Контроль как функция менеджмента, его сущность.
В менеджменте контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.
Сущность каждого вида контроля определяется задачами исполнения целей.
Цель внешнего финансового контроля (непосредственная цель) – контроль за соблюдением интересов субъектов контроля (государство, акционеры, собственники) и определение степени ответственности за допущенные нарушения.
Цель внутреннего контроля (непосредственная цель) – обеспечение сохранности активов предприятия, оценка правомерности его обязательств, а также обеспечение управленческих решений исходными данными.
Конечная цель внешнего и внутреннего финансового контроля совпадают – это обеспечение выполнения требований законодательства, регулирующую ту или иную деятельность
Основные виды контроля для менеджмента
• предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим , финансовым и материальным ресурсам.
• текущий контроль. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы.
• заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.
Этапы процесса контроля:
I. Выявление параметров деятельности организации, подлежащих контролю (стандарты, нормативы и прочее).
II. Создание модели функционирования организации и определение точек контроля.
III. Осуществление наблюдений и обработка информации.
IV. Принятие и выполнение решений о корректирующих действиях — пересмотр целей, планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологии производства и управления.
Методы контроля - способы проверки состояния дел, определения эффективности хода работы, выполнения решений, соблюдения требований законодательства, норм морали.
Значение контроля в менеджменте
| Эффективно функционирующие системы контроля являются важной составляющей менеджмента организации. Контроль обеспечивает получение результата в соответствии с требованиями руководителя. Он дает возможность оценить качество планирования и соответствие параметров организации требованиям среды. Результаты контроля служат информационной базой для принятия решений на будущее, выявления наиболее перспективных направлений развития. Контроль позволяет оценить эффективность делового и управленческого общения. Он служит средством формирования трудового поведения работника и стимулирования его деятельности. И наконец, контроль обеспечивает сохранность и эффективность использования ресурсов организации, ее товарно-материальных ценностей. |
Значение:
· необходим для нормального функционирования управленческой системы
· предупреждение возникновения кризисных ситуаций и своевременное выявление ошибки
· сопоставление реально достигнутых результатов, определение, где добились успеха, где потерпели неудачу.
Контроль является фундаментальным элементом процесса управления.
Сущность каждого вида контроля определяется задачами исполнения целей.
Цель внешнего финансового контроля (непосредственная цель) – контроль за соблюдением интересов субъектов контроля (государство, акционеры, собственники) и определение степени ответственности за допущенные нарушения.
Цель внутреннего контроля (непосредственная цель) – обеспечение сохранности активов предприятия, оценка правомерности его обязательств, а также обеспечение управленческих решений исходными данными.
Конечная цель внешнего и внутреннего финансового контроля совпадают – это обеспечение выполнения требований законодательства, регулирующую ту или иную деятельность.
23) Управленческая информация и требования к ней. Классификация управленческой информации. Процесс принятия управленческих решений, его основные этапы.
Информация представляет собой отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях. Она имеет количественные и качественные характеристики, может воспроизводиться, покупаться и продаваться.
Под управленческой информацией понимается совокупность сведений, о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений.
Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, составляющей ее основу. Если необходимые для управления сведения в составе информации отсутствуют, она является познавательной; если же сообщения вообще не несут информации, они называются «шумом».
Потребность в управленческой информации определяется содержанием и повторяемостью решаемых задач; пониманием их людьми; имеющимися у последних знаниями, опытом, образованием — чем они выше, тем меньше сотрудники нуждаются в дополнительной информации.
Информацию можно классифицировать по ряду позиций, в частности:
· по носителям (электронные, вещественные и т.п. );
· по направлению движения (входящая и исходящая);
· по источнику (внешняя и внутренняя);
· по содержанию (экономическая, правовая, техническая и пр.);
· по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая — нескольких различных);
· по назначению (отчетная служит для анализа; оперативная — для корректировки деятельности организации; отчетная информация бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической);
· по возможности закрепления и хранения (фиксируемая на носителях информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, свидетельством чего являются наскальные надписи и рисунки; не фиксируемая хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает);
· по роли в управлении (основная информация имеет важное значение; вспомогательная самостоятельного значения не имеет);
· по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего, ненужного; промежуточная информация несет сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения; промежуточная и конечная информация является, таким образом, вторичной, производной);
· по степени важности (особо важная, включающая сведения, необходимые для выполнения задачи, например, указания, предписания, инструкции; желательная, без которой, однако, можно обойтись — об итогах работы, перспективах на будущее, внутренней жизни и т.п. );
· по полноте (частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения);
· по предназначению (универсальная информация необходима для решения любых задач; функциональная — родственных; индивидуализированная — данной, конкретной, уникальной проблемы);
· по характеру потребления (постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени, например, законодательные акты, нормативы; она фиксируется на более стойких носителях и должна быть общедоступной; переменная используется в течении короткого срока, а часто бывает одноразовой);
· по степени надежности (достоверная и вероятностная информация; характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы, не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при их передаче, заведомым распространением изначально ложных сведений);
· по способам распространения (устная, письменная и комбинированная информация); форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие, например, устная информация, как правило, эффективнее письменной.
Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи.
Требования к качеству информации
Основными принципами учета оперативной информации являются качественные характеристики этой информации и принципы ее учета. Основное требование к учетной информации — это ее полезность для принятия решений различными группами пользователей. Полезность информации определяется специальными характеристиками.
1. Ясность. Ясность информации вытекает из ее точности. Информация должна быть понятной для пользователя, обладающего определенным уровнем профессиональных знаний.
2. Уместность. Информация должна относиться к делу, влиять на экономические решения пользователя, помогать в оценке разновременных (прошлых, настоящих и будущих) экономических ситуаций.
3. Содержательность. Информация должна относиться к определенному экономическому явлению, быть необходимой и достаточной для восприятия этого явления. В ней не должно быть лишних сведений, которые могли бы привести к искажению экономической сущности.
4. Существенность. Информация считается существенной, если ее отсутствие или неправильная оценка могут повлиять на решение пользователя.
5. Своевременность. Значимая информация должна без задержки включаться в оперативный анализ и отчетность.
6. Полнота отражения. Информация должна отражать все экономические ситуации в организации.
7. Логичность. Информация должна строиться по законам логики. Закон тождества, в соответствии с которым предмет информации в пределах одного сообщения должен оставаться неизменным, чтобы не было подмены одного предмета другим. Этот закон противодействует неопределенности и не конкретности информации. Несоблюдение этого закона влечет за собой логическую ошибку, называемую «подменой тезиса». Закон противоречия, согласно которому не могут быть одновременно истинными два сообщения, одно из которых что-либо утверждает об экономическом явлении, а другое отрицает это в то же самое время. Закон исключенного третьего, смысл которого заключается в следующем: если имеются два противоречащих одно другому сообщения об экономическом явлении, то одно из них истинно, а другое ложно. Между ними не может быть ничего среднего. Закон достаточного основания, согласно которому, для того чтобы признать информацию достоверной, необходимы доказательства и обоснования, подтверждающие эту достоверность.
8. Достоверность. Информация является достоверной, если она не содержит существенных ошибок, правдиво отражает хозяйственную деятельность.
Таким образом, качественные характеристики оперативной учетной информации предопределяют полезность оперативной отчетности для пользователей. В каждом конкретном случае та или иная характеристика информации становится более или менее важной. В нахождении оптимального сочетания всех характеристик проявляется профессионализм специалистов контроллинга и экономистов-аналитиков. Соблюдение всех вышеперечисленных требований к качеству информации должно сочетаться с ограничением затрат и выгоды, которое состоит в том, что выгода от информации должна быть больше, чем затраты на ее получение. Выполнение требований к качеству оперативной учетной информации должно дать в результате правдивую, полную, полезную оперативную отчетность о деятельности организации.