Внутренняя и внешняя среда фармацевтической организации. Разработка структуры организации.

Организация - это группа людей, деятельность которых координируется для достижения общих целей.

Внешняя среда организации – это условия и факторы, возникающие независимо от ее деятельности и оказывающие существенное воздействие на нее. Внешние факторы разделяются на:

1. среду прямого воздействия;

2. среду косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия – это факторы в непосредственной близости от организации, которые влияют на нее непосредственно, но и организация на такие факторы также влияет. Получаем взаимовлияние фактора на организацию и организацию на фактор.

Элементы внешней среды организации прямого воздействия:

· конкуренты – предлагают аналогичную продукцию, отвлекают на себя наших возможных потребителей, предлагают им более интересную продукцию;

· потребители – те, кто приносит нам основную прибыль, покупают нашу продукцию, но могут и уйти от организации вслед за конкурентами;

· поставщики – дают возможность работать организации, предоставляя необходимые материалы, но могут и не предоставить и тогда у организации возникнут трудности, к поставщикам относят и организации инфраструктуры;

· трудовые ресурсы – самый уникальный фактор, присутствует и во внутренней среде и во внешней, в данном случае это те, кто в организацию может прийти, влияют уровнем квалификации или наоборот ее отсутствием, улучшая или ухудшая эффективность работы компании;

· законы и органы государственного регулирования и контроля – устанавливают правила игры всех организаций, обязывают выполнять их и наказывают за несоблюдение норм законодательства.

Среда косвенного воздействия – это макро факторы оказывающие влияние на деятельность организаций, не всегда сразу, однако сами организации ничего противопоставить им не могут. Косвенная среда заставляет организацию играть по правилам среды. Организация может спрогнозировать и подготовиться или уже приспосабливаться к изменениям. Ну а если не вышло, то значит, организацию ждет разрушение.

Основные элементы среды косвенного воздействия и их влияние на организацию:

· экономическая среда – влияние экономических процессов;

· политическая среда – влияние политических процессов и преобразований;

· научнотехническая среда – влияние новых технологий и инноваций;

· социокультурная среда – влияние общества, моды в обществе, культурного уклада;

· природная среда – влияние различных природных факторов и техногенных;

· международная среда – влияние событий протекающих в жизни мирового сообщества.

Итого можно сделать вывод, что внешняя среда организации оказывает серьезное влияние на все процессы, протекающие в жизни любых организаций. Современный менеджмент говорит о необходимости постоянно и систематически собирать и анализировать данные о внешней среде.
Процесс сбора информации о среде и особенно ее анализа для современного управления крайне важен, все это дает поле для дальнейших управленческих процедур и действий.

Внутренняя среда организации – это среда, которая определяет технические и организационные условия работы организации и является результатом управленческих решений.

Внутренняя среда организации формируется в зависимости от ее миссии и целей, которые, в свою очередь, во многом определяются внешней средой. Внутреннюю среду организации можно рассматривать с точки зрения статики, выделяя состав ее элементов и структуру, и с точки зрения динамики, т.е. с точки зрения протекающих в ней процессов. Она включает все основные элементы и подсистемы, обеспечивающих процесс производства товаров и услуг, процесс управления, состоящий в разработке и реализации управленческих решений, а также социальные, экономические и другие процессы, которые протекают в организации.

Внутренняя среда включает:

· цели организации;

· структуру организации (как формальную, так и неформальную);

· людей, работающих в организации;

· используемые технологии как способы обработки сырья и получения конкретных продуктов;

· задачи управления;

· организационную культуру.

Все внутренние процессы в организации протекают в рамках организационной структуры. Организационная структура закрепляет задачи, функции управления, права и обязанности за каждым структурным подразделением.

Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углублённое проектирование как организационной структуры, так и др. важнейших аспектов системы.

Разработка состава основных подразделений и связей между ними - заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно - целевым блокам, но и вплоть до самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются самостоятельные структурные единицы (отделы, бюро, управления, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.

Регламентация организационной структуры - предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделений; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях; расчёты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры.

6. Функция планирования в менеджменте. Внутрифирменное планирование деятельности фармацевтической организации: сущность, функции, этапы.

Планирование как функция управления обеспечивает основу дня других функций и считается главнейшей из них.

Планирование как функция менеджмента представляет собой процесс разработки целей, мероприятий и показателей развития всей организации и ее структурных подразделений, определения средств (ресурсов), сроков и последовательности их реализации. Это комплекс работ по анализу ситуаций и фактов внешней среды, прогнозированию, оптимизации и оценке альтернативных вариантов достижения целей, выбору и наилучшего варианта плана. Это формирование и выбор политики и стратегии организации.

Различают стратегическое, тактическое и оперативное планирование.

Стратегическое планирование решает задачи завтрашнего дня и строится на дол­госрочную перспективу. Такой план усиливает уверенность в будущем.

Тактическое планирование решает текущие задачи и определяет промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач.

Оперативные планы включают описание конкретных работ, выполнение которых обеспечивает достижение общих и главных целей организации.

Планирование всегда ориентируется на данные прошлого, но стремится определить и контролировать развитие организации в перспективе. Поэтому надежность планирования зависит от точности фактических показателей прошлого. Обеспечить эту точность невозможно без точного бухгалтерского учета и обширной статистической базой полученной с помощью управленческого учета.

Таким образом, планирование позволяет максимально учесть все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие оптимальные условия развития организации. Являясь основой эффективной деятельности организации, планирование выполняет следующие функции:

1. способствует рациональному использованию ограниченных ресурсов;

2. устанавливает оптимальные показатели хозяйственной деятельности с последующим контролем за их динамикой;

3. выявляет сильные и слабые стороны деятельности;

4. влияет на степень адаптации организации к изменениям внешней и внутренней среды;

5. согласовывает цели и задачи предприятия и отдельных его подразделений;

6. улучшает координацию действий исполнителей.

Процесс планирования включает следующие стадии:

1. Организационная стадия планирования (определение конечных и промежуточных целей, постановка задач, решение которых необходимо для достижения целей).

2. Аналитическая стадия планирования(анализ внешних и внутренних условий и ресурсов для выполнения поставленных задач);

3. Прогнозная стадия планирования (определение методов планирования плановых показателей);

4. Контрольная стадия планирования (наблюдение за ходом реализации плана и его корректировка).

7. Функция организации в менеджменте. Типы организационных структур, критерии выбора. Организационно-правовые формы собственности организаций: порядок учреждения и регистрации.

Важной функцией управления является функция организации, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирм. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач.

Это прежде всего определение типа структуры управления, состава и количества подразделений по уровням управления, численность административно-управленческого персонала, определение характера соподчинённости между звеньями организации, расчет затрат на содержание аппарата управления. Устанавливаются управленческие функции для каждого структурного подразделения, потоки информации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответственность и права подразделений и конкретных работников.

Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

В зависимости от характера связей между различными подразделениями различают следующие типы (формы) организационных структур управления производством: