Делопроизводственное обеспечение системы управления человеческими ресурсами.
Делопроизводственное обеспечение системы управления человеческими ресурсами организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации.
Основными делопроизводственными функциями системы управления человеческими ресурсами являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих исполнителей в системы управления человеческими ресурсами; печать документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по горизонтальным и вертикальным связям.
В подсистеме управления человеческими ресурсами, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации: плановая (плановые задания по кадровым вопросам, и т.д.); первичная учетная (по учету труда и заработной платы, прочие); отчетно-статистическая (по численности, балансу, зарплате, производительности труда и т.д.); по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию); организационно-распорядительная (акты, письма, прочие). В соответствии с выполняемыми функциями кадровая служба может вести следующие кадровые документы личные дела, личные карточки, трудовые книжки; проекты приказов по кадровым вопросам, план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные о текучести кадров, прочее.
Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления человеческими ресурсами. Основой документационного обеспечения системы управления человеческими ресурсами является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Делопроизводство по форме организации работ может быть: централизованным - если оно осуществляется в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат), децентрализованным - если оно рассредоточено по различным подразделениям и смешанным - если часть наиболее важных, общих для всей организации работ осуществляется в одном подразделении, а остальная часть - в других подразделениях.
Требования к оформлению документов основываются на государственных стандартах унифицированных систем документации. ГОСТ 16487-83 «ДП и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
17. Информационное обеспечение системы управления человеческими ресурсами.
Основные функции процесса управления человеческими ресурсами, выполняемые на различных иерархических уровнях системы управления организацией, сводятся к выработке и обоснованию управленческих решений, контролю за их выполнением. Поэтому управление человеческими ресурсами представляет собой информационный процесс, включающий получение, анализ и обработку, хранение, использование, наращивание информации.
Информационное обеспечение службы управления человеческими ресурсами – это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления человеческими ресурсами при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.
Информация должна быть: комплексной - отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную); оперативной - получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях; систематичной - требуемая информация должна поступать постоянно; достоверной - информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.
Информационное обеспечение службы управления человеческими ресурсами структурно подразделяется на следующие группы:
1.Внемашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность сообщений, сигналов, документов, воспринимаемых человеком непосредственно. Оно включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию. В этой сфере обмен информацией реализуется в виде движения документов от субъекта к объекту управления (приказы, распоряжения, устав, прочее), от объекта к субъекту: отчеты, справки по кадровым вопросам, записки, информацию о текущем или прошлом состоянии объекта. Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления (при помощи стандартов, положений, регламентов, приказов), формализовать информацию, представить ее в виде документов установленной формы.
2. Внутримашинное информационное обеспечение включает:массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях; систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.
Информационное обеспечение компании должно соответствовать следующим организационно-методическим требованиям: минимальное дублирование информации в информационной базе; сокращение числа форм документов; возможность обработки на компьютерах информации, содержащейся в документах (внемашинная сфера) и во внутримашинной сфере; определенная избыточность информационного обеспечения, что дает возможность различным пользователям получать информацию с разной степенью конкретизации.
18. Техническое обеспечение системы управления человеческими ресурсами
Основа технического обеспечения службы управления человеческими ресурсами – это комплекс технических средств, то есть совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники. В связи с этим эффективность применения комплекса технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления человеческими ресурсами, а не снижением управленческих и эксплуатационных расходов.
Нами обобщены основные требования к комплексу технических средств службы управления человеческими ресурсами:
1. Программная, информационная, техническая совместимостью входящих в него средств.
2. Адаптируемость к условиям функционирования службы управления человеческими ресурсами.
3. Возможности расширения с целью подключения новых технических средств и пользователей. При выборе оборудования необходимо учитывать: назначение и состав комплектов оборудования; производительность оборудования; надежность и безотказность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в т.ч. персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и численность обслуживающего персонала; площадь, требуемая для размещения оборудования.
Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления человеческими ресурсами организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов. Успешному комплектованию технической базы службы управления человеческими ресурсами организации служат унификация и стандартизация в области технического обеспечения. Кроме национальных стандартов, при формировании технической базы с использованием персональных компьютеров в качестве справочного материала могут быть использованы стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами – производителями персональных компьютеров, определяющими нормативы работы персональных компьютеров, для определения степени их совместимости с отечественными моделями соответствующих классов.
Техническое обеспечение службы управления человеческими ресурсами может потребовать значительных капительных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления, для изменения технических возможностей службы управления человеческими ресурсами организации требуются значительные материальные затраты. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.
В комплекс технических средств службы управления человеческими ресурсами включают и средства оргтехники. Также при определении потребности в технических средствах руководству организации следует помнить, что по экспертным оценкам использование различных средств оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работ с документами в 3-4 раза.
19. Автоматизированные информационные системы
управления человеческими ресурсами
Система автоматизированной обработки информации представляет собой человеко-машинную систему, обеспечивающую сбор и обработку информации с использованием средств вычислительной техники, применения экономико-математических методов в процессе решения основных задач управления человеческими ресурсами. В идеале автоматизированная программа управления человеческими ресурсами должна обеспечить: аттестацию персонала, включая методики тестирования с полной психодиагностикой; хранение профессиональной истории каждого сотрудника; многовариантный подбор кандидатов на вакантные места; ранжированное формирование кадрового резерва; оценку управленческого потенциала сотрудников; систематическое кадровое планирование с возможностью перераспределения ресурсов. Это позволяет избежать дополнительного набора сотрудников; выявление с помощью информационных систем негативных тенденций в компании; оценку затрат на обучение, развитие персонала; диагностику мотивации; разработку мотивационных механизмов повышения заинтересованности сотрудников; создание современных систем подбора и отбора персонала; оптимизацию расстановки кадров; проектирование новой штатной структуры компании; анализ количественных и качественных параметров персонала компании.
Российский рынок систем автоматизации управления кадрами в последнее время находится на подъеме. Анализ показал, что в настоящее время на российском рынке систем управления кадрами наблюдается весьма жесткая конкурентная борьба между зарубежными и российскими решениями. Однако в большинстве случаев зарубежные системы не учитывают специфику российских условий, в связи с чем очень часто данные модули дорабатываются под конкретные запросы каждого предприятия. С другой стороны, в последнее время системы российских разработчиков, например «Босс-кадровик», «1С», «Парус», составляют довольно серьезную конкуренцию западной продукции. Основное конкурентное преимущество таких решений - максимально полная адаптированность к российской действительности. Таким образом, в настоящее время большинство программных продуктов, представленных на национальном рынке, можно разделить на следующие группы: пакет компании «Инфин», пакет компании «ИнфоСофт», кадровую систему корпорации «Галактика», модуль «Управление персоналом» фирмы «Интертраст», модуль «Зарплата и кадры» компании «1С», систему учета персонала, труда и заработной платы компании «Парус», систему компании «SAP R/3», систему Oracle HR, систему «Управление персоналом» компании «АиТ СОФТ», АСУ «Персонал» компании «Борлас Ай-Би-Си», систему управления человеческими ресурсами «Босс-Кадровик».
Технические средства компаний могут использоваться для создания корпоративных сайтов в целях повышения эффективности внутриорганизационных коммуникаций, при этом данные средства распространения информации присутствуют уже практически у всех зарубежных компаний.
20. Нормативно-методическое обеспечение системы управления человеческими ресурсами.
Нормативно-методическое обеспечение службы управления человеческими ресурсами представляет собой совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления человеческими ресурсами и утвержденные в установленном порядке соответствующим компетентным органом или руководством организации. Нормативно-методическое обеспечение службы управления человеческими ресурсами состоит в организации разработки и применении нормативно-методических документов, а также введении совокупности норм и правил в систему управления человеческими ресурсами. Основополагающими организационными документами для компаний являются Устав и Учредительный договор. Далее важным организационно-распорядительным документом в области управления человеческими ресурсами являются Правила внутреннего трудового распорядка. Следующим значимым документом является коллективный договор. Прочие указанные ниже документы организационно-методического и методического характера регламентируют выполнение функций по управлению персоналом: положение по формированию кадрового резерва в организации, положение по организации адаптации работников, положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе, положение по оплате и стимулированию труда, инструкции по соблюдению правил техники безопасности. Важнейшими внутренними организационно-регламентирующими документами являются положение о подразделении и должностная инструкция.
Должностная инструкция являются важнейшим организационно-распорядительным документом в системе менеджмента организации и системы управления человеческими ресурсами, на основе которых строится распределение обязанностей в структурных подразделениях, эффективное их использование для достижения целей организации. Основной смысл должностных инструкций заключается в придании большей прозрачности трудовому процессу, облегчении адаптации нового сотрудника, обеспечении контроля за работой сотрудника и собственного самоконтроля, в образовательных функциях, задании стандартов и технологии выполнения поставленных задач.
Подробная должностная инструкция должна содержать следующие разделы: общие положения, требования к квалификации (уровень образования, знаний, умений, навыков, соответствующих названной должности), должностные обязанности, критерии успешности исполнения трудовых обязанностей, права работника, ответственность специалиста. В итоге получается довольно длинный и подробный документ, однако это детальное представление в дальнейшем дает возможность строить взаимоотношения с сотрудниками на совершенно новом уровне.