Внутренняя и внешняя среда организации, их взаимодействие и влияние на развитие организации
ЛЕКЦИЯ 9. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ - 30.03.2013 г.
1. Понятие организации. Основные элементы организации: цели, задачи, структура, технология, люди.
Внутренняя и внешняя среда организации, их взаимодействие и влияние на развитие организации.
3. Виды организаций. Классификация организаций по различным признакам: форма собственности, организационно-правовая форма, виды деятельности.
Домашнее задание:
Представить (в письменной форме) к практическому занятию № 10 ответы на тренировочный тест № 7 «Средства и методы менеджмента».
ВВЕДЕНИЕ
Новые условия развития современного общества, в которых функционируют организации:
§ Глобализация экономики.
§ Обострение рыночной конкуренции.
§ Быстрые изменения и нововведения в обществе и в экономике.
§ Технологии, основанные на новых знаниях, опыте, интеллекте.
§ Информация как фактор развития общества.
§ Социальная ответственность бизнеса.
§ Гуманизация труда.
1. ПОНЯТИЕ ОРГАНИЗАЦИИ. ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ: ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, СТРУКТУРА, ТЕХНОЛОГИЯ, ЛЮДИ
Организация - в широком смысле - это социально-экономическая система, созданная для достижения коммерческих или некоммерческих целей, а в узком смысле - это объединение людей, реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.
Организация – это совокупность материальных объектов и коллектив людей, объединенных для достижения определенной цели.
Варианты понимания сущности организации:
1. Искусственный социально-экономический институт, инструмент производства материальных и духовных благ, их движения и распределения в
обществе (в форме объединения физических или юридических лиц).
2. Координирующий процесс управления.
3. Структурная упорядоченность взаимосвязей элементов системы, объекта.
1.Организация есть целевая общность. Цель - основной категорический признак любой организации.
Организация возникает тогда, когда достижение каких-либо общих целей достигается через достижение индивидуальных целей. И наоборот, когда достижение каких-либо индивидуальных целей достигается через достижение общих целей.
Организацию можно рассматривать как средство коллективного достижения целей, которые не могут быть достигнуты людьми индивидуально. В данном контексте под целью понимается конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремиться добиться группа людей, работая вместе.
Главный организационный эффект - синергия (сотрудничество, содружество) - прирост дополнительной энергии, превышающей сумму индивидуальных усилий участников - наиболее важное практическое свойство.
Коллектив – это сообщество людей, работающих в одной организации.
Исходя из данных определений, можно сделать вывод о том, что любая организация состоит из двух частей. Первая – социальная, то есть коллектив людей. Вторая часть организации – материальная, то есть здания, оборудование, инструменты, материалы.
В научной литературе понятие «организация» часто обозначается и другими словами. В частности: предприятие, учреждение, фирмы, компания. Мы будем употреблять их как аналоги.
Имеются различные обозначения и для понятия «коллектив». В качестве аналогов используются следующие: персонал, сотрудники, работники.
Для того, чтобы представить организацию, создать о ней общее впечатление, используются определенные характеристики.
Основными характеристиками организация является: миссия и цель, материальная база, персонал, позиция на сегменте рынка (в отрасли), внутренняя и внешняя среда.
Миссия – это философическая идея организации.Так,миссией организации может выступать повышение материального благосостояния либо культурного уровня людей.
Цель– это продукты основной деятельности организации, а также получение прибыли. Например, целью автопредприятия является выпуск автомобилей, которые реализуются на рынке и приносят предприятию прибыль.
ЦЕЛИ:
§ КОНКРЕТНОСТЬ - чем детальнее Вы опишете желаемый результат, тем точнее сможете направлять свои действия.
§ ИЗМЕРИМОСТЬ (или проверяемость) - Вы должны быть способны оценивать, в какой степени Вы приблизились к цели.
§ ДОСТИЖИМОСТЬ (обеспеченность ресурсами) - хватит ли у Вас материальных, временных, человеческих, интеллектуальных и других ресурсов для достижения цели?
§ РЕАЛИСТИЧНОСТЬ: слишком «глобальная» цель не показывает, как двигаться в обозримом будущем; слишком мелкая цель не вдохновляет.
§ ОПРЕДЕЛЕННОСТЬ ВО ВРЕМЕНИ!
Материальная база – это совокупность всех принадлежащих организации объектов: здания, сооружения, оборудование, мебель, инструменты, материалы и др.
Персонал– это сообщество людей, работающих в данной организации. Персонал, в свою очередь, может быть охарактеризован численностью, квалификацией, социальным, возрастным или половым (гендерным) составом, профессией и др.
Организация (фирма) – система, состоящая из множества элементов, обеспечивающая преобразование ресурсов для достижения результатов (производства продукции, выполнения работ, оказания услуг).
Организация как система представлена на рис. 1, 2.
Рис. 1. Организация как экономическая система
Рис. 2. Организация как система
Материально-вещественные потоки:
Входные - сырье, материалы, рабочая сила, здания.
Выходные - готовая продукция (услуги).
Денежные (финансовые) потоки:
Входные - выручка от реализации, кредиты и займы, акционерный капитал.
Выходные - производственно-сбытовые издержки, инвестиционные издержки, платежи за кредит, проценты и дивиденды.
РЕСУРСЫ организации - трудовые, материальные, нематериальные (права, патенты, лицензии, ноу-хау и т. п.), финансовые, информационные и др.
Их состав зависит от сферы деятельности организации. Наличие или возможность доступа к уникальным ресурсам определяют конкурентоспособность организации (ее выгодное отличие от других организаций на том или ином рынке товаров, работ и услуг).
Рис. 3. Интеллектуальный капитал компании
Рис. 4. Процессы деятельности организации
Основные функции организации (по Анри Файолю):
1. Техническая функция (производство).
2. Коммерческая функция (закупка, продажа).
3. Финансовая функция.
4. Учетная функция.
5. Обеспечение безопасности.
6. Административная функция (предвидение, организация, руководство, координация, контроль).
Основные и дополнительные функции коммерческой организации:
Основные функции:
§ Финансирование.
§ Закупка, логистика.
§ Производство.
§ Сбыт.
§ Общее управление, включая найм и увольнение
персонала.
Дополнительные функции:
§ Бухгалтерский учет и контроль.
§ Управление персоналом.
§ НИОКР.
§ Обеспечение безопасности.
§ Административная функция (секретариат).
Рис. 5. Основные бизнес-процессы организации и жизненный цикл продукции
Бизнес-процесс – совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей.
Маркетинг - (от англ. marketing — продажа, торговля на рынке) — процесс выявления, предугадывания потребностей клиентов, организации соответствующей ожиданиям рекламы и производства с целью повышения количества продаж и максимизации прибыли.
Рис. 6. Основные и вспомогательные бизнес-процессы
ВНУТРЕННЯЯ И ВНЕШНЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ, ИХ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ И ВЛИЯНИЕ НА РАЗВИТИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Внутренняя и внешняя среда – это те материальные, политические, экономические, психологические, юридические и иные условия, в которых осуществляется деятельность организации.
Внутри любой организации имеется ряд материальных и нематериальных факторов, которые отличают ее от других фирм. Они и создают индивидуальную для каждой организации, неповторимую внутреннюю среду.
Внутренняя среда организации – это совокупность материальных и нематериальных явлений, отличающих ее от других организаций.
Основными элементами внутренней среды организации являются ее структура, технологии, корпоративная культура и психологический климат.
Рис. 7. Организация как живой организм
Структура организации – это совокупность ее составных частей и взаимодействие между ними. Разделение организации на отделы, цеха (департаменты) называют «департаментализацией». Группировку отдельных должностей в отделы можно провести по разным принципам. Менеджеры должны установить каким образом командная цепочка объединит сотрудников для выполнения поставленных перед ними рабочих заданий. Это определит вид структуры организации.
Рис. 8. Организационная среда
Рис. 9. Анaлиз внyтpeннeй cpeды
Рис. 10. Анaлиз внyтpeннeй cpeды. Производство
Рис. 11. Анaлиз внyтpeннeй cpeды. Персонал
Рис. 12. Анaлиз внyтpeннeй cpeды. Оpгaнизaция yпpaвлeния
Рис. 13. Анaлиз внyтpeннeй cpeды. Мapкeтинг
Рис. 14. Анaлиз внyтpeннeй cpeды. Финaнcы и yчeт
ВНЕШНЯЯ СРЕДА организации – множество условий, которые извне влияют на деятельность организации. Это совокупность материальных и нематериальных явлений, находящихся вне организации, но влияющих на ее деятельность.
Различают внешнюю среду прямого и косвенного воздействия.
К внешней среде прямого воздействияотносят пять факторов: поставщики, потребители, ресурсы, конкуренты и правовые условия. К внешней среде косвенного воздействия относяткультуру, мораль, традиции, экономические и политические факторы, международное окружение.
Рассмотрим эти факторы.
Рис. 15. Внешняя среда прямого воздействия
Поставщики− это те, кто обеспечивают организацию сырьем, комплектующими, оборудованием, запчастями.
Поставщики поддерживают движение предприятия «на входе». Требования к объемам сырья и комплектующих двойственны. С одной стороны, их должно быть достаточно для того, чтобы не было сбоев в производстве из-за нехватки чего-то. С другой стороны, запас в поставках стоит денег. Поэтому происходит «замораживание» оборотных средств.
Идеальная ситуация − это работа «с колес». Иными словами, все поставки без складирования сразу идут в дело. Однако это весьма рискованно. В случае любой задержки с поставками остановится производство. Для того чтобы такого не случилось, необходим запас.
Выбором оптимальных схем, путей и объемов поставок занимается логистика.
Потребители − это те, кто использует производимую организацией продукцию и услуги. Потребители фактически обеспечивают смысл деятельности организации. Именно для удовлетворения запросов потребителей создается и функционирует предприятие. Поэтому потребитель является центральной фигурой внешней среды каждой организации.
Любое современное предприятие активно изучает своих потребителей, их запросы, пожелания к потребляемой продукции и услугам. Этой деятельностью занимается маркетинг. В сферу маркетинга входит не только изучение, но и поиск, и даже «создание» новых потребителей.
Поиск новых потребителей связан для предприятия с расширением рынков сбыта. Это могут быть новые территории, не охваченные ранее социальные группы, новые технологии продаж.
«Создание потребителя» связано с активной рекламой. Она убеждает людей в том, что этот продукт им действительно необходим. Даже в тех случаях, когда человек до этого прекрасно обходился и без него.
На рынке товаров и услуг СНГ последние годы широко используется агрессивная, навязчивая реклама. В экономически развитых странах к ней относятся отрицательно.
Ресурсы − это потенциальные силы и средства, которые могут быть вовлечены в производственный процесс. Основными видами ресурсов производства являются: трудовые, финансовые, энергетические.
К трудовым ресурсам относятся люди, проживающие на данной территории. Из их числа набираются рабочие, специалисты, менеджеры. Качество трудовых ресурсов определяется их образовательным уровнем и квалификацией.
Конкуренты− это фирмы, предлагающие аналогичную продукции и услуги. Основной конкурентный показатель любой продукции – это соотношение «цена-качество».
Соперничество между конкурентами идет за потребителя. Для его привлечения на свою сторону работа ведется по трем направлениям: снижение цены, повышение качества, активизация рекламы. Кроме интереса потребителя, соперничество ведется и за привлечение ресурсов.
Правовые условия – это трудовое и налоговое законодательство страны. Законы должны предоставлять равные условия предприятиям всех форм собственности. Налоговая система обязана стимулировать производство.
Важное значение имеет и практика применения законов. А это зависит от позиций центральной и местной властей. Можно иметь достаточно прогрессивные законы, и при этом плохие условия для развития предприятий. Смысл хороших законов легко можно свести на нет различными подзаконными актами, громоздкими процедурами, всеохватным лицензированием и нормированием.
Внешняя среда косвенного воздействия на организацию – это экономический, политический и социальный факторы.
Рис. 16. Внешняя среда косвенного воздействия
Экономический фактор внешней среды предприятия достаточно сложен. Он, в свою очередь, состоит из нескольких элементов: общего состояния экономики, уровня технологического развития, качества и стоимости ресурсов, платежной способности. Эти элементы неизбежно будут формировать внешние экономические условия и оказывать влияние на деятельность любого предприятия в данной стране.
Политический фактор внешней среды включает как общеполитическую ситуацию в стране, так и отношение органов власти к сфере деятельности предприятия.
Так, политическая стабильность и законодательная защита собственности являются основой для формирования благоприятного инвестиционного климата. В такую страну могут быть активно привлечены зарубежные капиталы, высокие технологии, интеллектуальная собственность. И наоборот. Нестабильность и правовая незащищенность усиливают риск и серьезно снижают инвестиционный интерес к стране.
Социальный фактор − это отношение общественного мнения к экономической политике и частной собственности. Если в стране преобладают «псевдо-революционные» настроения о том, что надо не созидать, а отнимать и делить, ничего хорошего не будет. Создавать или развивать предприятие в таких условиях − неоправданный риск.
К внешней тесно примыкает международная среда организации. Причем это происходит даже и в том случае, когда предприятие не ведет никакой внешнеэкономической деятельности. Ведь на внутреннем рынке продукция отечественного предприятия невольно вынуждена конкурировать с импортной.
Можно выделить четыре основных элемента международной среды: конкурентоспособность продукции, инвестиционный климат, сальдо экспорта-импорта и структуру экспорта.
Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и в конце концов прекращают свое существование. Умеющие адаптироваться – процветают, негибкие – исчезают. Какие-то организации развиваются быстрее других и делают свое дело лучше, чем другие. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать, насколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу.
Жизненный цикл организаций – определенная последовательность предсказуемых изменений состояний организации в течение времени. Применяя понятие жизненного цикла, можно видеть, что существуют отчетливые этапы, через которые проходят организации, и что переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными (рис. 17).
Рис. 17. Основные этапы жизненного цикла организации
Адизес И. Управление жизненным циклом корпорации / Пер. с англ. под науч. ред. А. Г. Сеферяна. — СПб.: Питер, 2007. — 384 с.
На протяжении многих лет Ицхак Адизес является признанным гуру в области менеджмента. Он известен как автор уникальной и действенной методологии, которая применяется для оптимизации и повышения эффективности деятельности организаций.