Координация совместной деятельности.

Только совместная деятельность людей, координация работы для достижения поставленных целей организации способствуют максимальному раскрытию потенциала организации.

Координация — обеспечение согласованности между людьми в процес­се работы, регулирование выполнения совместных действий.

Координация деятельности.Она необходима как между различ­ными уровнями управления, например между директором аптеки и руководителями отделов (вертикальная координация), так и меж­ду подразделениями организации, например между отделами ап­теки (горизонтальная координация). Эту согласованность можно обеспечить с помощью делегирования полномочий и методов уп­равления.

Делегирование — передача полномочий и задач лицу, которое прини­мает на себя ответственность за их выполнение.

Под полномочиями в управлении понимается ограниченное право ис­пользовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее со­трудников на выполнение определенных задач.

Полномочия передаются от высших к низшим уровням управ­ления. Должностные полномочия каждого сотрудника имеют пределы, которые определяются правилами и должностными инст­рукциями, могут быть изложены в письменном виде или переда­ны устно.

Координация через делегирование полномочий базируется на трех принципах:

1) необходимость ограничения нормы управляемости. Норма управляемости показывает, сколько подчиненных должно непо­средственно подчиняться каждому менеджеру. Практикой управ­ления установлено, что наилучшая норма управляемости — 5 — 10 человек;

2) единоначалие — сотрудник должен получать распоряжения только от одного начальника и только перед ним отчитываться;

3) соответствие между полномочиями и ответственностью.

Объем полномочий должен соответствовать делегированной от­ветственности. Это значит, что руководитель должен делегировать сотруднику полномочия, например возможность распоряжаться определенными материальными или денежными ресурсами, дос­таточные для выполнения всех задач, за выполнение которых он принял на себя ответственность.

Правила делегирования:

– Четко определить задачу и требуемые действия.

– Установить время отчета о результатах.

– Обеспечить необходимой информацией.

– Оценивать сроки, а не методы достижения результата.

– Делегировать последовательно, а не скучные и «горящие» задачи.

Методы управления.Устойчивые и эффективные способы воз­действия на группы и отдельных людей для достижения целей организации называют методами управления. Существуют эконо­мические, социально-психологические и административные ме­тоды.

Экономические методы управления. Это текущее внутрифирмен­ное планирование и контроль за итогами хозяйственной деятель­ности. Некоторые из этих методов рассмотрены в гл. 6.

Социально-психологические методы. Они предполагают при орга­низации взаимодействия людей учет социальных отношений и за­конов психологии. Для реализации социальных воздействий ис­пользуются методы психологии: внушение, убеждение, побужде­ние, принуждение. В процессе социальных воздействий особое зна­чение придается обмену информацией, или коммуникациям, ко­торые могут осуществляться между людьми, организациями, орга­низацией и личностью. В процессе социально-психологических воздействий руководитель решает две основные проблемы:

управление индивидуальным поведением;

управление коллективным поведением.

Управление индивидуальным поведением. Оно осуществляется пу­тем воздействия на личность, представляющую собой систему внутренних свойств человека, благодаря которым осуществляется его психологическая деятельность (важные психологические свойства личности — способности, характер, темперамент, эмоции и пр.).

Оценка личности и воздействие руководителя на подчиненного проводятся на основе: наблюдения; тестирования; делового взаи­модействия (беседы).

В процессе наблюдения оценивается внешний вид, манера по­ведения и пр. Тестирование используется как при приеме на рабо­ту, так и в процессе трудовой деятельности.

Деловое взаимодействие предполагает сознательное управление процессом межличностной коммуникации. Если в межличностной коммуникации участвуют два человека, это — деловая беседа. Ко­нечной целью любой деловой беседы является получение или пере­дача информации, на которой будет основано дальнейшее решение.

Существуют правила проведения деловой беседы: 1) опреде­лить задачи; 2)составить план; 3) определить продолжительность; 4) выбрать время и место; 5) создать атмосферу взаимного дове­рия; 6) придерживаться основного плана во время беседы; 7) ста­раться быть приятным собеседником (если это не мешает дости­жению цели беседы); 8) зафиксировать полученную информацию; 9) прекратить беседу после выполнения задач и достижения цели беседы.

Управление коллективным поведением (групповая динамика). Она осуществляется путем воздействия руководителя на трудовой кол­лектив.

Трудовой коллектив — группа людей, организационно объединенных для достижения целей организации в процессе совместной трудовой дея­тельности.

Методы групповой динамики зависят от существующих внутри организации формальных и неформальных структур.

Формальная структура закреплена в уставе организации или получена в результате организационного проектирования. Напри­мер, отделы аптеки — это формальная структура. Подразделения формальной структуры возглавляют руководители различных уров­ней. При управлении формальной структурой необходимо учиты­вать такие факторы, как размер группы, состав, сплоченность, групповое мнение, конфликтность и др.

Неформальная структура образуется в результате личных сим­патий. Причинами образования неформальных структур являются потребности в принадлежности к какой-либо группе, защите, об­щении. В такой структуре есть неформальный лидер, группа осу­ществляет социальный контроль, требуя, чтобы все члены такой структуры в определенных ситуациях вели себя заданным обра­зом. Члены таких структур сопротивляются переменам, поскольку при реорганизации может быть нарушена неформальная органи­зация.

Для контроля над неформальными группами руководителю не­обходимо: выслушивать мнение их членов и лидеров, поощрять тех, кто способствует достижению целей организации; привле­кать их к решению проблем организации; давать точную инфор­мацию о делах организации по всем принципиальным вопросам и причинам принятия важных решений.

Управлять групповым взаимодействием можно с помощью: наблюдения (деловые игры, тренинги); тестирования; делового взаимодействия (собрание, совещание).

Совещание (собрание) — межличностная коммуникация, в которой участвуют все члены организации или руководитель и сотрудники.

Проведение собрания (совещания) включает три основных эта­па: 1) подготовка (определение цели и перечня вопросов, разра­ботка порядка и регламента выступлений, определение времени и места, определение состава участников и их оповещение, пред­варительное знакомство участников с докладами и решениями); 2) проведение (подготовка помещения, регистрация участников, выбор председателя и секретаря, соблюдение регламента и по­рядка выступлений, выработка решений); 3) оценка.

Административные методы управления. Они предполагают воз­действие на людей с помощью документов (планов, приказов, инструкций и пр.). Для реализации организационно-распоряди­тельных методов в аптеке должно быть организовано администра­тивное делопроизводство. Административное делопроизводство включает:

документирование — создание документов;

документооборот — организация работы с готовыми докумен­тами, как созданными в самой организации (исходящие и внут­ренние), так и поступившими извне (входящие).

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) даны основные определения, принятые в системе ад­министративного делопроизводства.

Состав документов в любой организации, в том числе и фармацевтической, определяется ее компетенцией и функциями, по­рядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими субъектами рынка.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов",

ут­вержденного Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст
и Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД).

Унифицированные системы документации (УСД) — комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям,

содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД предназначены для использования как в условиях приме­нения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А. (ГОСТ Р 6.30-2003). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Требования к оформлению реквизитов документов – см. (ГОСТ Р 6.30-2003).

Бланки Документов допускается изготавливать типографским способом и с помощью средств оперативной полиграфии, воспро­изводить с помощью вычислительной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с изобра­жением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являют­ся работники организации, допускается писать от руки (заявле­ние, объяснительная записка и др.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вто­рая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Но­мера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. До­пускается печатание документов на оборотной стороне листа.

Вся документация, которая оформляется в процессе админист­ративной деятельности фармацевтической организации, называ­ется организационно-распорядительной документацией (ОРД) и подразделяется на три группы: организационную, распорядитель­ную и информационную.

Организационные документы определяют порядок работы организации и ее структурных подразделений. Примерами таких доку­ментов являются учредительные документы организации (устав, учредительный договор), положение, инструкция.

Инструкция — это правежом акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, техноло­гические, финансовые или Другие аспекты деятельности организаций, их подразделений или отдельных филиалов.

Должностная инструкция документ, определяющий функ­ции, права и обязанности сотрудников организации.

Должностные инструкции, специфичные для отдельных от­раслей, разрабатываются министерствами (ведомствами) и ут­верждаются в установленном порядке. Должностная инструкция содержит следующие разделы: I) общие положения; 2) основные задачи; 3) должностные обязанности; 4) права; 5) ответствен­ность.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера деятель­ности работника, порядок его назначения на должность и осво­бождения от должности, перечисляются нормативные докумен­ты, которыми должен руководствоваться работник в своей дея­тельности. В разделе «Основные задачи» указывают основные на­правления деятельности работника. В разделе «Должностные обя­занности» перечисляют конкретные виды работ, выполняемых работником. В разделе «Права» определяют права работника, не­обходимые ему для выполнения своих обязанностей. В разделе «От­ветственность» устанавливается какую ответственность несет ра­ботник и конкретно за что.

В функционально-должностных инструкциях дополнительно могут указываться связи по должности (кто и кого заменяет во время отсутствия).

Распорядительные документы служат для оформления важней­ших управленческих решений в организации. К основным видам распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, указания, указы, протоколы.

Приказ — этот правовой акт, предназначенный для решения конкрет­ных задач организации или отрасли, который издается руководителем орга­низации, действующей на основе единоначалия, в целях решения основ­ных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

По содержанию приказы делятся на относящиеся к вопросам основной деятельности и к личному составу.

Для приказов по личному составу специально разработаны фор­мы документов по приему, увольнению, переводам и отпускам работников, которые утверждены постановлением Госкомстата России № 71а от 30.10.97 г.

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах кален­дарного года. Дата приказа — это дата подписания его руководителем.

Заголовок приказа начинается с предлога, например «Об ут­верждении...», «О проведении...» и т.п.

Текст приказа по вопросам основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирую­щей части излагаются цели и задачи издания документа. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки «В соот­ветствии...», «Во исполнение...», «В целях...», «Для...» и др.

Распорядительная часть излагается в повелительном наклоне­нии и начинается со слова «Приказываю...». В пунктах распоряди­тельной части приказа указывают конкретные действия исполни­телей и сроки исполнения предписываемых действий. Распоряди­тельная часть может быть разделена на пункты. В последнем пункте обязательно указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Приказ подписывает руководитель организации или его заме­ститель, наделенный полномочиями.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (если в нем не указана другая дата).

Протокол — документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, собраниях.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Датой протокола является день проведения мероприятия. В заголовке документа указывают наименование кол­легиального органа, составившего документ, результаты заседа­ния которого отражаются в протоколе. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются следующие реквизиты: председа­тель (фамилия и инициалы), секретарь (фамилия и инициалы), состав присутствующих, повестка дня.

В разделе «Присутствующие» указывают фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке, затем должности и фа­милии приглашенных. Если число присутствующих менее 15, то перечисляют всех поименно, если больше, то указывается общее их количество. В протоколах заседаний указывают фамилии всех присутствующих независимо от их количества.

В разделе «Повестка дня» по пунктам указывают вопросы, вы­несенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется и начинается с предлога, например: «Об утверждении...», «О со­здании...», «О присвоении...».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствую­щих повестке дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «слу­шали», «выступили», «постановили (решили)».

Основное содержание докладов и выступлений помещается в текст протокола; постановление (решение) печатается полнос­тью. Содержание выступления и шагается от третьего лица в един­ственном числе.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Информационные документы (документы оперативной инфор­мации) содержат сведения, необходимые для работы организа­ции и управления ею. К этим документам относятся акты, справ­ки, докладные записки, объяснительные записки, письма и др. Информационные документы, В отличие от распорядительных, не обязательны к исполнению. Хотя данные, содержащиеся в этих документах, могут служим, основой для принятия решений.

Письма — различные по содержанию документы, которые пересылаются по почте, с курьером, электронной почтой и др.

Письма, как вид документа, по содержанию и назначению мо­гут быть инструктивными, информационными, гарантийными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответа­ми и др. Письма бывают простыми и сложными. Простые письма составляются, когда не требуется изложения сложных, в админи­стративном или юридическом отношении, ситуаций. Текст про­стого письма не превышает двух страниц машинописного текста.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим под­робного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

Исполненные документы передаются в дело, количество и со­держание дел определяется номенклатурой, которая утверждает­ся в каждой аптечной организации.

Дела, включенные в номенклатуру дел (НД) аптечной орга­низации, оформляются по следующим правилам:

названия дел должны соответствовать утвержденной номенк­латуре;

делопроизводственный год соответствует календарному;

на обложке дела указываются: название учреждения, номер дела по НД, заголовок дела по НД, дата начала дела, срок хранения;

документы подшиваются вместе по одному вопросу; ответы на документы подшиваются после инициативного документа;

объем дела не должен превышать 250 листов;

при смене руководителя аптеки дела передаются по акту;

ответственность за состояние делопроизводства в аптеке несет директор.

Дела хранятся в организации определенное количество лет, что определяется нормативными документами и отражается в номен­клатуре дел. После окончания срока хранения дела передаются в архив в установленном регламентами порядке.