Классификация функций управления.
Слово «функция» латинского происхождения и означает выполнение, деятельность, обязанность.
Функции менеджмента – это конкретный вид управленческой деятельности, осуществляемый специальными приемами и методами, необходимыми для организации достижения поставленных целей.
Управленческую деятельность в организации можно представить в виде процесса выполнения ограниченно числа функций. Каждая функция направлена на решение разнообразных проблем, связанных с осуществлением большого комплекса конкретных мероприятий и охватывает все сферы управления: производство, сбыт, финансы, коммуникации и т.п., а так же все стороны обширной деятельности организации.
Каждая функция управления – это определенная сфера процесса управления, а система функций – это совокупность взаимосвязанных во времени и пространстве видов деятельности, осуществляемых субъектом управления при целенаправленном воздействии на объект управления.
Содержание каждой функции управления определяется спецификой задач, решаемых в рамках функции. Поэтому сложность производства и его задач определяет сложность управления и его функций.
Управленческие функции на предприятии выполняются органами управления (звеньями управленческого аппарата) за каждым из которых закреплены свои специфические функции. Их выполнение связано с решением конкретных задач, входящих в сферу ответственности соответствующего органа управления, и требует применения определенных методов, приемов и средств и их согласования с принципами управления.
Каждое подразделение аппарата управления осуществляет свою деятельность в рамках своей компетенции, реализуя закрепленные функции управления, осуществляет: сбор, систематизацию, обработку и анализ информации; выработку и принятие решений; доведение решений до конкретных исполнителей; организацию выполнения решений.
Выделение функций управления происходило в процессе эволюции и функционального разделения управленческого труда постепенно, в несколько этапов:
1. сочетание управленческих и производственных функций в одном лице;
2. делегирование управления одному работнику;
3. возникновение линейной иерархии среди руководителей;
4. появление специалистов, выполняющих конкретные функции управления;
5. появление иерархии среди специалистов по функциям управления.
В современной теории менеджмента выделяют два подхода к классификации функций менеджмента.
Выделяют общие, универсальные функции управления, которые являются составными частями любого процесса управления и не зависят от специфики объекта управления, его размера, формы собственности и т.д.
К общим функциям управления относятся:
§ планирование;
§ организация деятельности;
§ мотивация (работа с кадрами);
§ контроль.
Иногда авторы рассматривают большее число общих функций управления, которые в управленческой деятельности работают на основные функции.
Взаимосвязь между общими функциями управления можно представить схематично, как цикл менеджмента:
|
|
 | |||||||
 | |||||||
|
|
Рис. 1. Цикл менеджмента.
Второй подход к классификации функций менеджмента основан на критерии особенностей объекта управления и связан с выделением конкретных и специальных функций управления.
2. Общие функции управление: планирование, организация деятельности, мотивация (работа с кадрами), контроль.
Управленческая деятельность представляет собой процесс выполнения различных функций управления, каждая из которых направлена на решение разнообразных и сложных задач при любых особенностях производства.
Общие функции являются обязательными для успешной работы персонала организации, а их последовательное выполнение обеспечивает управление любым объектом национальной экономики – предприятиями, фирмами, компаниями, отраслями экономики и т.п.
Планирование - первая функция процесса управления, при реализации которой определяются цели деятельности, необходимые для этого средства, а так же разрабатываются методы, наиболее эффективные в данных условиях.
Содержание планирования как функции управления состоит в обоснованном определении основных направлений и пропорций развития производства и учетом материальных источников его обеспечения и спроса на рынке.
Задачи планирования:
- обеспечение целенаправленного развития организации в целом и ее структурных подразделений;
- перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития;
- координация деятельности структурных подразделений и сотрудников организации;
- создание объективной базы для эффективного контроля;
- мотивация трудовой активности персонала;
- информационное обеспечение персонала организации.
В процессе планирования определяются:
- конечные и промежуточные цели организации;
- задачи, решение которых необходимо для достижения целей;
- средства и способы решения задач;
- требуемые ресурсы, их источники и способы распределения.
Результатом процесса планирования в организации является система взаимосвязанных плановых документов, называемых планом.
План – это документ, в который содержит указания, кому какую задачу и в какое время решать, какие ресурсы нужно выделить на решение каждой задачи. План является основой деятельности эффективно функционирующих организаций любой формы собственности и любых размеров.
По форме планирование может быть:
- перспективным (стратегическим): определение главных целей деятельности на период свыше 5 лет;
- тактическим (среднесрочным): выбор средств для выполнения целей на период от 1 до 5 лет;
- оперативным (текущим): программа использования ресурсов на период до 1 года с детализацией по месяцам.
В результате планирования определяют пути оптимального использования возможностей предприятия и предотвращение ошибочных действий, ведущих к снижению эффективности его работы.
Организация – это управленческая деятельность, посредствам которой система управления обеспечивает выполнение задач, поставленных на этапе планирования.
Содержание организации как функции менеджмента состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями предприятия, формирование структуры управления, обеспечение его всем необходимым для реализации намеченных целей: персоналом, материалами, средствами производства, денежными средствами и др.
Управления обеспечивает создание наиболее благоприятных условий для достижения поставленных целей в установленный период времени при минимальных затратах производственных ресурсов и выполнении принципов рациональной организации производственных процессов:
- непрерывности – требования движения предметов труда, при котором каждая последующая операция начинается сразу после окончания предшествующей;
- параллельности – требование одновременности выполнения отдельных операций и частей производственного процесса, обеспечиваемое за счет совмещения или перекрытия их длительностей.
- прямоточности – пространственное сближение рабочих мест и однонаправленность движения предметов труда от начальной до конечной операций;
- ритмичности – периодическая повторяемость определенных процессов и их частей через строго установленные промежутки времени, чередование производственных процессов и их частей в заданной последовательности;
- пропорциональности – согласованность всех элементов производственного процесса по производительности и производственной мощности.
Мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения определенных целей.
Сущность мотивации как функции менеджмента состоит в том, чтобы персонал предприятия выполнял работу в соответствии с делегированными ему правами и обязанностями и сообразуясь с принятыми управленческими решениями.
Цель мотивации – активизировать работников организации и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах.
Для успешной мотивации персонала менеджеру необходимо предоставить возможность удовлетворения определенных активных потребностей для творческого выполнения производственных задач, распределенных дифференцированно, с учетом индивидуальных особенностей каждого работника.
Для этого осуществляется их экономическое и моральное стимулирование, обогащается содержание труда, создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития.
Процесс мотивации работников сопровождается повышением преданности интересам организации и повышением производительности труда. При этом каждый работник должен рассматриваться не как инструмент для достижения целей, а как личность, требующая к себе бережного отношения и индивидуального подхода. А выполняемая работа должна в значительной мере соответствовать интересам и способностям работника.
Контроль – управленческая деятельность, задачей которой является количественная, качественная оценка и учет результатов работы организации.
Содержание контроля как функции менеджмента заключается в своевременном обнаружении возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонение от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды.
Контроль – комплексная функция, включающая учет, оценку и анализ деятельности и может быть следующих видов:
§ предварительный – проводится до принятия решения по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных или необоснованных решений. Применяется к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.
§ текущий (параллельный) – осуществляется в процессе исполнения принятых решений (плановых заданий), а его назначение – своевременное выявление отклонений, препятствующих исполнению решений в полном объеме, нужного качества и в установленные сроки.
§ заключительный – осуществляется после реализации решения с целью проверки полноты и своевременности выполнения плановых заданий, соблюдения нормативных требований.
Задачи контроля:
§ сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах;
§ оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов - плановых заданий, нормативов;
§ анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности;
§ прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.
Значение контроля:
§ завершает управленческий цикл и сопоставляет результаты анализа состояния от желаемого состояния объекта;
§ производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.
Процесс контроля включает:
§ установку стандартов, выработку критериев оценки;
§ измерение фактических результатов;
§ принятие необходимых корректирующих действий.
По форме осуществления контроль может быть:
§ внутренним — система контроля организуется предприятием самостоятельно;
§ внешним — контроль со стороны внешних контрольных организаций, вышестоящей организации, государственных органов.