Раздел 2. Организация как объект управления
Тема 5. Понятие и экономическая сущность организации
1. Признаки организации. Внутренние переменные и внешняя среда.
2. Универсальные законы жизнедеятельности организации
3. Виды организаций
1. Признаки организации. Внутренние переменные и внешняя среда.
Организация представляет собой обособленное объединение людей для взаимодействия в достижении определённых целей и задач. Это открытая система, состоящая из множества взаимосвязанных частей, объединённых в единое целое. Центральное и основное место в организации занимает человек, владеющий, использующий и распоряжающийся техникой, технологией и финансами, принадлежащими данной организации.
Каждую организацию характеризуют наиболее общие признаки. К ним относятся:
количественная определённость, необходимость минимального количества членов организации. Но организация не может превышать и определённого максимума её участников, иначе она начинает терять присущие ей свойства и качества;
наличие общих целей, ради которых люди объединились в организацию и создали её определённую структуру, а также средства достижения этих целей;
обособленность, «границы», которые отделяют одну организацию от других и создают целостность, единство действий работников внутри данной системы, несмотря на её открытость, т.е. взаимодействие с внешним окружением;
управляющий, руководящий и координирующий центр. В крупных организациях может быть несколько таких центров. Например, производственное объединение может состоять из множества центров управления, начиная с производственной бригады, смены, цеха, участка, отделения, заводоуправления, генерального директора, совета директора и суперотделений.
Внутренние переменные организации. Состояние организации не является чем-то неизменным и застывшим. Изменения внутреннего содержания её происходят под влиянием времени и в результате управленческих действий людей. В каждый определённый отрезок времени внутренний фактор организации есть нечто «данное», что менеджеры должны изменять в ходе достижения поставленных целей. К основным внутренним переменным относятся сами цели и задачи, структура, кадры, техника и технология и другие составляющие организации.
Цели и задачи организации многообразны и зависят от разных обстоятельств. Торговые организации ставят своей целью реализацию товаров и получение торговой прибыли; промышленные организации – производство необходимых товаров, при этом решают задачи повышения производительности труда, достижения рентабельности и т.д.; государственные учебные заведения – подготовку специалистов для народного хозяйства и совсем не нацелены на получение прибыли, но в их задачи входят: оптимизация затрат на обучение, повышение его научного уровня и приобретение практических навыков учащимися и др. от целей организации зависит её структура.
Взаимодействие организации с внешней средой. Успешная деятельность организации в достижении поставленных целей и задач во много зависят от внешнего окружения. Так, например, на производственном предприятии всегда возникает ряд вопросов, относящихся к внешней среде: Каковы источники сырья, материалов, энергии? Имеются ли соответствующие специалисты? У кого приобрести машины, механизмы, инструменты и т.д. Есть ли подрядчики на строительство объекта? Каковы ёмкость и удалённость рынков сбыта? Какие существуют экологические ограничения? Как поведут себя местные власти? и т.д.
Внешняя среда может воздействовать или прямо и непосредственно, или скрыто, косвенным образом.
Среда прямого воздействия включает: государственные организации, регулирующие хозяйственную деятельность (налоговая инспекция, разрешительная система, таможенная служба, правоохранительные органы, государственное страхование и др.); потребителей, чьи интересы защищает общество охраны прав потребителя, соответствующий спрос на рынке; конкурентов с их стремлением завоевать потребителя при помощи лучшего качества, сервиса или более приемлемой цены; поставщиков сырья, материалов, энергии, полуфабрикатов, комплектующих изделий и др. менеджеру в своей работе необходимо всё это знать и учитывать.
Среда косвенного воздействия включает факторы, которые влияют на предприятие не прямо и немедленно, а опосредовано, через сложную систему экономической конъюнктуры, достижения технического прогресса, социально-политические и культурные изменения, микрохозяйственные связи, отношений и др. Данные факторы проявляются не все сразу и не с одинаковой силой.
2. Универсальные законы жизнедеятельности организации
Жизнедеятельность организаций протекает так же, как и общества, подчиняясь действию законов, частных, общих и всеобщих (универсальных). Между этими группами законов есть определённая взаимосвязь и взаимообусловленность. Мы рассмотрим только некоторые законы жизнедеятельности организаций, которые не следует приравнивать к юридическим законам, нормативным актам, указам, постановлениям и др. как общие так и частные (не юридические) законы имеют определённую иерархию и взаимосвязь.
Деятельность организации подчинена действию закона синергии (лат. sinergos – вместе действующее). Сущность его проявляется в том, что возможности организации как единого целого превышают сумму потенциалов её отдельных частей. Практическое подтверждение действия этого закона видно уже в простой кооперации труда, а впоследствии в возникновении фабрик, заводов, их объединений в ещё более крупные организации – тресты, синдикаты, концерны.
В общественном производстве действует закон пропорциональности, который применительно к организации проявляется как количественные и качественные соотношения между различными её частями. Так, например, число управляющих организацией должно быть в соответствии с количеством её членов. Не может быть организации, где десяток управляющих приходится на одного-двух исполнителей, или тысячи исполнителей не могут иметь одного прямого и непосредственного руководителя.
Закон пропорциональности в организации связан с планомерностью, то есть конкретными действиями людей, поддерживающими необходимые для организации пропорции. Сотрудники организации рационально и научно обоснованно планируют поставки, производство и сбыт, финансовую деятельность, кадровые вопросы, занимаются стратегическим планированием и т.д. Если же их действия не соответствуют закону пропорциональности, то возникает угроза разрушения и гибели организации.
Стремление сотрудников организации к её длительной и продуктивной деятельности (речь не идёт об организациях-однодневках, финансовых пирамидах и др. криминальных структурах) находит своё отражение в законе самосохранения организации. В каждой организации работники следуют определённым правилам, номам и принципам деятельности. они вступают в деловые отношения, стремятся к стабильности, прочности своего положения, к сохранению своего рабочего места, социального статуса, роли и значения в производстве и т.д. Это способствует проявлению закона самосохранения организации. Развитие и стабильность – это два противоречивых начала в действии закона самосохранения, поэтому, не нарушив стабильности, нельзя ожидать каких-либо изменений. Установив стабильность, переходящую необходимые границы времени, можно ожидать негативных последствий действия закона самосохранения – застоя, стагнации, депрессии и уничтожения самой организации. Поэтому руководители предприятий стремятся к тому, чтобы сохранить необходимую стабильность, своевременно увидеть её опасность и принять меры к изменениям в организации, ведущим к её самосохранению.
Действие закона самосохранения вытекает из общего закона природы и общества – закона онтогенеза (от греч. Ontos – сущее и ..генез). Онтогенез это совокупность преобразований, претерпеваемых живым организмом от зарождения до конца жизни. Применительно к организации закон онтогенеза действует в течение всех периодов её жизни, начиная с создания и роста, потом процветания, достижения максимума возможностей своего потенциала и до упадка и разрушения. Период расцвета и процветания организации связан в её способностью удовлетворять потребности общества, а следовательно, с жизненным циклом продукции и услуг, которые находят спрос. С падением спроса в обществе на производимые товары и услуги начинается процесс отмирания данного предприятия. Таким, образом, задача руководителей организаций сводится к следующему: сокращение периода становления организации, продление периода зрелости и эффективной деятельности и замедление наступления заключительного этапа её жизнедеятельности.
3. Виды организаций
Подход к анализу организаций по видовому признаку среди учёных неоднозначен. Не вдаваясь в глубину теоретических позиций и споров по этому вопросу, отметим лишь наиболее общие, принятые большинством исследователей положения.
Прежде всего вид организации связан с формой собственности.
По хозяйственному признаку виды организаций делятся на: прибыльные и неприбыльные, бюджетные и внебюджетные, торговые, посреднические, финансовые, инновационные, промышленные, сельскохозяйственные, строительные, транспортные и др.
Организации правовой и разрешительной системы, от деятельности которых зависят возможность существования организаций, её управленческая, руководящая работа и эффективная деятельность самих управляющих.
Организация финансовой и налоговой служб, определяющие нормы и правила хозяйственной деятельности всех подчинённых им организационных структур.
Организации конкурентов, с которыми предстоит борьба и налаживание отношений.
Общественные организации охраны окружающей среды, пропагандирующие и отстаивающие безотходные технологии, безвредную утилизацию отходов производства, меры по защите природы в зонах проживания населения, по озеленению, мелиорации, осушению и других, способствующих оздоровлению климата в местах обитания людей и всего животного мира.
Организации полукриминальных и криминальных видов, сложившиеся в условиях кризиса экономики, нестабильности политической и социальной обстановки. Вольно или невольно менеджеры предприятий сталкиваются с такими организациями и вынуждены противостоять им в интересах развития отечественного производства, науки, образования, культуры, литературы, искусства и т.д.
С юридической, правовой точки зрения основой для разделения организаций служит легитимность, законность их существования. Поэтому можно различать официальные виды организаций (решающие конкретные производственные, хозяйственные научно-исследовательские, военно-технические, образовательные и другие задачи) и неофициальные (сложившиеся стихийно или сознательно и незафиксированные юридически). Такой вид организаций принято называть неформальными группами.
В международном масштабе некоторые виды организаций приобрели характер межнациональных монополий, межнациональных правовых и силовых структур, которые определяют жизнедеятельность не только каких-либо групп населения, но и целых народов и государств. Например: ООН, МВФ, НАТО и др.
Тема 6. Внутренняя и внешняя среда организации
Организация как система, представляется в виде сложной иерархической системы, тесно взаимодействующей с окружением.
Идея системного подхода к организации заключается в признании взаимосвязей и взаимозависимостей элементов, подсистем и всей системы в целом с внешней средой.
Ключевые факторы успеха организации находятся в двух сферах:
во внешней (из которой она получает все виды ресурсов);
внутренней (сильные и слабые стороны которой создают те или иные предпосылки для преобразования ресурсов в продукцию и услуги).
Внешняя среда характеризуется как совокупность переменных, которые находятся за пределами организации и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны его менеджмента.
Внешняя среда делится на два вида:
1) внешняя среда прямого воздействия (поставщики, потребители, акционеры, кредиторы, конкуренты, профессиональные союзы, торговые организации, общества потребителей, правительственные органы и др.);
2) внешняя среда косвенного воздействия (социальные факторы и условия, которые, не оказывая прямого воздействия на оперативную деятельность организации, предопределяют стратегически важные ее решения). К ним относятся: экономические, политические, правовые, социально-культурные, технологические, экологические, физико-географические факторы и переменные.
Значение факторов внешней среды резко повышается с связи с возрастанием сложности всей системы общественных отношений (социальных, экономических, политических и пр.). Именно внешнее окружение диктует стратегию организаций.
Внутренняя среда каждой организации формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на процесс преобразований (производство продукции, услуг).
Внутренняя среда каждой организации формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на процесс преобразований (производство продукции, услуг).
Во внутренней среде организации выделяют:
Цели;
Структура (состав и соотношение входящих в организацию подсистем по производству и (или) управлению);
Задачи;
Технология;
Люди (персонал).
В организации можно выделить (В.Томилов) три взаимосвязанные подсистемы: управляющая, управляемая и информационная.
Управляющая система – это субъект либо орган управления, или система управления.
Управляемая система – это объект (объекты) управления или сферы управленческой деятельности.
Информационная система – информационные потоки, связывающие внутреннюю среду с внешней, а также субъект с объектом управления.
Между компонентами организации как системы (структуры) могут устанавливаться разные связи:
вертикальные связи (связи подчинения и возникают в том случае, если организация обладает иерархической структурой, т.е. содержит несколько уровней управления);
горизонтальные связи (устанавливаются между компонентами системы, которые не подчиняются друг другу и каким-то образом связаны в процессе производства товара или услуги).
Кроме того, между компонентами организационной структуры могут устанавливаться линейные и функциональные отношения.
Линейные отношения – это отношения между руководителями и подчиненными, при которых руководитель принимает решения, касающиеся любых действий подчиненного.
Руководитель при таких отношениях называется линейным.
Функциональные отношения – это отношения, при которых руководитель принимает решения, касающиеся деятельности организации только водной из функциональных сфер (например, в финансовой, инновационной или производственной).
У каждого работника, таким образом, оказывается несколько руководителей, которым он подчиняется лишь в вопросах, находящихся в их компетенции. Руководитель, выполняющий такие функции, называется функциональным.
Тема 7. Организационная структура управления
1. Понятие организационной структуры
2. Элементы организационной структуры
3. Связи в структуре управления
4. Принципы формирования организационных структур
5. Схемы организационных структур
6.Соотношение централизации и децентрализации в структуре органов управления фирмой
7.Новое в типах организаций
1.Понятие организационной структуры
Под структурой управления организаций понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого.
В рамках структуры протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены функции и задачи управления. С этой позиции организационная структура – это форма распределения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации. Отсюда структура управления включает в себя все цели, распределённые между различными звеньями, связи между которыми обеспечивают координацию по их выполнению.
2.Элементы организационной структуры
Элементами структуры управления являются:
работник управления – человек, выполняющий определённую функцию управления;
орган управления – группа работников, связанных определёнными отношениями, состоящая из первичных групп;
первичная группа – коллектив работников управления, у которого есть общий руководитель, но нет подчинённых.
3.Связи в структуре управления
Структура управления характеризуется наличием связей между её элементами. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи – связи подчинения, возникают при наличии нескольких уровней управления. Вертикальные связи могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи означают подчинение линейным руководителям, то есть по всем вопросам управления. Функциональные имеют место при подчинении по определённой группе проблем функциональному руководителю.
4.Принципы формирования организационных структур
Структура управления должна отражать цели и задачи фирмы, быть подчинённой производству и меняться вместе с ним. Она должна отражать функциональное разделение труда и объём полномочий работников управления; последние определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более высоких уровней управления. Полномочия руководителей ограничиваются факторами внешней среды, уровнем культуры и ценностными ориентациями, принятыми традициями и нормами. Важное значение имеет реализация принципа соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры – с другой.
5.Схемы организационных структур
А) Линейная структура
Линейная структура образуется в результате построения аппарата управления только из взаимоподчинённых органов в виде иерархической лестницы:
Руководитель
Во главе каждого подразделения находится руководитель, наделённый всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчинёнными ему работниками, сосредотачивающими в своих руках все функции управления. Сам руководитель находится в непосредственном подчинении руководителя высшего уровня.
В линейной структуре разделение системы управления на составляющие части осуществляется по производственному признаку с учётом степени концентрации производства, технологических особенностей, широты номенклатуры продукции и др. при таком построении в наибольшей степени соблюдается принцип единоначалия: одно лицо сосредотачивает в своих руках управление всей совокупностью операций, подчинённые выполняют распоряжение только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного руководителя.
Структура используется мелкими и средними фирмами, осуществляющими несложное производство, при отсутствии широких кооперационных связей между подразделениями.
Преимущества линейной структуры управления:
- единство и чёткость распорядительства;
- согласованность действий исполнителей;
- чёткая система взаимных связей между руководителем и подчинённым;
- быстрота реакции в ответ на прямые указания;
- получение исполнителями увязанных между собой распоряжений и заданий, обеспеченных ресурсами;
- личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.
Недостатки линейной структуры заключаются в следующем:
- высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные разносторонние знания и опыт по всем функциям управления и сферам деятельности, осуществляемым подчинёнными, что ограничивает возможности руководителя по эффективному управлению;
- перегрузка менеджеров высшего уровня, огромное количество информации, поток бумаг, множественность контактов с подчинёнными и вышестоящими;
- тенденция к волоките при решении вопросов, касающихся нескольких подразделений;
- отсутствие звеньев по планирования и подготовке управленческих решений.