Управленческая информация и закономерности ее движения

Получения больших объемов информации выливается для специалистов по информатике и менеджеров в серьезную проблему. О значении данной проблемы говорит тот факт, что во многих организациях внедряется должность главного специалиста по информации, который несет ответственность за управление организационными базами данных и внедрения новых информационных технологий.

Информация - это документированные или публично объявленные сведения о событиях и явлений, происходящих в обществе, государстве и окружающей природной среде.
Стержнем научно обоснованного управления является своевременная и полная информация о ситуации, в которой принимается решение, о путях его реализации, о целях управления и возможных накладках.
Информация - это совокупность различных сообщений об изменениях, которые проходят в системе и окружающей ее среде. Управление как процесс состоит из обмена информацией между органом управления, управляемым объектом и внешней середой.
Информация выступает как основа процесса управления. С помощью информации реализуется связь между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями системы управлення.
Управление имеет дело с огромными масштабами информации, размер которой непрерывно увеличивается по мере роста объемов производства продукции. Организационно-практическая деятельность руководителя и управление также во многом носит информационный характер, потому учитывает получение информации для принятия решений и передачу информации о принятых решениях.
Роль информации неодинакова для различных этапов или стадий процесса управления. На одних стадиях управления важный объем информации, ее виды, возможности получения новой, дополнительной информации, на других - ее движение, на третьих - возможности ее обработки.
Так, при определении цели управления важен объем информации, ее новизна, ценность, полнота и т.д.. При оценке ситуации наибольшее значение имеют виды информации, определяющие возможность комплексного и системного подхода к этой оценке, а в дальнейшем к разработке управленческих решений. На стадии разработки управленческих решений и аналитической деятельности большую роль играют возможности обработки отобранной для полученного решения информации, которые зависят от формы ее предоставлення.
Повышение требований к организации службы информации в системе менеджмента обусловлено высоким динамизмом современного производства, частичным изменением параметров основных факторов производства и требований к получаемой продукции (услуг). Только систематизированная информация позволяет менеджеру определять эффективность организационно-экономических, агротехнических, социальных и экологических мероприятий и в зависимости от условий, складывающихся менять намеченную программу. Чем лучше информирован менеджер, тем оперативнее, выше по своему качеству его решения.
Для того чтоб принять правильное решение, необходимо иметь определенное количество информацииПравильное определение количества информации позволяет избежать перегрузки руководителей и специалистов, поскольку существует показатель предела информации, которую может переработать человек за определенный период. На практике обычно наблюдается перегрузка информацией производственного персонала приблизительно в 3-4 раза по сравнению с нормами.
Информацию, используемую в управлении, классифицируют по различным признакам:
по форме отображения

- визуальная (графики, таблицы, табло и др.).,

- аудиоинформация (воспринимается на слух благодаря звукозаписи), -

аудиовизуальная (объединяет информацию в форме изображения и звука)
по форме представления

- цифровая, буквенная и кодированная;
по порядку возникновения

- первичная и производная;
по характеру носителей информации

- документированная и недокументированная;
по назначению

- директивная (распорядительная), отчетная и справочно-нормативная;
по направлению движения - входная и выходная;
по стабильности - условно-переменная, условно-постоянная;
по способу отражения - текстовая (алфавитная, алфавитно-цифровая) и графическая (чертежи, диаграммы, схемы, графики);
по способу обработки - поддающейся и не поддается механизированной обработке.
Экономическая информация - это совокупность цифр, фактов, сведений и других данных, которые преимущественно количественно отображают общественно-экономические явления и процессы. Она содержит данные социально-экономического планирования и прогнозирования, финансовых планов, первичного, оперативного и бухгалтерского учета, статистической отчетности, экономического анализа тощо.
По назначению информацию разделяют на плановую, учетно-бухгалтерскую, отчетную, статистическую, производственно-оперативную, распорядительную, справочную, нормативную; по способу передачи - на ту, которая передается устно, по почте, телефону, телетайпу, факсу; по периодичности - на систематизированную ( переменную, суточную, декадную, квартальную и др..) и вероятной, обусловленную внешними и внутренними производственными событиями (выход из строя техники, задержка с поставкой топлива, семян и др..), относительно процесса обработки - на обрабатываемую, необрабатываемых и аналитическую.
По месту возникновения различают внешнюю информацию, поступающую от вышестоящих органов, а также предприятий, организаций и учреждений, которые поддерживают с объектом управления хозяйственные связи, и внутреннюю - возникает на предприятии (в объединении). Потоки информации разнообразны: потоки восходящей информации - основа для разработки решений; потоки нисходящей информации - это постановления, решения, указания вышестоящих организаций; потоки регулирующей информации - указанные выше документы и некоторые специальные нормативные положення.
7. Этапы обмена информацией в организации