Вопрос 3. Структура делового письма.

В зависимости от количества затрагиваемых тем деловые письма могут быть одноаспектными и многоаспектными.

Одноаспектными, то есть посвященными только одной теме, чаще бывают письма, не требующие ответа.

Для многоаспектных писем существуют уже устоявшиеся выражения (синтаксические конструкции), которые передают тот или иной аспект содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с нового абзаца. Но в современной деловой переписке принято чаще пользоваться именно одноаспектными письмами.

Наиболее простая структура письма это две части. В первой излагаются факты и события (причины, аргументы), послужившие основанием для создания письма. Во второй выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма нужно вначале наметить логическую схему его содержания.

Вот примеры схем некоторых деловых писем.

Служебное письмо-запрос:

· обоснование необходимости запроса;

· содержание запроса;

· ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

· сообщение о высылаемом материале;

· уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

· изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

· изложение просьбы;

· ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена;

· выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе, отклонение предложения):

· повторение изложения просьбы;

· обоснование причины неудовлетворения просьбы;

· констатация отказа или отклонения предложения.

Вы уже знаете, что под реквизитами делового письма понимают элементы информации, обязательные для включения в документ. Полный перечень реквизитов документа, вы изучали в курсе «документационное обеспечение. Добавим, что при поступлении письма в организацию добавляются реквизиты;

· резолюция ответственного лица;

· отметка о контроле за исполнением.

Совокупность реквизитов называется формуляром. Для сокращения времени на подготовку документов и во избежание ошибок созданы типовые формуляры для разнообразных целей, включающие в себя заранее напечатанные на типовых бланках отдельные реквизиты.

Напомним, и о том, что перед заголовком текста обычно называют вид документа: «Приказ», «Акт», «Решение» и пр. Единственным видом документа, на котором не указывается его название, является официальное письмо.

При подписании документа должностными лицами разных рангов, их подписи располагаются одна под другой в соответствии рангом занимаемой должности. Если же сотрудники равны по статусу, то их подписи располагают рядом на одном уровне.