Порядок проведения документальной ревизии.

Ревизия начинается с заслушивания руководителя ревизуемой службы (начальника отдела медицинского снабжения, начальника аптеки) о состоянии работы по обеспечению медицинским имуществом формирования (медицинского учреждения), инструктажа инспекторов, после чего начинается их работа.

Ревизии проводятся с инвентаризацией медицинского имущества в полном объеме или по номенклатуре, устанавливае­мой должностным лицом, назначившим ревизию, или председа­телем ревизионной комиссии (дорогостоящие и дефицитные предметы медицинского имущества, спирты, ядовитые, наркоти­ческие и психотропные лекарственные средства и др.). В ходе ревизии проводится снятие остатков одноименных предметов медицинского имущества, находящихся на текущем снабжении и в резерве.

Инвентаризация медицинского имущества начинается с доклада рапор­тов материально-ответственных лиц о наличии имущества, полноте его оп­риходования или списания. Затем инспектор приступает к проверке факти­ческого наличия медицинского имущества в формировании (медицинском учреждении) которое завершается составлением акта снятия остатков.

Результаты ревизии оформляются актом. Акт составляется на основе установленных при ревизии и документально подтвержденных фактов. Нарушения законности расхода, изменения качественного состояния, а так­же выявленные утраты материальных средств должны под­тверждаться сличительной ведомостью, а при необходимости расчетами в количественном и стоимостном выражениях. В акте излагается также краткий анализ причин выявленных наруше­ний и указываются виновные в этом должностные лица,

В случаях, когда материально ответственные лица имеют пре­тензии к комиссии по изложенному в акте материалу, к нему прилагаются необходимые документы и письменные объяснения должностных лиц, виновных в выявленных нарушениях.

Выявленные при инвентаризации, ревизии излишки медицинского имущества записываются на приход, недостачи, превышающие нормы естественной убыли (траты), возмещаются виновными лицами в установленном порядке. Акт под­писывает руководитель ревизионной группы, инспектор, председатель и члены комиссии, руководитель формирования (медицинского учреждения) и начальник ме­дицинской службы.

Результаты ревизии объявляются в приказе руководителя формирования (медицинского учреждения) с указа­нием мер по устранению выявленных недостатков, внедрению положительно­го опыта работы и назначением ответственного лица за контролем устра­нения недостатков и выполнения предложений, отраженных в акте. В срок, установленный в акте документальной ревизии, руководитель формирования (медицинского учреждения) обязан представить доклад об устранении выявленных недостатков.

По итогам проведения ревизий обобщается положительный опыт по организации снабжения медицинским имуществом и его техническому обеспечению. Принимаются ме­ры по совершенствованию организации медицинского снабже­ния и технического обеспечения.

Необходимо отметить, что документальная ревизия налагает большую ответственность на всех ее участников - на инспекторов и должностных лиц проверяемого формирования (медицинского учреждения). Все они обязаны выявить истинное положение дел на момент ревизии и всячески способствовать этому. И наоборот, за сок­рытие или содействие сокрытию фактов недостач, хищений, порчи, неза­конного получения или расходования медицинского имущества, непредъяв­ление документов или предъявление неправильных или фиктивных докумен­тов виновные привлекаются к дисциплинарной или уголовной ответствен­ности.

Учебный вопрос №5: Порядок приема и сдачи аптеки при смене должностных лиц.

Для приема и сдачи дел и должности начальника ап­теки приказом руководителя центра МК (начальника учреждения) на­значается комиссия.

Прием дел и должности производится лично принимаю­щим от сдающего в присутствии комиссии.

Прием и сдача дел и должности начальника аптеки ме­дицинского учреждения производятся по календарному плану, разрабатываемому совместно принимающим и сдающим дела и должность и председателем комиссии. План составляется по произвольной форме, содержит перечень основных мероприя­тий с указанием очередности и сроков их выполнения и утвер­ждается командиром (начальником) лица, принимающего де­ла и должность.

В зависимости от объема работы и размеров запасов медицинского имущества для приема и сдачи дел и должности начальника аптеки лечебного учреждения устанавливается срок не более 15 дней, для начальника аптеки формирования - не более 10 дней.

Прием и сдача дел и должности должны проходить без нарушения нормальной работы аптеки. Руководство работой аптеки до окончания приема и сдачи дел и должности (до ут­верждения акта) осуществляет лицо, сдающее дела и дол­жность. Выдача медицинского имущества из материальной ап­теки в этот период производится только с ведома лица, прини­мающего дела и должность, и председателя комиссии.

Принимая дела и должность, начальник аптеки обязан:

- ознакомиться с личным составом и общими вопросами деятельности аптеки;

- проверить состояние учета и отчетности;

- проверить и принять медицинское имущество, числящееся за аптекой, в том числе имущество, находящееся на хранении;

- проверить на выдержку учет и наличие медицинского имущества в подразделениях;

- ознакомиться с актами последних проверок аптеки (ин­вентаризации, документальной ревизии).

1. При ознакомлении с общими вопросами деятельности аптеки принимающий дела и должность изучает условия раз­мещения, оборудование и состояние производственной работы аптеки; установленный порядок обеспечения медицинским иму­ществом (прикрепление на снабжение, порядок представления заявок, организация подвоза имущества); нормы снабжения, положенные по табелю к штату, и установленные размеры запаса; проверяет выполнение правил пожарной безопасности, наличие инструкций по пожарной безопасности и положенных средств пожаротушения, а также соблюдение правил техники безопасности при эксплуатации медицинской аппаратуры и оборудования и состояние используемых в апте­ке средств измерений.

2. Проверкой состояния учета и отчетности устанавлива­ется соответствие заведенного учета и отчетности по медицин­скому имуществу и порядка его ведения требованиям положения по организации медицинского снабжения службы МК МЗ РФ.

Принимающий сверяет данные учета инвентарного ме­дицинского имущества формирования (медицинского учреж­дения) с учетом отдела медицинского снабжения довольствующего органа.

В ходе проверки устанавливаются правильность и за­конность произведенных в книгах учета записей и выведенных в них остатков. По окончании работы принимающий дела и должность совместно с комиссией оценивает состояние учета и отчетности, а также законность оформления операций с меди­цинским имуществом.

3. Прием медицинского имущества, хранящегося в аптеке, заключается в проверке его наличия, качественного состояния, комплектности и условий хранения.

Комиссия, назначенная для приема и сдачи дел и дол­жности, в присутствии принимающего и сдающего дела и долж­ность производит инвентаризацию медицинского имущества в аптеке и сличение учетных данных с данными фактического наличия.

4. При приеме дел и должности проверяются также нали­чие и качественное состояние числящегося за аптекой медицин­ского имущества длительного хранения, соблюдение правил его хранения, своевременность освежения имущества и пополнения дефектуры, комплектность имущества, правильность ведения описей комплектов и документов учета и отчетности.

5.В период приема и сдачи дел и должности начальника аптеки материально ответственные лица подразделений произ­водят сверку медицинского имущества по учету аптеки и своей подписью подтверждают, что все имущество подразделения на­ходится на их ответственном хранении и претензий к началь­нику аптеки нет.

Проверку наличия, качественного состояния, соблюде­ния порядка и правил хранения медицинского имущества в подразделениях, а также правильности эксплуатации медицинской аппаратуры и оборудования принимающий дела и долж­ность производит на выдержку. Особое внимание обращается на хранение и законность расходования ядовитых, наркотичес­ких и приравненных к ним средств.

Прием и сдача дел и должности начальника аптеки оформляются актом, который утверждается руководителем центра МК, начальником медицинского учреждения. К акту кроме акта снятия остатков медицинского имущества при необходимости прилагаются объяснения сдающего.

О приеме и сдаче дел и должности представляется докладная записка произвольной формы непосредственному начальнику.

Лицо, допущенное к временному исполнению обязан­ностей начальника аптеки, принимает на себя материальную ответственность за принятое имущество, отдается приказом руководителя центра МК, начальником медицинского учрежде­ния и несет ответственность за вверенные материальные средства в соответствии с действующим законодательством.