Составляющие процесса контроля и уровни его применения

Составляющие процесса контроля

Основными составляющими процесса контроля являются выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реаль­ных результатов, осуществление корректирующих действий.

Стандарты — это конкретные цели, степень достижения, которых может быть измерена. Для каждой из таких целей должны быть определены временные рамки их выполнения и критерии, позволяющие оценить степень их достижения при выполнении работы.

Только четкие количественные показатели позволяют сопо­ставить конкретные результаты работы, конкретные результаты принятых решений с запланированными.

Конечно, не любая цель может быть выражена количе­ственно, но, используя аппарат обследований и опросов, экс­пертных оценок, вербально-числовых шкал, можно получить инструментарий, позволяющий пусть в первом приближении, но количественно оценить степень достижения цели, не име­ющей четкого количественного выражения.

Для оценки степени достижения такого рода целей могут быть использованы косвенные количественные критерии. Например, для оценки степени удовлетворенности работой исполнителей может служить такой критерий, как процент сотрудников, уволившихся за год из организации.

Отсутствие же возможности измерить результат принятого ранее решения и выполненной работы делает невозможным реальное осуществление контроля.

Измеримость степени достижения цели позволяет уста­новить, выполнены ли введенные стандарты, т.е. реализовать вторую составляющую процесса контроля.

На этой стадии важно определить норму допустимого отклонения от стандарта, которая устанавливается с учетом масштаба и поэтому часто может выражаться в процентах или долях единицы. Также здесь принимается решение о целесо­образности корректировки принятых ранее решений.

Основная задача контроля на этой стадии состоит в том, чтобы выявить действительно важные отклонения, а не мелочи, которые практически не оказывают влияния на достижение поставленных организацией целей. При том затраты на осу­ществление контроля не должны превышать полученного в ре­зультате осуществления контрольных мероприятий эффекта.

Третья составляющая контроля — осуществление корректи­рующих действий. В зависимости от сопоставления результатов выполненной работы, принятого ранее решения со стандартом, если отклонения незначительны, можно ничего не предпри­нимать. Если отклонения превышают допустимую норму, то необходимы корректирующие действия.

Для эффективного осуществления контроля должны присутствовать следующие элементы этого процесса:

· определение цели контроля на основе оценки его целесообразности, правильности, регулярности и эффективности;

· выбор концепции контроля (цель и предмет контроля, контролирующий орган, принятая система контроля: сплошной, выборочный, эпизодический);

· установление норм контроля: этических, правовых, производственных и т.п.;

· выбор методов контроля (независимый контроль, самоконтроль, привлечение специалистов или смежников и т.д.);

· объем и область контроля (финансовый, контроль качества продукции, производительности труда и т.п.).

Управленческий контроль осуществляется на двух организационных уровнях:

· оперативный контроль, контроль за производственно-хозяйственной деятельностью, технологическим процессом, контроль качества продукции, осуществляемый на уровне операций;

· стратегический контроль, определяющий эффективность работы организации, использования ресурсов.

ВИДЫ КОНТРОЛЯ

Выделяют:

Общим (тотальным) называют контроль деятельности всей организации в целом.

Функциональным называют контроль деятельности отдельной функции, отдельного подразделения, отдельного участка предприятия.

Выборочным называют контроль, позволяющий сделать вывод о качестве продуктов, услуг и работ на основе оценивания части партии изделий или отдельных видов работ (отдельных сотрудников).

В зависимости от субъекта контроля контроль разделяют на внутренний и внешний.

Внутренний контроль осуществляется субъектами самой организации: собственниками, администрацией, назначенными сотрудниками. Такой контроль призван оценивать результативность и эффективность работы подразделений и компании в целом, эффективность расходования ресурсов, производительность труда и квалификацию персонала, выявлять слабые места и ошибочные решения и т.п.

Внешний контроль осуществляется внешними, по отношению к организации, субъектами управления: государственными или независимыми контрольными органами, контрагентами компании (кредитными организациями, страховыми и т.п.) общественностью. Основная цель внешнего контроля — составить мнение ответственных органов о соответствии деятельности контролируемой организации законам, о ее финансовом положении и эффективности деятельности.

Плановый – контроль, осуществляемый в плановом порядке (например, ежемесячно, ежеквартально)

Внезапный – при поступлении негативных сигналов из внутренней среды предприятия (жалобы на опоздания сотрудников, они не выполняют свои должностные обязанности, чаепития, перекуры в рабочее время).

Предварительный - осуществляется до фактического начала работы. Само планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить предварительный контроль.

Текущий контроль – осуществляется в ходе проведения работ. Это регулярные проверки подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию планов, инструкций. Задача этого контроля - своевременно выявить и скорректировать отклонения от заданных параметров, возникающие в ходе работы.

Заключительный (финальный) – осуществляется после выполнения работы. Фактически полученные результаты сравниваются с установленными ранее. Этот вид контроля предупреждает повторение ошибок в будущем, позволяет, сравнить, насколько реальны были планы и определить результативность. Роль заключительного контроля – дает информацию для дальнейшего планирования, способствует мотивации.

Этапы контроля.

Контроль представляет собой непрерывный процесс, который проходит три этапа:

· установление стандартов и критериев деятельности организации;

· измерение и сопоставление фактически достигнутых к результатов с нормативными и анализ отклонений;

· принятие необходимых корректирующих действий.

Первый этап контроля наиболее ярко демонстрирует взаимосвязь планирования и контроля.

Стандарты – это желаемый результат, конкретные цели, которые поддаются измерению и которые явным образом следуют из процесса планирования. Чем отчетливее связь между целями организации и стандартами, применяемыми для контроля, тем более вероятно, что процесс контроля будет принят, понят и даже будет саморегулироваться

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, характеризуются наличием:

· временных рамок выполнения каждой работы;

· конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы и который является показателем результативности.

Хороший стандарт системы контроля состоит в том, что в нем продуманы единицы измерения и содержатся реалистичные допуски параметров цели.

К стандартам и нормативам предъявляются следующие требования. Они должны:

· объективно отражать реальность;

· быть выполнимыми в обычных условиях;

· быть гибкими, т.е. регулярно пересматриваться при изменении внутренних и внешних условий;

· отражать все основные стороны работы организации.

При этом выделяются три видов нормативов: натуральные (нормы расходов и т.д.), стоимостные (смета расходов и т.п.), временные (сроки реализации этапов работ по проекту и т.д.).

Особую трудность составляют те цели и задачи организации, которые трудно поддаются количественному измерению. Например, повышение морального уровня, эффективности НИОКР и др. В данном случае возможно использование различного рода субъективных показателей, получаемых на основе обследований и опросов, а также косвенных показателей.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля и заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов и их оценке.

Именно этот этап является определяющим по затратам на осуществление контроля и его эффективности. В коммерческих организациях, если затраты на систему контроля превышают полученную от реализации данной системы прибыль, то такой контроль неэкономичен и непродуктивен. Поэтому правильная организация этой стадии и использование специфических методов являются решающими при решении вопроса, а стоит ли вообще осуществлять контроль.

После вынесения оценки осуществляется третий этап. Корректирующие действия или регулированиеобычно принимают одну из трех форм:

1. Поддержание текущего статуса

2. Осуществление регулирования.

3. Изменение стандартов.