Тема 15. управленческий контроль

Основные вопросы

1. Понятие контроля. Этапы процесса контроля.

2. Формы управленческого контроля

3. Характеристики эффективного контроля и его поведенческие аспекты.

Контроль является функцией обратной связи в процессе управления. Контроль –это наблюдение и регулирование процессов и деятельности людей в организации для достижения запланированных целей. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными. Важной особенностью контроля, которую следует учитывать в первую очередь, является то, что контроль должен быть всеобъемлющим. Менеджер должен осуществлять его как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей.

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Нельзя рассматривать планирование, организацию и мотивацию в отрыве от контроля. Все они являются составными частями общей системы контроля в организации.

Цель контроля – обеспечить менеджеров информацией для оценки выполнения запланированных показателей деятельности организации и соответствия разработанным планам в определенный период времени. Контроль помогает организации приспособиться к меняющимся условиям, сокращает накапливающиеся ошибки.

Задачи контроля можно представить схематично (рис.76)

	Обнаружение во внутренней и внешней среде организации факторов, влияющих на ее деятельность, и обеспечение своевременного реагирования на них		Вскрытие нарушений, изъянов, ошибок, промахов и помощь в принятии оперативных мер по их устранению

		Контроль
	Отслеживание нечетко выраженных тенденций		Создание основы для оценки эффективности функционирования организации и работы персонала

Рис.76.Задачи контроля.

Функции контроля:

· Выявить проблемы и скорректировать деятельность до того, как эти проблемы перерастут в кризис;

· Поддержка успешных действий, то есть поддержка всего того, что, является успешным в деятельности организации;

· Широта контроля должна позволять ему быть всеобъемлющим

Типы процесса могут быть также представлены в виде схемы (рис. 77).

Рис. 77. Типы процесса контроля

Независимо от типов и количества контрольных систем, необходимых организации, существует четыре основных этапа любого процесса контроля (рис. 78). Первый этап в контрольном процессе – установление стандартов. Стандарт – это эталон, норма, требование, контрольная цифра, которые сравниваются с результатами деятельности людей и организации в целом. Они должны разрабатываться на основе целей и задач организации. Цели должны обладать временными рамками, в которых должна быть выполнена работа и наличием конкретного критерия, по которому можно оценить степень выполненной работы. В более широком понимании стандарты отражают организационную стратегию.

Обратная связь

Изменение стандартов

Поддержание существующего положения

Исправление отклонения

Рис. 78.Этапы процесса контроля

Второй этап в процессе контроля – измерение фактических результатовдеятельности контролируемого объекта. На этом этапе необходимо определить качественные и количественные методы измерения для этого необходимо выбрать единицу, соответствующую виду деятельности, которая подвергается контролю. Причем в такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт (если прибыль, то в рублях или в процентах). Данная проблема является сложной, так как результаты некоторых видов деятельности, например управленческой, не поддаются непосредственному измерению.

Третий этап – сравнение фактических результатов и стандартов, разработанных на первом этапе. Достигнутые результаты могут превышать, быть ниже или соответствовать разработанным стандартам. Прежде чем предпринимать корректирующие действия, необходимо решить, какое расхождение со стандартами допустимо, а какое требует устранения.

Действия, проводимые после сопоставления результатов со стандартами:

· Ничего не предпринимать, если сопоставление говорит о том, что цели достигаются;

· Устранить отклонения, если масштаб отклонения от стандарта превысил установленный уровень, а система контроля должна указать причину отклонений;

· Пересмотр стандартов – когда сами стандарты и планы оказываются не реальными и недостаточно обоснованными, пересмотр стандартов в сторону повышения или понижения.

Заключительный этап в контролирующем процессе – оценка результатов и осуществление корректирующих действий.На этом этапе руководствуются сравнением, сделанным на предыдущем этапе. После оценки возможны три варианта действий:

1. Поддержание существующего положения, когда достигнутые показатели соответствуют стандартам или отклонение от них допустимо.

2. Исправление отклонения фактических результатов от стандарта.

3. Изменение стандартов, которые могут быть либо слишком высокими, либо слишком низкими.

В процессе контроля менеджер оценивает информацию о результатах и решает, нужна ли она и важна ли она. Важная информация та, которая адекватно описывает исследуемое явление и которая значительно необходима для принятия правильного решения, мерой оценки служит масштаб допустимых отклонений, установленный при определении стандартов.

Чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо доводить до сведения соответствующих работников установленные стандарты и достигнутые результаты. Эта информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных работников в том виде, который позволяет принять нужные решения и действия. Контроль в организации может быть сфокусирован на нескольких областях ее функционирования. Существуют два критерия определения этих областей: ресурс и уровень.

Управление, а значит, и контроль включают в себя распределение и комбинирование следующих основных ресурсов организации: материальных, человеческих, финансовых и информационных (рис. 79).

Контроль материальных ресурсов включает контроль запасов сырья, материалов, незавершенного производства и готовой продукции на складе организации и в торговле. Эти запасы не должны быть чрезмерными, чтобы минимизировать потери от роста издержек на хранение, страхование, порчи и воровства, а также от омертвления части капитала фирмы, которая могла быть помещена в прибыльные ценные бумаги. Однако запасы должны быть достаточными, чтобы обеспечить непрерывность производства и реализации продукции. Кроме того, контроль материальных ресурсов включает контроль качества продукции и технических характеристик оборудования.

Рис. 79. Ресурсные области организационного контроля

Контроль человеческих ресурсов включает оценку и контроль качества отбора, распределения работников в организации, их подготовку и развитие, оценку деятельности и ее результатов, уровни вознаграждения персонала и его справедливость.

Контроль информационных ресурсоввключает маркетинговые прогнозы и прогнозы продаж, производственные планы, анализ внешней среды, экономические прогнозы и паблик рилейшнз.

Финансовые ресурсынаходятся в центре рисунка, так как все перечисленные ресурсы имеют стоимостную оценку, в связи, с чем финансовые ресурсы взаимосвязаны с контролем за ними. Финансовые ресурсы – это денежные средства организации, которые формируются при ее образовании и пополняются в результате производственно-хозяйственной деятельности за счет реализации товаров и услуг, выбывшего имущества, а также путем привлечения внешних источников финансирования. Они обеспечивают движение и использование всех других ресурсов в организации. Финансовых ресурсов должно быть достаточно, чтобы обеспечить текущее функционирование и устойчивое развитие организации в долгосрочной перспективе.

Уровневый подход к классификации контроля выделяет три вида контроля: производственный, организационный и стратегический.

Производственный(операционный) контроль фокусируется на одной или нескольких производственных системах в организации. Контроль качества – один из видов производственного контроля.

Организационный контрольсвязан с функционированием организации в целом. Он регулирует ее деятельность в соответствии с целями, планами и нормативными показателями.

Стратегический контрольотслеживает процесс адаптации организации к внешней среде, поддерживает баланс в системе: «организация – среда» и способствует достижению миссии и стратегических целей организации. Он сфокусирован на четырех элементах осуществления стратегии, представленных в теме 6 (см. рис. 22).

Формами производственного контроляявляются предварительный контроль, текущий и заключительный контроль (рис. 80).

Предварительный контрольотслеживает качество и количество ресурсов на входе в организацию, перед тем, как они станут частью производственной системы.

Обратная связь

Рис. 80. Формы производственного контроля

Текущий контрольосуществляется в течение процесса преобразования ресурсов, которые организация имеет на входе в продукты, которые она имеет на выходе.

В процессе контроля должен соблюдаться принцип обратной связи, то есть данные о полученных результатах. Обратная связь позволяет руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать действия так, чтобы избежать отклонений в работе от поставленных целей.

Все системы обратной связи имеют:

· Цели;

· Используют внешние ресурсы;

· Преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

· Следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

· Корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Заключительный контрольсфокусирован на выходах организации, здесь проверяются результаты деятельности организации после завершения производственного процесса.Заключительный контроль в основном не столь эффективен, как первые две формы контроля, так как осуществляется после того, как получен конечный результат. Однако он обеспечивает менеджеров важной информацией для будущего планирования и создает базу для вознаграждения работников.

Формами организационного контроля являются бюрократический и клановый (децентрализованный) контроль. Большинство организаций сочетает характеристики обеих форм контроля.

Бюрократический контроль характеризуется формальными, жесткими, механическими структурными элементами. К ним относятся предписываемые правила, иерархия власти, письменная документация, инструкции, системы премирования и другие формальные механизмы воздействия на поведение работников организации и оценки достигнутых результатов (табл. 22).[35]

Таблица 22