Уведомление проверяемого подразделения

Руководитель группы аудиторов до начала ВА согласует с руководителем проверяемого подразделения дату и время предстоящего аудита.

4.3.5 Проведение предварительного совещания с членами группы аудиторов, с руководством и представителями проверяемого подразделения

4.3.5.1 Предварительное совещание проводит руководитель группы аудиторов в день начала ВА. Ответственным за организацию и проведение предварительного совещания является руководитель проверяемого подразделения. В совещании участвуют:

- все члены аудиторской группы;

- руководитель проверяемого подразделения и специалисты проверяемого подразделения, которые будут задействованы в ВА.

4.3.5.2 Цели этого совещания:

- представление руководителю проверяемого подразделения группы аудиторов и информирование о функциях каждого аудитора в проводимом внутреннем аудите;

- подтверждение цели, области и критериев ВА группой аудиторов, уточнение деталей программы проведения ВА СМК;

- ознакомление руководителя подразделения с методами проведения ВА, способами и формами взаимодействия и общения группы аудиторов с персоналом проверяемого подразделения.

4.3.6 Проведение внутреннего аудита

4.3.6.1 В ходе работы аудитор собирает достаточную и необходимую информацию и данные, которые позволяют сделать обоснованные выводы. Данные могут быть получены путем опроса персонала, экспертизы документов на адекватность, анализа первичных носителей информации и наблюдения мероприятий и условий на проверяемых участках.

4.3.6.2 При проверке документации необходимо убедиться, что она соответствует требованиям ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001-2008), стандартам университета СТ ТулГУ 4.2.3. (-01) (-02), действующим приказам и распоряжениям. При этом проверяется:

- внешний вид документа;

- соответствие названия, обозначений, структурного построения документа требованиям нормативной документации;

- наличие подписей разработчиков, проверяющих, согласующих и утверждающих данный документ;

- наличие отметок о выполнении различных видов деятельности;

- правильное распределение обязанностей, ответственности и полномочий при выполнении деятельности;

- описание процесса с необходимым уровнем детализации;

- наличие условий для функционирования СМК: деятельность, обученный персонал, средства, документирование процесса (деятельности), способы проверки и взаимодействие при его выполнении;

- соответствие между установленным в документации и действительным состоянием дел;

- внесение изменений в документацию.

4.3.6.3 Вся информация, указывающая на возможные несоответствия, должна быть зафиксирована аудиторами независимо от того, входит ли она в программу ВА. Выявленные несоответствия регистрируются по месту их обнаружения.

4.3.6.4 Информацию, собранную в ходе опроса, анализируют с учетом аналогичной информации, полученной из других независимых источников (визуальное наблюдение, измерения, отчеты).

Все наблюдения, подтвержденные доказательствами, документируются и подписываются в соответствии с требованиями СТ ТулГУ 4.2.4.

4.3.6.5 Руководитель группы аудиторов и аудиторы анализируют полученные ими результаты с целью их включения в отчет о проведении ВА и классификации несоответствий по степени значимости.

4.3.6.6 После окончания ВА группа аудиторов во главе с ее руководителем проводит оценку результатов ВА и выявленных несоответствий. Каждый проверяющий заполняет протоколы несоответствий, согласно приложению 7 в двух экземплярах.

4.3.7 Проведение итогового совещания с руководством и представителями проверяемого подразделения

По завершении ВА руководитель группы аудиторов проводит итоговое совещание с руководством проверяемого подразделения. Основной целью такого совещания является представление и разъяснение всех занесенных в протоколы результатов ВА.

4.3.8 Составление и рассылка отчета о внутреннем аудите

4.3.8.1 Руководитель группы аудиторов составляет отчет о результатах ВА. Комплектность отчета:

- титульный лист (приложение 8);

- выводы;

- рекомендации членов группы аудиторов по результатам ВА и предлагаемым КД;

- перечень приложений к отчету (программа ВА (при необходимости), протоколы несоответствий);

- сведения о количестве оформленных экземпляров и их рассылке заинтересованным подразделениям.

Отчет датируется и подписывается руководителем группы аудиторов и аудиторами.

4.3.8.2 Отчет о ВА выпускают не позднее, чем через 5 дней после проведения итогового совещания с руководством проверяемого подразделения.

4.3.8.3 Руководитель группы аудиторов обеспечивает снятие копий с отчета и направляет их руководителю проверенного подразделения для ознакомления.

4.3.8.4. Рассылка отчета осуществляется начальнику ОМКОД и руководителю проверенного подразделения.

Начальник ОМКОД в оперативном порядке докладывает ПРМК о результатах проведенных внутренних аудитов.

4.3.8.5 Начальнику ОМКОД готовит сводный отчет, состоящий из комплекта отчетов по ВА СП и анализа результатов ВА с возможным применением статистических методов. Систематическая отчетность наглядно демонстрирует динамику функционирования СМК, а также содержит:

- выводы о случайном или систематическом характере выявленных несоответствий;

- выводы об основных причинах выявленных несоответствий и рекомендации по КД с целью устранения несоответствий и их причин;

- выводы о качестве УМД и документации СМК, с точки зрения их способности обеспечить результативное функционирование СМК и достижение целей Политики в области качества;

- рекомендации по совершенствованию документов СМК.

4.3.8.6 Отчет о ВА хранится у начальника ОМКОД не менее 3 лет.