Причины отклонения от стандартов и
необходимость корректирующих действий:
ü недостатки планирования
ü неподготовленность организации
ü проблемы руководства, некомпетентность
ü недостаток мотивации
ü изменение условий бизнеса
Основные этапы процесса контроля:
à Этап 1: Определение стандартов
à Этап 2: Сравнение результатов со стандартами
à Этап 3: Этап действия, принятия решений
à Процесс контроля
| Определите показатели результативности |
| Пересмотрите стандарты |
| Установите отклонения |
| Планирование Цели и стратегические планы |
| Установите масштаб допустимых отклонений |
| Оцените точность и значимость информации |
| Сравните результаты со стандартами |
| Сообщите полученные данные сотрудникам |
| Достигнуты ли цели? |
| Реалистичны ли стандарты? |
| Ничего не предпринимайте |
| Установите причину отклонений |
| Нет |
| Этап 1: определение стандартов |
| Этап 2: сравните результаты со стандартами |
| Этап 3: действия |
| Да |
| Да |
| Нет |
Рис. 8.6. Этапы процесса стратегического контроля
Стандарты
| Косвенные показатели: · результаты анкетирований и социологических исследований · текучесть кадров · число жалоб и предложений · нарушение трудовой дисциплины · жалобы покупателей и др. |
Ключевые показатели:
· Прибыль
· Объем продаж
· Уровень издержек
· Рентабельность
· Оборот капитала
· Доля рынка
· Задолженности по платежам
· Ликвидность и др.
Временные рамки
à Виды и формы контроля
Виды контроля
| Входные ресурсы |
| Продукция на выходе |
| Процесс преобразования |
| обратная связь |
| Заключительный контроль: концентрируется на изготовленной продукции |
| · анализ итоговой информации (результатов) в отношении достижения целей организации и для последующего планирования · оценка результатов с точки зрения мотивации сотрудников. |
| Текущий контроль: в поле зрения технология преобразования ресурсов в продукцию на выходе |
| · оценка отклонений от стандартов · в критических точках - пооперационный контроль |
| Предварительный контроль: концентрируется на входных ресурсах организации (финансовых, физических, людских и информационных) |
| · при разработке стратегических планов, стратегий, бюджета · при создании структуры организации · в процессе подбора и расстановки кадров · при определении политики, правил и процедур |
Рис. 8.7. Виды контроля
Формы контроля
Бюджет
ÿ основная форма финансового контроля
Виды бюджета:
ÖПлан (отчет) о движении денежных средств
ÖПлан (отчет) о доходах и расходах
ÖБалансовый отчет
ÖОперативный (рабочий) план (отчет)
ÖПлан (смета) капиталовложений
ÖСмета затрат
ÖПрогнозный баланс:
* прогноз продаж
* прогнозируемые счета прибылей и убытков
План (отчет) о движении денежных средств
ÿпоказывает руководству фирмы, сколько в его распоряжении имеется денег, и какова потребность в них фирмы. Этот документ составляется финансовой службой фирмы.
Таблица 8.1
Структура показателей плана (отчета)
| Показатели | Месяц (квартал, год) | и т.д. | Всего за период | ||
| План | Факт | План | Факт | ||
| 1. Доход от продажи товаров и услуг | |||||
| 2. Денежные издержки на производство и реализацию товаров и услуг по статьям | |||||
| 3. Налоги | |||||
| 4. Отчисления с фонда заработной платы | |||||
| 5. Дивиденды | |||||
| 6. Инвестиции в имеющееся оборудование | |||||
| 7. Инвестиции на приобретение нового оборудования | |||||
| 8. Закупка материалов, сырья, комплектующих | |||||
| 9. Процентные издержки | |||||
| 10. Затраты, связанные с повышением качества товаров, разработкой новых моделей | |||||
| 11. Суммарные затраты денежных средств | |||||
| 12. Добавление к активной части баланса |
Поток движения денежных средств (ДДС) должен быть положительным.
ДДС = Доходы - Затраты + Амортизация - Капиталовложения -
- Изменения в оборотном капитале > 0
План (отчет) о доходах и расходах
ÿпоказывает, какую прибыль приносит фирме данный товар, и целесообразно ли его производить в будущем. Этот документ разрабатывается экономической службой фирмы по каждому товару.
Таблица 8.2
Состав показателей:
| Показатели | Месяц (квартал, год) | и т.д. | Всего за период | ||
| План | Факт | План | Факт | ||
| 1. Выручка от продажи данного товара | |||||
| 2. Производственные издержки, связанные с производством и реализацией товаров по статьям | |||||
| 3. Общепроизводственные издержки по статьям | |||||
| 4. Налоги и отчисления | |||||
| 5. Чистая прибыль | |||||
| 6. Прибыль, остающаяся в распоряжении фирмы * |
* для акционерного предприятия - после выплаты дивидендов.
Балансовый отчет
ÿявляется итогом экономической и финансовой деятельности фирмы за отчетный период. В балансовом отчете содержится полный перечень активов фирмы (собственность) и пассивов (задолженность). Этот документ показывает чистую стоимость и ликвидность фирмы. Как правило, документ разрабатывается службой главного бухгалтера.
| Абсолютные активы Активы Основные активы (средства) 1. Здания, сооружения и оборудование 2. Земля 3. Лицензии 4. Другие капиталовложения Оборотные активы 5. Деньги на расчетном счете 6. Ценные бумаги 7. Платежи по счетам 8. Товарные и производственные запасы 9. Средства, находящиеся в обращении | Абсолютные пассивы Пассивы Основные пассивы 1. Долгосрочные заемные средства 2. Краткосрочные заемные средства 3. Средства от облигаций 4. Другие капиталовложения 5. Общий капитал акционеров: · собственный капитал акционеров · нераспределенная прибыль Оборотные пассивы 6. Счета, подлежащие оплате 7. Неоплаченные задолженности по зарплате и налогам 8. Другие неоплаченные задолженности |
Оперативный (рабочий) план (отчет) отражает за каждый период результаты взаимодействия фирм и ее условных рынков по каждому товару и рынку. Этот план осуществляет служба маркетинга. Он позволяет руководству фирмы получить представление о той доле рынка, которая завоевана фирмой по каждому товару, и которую она предполагает завоевать в будущем.
Состав показателей:
| Показатели | Месяц (квартал, год) | и т.д. | Всего за период | ||
| План | Факт | План | Факт | ||
| 1. Рыночный потенциал фирмы в единицах товара | |||||
| 2. Цена товара | |||||
| 3. Объем продаж | |||||
| 4. Доля фирмы в отраслевом рынке по данному товару | |||||
| 5. Количество товаров в единицах произведенных фирмой | |||||
| 6. Запасы данного товара на складах фирмы на конец отчетного периода |
Таблица 8.3. Оценка финансовых показателей деятельности фирмы
à Поведенческие аспекты контроля
Контроль -это форма воздействия на человека, мотиватор его поведения. Сотрудник стремится делать то, что хочет увидеть начальство, что подлежит вознаграждению. Менеджер должен понимать, что достижение сотрудником эффекта “хорошо выглядеть” не всегда адекватно достижению целей организации.
!Практические рекомендации менеджерам:
ü Устанавливайте желаемые, но реальные цели деятельности организации и стандарты, воспринимаемые сотрудниками.
ü Нормальный контроль - это непрерывный процесс делового общения с работниками. Осуществляйте постоянный и непринужденный контакт с починенными.
ü Тотальный контроль порождает небрежность, избегайте чрезмерного контроля.
ü Контроль должен быть открытым, скрытый контроль вызывает только досаду.
ü Избегайте контроля из недоверия подчиненным. Подозрительность создает неуверенность.
ü Вознаграждайте за достижение стандартов и целей организации.