Современные принципы менеджмента
В качестве современных принципов менеджмента можно рассматривать систему принципов, предложенную Т.Питтерсом и Р.Уотерманом. К этим принципам относятся:
1. Ориентация на достижение успеха. Под этим подразумевается:
· постоянный поиск альтернативных вариантов развития организации;
· умение выбирать направления деятельности, предвещающие успех и концентрация деятельности на этих направлениях;
· умение вырабатывать новые методы разрешения новых проблем, с которыми сталкивается организация.
2. Быть всегда лицом к потребителю. Это означает:
· иметь ясное и четкое видение интересов индивидуального потребителя;
· с уважением относиться к запросам потребителей;
· повышать готовность каждого сотрудника предприятия к инновациям и динамичному обновлению продукции.
3. Самостоятельность и предприимчивость, которая базируется на культивировании в организации:
· индивидуальной инициативы всех сотрудников;
· решительных, но взвешенных действий сотрудников, совершаемых на основе прогнозов близких и дальних последствий;
· несение каждым сотрудником ответственности за свои действия.
4. Производительность, базирующаяся на:
· естественных интересах и стремлениях персонала жить лучше и реализовывать себя;
· постоянном обучении персонала;
· активной ориентации его мышления на быстрые изменения в характере и масштабах деятельности организации, обусловленные развитием рынка;
· отождествлении сотрудников с организацией, когда каждый работник - это “свой человек” для организации.
5. Связь с жизнью, которая опирается на:
· объективные экономические законы и реальном осознании экономической ситуации;
· стремление исправлять ошибки, одновременно учась на них;
· выработку реалистичных, простых и понятных критериев оценки деятельности каждого сотрудника и организации в целом;
· постоянный анализ получаемых результатов и корректировку стратегических и тактических целей и деятельности;
· расширение и углубление связей организации с внешним окружением;
· ориентацию деятельности организации на общественные интересы.
6. Верность своему делу, которая формируется на основе:
· общечеловеческих ценностей;
· философии организации, признаваемой большинством сотрудников;
· взаимной выгоды и социальном партнерстве;
· создания атмосферы общности интересов организации и персонала.
7. Простота структуры и скромный штат управления. Это достигается за счет:
· децентрализации управления организацией и создания предпосылок для широкого горизонтального взаимодействия подразделений и сотрудников;
· широкого привлечения сотрудников к групповому процессу принятия решений.
8. Свобода и жесткость одновременно, что подразумевает:
· баланс полномочий, свободы действий и ответственности сотрудников;
· заботу со стороны организации о благополучии сотрудников и дисциплинированность последних.
Контрольные вопросы к теме №2:
1. Достижение внутренних целей позволяет предприятию ...
2. Для предприятия миссия важна, потому что ...
3. Предназначением управляющей подсистемы предприятия является ...
4. Под функцией менеджмента понимается ...
5. Используя алгоритм системного подхода, проведите анализ какой-либо социальной системы
6. С практической точки зрения принципы можно рассматривать как ...
7. Скалярная цепь это ...
8. Назовите пять противоречий принципов А.Файоля.
9. Принцип оптимальности Беллмана гласит ...
10. С точки зрения Г.Эмерсона начальник существует для того, чтобы ...
11. Каким образом первый принцип корпорации IBM “Каждый человек заслуживает уважения” помогает ей зарабатывать деньги?
Тема 3. Процесс и функции менеджмента
Лекция 3. Процесс и функции менеджмента
Основные понятия, включенные в систему тренинг-тестирования:
процесс управления; прогнозирование; планирование; организация; координация; стимулирование; учет и контроль; анализ; технология процесса управления; операция; последовательный метод; параллельный метод; параллельно-последовательный метод; процедура; повторяющиеся процедуры; неповторяющиеся процедуры; информационные процедуры; логико-мыслительные процедуры; организационные процедуры; функция менеджмента; общие функции управления; конкретные функции управления.
Понятие процесса управления
Процесс управления представляет собой последовательность действий работников аппарата управления, направленных на достижение целей организации.
Процесс управления можно рассматривать с различных точек зрения:
1) с содержательной, анализируя сущность (содержание) и последовательность деятельности на каждом из этапов процесса управления;
2) с информационной, анализируя процессы обработки, передачи и хранения информации, происходящие в системе управления;
3) с модельной, используя математические модели описания процесса управления;
4) с критериальной, анализируя преемственность и взаимозависимость целей и критериев оценки деятельности системы управления на различных этапах процесса управления.
При анализе процесса управления с любой точки зрения следует иметь в виду, что он носит циклический, спиралевидный характер. Процесс управления начинается с момента установления взаимосвязей между субъектом и объектом управления и заканчивается только с исчезновением этих взаимосвязей.
Содержательная сторона процесса управления
С содержательной точки зрения в процессе управления можно выделить следующие этапы (см. рис. 3.1): прогнозирование, планирование, организация, координация, стимулирование (мотивация), учет и контроль, анализ.
Прогнозирование представляет собой процесс исследования, направленный на выяснение тенденций развития предприятия и его внешней среды.
Планирование - это процесс разработки планов деятельности и развития предприятия. План, в свою очередь, представляет собой систему, включающую:
1) цели деятельности или развития;
2) описание этапов и способов достижения целей;
3) расчет требуемых для достижения целей ресурсов;
4) показатели, по значению которых можно судить о степени достижения целей и расходе имеющихся ресурсов.
Организация - это процесс расстановки в пространстве и во времени ресурсов, необходимых для достижения целей, и определение способов их интеграции и взаимодействия.
Координация - это регулирование взаимодействия ресурсов в процессе достижения цели.
Стимулирование представляет собой совокупность действий субъекта управления, побуждающих людей делать то, что считает нужным субъект.
Учет и контроль представляют собой фиксацию на каком-либо информационном носителе значений показателей, по которым можно судить о степени достижения цели, о состоянии субъекта и объекта управления и о состоянии внешней среды.
Анализ - это сравнение результатов учета и контроля с запланированными значениями контролируемых показателей.
Информационная сторона процесса управления
С информационной точки зрения процесс управления представляет собой последовательность следующих этапов (см. рис. 3.2):
1) сбор первичной (начальной) информации;
2) ее регистрация, передача и сохранение на информационном носителе;
3) логическая и математическая обработка первичной информации, в результате чего получается синтетическая информация, которая может быть оформлена в виде документа;
4) предоставление синтетической информации субъекту управления;
5) если субъект управления считает, что предоставленной информации достаточно для принятия управленческого решения, то осуществляется переход к пункту (6), в противном случае происходит сбор дополнительной первичной информации, ее регистрация, обработка и предоставление субъекту управления вновь полученной синтетической информации;
6) принятие субъектом управленческого решения;
7) документальное оформление решения;
8) архивизация документов;
9) доведение решения до исполнителей.
После этого исполнители совершают определенные действия, что ведет к изменению состояния управляемого и (или) управляющего объектов, обновлению первичной информации.
Технология процесса управления
Технология процесса управления представляет собой порядок взаимодействия работников аппарата управления, информации и технических средств управления при выполнении какой-либо управленческой деятельности. Если технология процесса управления оформляется документально, то это представляет собой документ, в котором указывается:
1) что должно быть сделано;
2) когда это должно быть сделано;
3) кто это должен делать;
4) какие ресурсы для этого необходимы;
5) по какой методике это должно быть сделано;
6) где это должно быть сделано;
7) как должен быть оформлен результат.
Именно с помощью технологии каждый из этапов процесса управления может быть расчленен на различные операции и процедуры.
Операция является первичным (или минимальным) элементом процесса управления. И под операцией понимается законченное действие, выполняемое вручную или с помощью технических средств и направленное на достижение поставленной цели. В настоящее время выделяют три основных метода сочетания операций друг с другом (см. рис. 3.3):
1) последовательный, когда каждая последующая операция начинается только после завершения предыдущей (наиболее наглядный пример такого сочетания операций - это передача какого-либо распоряжения с выше стоящего уровня управления на ниже стоящие);
2) параллельный, когда различные операции могут выполняться одновременно несколькими исполнителями (примером такого сочетания операций может являться составление балансового отчета предприятия) ;
3) параллельно-последовательный, предусматривающий частичное совмещение операций во времени и пространстве (наиболее наглядный пример такого сочетания операций - это разработка бизнес-плана предприятия.
 |
Совокупность (или группа) логически взаимосвязанных и приводящих к решению какой-либо задачи операций представляет собой процедуру. Процедуры могу быть как формальными, т.е. закрепленными в каких-либо нормативных актах, так и неформальными. Примером формальной процедуры может являться прием на работу нового сотрудника, а пример неформальной процедуры - проведение переговоров с партнера-ми по бизнесу.
Классифицировать операции и процедуры можно по различным критериям.
· Во-первых, их подразделяют на:
- повторяющиеся, постоянно выполняемые работниками аппарата управления, и эти процедуры поддаются измерению, анализу, нормированию и проектированию;
- неповторяющиеся, которые характерны для творческих процессов в управлении.
· Во-вторых, по степени автоматизации выделяют ручные, автоматизированные и автоматические операции и процедуры.
· В-третьих, по содержанию управленческие операции и процедуры подразделяются на:
- информационные, связанные с обработкой, передачей и сохранением какой-либо информации;
- логико-мыслительные, связанные с выработкой и принятием управленческих решений;
- организационные, связанные с кадровой работой, постановкой задач исполнителям и администрированием.
Функция менеджмента
Под функцией менеджмента (управления) понимается вид деятельности работников аппарата управления, основанный на разделении и кооперации управленческого труда, характеризующийся определенной однородностью, сложностью и стабильностью воздействий на объект и субъект управления [7, стр.61]. Именно функции управления являются основой для проектирования организационной структуры и разработки технологии процесса управления.
В настоящее время вопрос о классификации функций управления остается открытым, более того открытым остается вопрос о тех признаках, по которым можно проводить эту классификацию. И это не удивительно, поскольку
· во-первых, с течением времени под воздействием экономических, политических и технологических факторов неизбежно меняется содержание управленческого труда;
· во-вторых, существующее многообразие управленческого труда не позволяет подробно рассмотреть всю его совокупность и, поэтому авторы исследований вынуждены либо концентрировать свое внимание на какой-нибудь одной функции управления, подробно ее анализируя, либо искать и анализировать то общее, что присуще труду всех руководителей.
Однако, несмотря на отсутствие единого подхода к классификации функций, большинство авторов выделяют общие, специальные и конкретные функции менеджмента (см. рис. 3.4.).
При рассмотрении процесса управления были выделены его основные этапы, которые, в той или иной степени, присутствуют в деятельности каждого руководителя вне зависимости от его места в управленческой иерархии и свойств объекта управления. Этими этапами являются: прогнозирование, планирование, организация, координация, стимулирование, учет и контроль, анализ.
И эти этапы называются общими функциями управления.
Поскольку в своей деятельности любая организация использует различные ресурсы, то имеет смысл говорить об управлении этими ресурсами. И по виду деятельности работников аппарата управления, связанной с использованием ресурсов предприятия, могут выделяться конкретныефункции управления. Поскольку разные предприятия в своей деятельности могут использовать разные ресурсы в разных объемах, то перечень конкретных функций управления на каждом предприятии будет свой. Вместе с тем наиболее общими из конкретных функций являются:
· управление финансами;
· управление недвижимостью;
· управление активной частью основных фондов (оборудованием);
· управление материальными ресурсами;
· управление персоналом;
· управление продукцией и услугами.
Т.к. каждая конкретная функция - это деятельность и, соответственно, процесс, то имеет смысл выделять этапы (или стадии) этого процесса. Причем каждая стадия управления каким-либо ресурсом представляет собой одну из общих функций управления.
Контрольные вопросы к теме №3:
1. 3.1. Процесс менеджмента это ...
2. 3.2. Назовите обязательные компоненты плана
3. 3.3. В чем разница между организацией как этапа процесса менеджмента и как функции менеджмента?
4. Учет и контроль это ...
5. Анализ это ...
6. Минимальным элементом процесса менеджмента является ...
7. Технология процесса менеджмента включает в себя ...
8. Операции и процедуры процесса менеджмента относятся между собой как ...
9. Классификационным признаком функций менеджмента является ...
10. К общим функциям менеджмента относятся ...
Тема 4. Прогнозирование и планирование как функции менеджмента
Лекция 4. Прогнозирование и планирование как функции менеджмента
Основные понятия, включенные в систему тренинг-тестирования:
прогнозирование сбыта; метод мнений жюри управляющих; метод совокупных мнений работников сбыта; метод ожидаемых запросов потребителей; математические методы; экстраполирование; корреляционный анализ; математическое моделирование; дедуктивный метод; планирование; цель планирования; стратегическое планирование; традиционная деятельность; планирование нетрадиционной деятельности; внутренняя культура; проект; метод поэтапного планирования; диаграмма Гантта; события; операции; сеть; оптимистическая оценка; вероятная; пессимистическая; критический путь; гибкость плана.
Понятие прогнозирования
Динамичный и неопределенный характер внешней cреды предприятия делает необходимым прогнозирование ее будущего состояния для принятие соответствующих подготовительных мер.
С этой точки зрения прогнозирование:
· во-первых, является той основой, на которой строятся планы;
· во вторых, побуждают руководителей думать о будущем и готовиться к нему;
· в-третьих, позволяет определить участки деятельности организации, на которых потребуется концентрация усилий в будущем;
· в-четвертых, всегда имеет определенную степень погрешности.
При прогнозировании могут использоваться различные математические и эвристические методы. Одним из эвристических методов является метод Дельфи [4]. Его сущность заключается в выполнении следующего алгоритма:
1) привлекается группа специалистов по исследуемой проблеме как из числа сотрудников фирмы, в интересах которой проводится прогноз, так и из других организаций;
2) к этим экспертам обращаются с просьбой сделать анонимный прогноз будущего состояния исследуемого объекта или явления;
3) полученные прогнозы обобщаются, и результаты обобщения сообщаются экспертам;
4) на основе полученной информации эксперты снова анонимно делают прогноз, результаты которого обрабатываются и возвращаются экспертам. Этот процесс может продолжаться достаточно большое количество раз;
5) полученный результат считается удовлетворительным тогда, когда мнения большинства экспертов совпадают.
Последовательное выяснение мнений и обратная связь используются здесь не с целью принудить экспертов к компромиссу, а для того, чтобы дополнительная информация придала заключению большую обоснованность.
Прогнозирование сбыта
Одним из важнейших прогнозов, который обязательно делает предприятие - это прогноз будущего объема продаж или оказания услуг. На него в значительной мере опираются планы освоение новых изделий, производства и финансирования. Обладая прогнозом будущего объема продаж на достаточно длительный период, руководитель предприятия оказывается в состоянии успешно предсказывать движение финансов и размеры ожидаемой прибыли. В качестве основных методов такого прогнозирования можно назвать [4]:
· метод мнений жюри управляющих;
· метод совокупных мнений работников сбыта;
· метод ожидаемых запросов потребителей;
· математические методы;
· дедуктивный метод.
Метод мнений жюри управляющихоснован на интуиции высших администраторов организации, чьи мнения по поводу будущего сбыта рассматриваются президентом компании, последующее мнение которого принимается за истину. Это наиболее старый и простой метод составления прогнозов будущих объемов продаж. В своем наихудшем варианте он превращается в групповую догадку, а в наилучшем - представляет собой детальный анализ, проводимый опытными администраторами, тщательно изучившими важнейшие факторы, влияющие на сбыт продукции их фирмы.
Основными преимуществами этого метода являются:
1) доступность и простота,
2) сочетание опыта и оценки фактов,
3) необходимость высказывать свое мнение по вопросам сбыта заставляет высших администраторов, отвечающих за различные участки работы фирмы, во-первых, тщательно готовить соответствующую информацию, используя данные своего участка деятельности, а, во-вторых, соизмерять свою деятельность с объемами продаж.
Основными недостатками метода являются:
1) прогнозы могут основываться на предположениях, а не на фактах и их анализе;
2) усреднение мнений уменьшает ответственность за тщательность подготовки прогноза.
Метод совокупных мнений работников сбытаоснован на убеждении, что рынок лучше всего знают те, кто непосредственно на нем работает, т.е. работники сбыта и руководители соответствующих подразделений. Он является наиболее часто применяемым методом прогнозирования сбыта.
Основными преимуществами этого метода являются:
1) прогноз осуществляется теми, благодаря кому он должен оправдаться;
2) благодаря широкой выборке общий прогноз приобретает определенную надежность.
Основными недостатками метода являются:
1) поскольку, как правило, работники сбыта обычно бывают не в курсе основных социальных, политических и экономических тенденций развития общества, то они не могут давать надежные долгосрочные прогнозы;
2) работники сбыта могут быть склонны:
· во-первых, к излишнему оптимизму, если они уверены, что благодаря их прогнозам увеличатся их представительские расходы, расходы фирмы на рекламу и прочее;
· во-вторых, к излишнему пессимизму, если они убеждены, что следствием прогноза роста продаж будет увеличение установленных фирмой норм продаж.
Метод ожидаемых запросов потребителейоснован на мнении потребителей о своих будущих покупках. Является наиболее эффективным при прогнозировании продаж новых товаров.
Основным преимуществом этого метода является высокая степень надежности прогноза при достаточно широкой выборке и склонности потребители к сотрудничеству.
Основными недостатками метода являются:
1) высокая стоимость;
2) полная безответственность потребителей за результаты прогноза.
Математические методы прогнозирования сбыта можно разделить на три группы:
1. Экстраполирование, которое основано на положении, что "прошлое является прологом будущего". При его применении на основании данных об объемах продаж за прошедший период в натуральных или стоимостных показателях делается прогноз с использованием экстраполяционных методов, сущность которых заключается в вычислении значения величины x=x(tn), где t - время, если известны значения величин х=х(t1),..., x=x(tn-1).
2. Корреляционный анализ, основанный на измерении зависимости между объемом продаж фирмы и каким-либо другим (или другими) факторами. Обычно в качестве таких факторов берется какой-либо общенациональный показатель, прогнозируемый с достаточно высокой степенью точности (валовый национальный продукт, национальный доход и др.).
3. Математическое моделирование, которое заключается в установлении строгих математических зависимостей (в виде формул) между объемом продаж и рядом других, желательно независящих от деятельности фирмы переменных
Основным преимуществом этого метода является высокая надежность при условии точности входной информации.
Основными недостатками метода являются:
1) необходимость привлечения высококвалифицированных специалистов и проведение научных исследований обуславливает их высокую стоимость;
2) не всегда имеются данные, позволяющие установить корреляционные или математические зависимости, а также применить аппарат экстракопирования с необходимой точностью;
3) существенные, быстротечные изменения внешней среды, которые могут серьезно отразиться на уровне объема продаж, практически не улавливаются математическими методами, но могут быть легко определены людьми, которые занимаются прогнозированием сбыта.
Дедуктивный метод основан на здравых рассуждениях и умении делать логические выводы людей, занимающихся прогнозированием. Сама дедукция представляет собой способ рассуждения, при котором новое положение выводится чисто логическим путем от общих положений к частным выводам. Таким образом, дедуктивный метод заключается в анализе общей текущей ситуации и выяснении положения со сбытом, на основе которых с использованием дедуктивного анализа и субъективных суждений делается вывод о будущем объеме продаж. Используется этот метод только в качестве дополнения к другим более точным методам как средство их проверки.
Понятие планирования
Планирование представляет собой заблаговременное принятие решений о том:
· что надо делать и что для этого нужно;
· когда делать;
· кто это будет делать;
· кто будет отвечать за полученный результат.
Можно утверждать, что планирование наводит мост между существующим положением дел и тем, которого необходимо достичь. Оно дает возможность:
1) реализовать предоставляющиеся возможности;
2) свести к минимуму будущие риски.
Место планирования среди других функций управления определяется:
· во-первых, тем, что результаты планирования непосредственно определяю содержание остальных функций управления;
· во-вторых, тем, что именно на этом этапе формируются цели предприятия и определяются средства достижения этих целей.
Таким образом, целью планирования является облегчение достижения целей предприятия путем:
1) устранения отрицательного эффекта неопределенности внешней и внутренней сред предприятия;
2) сосредоточения внимания руководителей на главных задачах предприятия;
3) достижения экономичного функционирования предприятия за счет оптимального распределения ресурсов;
4) облегчения организационной, мотивационной и контролирующей деятельности на предприятии.
Виды планов
Разные планы разрабатываются на разных уровнях организации для достижения разных целей. И по тому, на каком уровне разрабатывается план и для достижения каких целей предназначен, можно выделить следующие виды планирования (см. рис. 4.1).
Для достижения стратегических целей на высшем уровне организации разрабатываются стратегические (или корпоративные) планы, которые не определяют точно, каким образом организация будет достигать своих целей, а только определяют общую политику и генеральное направление деятельности организации, устанавливают приоритеты и распределяет имеющиеся ресурсы.
Стратегическое планирование, учитывая его перспективный характер сроком на 5-10 и более лет, должно учитывать состояние и перспективы развития внешней среды, а так же собственные преимущества и недостатки, т.е. свою внутреннюю среду организации.
Для реализации стратегических планов предприятие выполняет определенные работы, которые можно разделить на два вида:
1) деятельность, вообще традиционная для предприятия, например, обычный процесс производства, в который вносятся незначительные усовершенствования, работа с традиционными поставщиками, отслеживание ситуации на рынке;
2) деятельность, для предприятия нетрадиционная, носящая единичный характер, например, строительство или покупка нового здания для офиса предприятия, разработка и внедрение системы, автоматизирующей работу сотрудников офиса, переход на выпуск новой продукции, ликвидация какого либо филиала и т.д.
 |
Для осуществления традиционной деятельности на основе стратегических руководителями среднего уровня разрабатываются тактические (сроком до года) планы, а на нижнем уровне - оперативные (на месяц или квартал) планы. При этом, как правило, используются планы прошлых периодов. Однако иногда бывает целесообразно применить так называемый “нулевой” подход, когда при разработке оперативного плана запрещается использовать планы прошлых периодов. Это позволяет выявить несоответствия в компонентах плана или определить эффективно используемые ресурсы.
Планирование нетрадиционной деятельности осуществляется в виде проектов, для создания и реализации которых используют различные специальные методы, которые будут рассмотрены ниже.
Среда планирования
Реализация планов осуществляется в динамичной и неопределенной среде. Факторы внешней среды можно разделит [5]:
1) по отношению к организации - на внешние и внутренние;
2) по степени измеримости - на количественные и качественные;
3) по степени контролируемости организацией - на неконтролируемые, полуконтролируемые и контролируемые.
Среди множества внутренних факторов в [5] выделяют:
· маркетинг;
· финансовое состояние;
· производство;
· состояние персонала;
· внутреннюю культуру предприятия.
При изучении такого фактора как маркетинг основное внимание уделяется следующим областям.
1. Доля рынка и конкурентоспособность. Здесь определяется разница между долей рынка, принадлежащей предприятию, и той долей, которую предприятие хочет получить в результате реализации своих планов. Следует учитывать, что для прибыльной работы предприятию не обязательно контролировать весь рынок. Примером могут служить автомобили типа “Джип” и “Роллс-Ройс”, каждый из которых занимает очень незначительную долю автомобильного рынка, но приносит немалую прибыль.
2. Ассортимент предлагаемых изделий. В настоящее время практически отсутствуют предприятия, способные долго продержаться на рынке, предлагая одно изделие.
3. Демографическая ситуация на рынке, которая очень важна для планирования, поскольку изменение демографической ситуации может привести либо к сокращению, либо к увеличению потребления продукции предприятия.
4. Возможности продвижения на рынок новых товаров и возможности опережения в этом конкурентов.
5. Эффективность предпродажного и послепродажного обслуживания клиентов, которое позволяет сохранить лояльность клиентов по отношению к компании.
6. Рекламные возможности предприятия, которые могут оказать неоценимые услуги при продвижении товара на новый рынок, либо при выпуске на рынок новых товаров.
Текущее финансовое состояние предприятия необходимо учитывать при любом планировании, поскольку отсутствие финансовых резервов способно погубить любое начинание.
При анализе производства основное внимание следует уделять:
1) возможности снижения себестоимости продукции;
2) возможности использования в производстве взаимозаменяемых материалов;
3) степень зависимости предприятия от поставщиков, крайне нежелательна ситуация, когда предприятие получает важный для производства материал только от одного поставщика;
4) степень физического и морального износа оборудования;
5) насколько эффективна система контроля качества поступающих материалов, полуфабрикатов и готовой продукции.
Поскольку любой план будет осуществляться людьми, то оценка совокупного потенциала персонала предприятия является важнейшей компонентой любого планирования.
Внутренняя культура отражает преобладающие на предприятии нравы и обычаи, его морально-психологический климат. Именно внутренняя культура формирует имидж предприятия на товарном рынке в глазах поставщиков и потребителей, так и на рынке трудовых ресурсов, привлекая на предприятие необходимых ему сотрудников.
Метод ключевых событий
Проект - это комплекс взаимосвязанных действий (или операций), которые необходимо выполнить для достижения цели. Руководитель проекта несет ответственность за три основных параметра:
· сроки выполнения проекта;
· затраты на выполнение проекта;
· качество проекта.
Наиболее важным параметром являются сроки выполнения проекта, т.к. нельзя выполнить проект с необходимым качеством и вложиться в заданную смету расходов, если нарушаются сроки. Поэтому отслеживание сроков выполнения проекта является одной из важнейших задач руководителя. Именно для этого и существуют методы разработки проектов.
Простейшей формой представления проекта является список основных (или ключевых) событий, которые должны произойти, с указанием времени, к которому событие должно произойти. Само событие не занимает времени, т.е. не является процессом. Например “присутствие на лекции” - процесс, а не событие. “Прийти на лекцию” к какому-то времени - событие.
Можно назвать две важнейших области, в которых используется метод ключевых событий:
1. Когда определяется общая структура проекта и необходимо дать сотрудникам возможность подготовить свои планы, соответствующие ключевым событиям.
2. Когда необходимо определить контрольные сроки выполнения этапов большого проекта, которые должны соблюдать подразделения и отдельные исполнители, выполняющие часть проекта.
Метод поэтапного планирования
Метод поэтапного планирования очень похож на метод ключевых событий. Существенная разница между ними заключается в том, что график ключевых событий включает основные события независимо от промежутка времени между ними, а поэтапный график - это ряд дат через определенный временной интервал. Он показывает, что должно произойти к определенной дате.
Поэтапное планирование удобно использовать в том случае, если требуется представлять отчеты о проделанной работе к определенной дате.
Диаграммы Гантта
Диаграмма Гантта или полосовая диаграмма, названая так в честь предложившего ее Генри Гантта, является одним из широко используемых методов планирования. Суть метода заключается в представлении видов деятельности полосами на шкале времени. Длина полосы определяется ожидаемой продолжительностью вида деятельности. Если какой-либо вид деятельности может осуществляться дискретно, т.е. с перерывами, то полоса диаграммы будет иметь разрывы. Основными достоинствами такой диаграммы являются:
1) простота построения;
2) легкость восприятия большинством людей;
3) возможность использования на любом уровне планирования - от стратегического до планирования индивидуальных заданий сотрудникам;
4) она показывает и последовательность, и продолжительность действий, что позволяет находить всевозможные комбинации их совмещения;