Создание вычисляемых полей в запросах. Использование построителя выражений.

Вы можете создавать столбцы в запросе, которые являются результатом вычислений над значениями других столбцов. Такие столбцы называются вычисляемыми. В строке поле бланка запроса по образцу можно задавать не имя поля исходной таблицы или запроса, а арифметическое выражение в качестве ссылок в котором фигурируют поля исходной таблицы. В этом случае имя поля запроса вводится выражением и отделяется от него двоеточием. (Сумма:[Кол-во]*[Цена]).

При создании выражений для вычисляемых полей можно использовать Построитель выражений (панель инструментов, построить). Построитель выражений предоставляет возможность поиска и вставки компонентов выражения, которые сложно запомнить, например идентификаторов (имен полей, таблиц, форм, запросов и т. д.). Для создания выражения пользователь вводит в поле выражения текст и вставляет туда элементы из других областей построителя выражений.

Итоговые запросы. Группировка данных.

Итоговые запросы позволяют отбирать нужную информацию из таблиц и посчитать итоговые значения. Примером итогового вычисления может служить сумма всех значений в какой-то группе записей или их среднее значение. В них можно использовать 2 типа полей: поля, по которым осуществляется группировка данных и поля, для которых проводятся вычисления. Для составления итогового запроса, в режиме конструктора ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ. Затем для соответствующего поля из списка выбрать функцию " Группировка" или "Sum ". После включения в запрос требуемых полей, для поля, по которому будет вычисляться итоговое значение, выберите функцию "Группировка ".

Перекрестные запросы.

Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Формы. Назначение. Структура.

Форма – это способ оформления заголовка, области данных, области примечаний таблиц и заголовков. Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Форма строится на основе таблицы или запроса. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Формы могут быть выведены на экран в 3 видах: режим конструктора, режим формы, режим таблицы. Структура формы:

1. Заголовок формы – определяет верхнюю часть формы. Можно поместить текст, график и др. элементы управления.

2. Верхний колонтитул – определяет верхний колонтитул страницы при печати формы.

3. Область данных - определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неизменяемые данные, например надписи (обязательный).

4. Нижний колонтитул – определяет нижний колонтитул страницы при печати.

5. Примечание формы – определяет нижнюю часть формы. При печати отображается внизу.

Конструктор форм. Поля формы.

Созданную форму можно изменить в режиме конструктора, сводной таблицы или сводной диаграммы. Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

1. В окне базы данных выберите Формы → Создать.

2. В диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор.

3. Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых нужно основать форму и нажмите кнопку OK. Форма будет открыта в режиме конструктора.

При создании формы через мастер, доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку ( >>).

Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, выбрать пункт меню «Вид / Список полей».

Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна «Список полей».

Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу.

Автоформы.

При помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.

1.В окне базы данных выберите Формы → Создать.

2.В диалоговом окне Новая форма выберите мастера.

· Автоформа: в столбец. Каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля. Автоформа: ленточная. Поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части формы. Автоформа: табличная. Поля записей расположены в формате таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю один столбец. Имена полей служат заголовками столбцов. Автоформа: сводная таблица. Форма открывается в режиме сводной таблицы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета. Автоформа: сводная диаграмма. Форма открывается в режиме сводной диаграммы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета.

3. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на основе которых создается форма. 4. Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет к форме автоформат, который использовался последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться стандартный автоформат.