Поведенческие аспекты контроля. Характеристика эффективного контроля
Идея контроля не в том, чтобы зафиксировать ошибки или мошенничество, а в том, чтобы предупредить их, поэтому контроль осуществляется гласно, чтобы повлиять на поведение людей.
Негативные последствия контроля. Работники мотивированы выполнять преимущественно ту работу, которая измеряется и вознаграждается. Например, это может привести к такому явлению как «показуха». Работники могут выдавать непригодную информацию. Например, заявки на бюджет, на ресурсы – завышаются.
Мы на практике с малых лет ощущаем на себе воздействие контроля, привыкли к нему, имеем его в виду, когда совершаем какую-либо работу или поступки. Контроль воспринимается нами как должное и неизбежное. Однако, как только контроль начинает выходить за пределы разумного, становиться назойливым, сковывает инициативу и творчество, проводится некомпетентными людьми или превращается в слежку, люди незамедлительно реагируют на это. Они стремятся как минимум к тому, чтобы: оказать препятствие субъектам контроля, избежать его, затянуть по времени, не представить необходимой информации; или в худшем случае, «втереть очки», исказить действительное существующее состояние дел, скрыть недостатки и представить себя в лучшем свете.
Жизнь, практика свидетельствуют, что в российских условиях неопределённости, непредсказуемости, нестабильности и разрушенной системы контроля административно-командной системы управления (народный контроль, финансовый контроль, контроль рублём, плановая дисциплина и ответственность, дисциплина труда, знак качества и т.д.) участились случаи бесконтрольности и злоупотребление контролем.
В интересах отдельных личностей и группировок организуется «контроль» с заведомо определённой целью – дискредитировать, а затем устранить мешающих конкурентов, освободить руководящие должности для «своих» людей или скрыть экономические и финансовые преступления. Здесь в ход идут все средства, вплоть до незаконных.
Важно, чтобы менеджеры видели ту грань, тот предел, за которыми лежит пропасть беззакония и вседозволенности. Сорваться в неё при отсутствии необходимых черт характера, жизненных принципов, элементарной порядочности и моральной ответственности легко, а вот выбраться из этой пропасти, как правило, не удаётся.
Характеристики эффективного контроля:
1. Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их.
2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают её выживание в будущем.
3. Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.
4. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учётом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.
5. Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.
6. Простота контроля. Наиболее эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведёт к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих её.
7. Экономичность контроля.
Для эффективности контроль должен быть экономным. Преимущества контроля должны перевешивать затраты на его создание и функционирование.
Затраты на контроль
· Затраты времени на сбор, передачу, обработку и анализ информации.
· Затраты на оборудование, используемые для контроля.
· Затраты на хранение, поиск, передачу информации.
Любой контроль, который стоит больше, чем он даёт для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является ещё одним синонимом потери контроля.
8. К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль – это самоконтроль.
Для повышения эффективности контроля используют метод управления по принципу исключения, который состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Основная проблема заключается в определении отклонений. Перевод в денежный эквивалент не всегда оправдан. Копеечная деталь (бракованная) может привести к млн. убыткам.
Самый трудный и дорогостоящий элемент контроля – это измерение результатов. Важна скорость, частота и точность измерений. Если измерения производить очень часто, то это будет убыточно. Поэтому проверку производят партиями. Если каждый день ревизия на складе, то можно уменьшить воровство, но склад не будет работать. Поэтому ревизии проводят раз в полгода. Банки контролируют выручку ежедневно.
Стоимость измерения – зачастую самый крупный элемент затрат во всем процессе контроля. Этот фактор определяет, а стоит ли вести контроль вообще. Нужно избегать искушения – измерять все и как можно точнее.
Передача и распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Необходимо постоянно доводить до сведения работников стандарты и результаты. Информация должна быть точной и своевременной, опасность представляет искаженная информация. Для повышения эффективности контроля необходимо привлекать сотрудников к выработке стандартов, а также использовать вычислительную технику.