Устранение потребности в осведомленности, снятие грифа конфиденциальности

Снятие грифа секретности при уважении права на частную жизнь составляет один из важнейших элементов демократии. В демократической организации практически вся информация, начиная от финансовых и стратегических планов и заканчивая даже невысказанными мыслями и чувствами персонала, может оказаться существенным подспорьем для стратегического мышления, для роста эффективности предприятия, для разрешения конфликтных ситуаций. Когда организация начинает отходить в сторону от традиционных иерархических структур, склоняясь больше к принципам демократии, достаточно важным становится, не нарушая принцип права на частную жизнь, децентрализовать информацию, сделать ее более доступной, надежной, практичной, видоизменяемой и стратегически применимой. ,

Для формирования определяющих организационное устройство механизмов, процессов и связей критическое значение имеет общедоступность информации. Для эволюционного развития, накопления опыта, модернизации, для поддержания роста квалификации, обучения персонала, самоуправления, командной организации труда и синергии это тоже немаловажно. В организациях гетерогенной структуры персонал всех уровней принимает участие в определении той информации, которая ему необходима для работы. В таких организациях каждый располагает мгновенным доступом к любому сотруднику на любом уровне, и этот доступ обеспечивается посредством широкого спектра электронных и неэлектронных медийных средств.

Информация становится открытой благодаря автоматизации традиционных административных и управленческих функций, обусловленной инновациями в технологическую сферу и компьютеризацией процессов, а также благодаря обеспечению доступа через порталы, использование которых позволяет персоналу видоизменять, корректировать и передавать данные. Децентрализация структуры, появление «домашних офисов», телекоммуникационные средства, возможности дистанционного обучения, изменение представлений о рабочем месте вызывают к жизни новые схемы отношений и коммуникаций, которые переопределяют роль лидера и строятся на открытости информации, самоорганизации, обеспечении командной работы, что должно связать изолированные рабочие среды воедино.

Использование корпоративных сетей, построенных по принципу Интернета (так называемый интранет), обеспечивает команду не только мгновенным, прямым доступом к важной финансовой информации. Оно также позволяет ознакомиться с потребительскими профилями, с резюме кандидатов на вакантные места, с повседневным рабочим расписанием участников команды, с информацией о начисленных зарплатах и премиях, с информацией о счетах к получению, с пёрспективными программами директората. Представители команд могут принять участие в диалоге в режиме он-лайн, а. также в процессе принятия решений, не допускающих отлагательства. Благодаря интранету команда может установить прямые контакты с потребителями и поставщиками, производить исследование своих действий, разработать и протестировать перед принятием окончательного решения альтернативные модели в контексте смоделированных компьютером неблагоприятных прогнозов.

Питер Друкер так описывает стратегическую роль информаций, подчеркивая ее значимость для организаций будущего:

До сих пор, по крайней мере, в течение последних 50 лет, информационная революция, сосредоточившись на сборе, хранении, передаче, анализе и представлении информации, затрагивала в основном работу с данными... Основной вопрос, которому суждено стать сутью последующего скачка в информационной сфере, состоит в оценке ЗНАЧЕНИЯ информации и определении того, что является ЦЕЛЬЮ информации. Попытка найти ответ на этот вопрос приведет к переопределению задач или функций, выполняемых при информационной поддержке, а значит, и к переопределению, реформированию институтов, предназначенных для реализации соответствующих функций... В связи с этим перед нами встает необходимость пересмотреть свои представления о том, что такое коммерческое предприятие на самом деле и чем оно должно быть.

Итак, по предположению Друкера, ключом к успеху организации является интерпретация информации. Но интерпретация информации предполагает то, что персонал, который традиционно занимался лишь сбором, хранением и представлением данных, должен получить свободный доступ к источникам, проявлять ответственность, способность к стратегическому мышлению и самоорганизации. В настоящий момент клерки справочных бюро замещаются бизнес-аналитиками, которые способны не только истолковать, скомпилировать, проанализировать информацию, но и действовать в соответствии со стратегическими выводами, полученными на основе имеющихся данных. Вместе с тем как новые аналитические функции набирают вес, постепенно отпадает надобность в контрольно-управленческих функциях менеджмента, Аналитиком невозможно управлять с прежним успехом, поскольку это уже не просто клерк, выполняющий с информационными данными простые, механические операции. Для их работы необходимы прежде всего сетевые структуры, облегчающие информационный доступ, а не попытки контролировать или ограничивать зону их ответственности и влияния.

С ростом сложности и увеличением абсолютного объема информации осмысление и интерпретация данных приобретают стратегическое значение, становясь критическим элементом для успешного, координируемого организационного развития. В условиях сети сообществ и демократических организаций информация более не разбивается для распределения по строго определенным департаментам. По мере того как общий доступ и прямая передача информации становятся все более распространенным явлением, свойство иерархической бюрократии устанавливать жесткие структуры и скрывать информацию все в большей степени становится фактором, ухудшающим продуктивность любого предприятия.

Самоорганизующиеся команды и применение прогрессивных технологических ресурсов оказывают взаимный положительный аффект. Новые технологии, расширив в геометрической прогрессии возможности делиться информацией, позволили распространиться процессу, который можно сравнить с перекрестным опылением, усилили позиции демократии, улучшили перспективы стратегической интеграции. Специальные приложения позволяют увязать функции финансового отдела и отдела кадров, объединить систему размещения заказов и производственный процесс, стимулировать межорганизационные коммуникации. С помощью этих приложений можно самостоятельно, без участия менеджеров, координировать графики работ, обеспечивать своевременную оплату счетов, администрировать наем персонала, согласовывать распределение командировочного и отпускных фондов, отслеживать заказы, контролировать своевременность поставок.

Наряду с тем, что программное обеспечение позволяет автоматически регулировать практически весь спектр традиционно управляемых операций, команды получают возможность отслеживать показатели деятельности предприятия, модернизировать цепочку поставок, координировать деятельность центра обслуживания, прямо взаимодействовать с потребителями. Программное обеспечение автоматически сверяет условия контрактов и гарантий при поступлении соответствующих запросов от потребителей, позволяет сотрудникам вносить изменения в начисления премий в режиме он-лайн, минуя необходимость направлять специальные формы в отдел кадров, амортизировать материальные средства без участия менеджеров. С каждым подъемом на новую технологическую ступень функции менеджмента оказываются все менее нужными, а самоорганизация становится все более актуальной идеей.