Необходимое условие создания ССП – разработка стратегии компании

Сокращения

BSC – Balanced Scorecard (сбалансированная система показателей)

СМК – система менеджмента качества

ССП – сбалансированная система показателей

Что дает применение ССП?

Особенности применения ССП

Предположим, что главной целью некой компании является увеличение прибыльности. Для достижения этой цели руководство компании принимает решение больше продавать и меньше тратить. Сокращение затрат напрямую связано с учетом и измерением соответствующих показателей. Системы учета затрат превосходно с этим справляются. Но где получить информацию о том, как больше продать? Для этого необходимо оценивать такие нематериальные активы, как продвижение на рынок нового продукта, потенциальные возможности, лояльность клиентов, опыт, заинтересованность и гибкость работников. Все это вряд ли найдет свое отражение в бухгалтерском балансе.

Сосредоточенное внимание только на финансовых показателях не дает полной картины состояния предприятия, не позволяет построить точный прогноз его развития. И поэтому необходимо использовать и нефинансовые показатели, которые должны не только дополнять финансовые показатели, но и приводиться в логической связи с ними. Соответственно, необходимо использовать систему комплексного учета всех показателей – сбалансированную систему показателей.

Сбалансированная система показателей дополняет систему финансовых параметров уже свершившегося прошлого, а также:

- указывает, откуда берется рост доходов;

- указывает, какие клиенты его обеспечивают и почему;

- выявляет те ключевые бизнес-процессы, на усовершенствовании которых должна сосредоточиться компания, чтобы как можно лучше донести свое уникальное предложение до потребителя;

- помогает направить инвестиции и сориентировать в этом направлении работу с персоналом, развитие внутренних систем компании, корпоративной культуры и климата.

Таким образом, любая модель разработки стратегии может претендовать на полноту только в том случае, если в ней содержатся ответы на вопросы, касающиеся разных сфер деятельности компании. При формулировании стратегии на основе ССП деятельность компании рассматривается в рамках четырех перспектив (Рис.1):

- финансы;

- клиенты;

- внутренние бизнес-процессы;

- обучение и развитие.

Работа по разработке сбалансированной системы показателей начинается с обсуждения топ-менеджерами проблемы определения конкретных стратегических целей на основе имеющегося видения и стратегии. Для того чтобы определить финансовые цели, необходимо выбрать, на что следует сделать упор: либо на увеличение доходности и завоевание рынка, либо на генерирование потока наличности. Но что особенно важно с точки зрения потребителей, руководство должно четко обозначить тот сегмент рынка, в котором оно намеревается вести конкурентную борьбу за клиента.

Как только установлены финансовые и клиентские цели, компания разрабатывает цели для внутренних бизнес-процессов. Традиционные системы оценки деятельности фокусируют внимание на снижении стоимости, улучшении качества и сокращении временного цикла всех существующих процессов. ССП же высвечивает те из них, которые являются наиболее значимыми для получения выдающихся результатов с точки зрения потребителей и акционеров. Зачастую, удается обнаружить абсолютно новые внутренние бизнес-процессы, которые руководство должно довести до совершенства, с тем чтобы предложенная стратегия привела к успеху.

Что же касается последнего компонента ССП, а именно обучения и развития, то, несомненно, серьезные инвестиции в переподготовку, информационные технологии и системы, а также в усовершенствование организационных процедур, жизненно необходимы. Эти инвестиции в людей, системы и процедуры станут генераторами больших инноваций и модернизации внутренних бизнес-процессов на пользу клиентам и, в конечном счете, акционерам.

Рис.1. Перспективы сбалансированной системы показателей

Суть ССП заключается в формулировании стратегии в нескольких перспективах, постановке стратегических целей и измерении степени достижения данных целей при помощи показателей. Слово «сбалансированный» (Balanced) в названии методологии означает одинаковую важность всех показателей. ССП проецируется на всю организацию путем разработки индивидуальных целей в рамках уже разработанных корпоративных стратегий и стимулирует понимание работниками своего места в стратегии компании.

От правильно и понятно сформулированной стратегии может зависеть очень многое в развитии компании. Важно понимать, что хорошо разработанная стратегия лишь полдела. Ее еще надо удачно реализовать.

Основное назначение ССП – обеспечение разработки показателей и контроль выполнения стратегии. ССП является составной частью системы управления организации и может являться ее основным ядром.

При помощи ССП удается сделать реализацию стратегии регулярной деятельностью всех подразделений, управляемой с помощью планирования, учета, контроля и анализа сбалансированных показателей, а также мотивации персонала на их достижение.

Выгоды применения ССП

Трудности применения ССП

Размытость внедрения ССП

Очень трудно оценить сам процесс внедрения ССП в организации, так как для получения объективных результатов требуются годы. За это время многое в деятельности компании меняется. Внедрение на первом этапе, то есть разработка стратегических целей для топ-менеджмента, проходит достаточно быстро и четко, а вот продвижение дальше обрастает проблемами, так как требует большого объема подготовительной и разъяснительной работы. Причем в данном случае обязательно участие руководителя соответствующего подразделения.

Основные принципы ССП

Эффективность сбалансированной системы показателей зависит от качества ее внедрения. Внедрение ССП осуществляется в четыре этапа:

- подготовка к разработке ССП;

- разработка ССП;

- каскадирование ССП;

- контроль выполнения стратегии.

Подготовка к разработке ССП

На этапе подготовки к построению ССП необходимо разработать стратегию, определить перспективы и принять решение, для каких организационных единиц и уровней нужно разработать ССП.

Важно всегда помнить, что ССП – это концепция внедрения существующих стратегий, а не разработки принципиально новых стратегий. Необходимо сначала завершить разработку стратегии, а потом приступать к созданию сбалансированной системы показателей.

При определении подразделений, для которых будет разрабатываться ССП, нужно учитывать следующее: чем больше подразделений предприятия управляются стратегически с помощью одной ССП, тем лучше можно каскадировать (декомпозировать, передавать) важные цели с верхнего уровня на нижние.

Одним из важных мероприятий при подготовке к разработке ССП является выбор перспектив. Рассмотрение различных перспектив при формировании и реализации стратегии является характерной чертой концепции сбалансированной системы показателей и ее ключевым элементом. Формулирование стратегических целей, подбор показателей и разработка стратегических мероприятий по нескольким перспективам призваны обеспечить всестороннее рассмотрение деятельности компании.

Компании, формулирующие свою стратегию слишком односторонне, необязательно отклоняются только в сторону финансов. Встречаются компании, которые слишком ориентированы на клиента и забывают о своих финансовых целях. Некоторые компании могут быть чрезмерно ориентированы на свои бизнес-процессы и не обращают внимания на рыночные аспекты. Равноправное рассмотрение нескольких перспектив позволяет избежать такой несбалансированности.

Итак, исходными предпосылками разработки ССП являются:

- перспективы ССП;

- информированная и мотивированная команда высшего руководства;

- стратегия, являющаяся «зрелой» для разработки ССП.

Разработка ССП

На этом этапе разрабатывается ССП для одной организационной единицы. Это может быть компания в целом, подразделение или отдел.

При этом разработка ССП осуществляется путем выполнения следующих шагов:

- конкретизация стратегических целей;

- связывание стратегических целей причинно-следственными цепочками – построение стратегической карты;

- выбор показателей и определение их целевых значений;

- определение связи показателей с бизнес-процессами;

- разработка стратегических мероприятий.

Стратегические цели имеют статус решающих и ключевых целей компании. Чтобы спланировать и обеспечить процесс реализации целей, для каждой из них разрабатываются соответствующие финансовые и нефинансовые показатели, по которым, в свою очередь, определяются целевые, плановые и фактические значения. Достижение разработанных целей призвана обеспечить реализация стратегических мероприятий. По каждому стратегическому мероприятию определяются сроки его реализации, бюджет и четкая ответственность.

Результат данного этапа обеспечивает единое понимание стратегии и является исходным пунктом для постоянного мониторинга внедрения стратегии. Только после информирования о ССП в организации, передачи целей на нижние уровни (каскадирование), создания адекватной системы планирования и отчетности и адаптации систем руководства и мотивации сотрудников ССП становится концепцией менеджмента.

На этапе разработки ССП необходимо учитывать, что стратегические цели, а не их показатели, составляют ядро сбалансированной системы показателей. Лучшие показатели бесполезны, если положенные в их основу цели не описывают надлежащим образом стратегию, ведущую к устойчивому конкурентному преимуществу.

Каскадирование ССП

Каскадирование ведет к повышению качества стратегического управления во всех вовлеченных организационных единицах, поскольку цели и стратегические мероприятия из вышестоящих подразделений могут быть последовательно переданы в ССП нижестоящих организационных единиц – это вертикальная интеграция целей [3]. Тем самым повышается вероятность, что стратегические цели всего предприятия или крупных подразделений будут достигнуты.

При каскадировании стратегия, указанная в корпоративной ССП (Рис.2), распространяется на все уровни управления.

Рис.2. Стратегическая карта корпоративного уровня

Затем стратегические цели, показатели, целевые значения и действия по совершенствованию конкретизируются и адаптируются в подразделениях и отделах. Т.е. корпоративная ССП должна быть увязана с ССП подразделений, отделов и с индивидуальными планами работы сотрудников. На основе ССП своего подразделения каждый отдел разрабатывает собственную ССП (Рис.3), которая должна быть согласована с корпоративной ССП.

Рис.3. Стратегическая карта Отдела снабжения

Затем при участии начальника отдела каждый сотрудник разрабатывает свой индивидуальный план работы. Этот план больше ориентирован на достижение реальных результатов на рабочем месте, а не на задания или действия по усовершенствованию.

На Рис.4 представлено каскадирование ССП, при реализации которого устанавливается мост между последовательными уровнями организационной иерархии. При этом корпоративная стратегия последовательно спускается вниз.

Рис.4. Процесс каскадирования ССП

Степень подробности декомпозиции сбалансированных систем показателей «сверху вниз» зависит от организационной структуры и размера компании. Каждое подразделение включает в свою систему показателей только те задачи и показатели результативности общей (корпоративной) ССП, на которые оно оказывает влияние.

На

Структура данных ССП

В данном разделе рассматривается технология применения Business Studio при разработке сбалансированной системы показателей. Подробнее о работе с Business Studio можно ознакомиться в Руководстве пользователя.

Все основные данные, относящиеся к ССП, хранятся в иерархических справочниках Навигатора в подразделе «Цели и показатели» раздела «Управление» (Рис.5).

Рис.5. Иерархические справочники ССП

Иерархический справочник «Перспективы стратегической карты» позволяет ввести перспективы, по которым группируются стратегические цели ССП. Чаще всего используют четыре перспективы (Рис.6), однако, всегда можно добавить новую перспективу.

Рис.6. Справочник «Перспективы стратегической карты»

Иерархический справочник «Цели» позволяет ввести стратегические цели ССП. Цели можно сгруппировать по папкам, например, с названиями перспектив (Рис.7).

Рис.7. Справочник «Цели»

Показатели степени достижения стратегических целей хранятся в иерархическом справочнике «Показатели». Показатели могут быть сгруппированы по папкам или по показателям, рассчитываемым на основе других показателей (Рис.8).

Рис.8. Справочник «Показатели»

Стратегические карты, являющиеся графическим отображением взаимосвязи перспектив, стратегических целей и их показателей, хранятся в иерархическом справочнике «Стратегические карты» (Рис.9).

Рис.9. Справочник «Стратегические карты»

Иерархический справочник «Проекты» позволяет ввести перечень мероприятий, направленных на достижение стратегических целей (Рис.10).

Рис.10. Справочник «Проекты»

Работа с иерархическими справочниками Навигатора (добавление, редактирование и удаление элементов) более подробно описана в Руководстве пользователя, п. 2.6.

Значения показателя

Каждый показатель характеризуется рядом параметров (Рис.14). Поскольку показатель будет измеримым, он должен иметь свою единицу измерения. Для каждого показателя должна быть установлена периодичность измерения данных. Именно с данной периодичностью необходимо вводить плановые и фактические значения.

Автоматическое создание списка значений показателей за период (с пустыми плановыми и фактическими значениями) осуществляется при помощи гиперссылки «Создать показатели за период», находящейся на закладке «Значения показателя». После этого открывается окно «Выберите период» (Рис.15), где необходимо указать период, за который будет формироваться список с периодичностью, указанной в свойствах показателя.

Автоматический расчет плановых и фактических значений по настраиваемой пользователем формуле осуществляется путем ввода формулы расчета в поле «Формула».

Формулу можно использовать для расчета и планового, и фактического значения, а также можно рассчитать только одно из этих значений: либо плановое, либо фактическое. Для выбора механизма использования формулы предназначен соответствующий параметр − «Механизм использования формулы». При создании показателя в параметре «Механизм использования формулы» автоматически проставляется значение «Для плановых и фактических значений», которое при необходимости можно изменить.

Для удобства и правильности введения названий показателей в поле «Формула» пользователь может переносить показатели методом Drag&Drop из иерархического справочника непосредственно в область поля для ввода формулы расчета. При этом переносится только название показателя, и затем его необходимо вручную заключить в квадратные скобки.

Рис.14. Окно свойств показателя

Фактическое значение показателя также рассчитывается автоматически, если заполнен список измерений для определенного значения показателя. При этом список измерений для выбранного значения открывается по гиперссылке «Список измерений», находящегося на закладке «Значения показателя» (см. Рис.14). В этом списке для каждого измерения заносится список значений. Фактическое значение показателя при заполненном списке измерений будет рассчитываться как среднее арифметическое всех значений во всех измерениях, связанных с определенным периодом показателя.

Если для показателя определена формула, а для какого-то периода занесены значения в список измерений, то за данный период фактическое значение этого показателя будет рассчитываться как среднее значений списка измерений, а плановое значение − по указанной формуле в свойствах показателя. При необходимости рассчитывать по формуле и фактическое значение – необходимо удалить все измерения в списке измерений за рассматриваемый период.

Гиперссылка «Детализация значения» открывает окно с показателями, по значениям которых рассчитаны значения текущего показателя. Значения показателей приводятся за период, соответствующий периоду выделенного значения данного показателя.

В Табл.3 перечислены основные параметры, которые заполняются в свойствах показателя.

Табл.3. Основные параметры показателя

Параметр	Назначение
№ п/п	Номер для управления порядком элементов внутри справочника «Показатели»
Название	Наименование показателя
Временной горизонт	Тип показателя – отсроченный или опережающий
Периодичность	Нет; День; Неделя; Месяц; Квартал; Полугодие; Год. Периодичность – это частота измерений (мониторинга) значений показателя во времени
Единица измерения	Единица измерения значений показателя
Точность	Число знаков после запятой (0..6) в значении показателя. Используется для контроля при вводе значений показателя. Если данный параметр заполнен, то будет невозможно ввести в значении показателя больше знаков после запятой, чем указано в этом параметре
Минимальное значение	Указывает на минимально возможное значение показателя. Используется для контроля при вводе значений показателя и для построения индикаторной линейки
Максимальное значение	Указывает на максимально возможное значение показателя. Используется для контроля при вводе значений показателя и для построения индикаторной линейки
Целевое значение	Целевое значение показателя, которое нужно достигнуть к Целевой дате
Целевая дата	Целевая дата определяет конечную дату, к которой нужно достигнуть Целевого значения
Нижнее допустимое отклонение	Нижнее допустимое отклонение от целевого значения
Верхнее допустимое отклонение	Верхнее допустимое отклонение от целевого значения
Нижнее критическое значение	Обозначает границу критического диапазона значений снизу (от Минимального до Нижнего критического значения)
Верхнее критическое значение	Обозначает границу критического диапазона значений сверху (от Верхнего критического значения до Максимального)
Ответственный за ввод значений	Ответственный за внесение значений показателя. Указывается Должность и/или Физическое лицо. При заполнении такого параметра (при помощи кнопки с тремя точками) сначала предлагается выбрать Должность, затем Физическое лицо. При указании должности будет предложено выбрать физическое лицо из списка сотрудников данной должности. Если отказаться от выбора должности, то будет предложено выбрать физическое лицо из справочника «Физические лица» Отказываться от выбора должности или физического лица необходимо путем нажатия на кнопку «Закрыть» в открывающемся окне
Рассчитываемый	Не редактируемый параметр. Показатель рассчитываемый, если задана Формула
Механизм использования формулы	Механизм использования формулы для расчета: плановых и фактических значений; только плановых значений; только фактических значений.
Формула	Выражение, содержащее имена показателей, числовые значения, операции (+; -; *; /), функции: Сумма(); Мин(); Макс(); СрЗнач(); План(); Факт(). Имена показателей в формуле должны указываться в квадратных скобках: [Показатель]. Сумма() − агрегатная функция рассчитывает сумму значений показателя, указанного в качестве аргумента функции, за период рассчитываемого показателя. Мин() − агрегатная функция рассчитывает минимальное из значений показателя, указанного в качестве аргумента функции, за период рассчитываемого показателя. Макс() − агрегатная функция рассчитывает максимальное из значений показателя, указанного в качестве аргумента функции, за период рассчитываемого показателя. СрЗнач() − агрегатная функция рассчитывает среднее арифметическое значений показателя, указанного в качестве аргумента функции, за период рассчитываемого показателя. План() − функция возвращает плановое значение показателя, указанного в качестве аргумента функции. Факт() − функция возвращает фактическое значение показателя, указанного в качестве аргумента функции. Агрегатные функции в качестве набора значений берут значения показателей с меньшими дискретами. Например, для показателя «Количество привлеченных клиентов» с периодичностью Месяц, при включении «Количество привлеченных клиентов» в формулу показателя «Количество клиентов» с периодичностью Год с функцией Сумма(), система рассчитает сумму за год значений показателя «Количество привлеченных клиентов». При простом включении показателя «Количество привлеченных клиентов» будет выдана ошибка. Формула расчета плановых и фактических значений показателя «Количество клиентов» будет выглядеть следующим образом: Сумма([Количество клиентов, обратившихся повторно])+Сумма([Количество привлеченных клиентов])
Скрывать в кокпите	Параметр определяет для текущего пользователя, будет ли данный показатель отображаться в кокпите. Нет – показатель отображается в кокпите. Да – показатель не отображается в кокпите. Для текущего пользователя (пользователя, запустившего Business Studio) все показатели, для которых проставлен данный параметр, отображаются в настройках пользователя на закладке «Скрытые в кокпите показатели».
Значения показателя	Список плановых и фактических значений показателя по периодам.
Состав	Состав группы. Заполняется «перетаскиванием» элементов из Навигатора или форм справочников
Нормативно-справочные документы	Список ссылок на документы из иерархического справочника «Документы» раздела «Объекты деятельности». К этим документам можно приложить файл Word, Excel, Visio и т.д.
Контролирующие лица	Лица, контролирующие значения показателя. Указывается Должность и/или Физическое лицо. При заполнении такого параметра (при помощи кнопки с тремя точками) сначала предлагается выбрать Должность, затем Физическое лицо. При указании должности будет предложено выбрать физическое лицо из списка сотрудников данной должности. Если отказаться от выбора должности, то будет предложено выбрать физическое лицо из справочника «Физические лица». Отказываться от выбора должности или физического лица необходимо путем нажатия на кнопку «Закрыть» в открывающемся окне
Процессы	Процессы, которым назначен показатель
Цели	Цели, степень достижения которых измеряет показатель

Рис.15. Окно выбора периода для создания списка значений показателей

Индикаторная линейка

Каждый показатель имеет встроенную индикаторную линейку (Рис.16), которая для выбранного периода наглядно показывает при помощи «ползунка» положение фактического значения показателя в интервале между минимальным и максимальным значениями.

Рис.16. Индикаторная линейка

«Ползунок» окрашивается в цвет той, зоны, в которую попадает фактическое значение (параметр «Факт» на закладке «Значения показателя»).

Виды индикаторных линеек:

	- одно из Критических значений не задано;
	- Нижнее критическое значение и Верхнее критическое значение не заданы;
	- Допустимое отклонение для значения показателя не задано;
	- указано только Фактическое значение.

Цветовой индикатор в свойствах показателя выбирается в соответствии со шкалой, приведенной на Рис.17.

Рис.17. Индикаторная линейка в Кокпите

Зеленый цвет индикатора означает, что за выбранный период фактическое значение показателя расположено в отрезке:

[План – Нижнее допустимое отклонение; План + Верхнее допустимое отклонение].

Желтый цвет индикатора означает, что за выбранный период фактическое значение показателя расположено в одном из отрезков:

(Нижнее критическое значение; План – Нижнее допустимое отклонение);

(План + Верхнее допустимое отклонение; Верхнее критическое значение).

Красный цвет индикатора означает, что за выбранный период фактическое значение показателя расположено в одном из отрезков:

[Минимальное значение; Нижнее критическое значение];

[Верхнее критическое значение; Максимальное значение].

Если индикатор показателя не имеет никакого цвета − выводится сообщение вместо индикаторной линейки, показывающее каких данных не хватает для отображения линейки.

Для каждого показателя, в зависимости от изменения фактического значения по сравнению с прошлым периодом, отображаются стрелки различных направлений или «тренд»:

	- фактическое значение увеличилось;
	- фактическое значение уменьшилось.

Для каждого не рассчитываемого показателя должно быть определено лицо, ответственное за внесение значений показателей («Ответственный за ввод значений»). Также для каждого показателя должны быть определены лица, которые будут контролировать выполнение значений показателя (Рис.18).

Ответственные за ввод значений при работе с кокпитом смогут увидеть закрепленные за ними показатели, воспользовавшись пунктом меню «ССП -> Ввод показателей». Контролирующие лица при работе с кокпитом смогут увидеть закрепленные за ними показатели, воспользовавшись пунктом меню «ССП -> Контроль показателей».

Владельца процесса, для которого назначен данный показатель, рекомендуется назначать контролирующим лицом. Процессы заносятся для показателя на вкладку «Процессы» (Рис.19). Для добавления владельцев процессов, связанных с данным показателем, на закладку «Контролирующие лица», необходимо использовать гиперссылку «Добавить владельцев процессов».

Если владельца процесса не указать как контролирующее лицо показателя на закладке «Контролирующие лица», информация о связи данного показателя и субъекта будет отражена в должностной инструкции и отчетах «Значения показателей, контролируемых должностным лицом» и «Текущие значения показателей, контролируемых должностным лицом», но владелец процесса не будет видеть данный показатель в окне кокпита.

Рис.18. Контролирующие лица

Отчеты с плановыми и фактическими значениями показателей в Business Studio можно вызвать в Навигаторе от цели, показателя или от субъекта (тип «должность»).

Выбрав в иерархическом справочнике Навигатора интересующую цель, по ней можно открыть два отчета:

- «Отчет по цели» (Приложение Б. Пример отчета по цели);

- «Текущие значения показателей цели» (Приложение В. Пример отчета «Текущие значения показателей цели»).

Выбрав в Навигаторе интересующий показатель, по нему можно открыть отчет «Значения показателя за период» (Приложение Г. Пример отчета «Значения показателя за период»).

Выбрав в Навигаторе субъекта (тип «должность»), по нему можно вызвать два отчета:

- «Значения показателей, контролируемых должностным лицом, за период» (Приложение Д. Пример отчета «Значения показателей, контролируемых должностным лицом, за период»);

- «Текущие значения показателей, контролируемые должностным лицом» (Приложение Е. Пример отчета «Текущие значения показателей, контролируемых должностным лицом»).

Для выбора периода дат или текущей даты, за которые будут формироваться отчеты, необходимо использовать гиперссылку «Дополнительно» из окна, вызываемого из
«Сервис –> Настройки пользователя» (Рис.20).

Рис.19. Процессы, связанные с показателем

Рис.20. Меню «Системные настройки» для задания периода дат

Прежде чем формировать отчеты, пользователь должен создать для базы данных, с которой работает, свои настройки, включая интервал дат для фильтра, который будет использоваться при формировании отчетов. Для этого нужно войти в «Настройки пользователя» («Сервис –> Настройки пользователя», гиперссылка «Дополнительно») (Рис.20), установить необходимый период дат и нажать кнопку «Сохранить».

После установки настроек можно формировать отчеты. Если пользователь не создал (не сохранил) свои настройки, в сформированных отчетах, где используется интервал дат для фильтра, абзацы «Дата» и «Период» будут оставаться пустыми.

Окно кокпита

Чтобы открыть окно просмотра кокпита, необходимо выполнить пункт Главного меню
«ССП -> Контроль показателей». Откроется окно «Показатели» (Рис.23).

Рис.23. Окно работы с показателями в Кокпите

Чтобы просмотреть показатели на другую дату, существует кнопка «Сменить дату актуальности». По нажатию кнопки откроется окно для выбора даты.

Гиперссылка «График» – открывает окно «Диаграмма значений» (Рис.24). Гиперссылка «Детализация» – открывает окно показателей, по значениям которых рассчитаны значения выбранного показателя по указанной формуле. Значения показателей приводятся за период, соответствующий заданной дате актуальности.

Чтобы открыть окно кокпита для ввода значений показателей можно воспользоваться пунктом Главного меню «ССП -> Ввод показателей». Для ввода значений непосредственно из окна «Показатели» необходимо включить опцию «Редактирование значений колонок» в контекстном меню «Действия -> Опции списка», вызываемого из окна «Показатели».

С помощью пункта Главного меню «Сервис -> Настройки пользователя» пользователь сможет управлять отображением показателя в кокпите: в окне кокпита отображаются только те показатели, на доступ к которым есть права у текущего пользователя, и нет тех, которые пользователь указал на закладке «Скрытые в кокпите показатели» в настройках пользователя Рис.26. Показатель для текущего пользователя отображается на данной закладке, если у показателя в свойствах проставлен параметр «Скрывать в кокпите».

Предупреждающий символ

У рассчитываемого показателя в окне кокпита появляется предупреждающий символ – восклицательный знак, если хотя бы один из его нижележащих показателей, к которому у текущего пользователя есть доступ, имеет статус, отличный от .

Предупреждающий символ рассчитываемого показателя должен окрашиваться в цвет статуса того показателя, участвующего в расчете, у которого самые плохие результаты.

Например, Показатель 1 рассчитывается на основе двух показателей: Показатель 1.1 и Показатель 1.2. Если у Показателя 1.1 статус – , а у Показателя 1.2 статус – , то у Показателя 1 должен появиться предупреждающий символ – .

Если все нижележащие показатели имеют статус – , то у показателя верхнего уровня не отображается предупреждающий символ.

Сбор значений показателя

Business Studio позволяет постоянно обеспечивать сбалансированную систему показателей свежими данными и поддержать ее в рабочем состоянии.

Средством сбора значений показателей, не содержащихся в информационной системе, служат файлы MS Excel, автоматически рассылаемые исполнителям и импортируемые затем в систему. Таким образом, механизмом сбора значений показателей являются так называемые рассылки, формируемые средствами Business Studio (Рис.27).

Подробно работа с рассылками описана в Руководстве пользователя, глава 12.

В соответствии с этим механизмом для каждого физического лица, являющегося ответственным за внесение значений показателей в систему, формируется динамическое письмо с инструкцией по заполнению файла MS Excel. Система Business Studio находит все показатели для данного физического лица и формирует файл MS Excel, содержащий таблицу с показателями, за внесение значений которых данное физическое лицо является ответственным. К письму прикрепляется данный файл, и затем эти письма с файлами рассылаются по электронным адресам (E-mail) физических лиц, хранящихся в справочнике системы «Физические лица».

Далее физические лица заполняют файлы фактическими значениями показателей и помещают их в определенную папку на файл-сервере или присылают администратору системы. Система автоматически считывает файлы из папки и загружает в свою базу данных. На этом этап сбора значений показателей заканчивается.

Рассмотрим более подробно механизм формирования рассылок в Business Studio. Для выбора одного из трех справочников, относящихся к рассылкам, необходимо воспользоваться окном «Выберите справочник» (Рис.28), которое можно вызвать из главного меню с помощью пункта меню «Справочники –> Все справочники».

Рис.27. Механизм сбора значений показателей при помощи рассылок

Рис.28. Справочники, отвечающие за рассылки

Для того чтобы создать рассылку необходимо открыть справочник «Рассылки» и создать там новый элемент. Пример заполнения параметров рассылки приведен на Рис.29.

Рис.29. Окно свойств элемента справочника «Рассылки»

В поле «Настройки» нужно из справочника «Настройки рассылки» (Рис.30) выбрать необходимую рассылку.

Рис.30. Справочник «Настройки рассылки»

Если в этом справочнике еще нет ни одной рассылки, необходимо создать новую рассылку, заполнив все необходимые поля, например, как показано на Рис.31. А именно: в окне свойств элемента справочника «Настройки рассылки» заполняется название рассылки (от кого будет рассылаться письмо с файлом), настройки SMTP-сервера и обратный электронный адрес, который будет виден в отправляемых письмах в поле «От», и на который при необходимости физические лица будут отправлять заполненные файлы MS Excel.

Опция «Использовать username/password» должна быть включена, если используемый SMTP-сервер требует аутентификацию по