СТ ТулГУ 4.2.4-2010. Управление записями

СТ ТулГУ 4.2.4-2010

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ТУЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

СТ ТулГУ 4.2.4-2010. Управление записями - student2.ru

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН рабочей группой в составе:

Л.А. Павеле – начальник отдела менеджмента

качества образовательной деятельности;

М.А. Анисимова – начальник УМУ.

2 ВНЕСЕН отделом менеджмента качества ТулГУ

3 ПРИНЯТ приказ № 160 от 18 февраля 2010 г

4 ИЗДАНИЕ четвертое

5. Дата размещения документа на сайте университета http://tsu.tula.ru/docs/

5 марта 2010 г.

6. Примечание:

Настоящий документ является четвертым (переработанным и дополненным) изданием стандартасистемы менеджмента качества ТулГУ «Управление записями».

Первое издание СТ ТулГУ 4.2.4-2005 «Система менеджмента качества. Управление записями»

- введено в действие приказом ректора № 453 от 18.04.05;

- утратило силу 28 ноября 2006 г. (приказ № 1506 от 28 ноября 2006 г).

Второе издание СТ ТулГУ 4.2.4-2006 «Система менеджмента качества. Управление записями»

- введено в действие приказом ректора № 1506 от 28 ноября 2006 г;

- утратило силу 01.12 2008 г (приказ № 1676 от 18.11 2008 г).

Третье издание СТ ТулГУ 4.2.4-2008 «Система менеджмента качества. Управление записями»

- введено в действие приказом ректора № 1676 от 18.11 2008 г;

- утратило силу 15 марта 2010 г. (приказ № 160 от 18.02.2010 г.).

Изменения, внесенные в ранние издания, учтены и переработаны в настоящем издании и более не регистрируются в тексте документа.

Документ является собственностью ТулГУ и не подлежит передаче, воспроизведению и копированию без разрешения представителя ректората по качеству.

Изменение №1

СТ ТулГУ 4.2.4-2010. Управление записями

Принято и введено в действие

Приказом ректора

№556от29.04. 2010 г.

Дата введения11 мая 2010 г.

1. Второй столбец раздела 8.3 таблицы 2 изложить в новой редакции:

«Записи о характере несоответствий и любых последующих действиях, включая полученные разрешения на отклонения (оценки «неудовлетворительно»/ «незачтено» в ведомости; «неудовлетворительно» в протоколе итоговой государственной аттестации, протоколы заседаний кафедры об аттестации аспирантов/ докторантов;записи о продление сессии, об индивидуальном учебном графике, о недопуске до экзамена и т.п.)».

2. Раздел 6 «Ответственность» изложить в новой редакции:

«6.1 Ответственность за организацию управления записями по качеству на уровне университета несет ПРМК.

6.2 Ответственность за организацию управления записями по качеству в структурном подразделении несет руководитель СП.»

3. Название приложения изложить в новой редакции: «Порядок управления записями по качеству на уровне структурного подразделения».

Изменение №2

СТ ТулГУ 4.2.4-2010. Управление записями

Принято и введено в действие

Приказом ректора

№776от15.06. 2011 г.

Дата введения1 сентября 2011 г.

Внести изменение в части наименования федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Тульский государственный университет».

Содержание

1 Назначение и область применения. 7

2 Нормативные ссылки. 7

3 Термины, определения, обозначения и сокращения. 7

4 Общие положения. 9

5 Порядок управления записями по качеству. 13

6 Ответственность. 14

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ.. 16

Назначение и область применения

1.1 Настоящий стандарт является нормативным документом, устанавливающим порядок ведения и поддержания в рабочем состоянии записей по качеству для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества ТулГУ.

1.2 Настоящий стандарт распространяется на все структурные подразделения ТулГУ, входящих в систему менеджмента качества.

Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ Р ИСО 9000 – 2008 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»

ГОСТ Р ИСО 9001 – 2008 «Системы менеджмента качества. Требования»

РК ТулГУ Система менеджмента качества. Руководство по качеству

СТ ТулГУ 4.2.3-01. Стандарт университета. Система менеджмента качества. Управление документацией.

СТ ТулГУ 4.2.3-02. Стандарт университета. Система менеджмента качества. Управление организационно - распорядительной документацией.

СТ ТулГУ 8.2.2 Стандарт университета. Система менеджмента качества. Внутренний аудит.

СТ ТулГУ 8.3 Стандарт университета. Система менеджмента качества. Управление несоответствующей продукцией.

СТ ТулГУ 8.5.2 Стандарт университета. Система менеджмента качества. Корректирующие действия.

СТ ТулГУ 8.5.3 Стандарт университета. Система менеджмента качества. Предупреждающие действия.

СТ ТулГУ 5.5.1 - 01 Стандарт университета. Система менеджмента качества. Положение о факультете.

СТ ТулГУ 5.5.1 - 02 Стандарт университета. Система менеджмента качества. Положение о кафедре

3 Термины, определения, обозначения и сокращения

3.1 В настоящем стандарте использованы термины и определения в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9000-2008, а также:

выпуск: разрешение на переход к следующей стадии процесса.

документ- информация и соответствующий носитель – документ, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики различных видов деятельности или их результатов;

запись: документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности;

идентификация:

1. присвоение объекту условного обозначения (идентификатора) установленного в НД с целью выделения его в однородной массе или однородном массиве и исключения возможности перепутывания;

2. распознавание объекта по критериям, признакам (идентификаторам), установленным в НД;

продукция: результат процесса;

3.2Обозначения

При построении блок-схемы выполнения работ (Приложение) используются символы, представленные в таблице 1.

Таблица 1.

Символы блок-схемы

Символ	Обозначение
	Начало/конец
	Проработка, проведение анализа, выполнение действия
	Принятие решения
	Линия, указывающая на связь последовательно выполняемых работ
	Направление выполнения процесса

3.3 Сокращения:

ГАК – государственная аттестационная комиссия;

ГОС – государственный образовательный стандарт;

СМК – система менеджмента качества;

СП – структурное подразделение;

ЭК – экзаменационная комиссия.

ПРМК- представитель ректората по системе менеджмента качества

Общие положения

4.1 Записи по качеству устанавливаются, ведутся и сохраняются для предоставления свидетельств того, что:

- готовая продукция соответствует установленным требованиям;

- СМК функционирует в соответствии с требованиями ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001–2008) и является результативной.

4.2 Имеющиеся в университете формы различного рода документов являются частью документации СМК, а следовательно, и управление ими производится в соответствии с теми же требованиями, которые распространяются и на другие документы СМК.

4.3 Однако, их функция отличается от функций руководств, методик или иных инструкций. Пока форма остается незаполненной, она является документом инструктивного характера. После внесения информации и данных в форму она переходит в категорию регистрируемых данных по качеству.

4.4 Записи по качеству могут быть в виде оформленных:

- приказов;

- контрольных листков;

- журналов регистрации;

- протоколов;

- таблиц;

- ведомостей;

- в любом другом виде.

Таблица 2

Основные требования разделов ИСО 9001-2008 к СМК университета

Ответственность

6.1 Ответственность за организацию управления записями по качеству на уровне университета несет ПРМК.

6.2 Ответственность за организацию управления записями по качеству в структурном подразделении несет руководитель СП.

Приложение

(обязательное)

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Номер изменения	Номер листа	Всего листов в документе	Дата внесения изменения	Дата введения изменения в действие	Подпись лица, ответственного за внесение изменений
измененного	замененного	нового	изъятого
						10.05.	11.05.	Л.А. Павеле
						29.08.	01.09	М.А. Анисимова