Вопрос 2. Внутренняя среда организации

Внутренняя среда организации – это совокупность ее внутренних переменных.

Внутренние переменные^[28] – это факторы внутреннего строения организации, основная часть которых является результатом управленческих решений менеджмента. К основным переменным внутренней среды любой организации относятся:

· цели организации;

· организационная структура управления (ОСУ);

· ресурсы;

· персонал.

Что такое цели и ресурсы организации вы уже знаете из предыдущих глав и параграфов. С принципами и способами мотивации персонала вы познакомитесь в следующей теме. Здесь же мы рассмотрим подробнее понятие «организационная структура».

Организационная структура(организационная структура управления)– это совокупность всех подразделений компании и всех взаимосвязей между ними в соответствии с иерархией^[29] (рис. 24).

Рис. 24. Иллюстративный пример графического изображения

(органиграммы) ОСУ предприятия

Решение о выборе типа и особенностей организационной структуры принимается высшим руководством компании, а ее проектирование базируется на стратегических планах. Однако структура организации может динамически изменяться в зависимости от требований стратегических целей компании, а так же тактики, избранной для достижения этих целей.

Процесс построения ОСУ называется организационным проектированием, он состоит из следующих этапов:

· департаментализация – деление организации по горизонтали на блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности (бизнес-функциям);

· установление соотношения полномочий сотрудников и руководителей;

· дальнейшее выделение более мелких подразделений;

· определение должностных обязанностей каждого сотрудника.

Сфера контроля. Одним из важнейших параметров ОСУ является сфера контроля (иначе – охват контролем илимасштаб управления).

Сфера контроля– это число лиц, подчиненных одному руководителю на каждом уровне управления.

Уровни иерархии. Другой важнейший параметр – количество уровней иерархии (уровней управления) в ОСУ предприятия. Различные сочетания этих двух параметров дают различные типы ОСУ. На рис. 25 показаны:

а) многоуровневая ОСУ с узкими сферами контроля на каждом уровне;

б) «плоская» (имеющая малое число уровней) ОСУ с широкими сферами контроля на каждом уровне.

Рис. 25. Различия ОСУ в зависимости от масштаба

управляемости и количества уровней иерархии

Какими достоинствами и недостатками обладает каждая из двух представленных на рис. 25. организационных структур?

Рассмотрим многоуровневую ОСУ (см. рис. 25. «а»). Наличие здесь узкой сферы контроля (малого масштаба управления) облегчает работу руководителя на каждом уровне иерархии, однако при этом каждый руководитель должен являться разностороннее подготовленным специалистом, т.к. ему приходится отвечать сразу за несколько направлений деятельности. Предположим, что органиграмма (рис. 25. «а») описывает структуру производственного предприятия, возглавляемого генеральным директором (верхний уровень). Тогда двум его заместителям – директорам по направлениям деятельности – (второй уровень иерархии) приходится отвечать за такие направления, как маркетинг, исследования и разработки, закупки сырья, производство и сбыт продукции.

Кроме того, существенным недостатком многоуровневой ОСУ является большое время прохождения информации от высшего уровня к низшему и обратно. При этом существует вероятность искажения и потери информации.

Каждый раз, когда информация проходит

очередной организационный уровень,

от нее остается только 60%.

И потери быстро нарастают, особенно

в иерархичных компаниях с большим количеством

организационных уровней.

К. Нордстрем, Й. Риддерстрале

Рассмотрим «плоскую» ОСУ (см. рис. 25. «б»). Очевидно, что проблемы и достоинства ОСУ в этом случае меняются местами. Широкая сфера контроля усложняет работу руководителя, при этом большое количество специалистов на каждом уровне позволяет сделать работу более специализированной. Малое количество уровней уменьшает время прохождения и процент потерь информации. Однако управление такими организациями требует привлечения иных принципов, отличающихся от принципов управления многоуровневыми структурами.

На рис. 26 показана диаграмма, демонстрирующая распределение организационных структур российских компаний по количеству уровней иерархии.

Рис. 26. Распределение российских компаний

по количеству уровней иерархии^[30]

Изучите эту диаграмму, ответьте на вопрос, какое количество уровней иерархии имеют большинство отечественных компаний?

Типы полномочий.Для правильного понимания принципов построения ОСУ и функционирования организации, важно знать типы полномочий (связей) в организации.

Полномочие – это право, официально предоставленное кому-либо на совершение чего-либо.

В общем случае в менеджменте различают три типа полномочий: общие, линейные и функциональные.

Общие полномочия подразумевают право принимать решения, связанные с постановкой целей организации, выработкой стратегии, действиями в кризисной ситуации и т.п. Такие полномочия принадлежат высшему руководству организации.

Линейные полномочияпредполагают наличие прямой должностной связи между руководителями и исполнителями, в рамках которой руководители отдают распоряжения исполнителям, т.е. указывают что, когда, где (а иногда и как) они должны делать (или наоборот, не делать), чтобы обеспечить достижение поставленной цели. При этом линейные руководители несут ответственность за каждого подчиненного им исполнителя и координацию работ.

Иначе говоря, линейные полномочия обеспечивают управленческое воздействие руководителя на исполнителей в виде набора конкретных функций, включающих право оказывать на подчиненного административное воздействие(объявление взысканий и поощрений, увольнение и т.п.).

Линейные полномочия персонифицируют и упрощают взаимоотношения между руководителями и подчиненными. Таким образом, линейные полномочия создают иерархию управления в организации, называемую цепью команд(цепочкой полномочий).

Как правило, линейные полномочия включают в себя входят задачи оперативного управления деятельностью основных подразделений организации (производственных, сбытовых, финансовых и пр.), организации труда персонала, создания условий, необходимых для выполнения людьми своих обязанностей, поддержания благоприятного морально-психологического климата в коллективе и т.п.

Функциональные полномочия обеспечивают управленческое воздействие руководителя на исполнителей в виде набора конкретных функций, без права оказывать административное воздействие. Они реализуются посредством функциональных (косвенных) связей. Такие полномочия заключаются в том, что некоторые руководители имеют право принимать решения, регулирующие деятельность работников, непосредственно подчиненных другим (линейным) руководителям. Причем эти решения являются обязательными для исполнения этими работниками.

Руководители, имеющие право использовать по отношению к сотрудникам линейные полномочия, называютсялинейными руководителями (линейными менеджерами), а имеющие право использовать только функциональные полномочия – функциональными руководителями (функциональными менеджерами).

Например, начальник отдела кадров предприятия имеет право требовать от своих подчиненных, сотрудников отдела кадров, исполнения обязанностей в пределах их функций, а также поощрять их за хорошую работу или налагать административные взыскания за плохую, т.е. по отношению к ним он является линейным руководителем. При этом он также имеет право давать указания в пределах своих функций сотрудникам других департаментов, отделов и служб (например, обязывая их подать в срок соответствующие данные). Однако административными правами по отношению к ним он не обладает, т.е. является функциональным менеджером.

Для сохранения принципа единоначалия (подчинения исполнителей только одному линейному руководителю) содержание и объем функциональных полномочий в организациях строго регламентируются. Обычно такими полномочиями обладают главные специалисты фирмы (главный бухгалтер, главный экономист и пр.) и руководители соответствующих отделов и служб (например, отдела кадров, планового отдела и пр.).

Общие, линейные и функциональные полномочия относятся к распорядительным полномочиям. Помимо них существуют и другие типы полномочий.

Представительские полномочия предусматривают выполнение назначенными сотрудниками по поручениюруководства таких функций, как координация и контроль деятельности.

Отдельные сотрудники (а также временные или постоянные комиссии и комитеты), реализующие функцию координации, наделяются координационными полномочиями. Такие полномочия реализуются в процессе разработки несколькими подразделениями совместных решений или проектов. Лица или подразделения, которые наделяютсякоординационными полномочиями, имеют право от имени высшего руководства согласовывать деятельность отдельных подразделений и сотрудников и направлять ее в русло, соответствующее целям организации.

Контрольно-отчетными полномочиями наделяются сотрудники, выполняющие в установленных рамках функциипроверки деятельности подразделений (и отдельных сотрудников) и получения от них необходимой информации. Подобные полномочия могут быть возложены на специальные подразделения (например, контрольно-ревизионный отдел, служба мониторинга), а также на функциональные службы (например, бухгалтерию).

Согласительные полномочия состоят в том, что их обладатели обязаны выразить свое отношение к решениям, принимаемым в рамках распорядительных или координационных полномочий. К ним относятся:

· рекомендательные полномочия (они являются наиболее ограниченными и сводятся в основном к консультированию линейного руководства);

· обязательные согласования (расширенные рекомендательные полномочия). Иногда выделяют особый тип обязательных согласований – предостерегающие полномочия. Ими располагает, например, юридическая служба, сотрудники которой проверяют соответствие управленческих решений действующим правовым нормам. Однако руководители имеют право игнорировать мнение «предостерегающих» специалистов, беря на себя всю полноту ответственности за возможные последствия;

· параллельные полномочия (такие полномочия дают право отклонять отдельные решения линейного руководства, их иногда называют блокирующими. Блокирующими полномочиями обладает, например, главный бухгалтер предприятия, т.к. без его согласия, не может быть принято решение, относящееся к финансовой деятельности компании).

Часто в менеджменте используется понятие «штабные полномочия». Под ними подразумевается совокупность различных полномочий, реализуемых специальным административным аппаратом компании, называемым штабом. К штабным часто относят: функциональные, согласительные и представительские полномочия.

Таким образом, структуру полномочий, возникающих в организациях, можно проиллюстрировать схемой (рис. 27).

Рис. 27. Типы полномочий в менеджменте

Централизация и децентрализация управления.Еще одним важным параметром ОСУ любой компании является соотношение уровней централизации и децентрализации управления.

В централизованныхорганизационных структурах высшееруководство оставляет за собой большую часть полномочий.

В децентрализованных организационных структурах полномочия делегируются (передаются) и на нижестоящие уровни управления.

Большое значение имеет выбор оптимального соотношения между централизацией и децентрализацией властных функций в организации, т.к. от этого зависит эффективность управления. Излишняя централизация управления приводит к тому, что деятельность организации почти полностью зависит от высшего уровня управления. При этом менеджеры среднего и низшего звеньев играют роль лишь проводников и исполнителей решений топ-менеджмента. В таких компаниях, как правило, не поощряется креативность, новаторство и самостоятельность менеджеров. С другой стороны, и для высшего руководства это чревато серьезными негативными последствиями, такими как: большие перегрузки (из-за чего происходит снижение эффективности их работы); необходимость заниматься оперативным управлением в ущерб долгосрочным планам и программам и т.п.

Решить эти и некоторые другие проблемы позволяет децентрализация, в основе которой лежит понятие «делегирование полномочий».

Делегирование полномочий – это передача части функций руководителя другим менеджерам или сотрудникам для достижения конкретных целей организации.

Делегирование полномочий используется для оптимизации системы управления компанией. В основе делегирования полномочий лежит уверенность в том, что сотрудники, работающие над конкретной проблемой, лучше понимают ситуацию, чем руководитель, и им проще найти верное решение.

При делегировании полномочий очень важно учитывать два обстоятельства:

· во-первых, дополнительные функции и ответственность за их выполнение можно передавать лишь тем сотрудникам, чьи компетенции, профессиональные и личностные качества соответствуют определенным требованиям (например, таким, как ответственность, большой опыт работы, самостоятельность, желание заниматься управленческой деятельностью, коммуникабельность и т.п.);

· во-вторых, вместе с дополнительной ответственностью этим сотрудникам должны передаваться соответствующие права, позволяющие им принимать управленческие решения.

Кроме того, высшие менеджеры, делегируя часть своих полномочий другим сотрудникам, не должны забывать об их материальном вознаграждении (например, повышении заработной платы, выплате премий и т.п.). Недостаточное внимание к правилам делегирования полномочий может свести на нет все усилия по улучшению работы организации или даже полностью парализовать ее работу.

Бюрократические и адаптивные организации. При всем разнообразии типов ОСУ, их можно условно разделить на две группы:

а) бюрократические (механистические);

б) адаптивные (органические) структуры.

Термин «механистические»^[31] указывает на то, что организации, построенные по такому принципу, очень схожи с механизмом (иногда о них говорят, что они «работают как часы»). На первый взгляд, это хорошо. Однако не стоит торопиться с выводами.

Термин «органические» говорит о том, что такие организации похожи по своему строению и развитию на живой организм, а второе их название, «адаптивные», напоминает о том, что эти организации, в отличие от бюрократических, могут быстро адаптироваться (т.е. приспосабливаться) к изменениям, происходящим во внешнем окружении. Так, например, при изменении спроса на какие-либо товары, адаптивная организация быстро переходит к выпуску другого товара и т.п.

Чем же различаются между собой бюрократический и адаптивный типы организаций? На рис. 28. приведены характерные признаки этих двух структур. Изучите их и подумайте, какой тип организации наиболее эффективен в условиях современного рынка, изменения запросов потребителей и технологий и т.п. Что мешает бюрократическим организациям быстро адаптироваться к изменениям рынка, моды, технологий и т.п.? Приведите примеры известных вам компаний и подумайте, какой тип организации они имеют.

Мы отказываемся от иерархических структур в пользу неформальных.

Особенно важно это для делового сообщества. Отказ от бюрократии

стал одной из основных тенденций последнего десятилетия [19].

Дж. Уэлч

Рис. 28. Признаки бюрократических и адаптивных организаций

Всегда найдутся эскимосы, которые выработают для жителей

Конго указания, как вести себя при самой страшной жаре.

Станислав Ежи Лец