страдательном залоге.

Напомним, что действительный залог отражает активную позицию, а страдательный - пассивную. В деловой речи уместнее демонстрировать активные конструкции.

Например:

Компания заключила контракт. (Действительный залог)

Компанией заключается контракт. (Страдательный залог)

Глаголы действительного залога делают документ более динамичным, убедительным и облегчают его понимание.

Сравните:

Оплата чета производилась в прошлую среду. (Наихудший вариант)

Оплата счета произведена в прошлую среду.

Компания оплатила счет в прошлую среду. (Наилучший вариант).

7. Использовать подходящие формы обращения и завершения письма в соответствии с нормами этикета и с собственными целями.

В зависимости от тона письма можно употреблять слова «компания» или «наша компания», «мы» или «я».

Среди подходящих форм для завершения письма можно назвать следующие:

1) указание должности, фамилии и инициалов (или полного имени, имени- отчества) автора;

2) выражение надежды на дальнейшее сотрудничество и подпись (должность, ФИО) автора;

3) «С наилучшими пожеланиями (с пожеланием успехов)» и подпись автора;

4) «Всего доброго» и подпись;

5) «Искренне Ваш» и подпись.

8. Учитывать соответствие речевого стиля отправителя стилю письма получателя.

Если нам приходится писать ответ на письмо делового партнера, следует обратить внимание на то, какими словами и речевыми оборотами он пользуется. Если он представляется в письме официально, то, вероятно, он хочет, чтобы к нему обращались именно так. Подобное правило касается и общего тона речи, который придется учитывать при написании ответа.

Подбирая нужные слова, необходимо проявить свою осведомленность о партнере, дипломатичность, знание этикета и, естественно, грамотность. Очень важно при выборе стиля письма оставаться самим собой, избегая проявлений, противоречащих вашему имиджу.