Вопрос 2. Процесс и структура коммуникации

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или большим количеством людей.

Элементы процесса обмена информацией:

1. Отправитель – передатчик, который генерирует идеи или собирает информацию и передает ее. Им может быть индивид или группа людей. Для эффективного обмена информацией отправитель должен знать свою аудиторию.

2. Кодирование – это процесс преобразования идеи в символы. Изображения, рисунки, формы, звуки, речь и т.д.

3. Сообщение – это совокупность символов, собственно информация, которая закодирована с помощью символов и передается получателю.

4. Каналы передачи – средства, с помощью которых сигнал направляется от отправителя к получателю. Каналы делятся на средства массовой информации и межличностные каналы. На практике могут быть использованы все виды каналов.

5. Расшифровка (декодировка) – процесс, при помощи которого получатель переводит полученные символы в конкретную информацию и интерпретирует ее значение.

6. Получатель – целевая аудитория или особа, которой предназначается информация и которая ее интерпретирует.

7. Отклик (ответная реакция) – совокупность реакции получателя после ознакомления с его сутью.

8. Обратная связь – часть отклика получателя, которая поступает отправителю.

Структура коммуникаций:

· Между средой и организацией.

· Между уровнями и подразделениями.

· Коммуникации по восходящей.

· Коммуникации по нисходящей.

· Неформальные коммуникации.

При цепочной структуре коммуникаций решение, переда­ваемое с одного конца на другой, становится известно всем ис­полнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Та­кая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.

Многозвенная структура коммуникации — наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участ­ники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Ярко выражены от­ношения субординации и командования.

В звездной структуре ярко выражен руководитель, через ко­торого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.

Для иерархической структуры характерны опять же ярко выра­женные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.

В реальной жизни имеется еще большее разнообразие ком­муникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры — важный элемент интенсификации контактов внут­ри коллектива и управления им.

Руководитель — это центр коммуни­кативного взаимодействия и информационных потоков, который вы­полняет ведущие информационные роли:

• пользователя информации — внешней и внутренней, посту­пающей в организацию;

• распространителя информации — не только через доку­ментооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т.д.);

• предоставителя информации внешним организациям, за­интересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности).

Выделяют шесть областей коммуникативного взаимо­действияруководителя с сотрудниками:

1. Прием на работу. Задача — убедить потенциального сотруд­ника в достоинствах работы в данной организации, получить оп­ределенное представление о новом сотруднике.

2. Ориентация. Задача — ознакомить с базовыми целями ор­ганизации, конкретными программами, условиями их выполне­ния, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллек­тивом задач.

3. Индивидуальная оценка сотрудников. Задача — сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в дея­тельность организации.

4. Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача — представить сотрудникам информа­цию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, при­нимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе.

5. Обеспечение дисциплины. Задача — ознакомить сотруд­ников с действующими в организации правилами, инструкция­ ми, традициями, контролировать их выполнение.

6. Функционирование. Задача — обеспечить сотрудников не­обходимой служебной информацией, оказывать необходимую ор­ганизационно-методическую поддержку.

Регулирование и координация индивидуальных усилий с по­следующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя.