Выявление видов процессов в деятельности таможенных органов и установление их взаимосвязей

Применение процессного подхода, который рассматривает деятельность таможенных органов как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих и технологических функций.

Таможенные процессы - это основные и вспомогательные процессы в деятельности таможенного органа, а также процессы управления деятельностью, представляющие собой устойчивую, целенаправленную совокупность взаимосвязанных видов деятельности таможенного органа, в рамках которой по определенной технологии осуществляется преобразование входов в выходы, которые и представляют наибольшую ценность для потребителя, то есть либо для участников внешнеэкономической деятельности, либо должностных лиц органа, либо государства и общества. [15, С.40]

Процессный подход позволяет определять эффективность использования ресурсов и повышать ее, сокращая затраты. Он обеспечивает данные по затратам как в целом, так и отдельно по процессам, пользуясь которыми можно определять возможности сокращения затрат и сравнивать имеющиеся альтернативы для нахождения оптимального варианта.
Процессный подход предполагает представление любой работы, в том числе таможенного оформления и таможенного контроля, в виде совокупности более мелких процессов. Представление таможенной функции в виде совокупности элементарных процессов создает условия для более детальной ее проработки, идентификации, организации взаимодействия и обеспечения качества.

Рассмотрим элементы реализации процессного подхода применительно к деятельности таможенных органов на рис 2.1. [8, С.391]

Рис. 2.1. Реализация таможенной деятельности в виде процессов

Как отмечалось ранее у базовых процессов (процессов жизненного цикла), основной результат – выпуск продукции или оказание услуг. Для таможенных органов основными процессами является – таможенный контроль до выпуска товаров и таможенный контроль после выпуска товаров.Потребителями выступают: государство и участники внешнеэкономической деятельности.

Данные процессы крайне важны, он влияют на удовлетворение требований потребителей. Через базовые процессы реализуется миссия организации, на их базе формируется организационная структура, определяется набор обеспечивающих процессов и процессов управления.

Так, назначение обеспечивающих процессов – создание необходимых условий для осуществления базовых процессов. К таковым процессам можно отнести следующее: тыловое обеспечение, управление человеческими ресурсами, информационно – техническое, а также документационное обеспечение.Результатом таких процессов являются – ресурсы для процессов, а внутренне заинтересованной стороной выступают должностные лица таможенных органов.

Цель осуществления процессов управления – повышение эффективности и результативности основных и обеспечивающих процессов. Например, процессы планирования, анализ со стороны руководства и внутренний аудит. Результатом осуществления процессов управления является деятельность таможенных органов, которая удовлетворяет требования и ожидания как потребителей (государства, участников ВЭД), так и заинтересованных лиц (должностных лиц таможенных органов).

Важнейшим условием результативной и качественной работы таможенных органов выступает ресурсное обеспечение. Наличие необходимого ресурса на практике не обозначает, что деятельность таможенного органа будет эффективной, поэтому качество, имеющегося ресурса, должно соответствовать требованиям, определяемым параметрам существующей системы и происходящих в ней процессов. Например, для того, чтобы функционирование процесса таможенного контроля до выпуска товаров было эффективным, необходимо соблюдать существующие требования к кандидатам на замещение должностей на таможенных постах, связанных с проверкой деклараций на товары, фактическим контролем, к кандидатам на руководящие должности и прочее.

Рассмотрим порядок и этапность работ по построению процессной модели управления экономической деятельностью таможенных органов более подробно [8, С. 394]:

Этап 1: Выделение процессов и их классификация (базовые, вспомогательные, процессы управления), а также взаимосвязей и взаимодействий между ними. ® Ландшафт процессов (рис. 2.1., представленный выше);

Этап 2: Определение требований потребителей результатов процессов и заинтересованных сторон, производится установление баланса между интересами представленных групп лиц. ® В виде системы целей, включающая цели организации и выделенных процессов;

Этап 3: Назначение руководителей процессов, производится распределение ответственности и компетенции между исполнителями процесса. ® В виде матрицы распределения ответственности и полномочий;

Этап 4: Описание последовательности выполнения операций в процессах, а также визуализация установленных процессов ® Закрепляется в форме Блок – схемы процессов;

Этап 5: Определение границ процессов, описание входов и выходов процессов, на основании чего происходит построение Карты процессов;

Этап 6: Уточнение информационных потоков, определение требований к ресурсному обеспечению ® Документация обеспечивающих процессов, а также план обучения персонала;

Этап 7: Проведение мониторинга и измерения ® Система сбалансированных показателей, которые учитывают вклад каждого структурного подразделения;

Этап 8: Производится контроль и оценивание результатов процессов в виде Отчетов о результативности процессов, внутренних аудитах, а также актов инспекторских проверок;

Этап 9: Анализирование причин выявленных отклонений, вырабатывание управленческих решений, направленных на совершенствование процессов ® отчет «Анализ со стороны руководства», план мероприятий по улучшению.

На основании рассмотренного можно сделать вывод о том, что процессный подход побуждает таможенные органы анализировать все требования потребителей, определять процессы, способствующие получению продукции, удовлетворяющей этим требованиям, и поддерживать эти процессы в управляемом состоянии.

Итогом применения процессного подхода в управлении экономической деятельность является то, что у каждого процесса есть свой руководитель, которые осуществляет управления им, основанное на постановке цели, установлении показателей результативности, распределении ответственности и полномочий, обеспечении соблюдения установленных процедур и установлении требований к ресурсам, которые необходимы для результативного функционирования процесса. Его обязанностями является также оценивание и минимизация возможных рисков.

Роль руководителя с применением процессного подхода в управлении деятельность заключается в том, что он не просто устанавливает цели и контролирует результат, а выстраивает процесс и принимает управленческие решения по его совершенствованию. Исходя из этого к основным задачам руководителя процесса можно отнести: организацию и координацию взаимодействия его исполнителей, ориентирование всех функций на достижение общей цели, устранение межфункциональных барьеров.

Управление процессом – это системное целенаправленное воздействие на процесс для достижения им установленных целей.

При управлении процессом выполнятеся задача достижения цели процесса с требуемым качеством его результата и с минимально возможными издержками и общими затратами.

Управление процессом включает в себя:

- установка цели и показателей достижения;

- выбор ресурсов;

- определение средств и методов управления, мониторинга, анализа и оценки;

- определение механизма разработки мер для достижения запланированных результатов;

- управление рисками;

- развитие и вовлечение персонала;

- постоянное совершенствование.

Повышение результативности и эффективности управления процессами препятствую межфункциональные барьеры, которые возникают между подразделениями. Возникшие барьеры можно предотвратить путем назначения руководителя процесса, обладающего необходимыми полномочиями и интеллектуальными ресурсами.

Таким образом, мы видим, что руководитель процесса имеет в своем распоряжении всю информацию относительно данного процесса, организовывает его и управляет с целью достижения запланированного.

Одно из основных свойств процесса – способность выполнять требуемые от него функции и производить на выходе результат с установленными и ожидаемыми свойствами со стороны потребителей и заинтересованных лиц. Поэтому процесс можно определить как сумму назначения процесса, входа, ресурсов, организационной структуры, этапов процесса, выхода и требований к результату процесса.