Итоги начальной подготовки

В конце начальной подготовки следует выполнить следующие условия:

· Ясны область распространения (применения), исключения, цели

· Известны ссылочные критерии (например, стандарты и контракты)

· Получены ключевые документы (например, руководство по качеству, процедуры, документы по процессам, организационная структура компании, список имен)

· Знать какую продукцию производит компания, каковы процессы, размещение оборудования, месторасположения, схемы, график смен, требования безопасности труда и охраны производства

· Поняты сферы специализации

· Аудитируемый понимает установленные правила аудита и имеется договоренность об обеспечении команды аудиторов необходимыми условиями для работы (например, офис, телефон и т.д.)

· Определены приоритетные направления аудита

Наконец, любая предварительная информация, любые данные, обнаруженные аудиторами на первом этапе, будут полезны в дальнейшем.

Теперь аудиторы могут приступить к детальному планированию аудита - например, составить график бесед, подготовить вопросники и и прийти к согласованному решению, кто из них:

· будет разговаривать с тем или иным сотрудником организации,

· о чем,

· почему,

· в какое время, и

· как долго.

Часть 6
Детальное планирование

Выбор сопровождающих

Команде менеджеров организации, проходящей аудит, стоит уделить особое внимание подбору тех людей, которые будут сопровождать команду аудиторов. В идеальном случае этим людям хорошо бы иметь какую-либо законченную подготовку по аудиту. Кроме того, сопровождающие со следующими качествами способны сделать процесс аудита гладким:

· наличие знаний о продукции, процессах и персонале организации;

· способность дать объяснения по системе качества;

· полномочия принимать несоответствия от имени организации.

Совещание команды аудиторов

Ведущему аудитору необходимо подтвердить область применения и цели аудита и выяснить любые проблемы, поставленные аудитом на адекватность (при изучения документации) и в ходе начальной подготовки. Будет ценной любая информация относительно культуры организации, ее прошлого, продукции и процессов, которая может быть распространена среди команды аудиторов.

После этого главный аудитор и члены его команды могут начинать договариваться по вопросам, кому что предстоит делать, и правилам, которым следовать (к примеру, когда необходимо выяснить какие-либо проблемы, или относительно коммуникации).

понимание Преимуществ детального планирования

Доверие является важным преимуществом для обладания им командой аудиторов, и подготовка является верным путем для достижения такого доверия командой. Чем больше аудиторы знают об организации, тем лучше для ее системы менеджмента качества.

Команда должна обладать пятью основными навыками:

· задавать вопросы

· слушать ответы

· оценивать ответы

· принимать решения

· управлять временем

Все аудиторы должны запомнить это слово: ПОДГОТОВКА. Совершенное владение навыками, только что перечисленными, может быть достигнуто только в том случае, если для подготовки отведено адекватное количество времени. Это представляется самым важным фактором, которому команде аудиторов следует отдать предпочтение.

Аудиторам необходимо применять обоснованный тактический подход. Это может быть достигнуто только в результате адекватной подготовки.

Итоговое РАССМОТРЕНИЕ по детальному планированию

Команде аудиторов необходимо рассмотреть различные формы объективных свидетельств, которые будут изучаться, и каким образом они будут изучаться:

· документы

· записи

· процессные методы

· продукция

· существенные вопросы

· ключевые сотрудники

· оборудование

· департаменты (отделы)

· результаты

Понимание различных методов

В распоряжении аудиторов имеется множество методов. Это не значит, что какие-то из них верные, а какие-то нет; это - разные методы, и выбор того или иного метода определяется конкретными обстоятельствами (то есть областью применения, целями, материально-техническим обеспечением).

Прямой и обратный метод отслеживания

На рисунке 6.1 схематически изображены два метода аудита, каждый из которых разработан, чтобы отслеживать направление хода аудита. В случае прямого метода аудитор может начать с наведения справок по продажам и проследить все сделки по таким справкам в каждом департаменте, связанном с бизнесом, до отправленного уведомления об отгруженной единице в ходе процесса. Прежде, чем начинать отслеживание сделки, неплохо было бы убедиться в том, что справки собраны.

Используя второй — обратный — метод отслеживания, аудитор начинает с отправленного уведомления и просит осмотреть соответствующий лист сортировки. Затем он или она могут поискать уведомление об отгрузке; записи последней проверки; внутренние записи товаров и прослеживаемые записи; производственный план-график; и, окончательно, заказ на покупку, подтверждение заказа и справки.