Тема 3. Коммуникации в управлении

Сущность информации. Управленческая информация: информационный массив, поток информации, объем информации, информационные технологии. Качество информации. Вербальная и невербальная информация. Система коммуникаций. Классификация коммуникаций. Функции коммуникаций. Эффективность коммуникаций. Коммуникационный процесс: элементы, этапы. Коммуникационная сеть: понятие, виды.

Лекция к теме 3.

В ходе совместной деятельности люди обменивают­ся различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуни­кации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. А одним из важ­нейших инструментов управления в руках менеджера яв­ляется находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достига­лось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

Неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

При рассмотрении коммуникационного процесса не­обходимо учитывать, что в условиях человеческого обще­ния важно не только то, как информация передается, но и то, как формируется, уточняется, развивается. Коммуника­ция и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.

Для того чтобы коммуникация состоялась, необхо­димо, как минимум, наличие двух людей. Поэтому каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каж­дой из сторон определенных навыков и умений.

Общение нужно рассматривать не только как отправле­ние и прием информации, так как мы имеем дело с отно­шением двух индивидов, каждый из которых является ак­тивным субъектом - взаимное информирование их предполагает налаживание совместной деятельности. По­этому в коммуникативном процессе происходит не только движение информации, но и активный обмен ею.

В специфически человеческом обмене информацией особую роль для каждого участника общения играет зна­чимость информации, так как люди не просто обменива­ются словами, а стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно при условии, что информация не только принята, но и понятна, осмыслена.

Тема 4. Организационные структуры управления

Организационная система управления. Элементы структуры управления. Принципы формирования ОСУ. Линейно-функциональные структуры. Продуктовая структура управления. Методы структуризации предприятий по территориальному принципу, региональная организационная структура управления. Дивизиональная структура управления. Проектные и матричные структуры управления. Сравнительная характеристика организационных структур.

Лекция к теме 4.

Структура — это организационная характеристика системы; сово­купность устойчивых, системообразующих связей и отношений, которые обеспе­чивают стабильность и равновесие системы, взаимодействие и соподчиненность между составляющими ее подсистемами и элементами. Организационная структура управления — это состав, взаи­мосвязь и соподчиненность самостоятельных управленческих под­разделений и отдельных должностей, которые выполняют функции управ­ления. Обеспечивает устойчивость связей между элементами управ­ления и надежность функционирования системы в целом.

Звено управления — обособленное подразделение со строго опре­деленными функциями. Звеном управления может выступать отдельное подразделение, выполняющее часть функции управления, всю функцию управления или совокупность функций управления. На одном уровне могут находиться несколько звеньев управления.

Отношения между звеньями управления поддерживаются благода­ря связям, взаимоотношениям, коммуникациям. По содержанию и фун­кциональному назначению связи и отношения, составляющие структуру организации, подразделяются на три группы:

1) связи непосредственного взаимодействия, обеспечивают формирование у системы новых системных свойств, отсутствующих у отдельных составляющих ее элементов;

2) отношения соподчиненности, устанавливают иерархиче­скую зависимость в организации и определяющие «этажность» строе­ния организации;

3) соотношения, устанавливающие пропорциональность строения организации и обеспечивающие взаимное соответствие количествен­ных и качественных параметров отдельных составляющих системы.

По ориентации связиразделяются на горизонтальные и верти­кальные.

Горизонтальные связи — связи кооперации и координации рав­ноправных звеньев управления. Они носят характер согласования. Основное назначение — способствовать наиболее эффективному взаи­модействию подразделений, находящихся на одном уровне при реше­нии возникающих между ними проблем.

Вертикальные связи — связи руководства и подчинения, субор­динационные и иерархические связи. Необходимость в них возникает при наличии нескольких уровней управления. Служат кана­лами передачи распорядительной и отчетной информации. Вертикаль­ные связи могут носить линейный или функциональный характер.

Линейные связи — связи подчинения по всему кругу вопросов. Это отношения, предполагающие, что руководитель реализует свои власт­ные полномочия и осуществляет прямое и единоличное руководство подчиненными по всем функциям управления.

Функциональные связи — связи подчинения в пределах реализа­ции определенной функции управления. В зависимости от принятых в организации принципов управления и вида организационной струк­туры они могут носить совещательный, рекомендательный или инфор­мационный характер.

Инвариантные связи — связи, которые могут оставаться практи­чески неизменными при любых условиях, что обусловлено сущност­ными характеристиками системы, ее целевой ориентацией и функцио­нальным назначением, спецификой реализации связей в данной конкретной организации.

Внутрисистемные межкомпонентные связи составляют структуру организации, но не определяют ее строение.

Основой строения структуры является соединение — это узел связи со всей совокупностью водящих и исходящих каналов.

На базе основных типов соединений в организации построено множество структур, в том числе:

технологические структуры — совокупность связей технологического процесса изготовления продукции;

организационно-управленческие структуры — совокупность свя­зей, обеспечивающих упорядоченность, координацию и регулирова­ние деятельности организации по достижению ее целей;

экономические структуры — совокупность отношений экономи­ческого взаимодействия отдельных членов организации;

социально-психологические структуры — совокупность связей, устанавливающих социальный статус членов организации, психоло­гические отношения между людьми.