Приобретение услуг и запасов

4.6.1. В ИЛ установлена процедура по выбору и приобретению необходимых услуг и запасов, влияющих на качество выполняемых работ.

4.6.2. Целью данной процедуры является своевременное обеспечение ИЛ запасами и услугами, соответствующим требованиям СМК.

4.6.3. Для реализации данной процедуры в ИЛ установлены следующие принципы:

· высокие требования к квалифицированным поставщикам по приобретению запасов и услуг;

· документирование данных об услугах и запасах, процессе закупки и сроках поставки;

· порядок организации входного контроля приобретенных запасов и услуг;

· регистрация информации по качеству поставляемых услуг и запасов.

4.6.4. Основными запасами, оказывающими влияние на результаты измерений, являются: ИО; СИ; ВО; расходные материалы.

4.6.5. Обеспечение ИЛ запасами (материально-техническими ресурсами), осуществляется на основании ежегодных и оперативных заявок, исходя из предполагаемого объема и качественного состава работ. Формирование заявок на приобретение запаса проводится на основании предложений Руководителя ИЛ с учетом мнения других сотрудников ИЛ.Заявки поставщикам на приобретение запасов и услуг подает Директор ООО «Экотруд».

4.6.6. Оперативные заявки на приобретение запасов формируются на основе их ревизии после каждого заключения договора.

4.6.7. При выборе поставщиков запасов учитывается качество обслуживания, сроки поставки, стоимость, гарантийные обязательства, опыт предыдущего взаимодействия.

4.6.8. Ответственность за своевременное заключение договора на приобретение запасов и услуг, а также осуществление закупок возлагается на ответственного за оборудование и метрологическое обеспечение ИЛ.

4.6.9. Поступающие в ИЛ запасы подлежат входному контролю, осуществляемому ответственным за оборудование и метрологическое обеспечение ИЛ. Входной контроль запасов,включает проверку:

- целостности упаковки;

- внешнего вида и комплектности;

- наличия необходимой сопроводительной документации (накладные, ярлыки, наклейки, паспорта, инструкции по эксплуатации, методики поверки и т.д.);

- гарантийного срока хранения, эксплуатации;

- соответствия паспортным данным.

4.6.10. Основными услугами, оказывающими влияние на качество работы, являются: поверка СИ, аттестация ИО, техническое обслуживание и ремонт оборудования, техническое обслуживание и ремонт помещений и инженерных систем, обучение персонала, программное и информационное обеспечение. Ответственным за приобретение данных услуг является ответственный за оборудование и метрологическое обеспечение ИЛ.

4.6.11. Выбор организаций, предоставляющих услуги, осуществляют на основании анализа информации о статусе организаций, оказывающих услуги и правомерности осуществляемой ими деятельности (наличие лицензий, аттестата аккредитации и т.п.), стоимости услуг, гарантийных обязательств и опыта предыдущего взаимодействия.

4.6.12. При неудовлетворительных результатах входного контроля запасов и услуг ответственный за оборудование и метрологическое обеспечение ИЛ ставит в известность по данному факту Руководителя ИЛ и Директора ООО «Экотруд» с целью принятия совместного решения к дальнейшим действиям.

ОБСЛУЖИВАНИЕ ЗАКАЗЧИКОВ

4.7.1. Реализация процедуры обслуживания Заказчика обеспечивается путем определения и выполнения требований Заказчика, поддержания обратной связи с Заказчиком в процессе выполнения работ.

4.7.2. Целью данной процедуры является удовлетворение требований Заказчика и совершенствования СМК ИЛ.

4.7.3. Улучшение взаимоотношений ИЛ с Заказчиком и удовлетворение его требований осуществляется путем: изучения конкурентной обстановки; проведения рекламных мероприятий; поддержания способности отвечать потребностям Заказчика; доведения требований Заказчика до сведения сотрудников ИЛ.

4.7.4.Взаимодействие ИЛ с Заказчиком осуществляется на всех этапахработы:рассмотрение (анализ) заявки(запроса, технического задания); заключение договора; разработка и осуществление плана выполненияработы; оказание Заказчику консультаций по результатам работы по его требованию и т.п.

4.7.5.При обслуживании Заказчика,ИЛ обеспечивает:

· защиту конфиденциальной информации и прав собственности Заказчика;

· исключение возможности получения информации по результатам работы не уполномоченными лицами;

· обеспечение выполнения работ в полном объёме в соответствии с требованиями Заказчика;

· своевременное извещение Заказчика о любых изменениях на всех этапах выполнения работ и принятие корректирующих мер с согласия Заказчика;

· свободу руководства и сотрудников ИЛ от любого коммерческого, финансового, административного и другого давления и влияния, которое может оказывать отрицательное влияние на качество их работы;

· исключение вовлечения сотрудников ИЛ в деятельность, которая снизила бы доверие к компетентности, беспристрастности суждений и честности.

4.7.6.Взаимодействие с Заказчиком предусматривает разумный доступ Заказчика или его представителя к различным участкам ИЛ с целью наблюдения за работой. При этом строго соблюдаются интересы других Заказчиков в области конфиденциальности.

4.7.7.Результаты работ, выполненных в порядке арбитража по поручению соответствующих органов, сообщаются только в их адрес. В таких случаях сотрудники ИЛ предупреждаются о необходимости особого обеспечения конфиденциальности информации.

4.7.8.После получения результатаработы, по возможности проводится опрос на предмет оценки Заказчиком выполненнойработы, что позволяет ИЛ вносить коррективы в деятельность по улучшению СМК.

4.7.9.Если результаты оценки указывают на то, что некачественная работа может повториться или есть сомнения по поводу соответствия действий ИЛ ее Политике и процедурам, то незамедлительно должны быть выполнены корректирующие процедуры.

ПРЕТЕНЗИИ

4.8.1. Процедура анализа претензий Заказчика и других сторон к деятельности ИЛ предназначена для удовлетворения потребностей Заказчика и улучшения СМК ИЛ.

4.8.2. Реализация процедуры предусматривает: регистрацию и рассмотрение каждой претензии, принятие, при необходимости, корректирующих мер.

4.8.3. Все претензии к деятельности ИЛ подлежат тщательному рассмотрению.

4.8.4. Претензии со стороны Заказчика или других сторон, с которыми взаимодействует ИЛ, регистрируются в Журнале регистрации претензий, рассматриваются Руководителем ИЛ и менеджером по качеству ИЛ.

4.8.5. Вся информация по регистрации претензий, расследованию и принятым мерам сохраняется в установленном порядке.

4.8.6. Порядок рассмотрения претензий к деятельности ИЛ предусматривает назначение распоряжением Руководителя ИЛ комиссии для установления причин претензии и принятия решений.

4.8.7. В состав комиссии включают наиболее квалифицированных и опытных сотрудников компетентных в рассматриваемых вопросах.

4.8.8. Комиссия осуществляет следующие действия:

- проводит тщательный анализ претензии;

- проверяет правильность измерений, оформления документации и т.д.;

- при необходимости принимает решение о повторном отборе и анализе проб, либо о параллельном проведении испытаний с участием предъявителяпретензии или другой аккредитованной в этой области ИЛ;

- устанавливает причины, вызвавшие претензии;

- намечает мероприятия по устранению этих причин;

- определяет степень вины ИЛ и конкретных исполнителей.

4.8.9. С учетом характера претензии, ее причин и результатов их рассмотрения комиссия принимает претензию или отклоняет ее.

4.8.10. В случае принятия претензииРуководитель ИЛ предпринимает следующие действия:

- издает распоряжение о прекращении аналитических работ, по которым поступила претензия, если не установлены и не устранены причины;

- издает распоряжение о проведении внеплановой внутренней проверкидеятельности ИЛ, относящейся к претензии;

- принимает (в случае необходимости) меры воздействия административного характера к ответственным за данное нарушение сотрудникам ИЛ;

- сообщает Заказчику в письменном виде о принятии претензии и своих предложениях по разрешению проблемы.

4.8.11. Претензии, предъявляемые ИЛ к качеству запасов и услуг, используемых при проведении исследований, оформляются к поставщикам услуг и запасов в письменном виде и регистрируются в журнале с отметкой о корректирующих действиях.

4.8.12. В тех случаях, когда какой-либо аспект исследований не соответствует собственным процедурам ИЛ и согласованным Заказчиком требованиям, принимаются меры по выявлению причин и разработке корректирующих действий. При значительных нарушениях работ исследования приостанавливаются, о чём извещается Заказчик, принимаются меры по их устранению.

4.8.13. Руководитель ИЛ осуществляет контроль проведения мероприятий с целью определения эффективности корректирующих действий. Все работы по выявлению причин, принятию корректирующих действий фиксируются в журнале.

4.8.14. Если в результате рассмотрения претензии устанавливают ее необоснованность, ИЛ направляет Заказчику в письменной форме мотивированный отказ в принятии претензии.

4.8.15. В случае разногласий по факту претензии и результатам их рассмотрения ИЛ может обратиться в национальный орган по аккредитации и другие компетентные организации.

4.8.16. В случае несогласия ИЛ с выводами по результатам внешнего контроля она имеет право обратиться в орган по аккредитации. В случае несогласия с выводами по инспекционному контролю ИЛ имеет право обратиться в комиссию по апелляциям Росаккредитации.

УПРАВЛЕНИЕ РАБОТАМИ ПО ИСПЫТАНИЯМ, НЕСООТВЕТСТВУЮЩИМИ УСТАНОВЛЕННЫМ ТРЕБОВАНИЯМ

4.9.1. Для исключения возможности непреднамеренного выполнения работ, несоответствующих установленным требованиям, определен порядок действий и ответственность персоналапри выявлении несоответствий.

4.9.2. Несоответствия могут быть выявлены в результате проведения:

‒ внутренних проверок;

‒ внутрилабораторного контроля;

‒ внешнего контроля;

‒ анализа претензий;

‒ контроля СМК;

‒ обратной связи с Заказчиками;

‒ аттестации персонала и др.

4.9.3. Выявленные несоответствия регистрируются менеджером по качеству ИЛ в соответствующем журнале (Журнал регистрации претензий, Журнал внутренних проверок, Журнал внешнего контроля, Журнал регистрации несоответствующих работ, корректирующих и предупреждающихдействий, Журнал внутрилабораторного контроля) и доводятся до сведения Руководителя ИЛ.

4.9.4. По факту выявленных несоответствий предпринимаются следующие действия:

‒ проводится оценка значимости несоответствующей работы;

‒ принимается решение о приемлемости работы или о приостановке (отмене) работ;

‒ доводится до Заказчика информация о несоответствующей работе;

‒ проводится анализ причин, вызвавших появление несоответствующих работ, принимаются меры, относящиеся к корректирующим действиям.

4.9.5. Приостановкаи возобновление работ возложена на РуководителяИЛ. В случае принятия сотрудником ИЛ необоснованного и неодобренного Руководителем ИЛ решения о возобновлении работ к работнику применяются следующие виды дисциплинарных взысканий: замечание, в случае повторного нарушения – выговор.

4.9.6. Для предупреждения повторного возникновения несоответствий, разрабатываются корректирующие действия. После реализации корректирующих действий проводится контроль и оценка их результативности. Ответственным за контроль и организацию корректирующих действий является менеджер по качеству ИЛ.

УЛУЧШЕНИЕ

4.10.1. ИЛ стремится к постоянному улучшению результативности СМК ИЛ и выполнению требований Заказчика к проведению работ.

4.10.2. Улучшение деятельности ИЛ достигается путем:

- улучшения результативности СМК;

- совершенствованияПолитики в области качества ИЛ;

- улучшения результативности проверок (аудита);

- анализа данных, корректирующих и предупреждающих действий;

- анализа со стороны руководства ИЛ;

- участие в МСИ.

4.10.3. Персонал ИЛ ознакомлен с Политикой в области качества ИЛ и следует ей в своей работе.

4.10.4.В ИЛ установлены процедурыСМК всех видов проводимых работ.

4.10.5.С целью проверки выполнения процедур, включенных в СМК ИЛ, и подтверждения их соответствия требованиям ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009, проводят внутренние проверки.

4.10.6.С целью предупреждения появления постоянных несоответствий проводят анализ ситуаций, которые могут привести к ухудшению качества работ, и осуществляют предупреждающие действия.

4.10.7. При выявлении работ, несоответствующих установленным требованиям, осуществляют корректирующие действия.

4.10.8.Ежегодно менеджер по качествуИЛ проводит анализ СМК, в ходе которого рассматривает все аспекты деятельности ИЛ.

4.10.9.Результаты анализа СМК являются основанием для ее улучшения и корректировки РК.

4.10.10. ИЛ не реже 1 раза в год принимает участие в МСИ. В течение 5 лет с момента получения аттестата аккредитации ИЛ участвует в МСИ по всем методам испытаний, включенным в ОА.

КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ

4.11.1. Корректирующие действия предназначены для устранения причин выявленных несоответствий и поддержания СМК ИЛ в эффективном состоянии.В ИЛ разработана, внедрена и функционирует процедура управления корректирующими действиями в соответствии с ДП 3.02.01-2015.

4.11.2. Процедура управления корректирующими действиями определяет соответствующие полномочия за принятие корректирующих действий в случаях выявления несоответствующих работ, отступления от политики или процедур, предусмотренных СМК или техническими операциями.

4.11.3. Осуществление процедуры управления корректирующими действиями обеспечивается анализом причин, вызвавших появление несоответствий, разработкой плана их устранения, регистрацией информации по каждому случаю несоответствия и предпринятым действиям, проверкой эффективности корректирующих действий.

4.11.4. Корректирующие действия выполняются при обнаружении несоответствий или отступлений от политики и процедур (предусмотренных СМК) в результате внутренних и внешних проверок, анализа полученных претензий, анализа со стороны руководства, анализа отзывов Заказчиков и т.п.

4.11.5. Корректирующие действия организует и проводит менеджер по качеству ИЛ. Корректирующие действия могут быть двух видов:

· меры немедленного реагирования – причина несоответствия элемента СМК устраняется оперативно;

· меры долговременные – проводимые мероприятия требуют длительного времени, разработки плана мероприятий и материальных затрат.

4.11.6. До завершения корректирующих мероприятий ИЛ не проводит аналогичных работ, вызвавших необходимость проведения корректирующих действий.

4.11.7. Изменения в документы, процедуры работы, внесенные в ходе (по результатам) корректирующих мероприятий, безотлагательно доводятся до сведения персонала ИЛ, проводящего соответствующие работы.

4.11.8. При получении неудовлетворительных результатов участия в МСИ ИЛ устанавливает причину неуспешного участия и разрабатывает адекватные корректирующие действия, результативность которых подтверждается повторным участием в МСИ в возможно короткие сроки.

4.11.9. Неудовлетворительный и сомнительный результат МСИ не может быть принят как некомпетентность лаборатории без дополнительной проверки эффективности анализа внутрилабораторного контроля и факта полноты выполнения корректирующих мероприятий, анализа внутреннего аудита и проверки со стороны руководства.

ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ

4.12.1. Целью предупреждающих действий является анализ данных, полученных при проведении работ, улучшения качества работ, а также выявление потенциальных источников ошибок. Процедура управления предупреждающими действиями представлена в ДП 3.02.01-2015.

4.12.2. Процедура предупреждающих действий включает:

‒ проверку условий работы;

‒ проверку компетентности специалистов;

‒ повышение уровня квалификации сотрудников;

‒ контроль качества материально-технических средств;

‒ обновление материально-технической базы;

‒ поэтапный анализ выполнения работ.

4.12.3. Менеджер по качеству ИЛ проводит анализ ситуаций, которые могут вызвать ухудшение качества работы ИЛ, для проведения предупреждающих действий.

4.12.4. Предупреждающие действия предусматривают:

· постановку задач;

· план действий;

· сроки проведения;

· исполнителей;

· способ контроля эффективности;

· форму отчетности;

· форму регистрации данных.

УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ

4.13.1. В ИЛ осуществляется сбор, систематизация, хранение и ведение записей по деятельности ИЛ в соответствии с ДП 3.04.01-2015.

4.13.2. В ИЛ установлены формы ведения записей (журналы, протоколы), определены требования к их заполнению, систематизации, идентификации, защите и хранению. Все записи ведутся в соответствии с утвержденными формами внутренних инструкций контроля качества испытаний, рабочих инструкций и т.д.

4.13.3. Формы записей периодически анализируют, при необходимости пересматривают, чтобы обеспечить их постоянную пригодность и соответствие предъявляемым требованиям. Разработку и изменение форм записей проводят по согласованию со специалистом ИЛ, к чьей деятельности относится этот документ.

4.13.4. Для ведения первичных записей, сопровождающих испытания, используют рабочие протоколы или таблицу первичных измерений.

4.13.5. Записи в ИЛ кодируют и хранят в условиях безопасности и конфиденциальности.

4.13.6. Ответственность за управление записями в целом по ИЛ несет ответственный за делопроизводство ИЛ.

4.13.7. Записи ведут на бумажном и электронном носителях и 1 раз в год архивируются.

4.13.8. Уничтожение документации с истекшим сроком хранения осуществляет ответственный за ведение и хранение архива ИЛ. Архивные документы, акты уничтожения и описи уничтоженных документов хранятся у ответственного за ведение и хранение архива ИЛ.

4.13.9. Архив ИЛ хранят отдельно от действующих документов.

4.13.10. Доступ к документам посторонних лиц ограничен.

ВНУТРЕННИЕ ПРОВЕРКИ

4.14.1. Менеджер по качеству ИЛ периодически и в соответствии с предварительно установленным графиком и процедурой проводит внутренние проверки деятельности ИЛ на соответствие требованиям ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009. В ИЛ разработана и функционирует программа проведения внутренних проверок в соответствии с ДП 3.05.01-2015.

4.14.2. Целями проведения внутренних проверок являются:

- оценка деятельности ИЛ на соответствие требованиям ГОСТ ИСО/MЭК 17025-2009;

- выявление несоответствий установленным требованиям;

- определение корректирующих действий;

- определение возможности и способов улучшения деятельности ИЛ;

- проверка выполнения корректирующих действий по результатам предыдущих проверок и оценка их эффективности.

4.14.3. Работы по внутреннему контролю СМК являются обязательной и составной частью общего плана деятельности ИЛ.

4.14.4. Внутренние проверки проводятся в соответствии с планом-графиком, отражающим объемы и сроки их реализации. План-график внутренних проверок составляет менеджер по качеству ИЛ, утверждает Руководитель ИЛ.

4.14.5. При выявлении несоответствующих работ могут проводить внеплановые проверки, а после проведения корректирующих действий – повторные проверки. Необходимость проведения таких проверок определяет менеджер по качеству ИЛ.

4.14.6. За планирование и организацию проверок в соответствии с графиком и требованиями Руководителя ИЛ ответственность несет менеджер по качеству ИЛ.

4.14.7. Внутренние проверки качества осуществляются по программе, содержащей:

· цель проверки;

· сроки проверки;

· место проверки;

· объект проверки;

· причина проверки;

· выводы по результатам проверки.

4.14.8. Объектами внутренних проверок являются:

- работа специалистов ИЛ;

- опыт, квалификация специалистов ИЛ;

- помещения, условия окружающей среды;

- оборудование ИЛ;

- методики выполнения измерений;

- управление документацией и ведение записей;

- график проведения внутрилабораторного контроля;

- обслуживание Заказчика, рассмотрение претензий и др.

4.14.9. Перед проведением проверки менеджер по качеству ИЛ составляет программу проверки, содержащую перечень вопросов, подлежащих проверке.Не позднее, чем за неделю до начала проверки менеджер по качеству ИЛ оповещает персонал о сроках проведения и содержании проверки с выдачей опросного листа. Ознакомление с опросным листом фиксируется росписью сотрудников, ответственных за проверяемые разделы.

4.14.10. Информацию о проведенной проверке, включающую сведения о содержании проверки, ее результатах и принятых по них решениям, разработке и оценке мероприятий по устранению выявленных недостатков и несоответствий, заносят в Журнал внутренних проверок и доводят до сведения персонала ИЛ.

4.14.11. При выявлении несоответствий по результатам внутренних проверок менеджер по качеству ИЛ контролирует выполнение корректирующих действий и принимает решение о необходимости проведения повторных внутренних проверок.