Вопрос 1. Понятие организационных коммуникаций
Коммуникации(коммуникационный процесс) – это обмен информацией между людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена – сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.
В менеджменте коммуникации выполняют интегрирующую – объединяющую роль. Общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций. Опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают отсутствие эффективных внутриорганизационных коммуникаций главным препятствием на пути достижения высокой эффективности работы своих компаний.
Межличностные коммуникации находятся в центре деятельности любого менеджера. По данным исследований, менеджеры от 50 до 80% рабочего времени проводят в общении с другими людьми. У менеджеров высшего звена процент рабочего времени, занятый общением, доходит до 90%. Следовательно, отсутствие навыков межличностных коммуникаций может значительно снизить эффективность профессиональной деятельности менеджера и организации в целом.
Если и существует некий секрет успеха, он заключается в способности
принять точку зрения другого человека и видеть вещи под его углом
зрения так же хорошо, как под своим собственным.
Генри Форд
Необходимым условием коммуникаций, безусловно, является информация. Однако понятие коммуникации не сводиться только лишь к понятию информации или информационных связей. В коммуникациях помимоинформационного фактора важную роль играет личностный фактор. При одинаковом информационном содержании коммуникации могут осуществляться по-разному и приводить к разным результатам в зависимости от личностного фактора: знаний, образования, характера, опыта людей – участников коммуникаций, их взаимоотношений, симпатии и антипатии и много другого.
Коммуникации в организации могут быть формальными и неформальными. Формальными называют коммуникации соответствующие целями деятельности организации, определенные правилами, должностными инструкциями, технологическими процессами и т.п.
При этом содержание информации может быть различным:
· техническая информация (инструкции, стандарты, схемы, технологии и т.п.);
· финансовая информация (отчеты об объемах продаж, прибыли, движении денежных средств и т.п.);
· управленческая информация (планы отделов, результаты контроля, приказы и распоряжения и т.п.);
· информация социально-психологического характера (мнения сотрудников об организации, выражение удовлетворения и недовольства, слухи и т.п.) и др.
Формальные коммуникации, чаще всего, имеют строго закрепленную форму (отсюда – их название – «формальные»). Например, в некоторых организациях четко обозначается круг вопросов, по которым один сотрудник может обращаться к другому, время и место общения и т.п. В бюрократических организациях формализации коммуникаций придается очень большое (чаще всего – неоправданно большое) значение. В адаптивных организациях степень формализации коммуникаций значительно ниже, что снимает часть информационных барьеров и повышает гибкость компании.
Неформальные коммуникации не зависят от иерархии организации, ее бизнес-процессов и технологических процедур. Такие коммуникации представляют собой свободный обмен сведениями и мнениями между сотрудниками и неформальными группами. В органических организациях часто именно неформальное общение становится залогом успешной работы, основанной на взаимодействии и сотрудничестве.
В самом общем случае, элементами коммуникационного процесса являются (рис. 6):
1. Отправитель – лицо, которое генерирует информацию и передает ее другому лицу.
2. Сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал – средство и среда передачи информации.
4. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует (истолковывает) ее.
Рис. 6. Элементы коммуникационного процесса
Обмен информацией между отправителем и получателем проходит несколько взаимосвязанных этапов:
1) зарождение идеи;
2) кодирование и выбор канала передачи;
3) передача сообщения;
4) декодирование информации принимающей стороной.
Что такое кодирование? Всегда ли мы кодируем передаваемую информацию или можем обходиться без этого этапа? Кодирование – это преобразование информации в форму, удобную для передачи и восприятия получателем. В разговоре мы используем систему кодирования, которая называется «русский язык». К способам кодирования относятся также письмо, математические символы и т.п. К используемым нами символам (кодам) относятся также жесты и интонации.
Поэтому очень важно, чтобы у отправителя и получателя были одинаковыми «системы кодирования», другими словами, чтобы получатель точно и в полном объеме понимал мысли отправителя. К сожалению, даже в бытовом общении это удается далеко не всегда. В менеджменте же значение точности и полноты восприятия информации возрастает многократно.
Сообщение всегда должно учитывать условия его получения.
А. Лебедев
Важным элементом коммуникаций является обратная связь (рис. 7). При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями: изначальный получатель становится отправителем и передает свою информацию – отклик начальному отправителю, который играет роль получателя. Обратная связь может способствовать снижению ошибок в понимании информации и значительному повышению эффективности управления.
Рис. 7. Обратная связь в коммуникациях
Хорошему управляющему надо уметь слушать
не меньше, чем говорить.
Л. Якокка
Часто в процессе обмена информацией происходит некоторое искажение ее смысла из-за присутствия на каждом этапе передачи определенных помех, иногда называемых «информационным шумом». Кроме того, на пути коммуникаций могут появляться т.н. «преграды»:
1. Преграды, обусловленные восприятием. Люди могут по-разному интерпретировать одну и ту же информацию в зависимости от знаний, воспитания и опыта.
2. Семантические барьеры – неправильная трактовка значений слов.
3. Невербальные преграды – неправильная трактовка значений жестов, мимики, интонации и т.п. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной (словесной) и может усиливать или изменять смысл слов.
4. Плохая обратная связь.
5. Неумение слушать.
В общении самое важное – слышать то, что не сказано.
Питер Друкер