Мониторинг и оценка эффективности

Выше мы уже подчеркивали, как важно по возможности макси­мально точно и конкретно формулировать задачи проекта (цель обычно менее конкретна, так как направлена на изменение ситуа­ции в долгосрочной перспективе). Точные указания на то, что должно измениться, в какой степени и к какому времени, помога­ют персоналу организации и другим заинтересованным лицам оце­нивать развитие проекта и качество его выполнения. Эта информа­ция может помочь улучшить работу проекта и сохранить его про­зрачность для заинтересованных лиц, в первую очередь доноров.

Мониторинг нужен каждой рабочей программе для определения и документирования того, насколько выполняемая работа соответ­ствует плану проекта и того, что необходимо изменить.

По существу мониторинг немногим отличается от простого сбо­ра и записи данных в стандартной форме, которую можно легко сравнить со стратегическими планами программы.

Большинство мониторинговых данных — количественные, фик­сирующие, сколько единиц конкретных товаров или услуг было предоставлено различным группам людей или сколько людей эти­ми товарами и услугами воспользовались. Например, в качестве мониторинга можно отслеживать следующие показатели по проек­ту: количество контактов с целевой группой, количество распрост­раненных материалов, другие ресурсы. Пример'. Количество контактов с выдачей материальных средств в первом квартале 2000г. Количество распространенных материалов в первом квар­тале 2008г.

Оценка — это исследование, которое позволяет измерить изменения, произошедшие благодаря работе проекта (например, профилактическая работа, предоставление кон­сультаций, выпуск информационных продуктов), и извлечь информацию, используемую для максимизации полезности программы для населения.

В отличие от мониторинга, который, скорее, отвечает на вопро­сы «что?», «сколько?» и «когда?», оценка ставит исследователь­ские вопросы, например: почему что-то произошло или не произо­шло, какие факторы мешали и какие способствовали этому, какие изменения можно было бы внести для улучшения практики рабо­ты в будущем.

Таким образом, оценочные исследования оценивают и объясняют причины и последствия этих изменений с тем, чтобы:

• остановить вредные и тормозящие процессы;

• максимизировать пользу от текущей работы по программе;

• улучшить работу других партнерских организаций, работающих в этой сфере;

• определить, были ли достигнуты цели и задачи;

• подтвердить, что виды деятельности непосредственно связаны с реализуемой программой.

Смысл оценки в том, чтобы изменить и улучшить практику рабо­ты, убедительно демонстрируя, что работает, а что нет, почему и как.

Учитывая такие практические цели, оценка не должна рассмат­риваться как пугающая, дорогостоящая и занимающая много вре­мени «большая наука», которая под силу только специалистам. Оценку следует рассматривать, скорее, как применение в ходе обычной работы относительно недорогих научных методов при ми­нимуме затрат и максимуме эффективности.

Разработка системы оценки подобна созданию небольшого проекта внутри вашего проекта. При этом сохраняется та же ло­гика, что и при создании проекта как такового, то есть необхо­димо определить цель, задачи и темы исследования вашей оценки, которые будут соответствовать цели, задачам и видам деятельности проекта.

Тема исследования: оценка тренин­гов и качества услуг консультирова­ния (насколько материал/информация применяется на практике и передает­ся дальше и т.д.)

В данном случае цель оценки и задачи оценки являются скорее обобщающими категориями, которые заполняются ин­формацией по конкретным темам исследования, поэтому очень важно подробнее остановиться на темах исследования, которые будут направлены на оценку действенности меропри­ятий проекта для устранения/смягчения причин проблем. Круг этих тем очерчивает работу, которая должна быть ре­ально проведена во время оценки.

Оценка должна рассматриваться в первую очередь с точки зрения общей полезности и эффективности проекта, и если сбор каких-то данных окажется непосильным, просто откажи­тесь от него. Можно сократить количество тем исследования до приемлемого. Помните, что лучше провести какую-то оценку, чем не провести ее вообще. (Краткое описание пре­имуществ и недостатков возможных методов сбора такой ин­формации, например: обзор литературы, фокус-группы, ин­тервью, самозаполняемый опросник, опросник с сопровожде­нием, полуструктурированное интервью, наблюдение и про­фессиональный отзыв — приводится в Приложении 1 «Пре­имущества и недостатки некоторых методов сбора информа­ции для оценки эффективности проекта»).

Предполагаемые результаты воздействия видов деятельнос­ти и показатели, свидетельствующие о таком воздействии.

Следующие шаги помогут вам определить индикаторы для за­дач и результатов мероприятий, виды необходимой базовой ин­формации и план мониторинга и оценки эффективности:

1. Обсудите необходимость и значение индикаторов, а также важ­ность того, чтобы показатели были конкретными и измеряемыми.

2.Определите индикаторы для каждой задачи, которые помогут вам оценить успешность проекта.

3. Определите индикаторы результатов для каждого вида дея­тельности и возможные способы сбора такой информации.

4.Определите виды базовой информации, необходимые для оцен­ки прогресса по этим индикаторам. Определите, сколько такой информации можно получить из результатов оценки ситуации и сколько еще нужно специально собрать в сообществе.

Вопросы для обсуждения:

• Почему индикаторы важны?

• Что такое хороший индикатор?

• В чем состоят возможные трудности в определении индикаторов развития проектов?

Примечание

Может оказаться трудным найти хорошие индикаторы и ви­ды исходной информации в тех случаях, когда проекты имеют дело с частными (иногда противоречивыми) аспектами человеческой жизни. Например, трудно измерить или собрать информацию об изменении гендерных норм и отношений, которое могло бы способствовать снижению уязвимости. Очень важно активно вовлекать самих членов сообщества в определение индикаторов и видов базовой информации с тем, чтобы понимать их полезность и пригодность для создания и выполнения «хороших» про­ектов.