Управленческая информация

В процессе управления, представляющего собой целена­правленное воздействие на деятельность системы (коллектива, предприятия, государства), как при определении цели, так и при уточнении этой цели, как при принятии окончательного решения, так и при контроле за ходом его выполнения, необходима доста­точно исчерпывающая, точная, хорошо обработанная информация.

Информация- это целенаправленное знание, необходимое для создания организации и осуществления процесса управления ею. Общие функции управления - планирование, организация, координация, мотивация и контроль являются процессами, пере­рабатывающими информацию. Организация занимается структу­рированием информационных связей на предприятии. Информа­ционное обеспечение предприятия, т. е. переработка, учет, анализ и прогноз информации, представляет собой связующее звено для интегрирования инструментов управления, а также для соедине­ния системы управления с системой исполнения.

Информация, используемая в управлении, классифицируется:

• по объекту управления;

• по принадлежности к той или иной подсистеме управле­ния;

• по форме передачи (вербальная, т. е. словесная, и невербальная);

• по изменчивости во времени;

• по способу передачи;

• по режиму передачи;

• по назначению;

• по стадии жизненного цикла объекта;

• по отношению объекта управления к субъекту.

Информационный массив - это упорядоченная по опреде­ленным признакам совокупность всех видов информации, ис­пользуемой органами управления. Он должен обеспечивать: пря­мое обращение потребителей к хранимой информации; наиболее полное удовлетворение их информационных потребностей; опе­ративный поиск и выдачу информации; предохранение информа­ции от искажений.

Поток информации - это движение информации от источ­ников до потребителей.

Объем информации - количественная характеристика, из­меряемая с помощью условных единиц (слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.) и используемая для определения информаци­онной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управления.

При проектировании документооборота необходимо обес­печивать:

• наличие в каждом документе необходимой и достаточ­ной для принятия решений информации;

• рациональные потоки информации путем устранения дублирования документов и содержащихся в них показателей;

• минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;

• эффективный контроль за сроками исполнения докумен­тов;

• унификацию форм документов.

На практике выделяют также понятие "полезная информа­ция". Данное понятие принято интерпретировать как любую ин­формацию, свидетельствующую о состоянии дел на предприятии, а также информацию, используя которую предприятие может улучшить свои позиции.

С помощью современных информационных технологий, в частности Internet и Intranet, можно объединять сотрудников раз­ных отделов и даже филиалов, находящихся в разных городах и странах, во временные рабочие группы для совместной работы над проектами или для решения каких-либо проблем. Также данные системы предоставляют работникам возможность макси­мально реализовать свой творческий потенциал.

Кроме того, образовавшаяся в последние годы сетевая вир­туальная структура менеджмента отражает временную горизон­тальную сеть отношений между так называемыми Web-группами (менеджерами фирмы-ядра и менеджерами клиентуры виртуаль­ной сети). Web-группы при этом реализуют виртуальные отно­шения в формате их сети, обеспечивая дистанционные контакты менеджеров с клиентами.

Следует заметить, что глобальная информационная су­пермагистраль Интернет и локальные сети корпораций - Интра-нет, принципиально изменяют технологии сбора и обработки данных для менеджера и, главное, обеспечивают без вертикальной бю­рократизации дистанционное контактирование равноправных клиентов, т. е. формирование горизонтальных временных струк­тур партнерского характера.

Весьма важную роль в менеджменте играет также невер­бальная информация, т. е. информация, посланная отправителем без использования слов. Она образует невербальные послания, лежащие в основе невербальной коммуникации. Жесты, мимика, интонации - важнейшая часть делового общения. Как рассчитали социологи, интонация, выражение лица, жесты несут во время разговора до 80% всей информации. Порой с помощью этих средств (их называют невербальными) можно сказать гораздо больше, чем с помощью слов.

Основными видами невербальной информации являются:

• физические данные человека (рост, вес, цвет волос, за­пах тела и т. д.);

• движения тела (жесты, позы, прикосновения, выражения лица, движение глаз и т. д.);

• речь (интонации, грамотность, голос, частота речи и т. д.);

• среда (освещенность, шум, чистота, помещение, мебель и т. д.);

• использование среды (манеры поведения, расстояние при общении и т. д.);

• время (ранний приход, приход в точно назначенное вре­мя, опоздания).

Невербальные коммуникации в основном имеют бессозна­тельную основу, так как свидетельствуют о действительных эмо­циях участников коммуникационного процесса и являются весь­ма надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее нелегко скрывать в межличностной коммуникации.

Многие невербальные сигналы, их конкретные значения являются образцами той или иной человеческой культуры, в ко­торой "вырос" человек.

В связи с этим у разных народов имеются существенные различия в невербальном поведении.

К примеру, участники переговоров часто используют жес­тикулирование. Но тот или иной жест может означать разные по­нятия в разных странах. Так, болгары и русские прямо противо­положным образом кивают головой, когда хотят сказать "да" или "нет".

В США и многих других странах "ноль", образованный большим и указательным пальцем, означает "все отлично", в Японии - деньги, а в Португалии - неприличный жест.

Немцы часто поднимают брови в знак восхищения чьей-то идеей. Но то же самое в Англии будет расценено как выражение скептицизма. Движение пальца из стороны в сторону в США, Италии может означать легкое осуждение, угрозу или призыв прислушаться к тому, что сказано. В Голландии - отказ. Если на­до жестом сопроводить выговор, указательным пальцем водят из стороны в сторону около головы.

Использование жестов-символов вызывает больше всего недоразумений, когда, не владея языком, на котором говорит партнер, стремятся объясниться с их помощью, наивно пола­гая, что значение жестов-символов везде одинаково. Иногда это приводит не просто к комичным, но и к неловким ситуаци­ям. Так, в нашей стране поднятый вверх палец символизирует наивысшую оценку, а в Греции означает "заткнись". В США этот жест может в одних случаях подразумевать "все в поряд­ке", в других - желание поймать попутную машину, а если па­лец резко выбрасывается вверх, то является нецензурным вы­ражением. Можно представить недоумение и даже испуг на лицах американцев, когда после деловой встречи один из рос­сийских участников, не зная английского языка, но, желая вы­разить удовлетворение итогами встречи, резко поднял вверх большой палец руки. Вывод очевиден: если неизвестны точные значения жестов при общении с иностранцами, лучше вообще их исключить. Такие жесты либо просто не понимаются, либо получают другое значение.

Следовательно, невербальные знаки могут быть использо­ваны как образцы поведения и иметь при этом символическое значение. Они могут быть поняты так же ясно, как и вербальные знаки, выражаемые известной участвующим сторонам системой словесных кодов.