Мониторинг исполнения проекта

На ход реализации проекта воздействуют множество как внешних, так и внутренних дестабилизирующих факторов. Это приводит к изменению расчетных параметров (временных и стоимостных). Важно своевременно принимать меры по корректированию хода выполнения работ в связи с меняющимися условиями окружающей среды проекта и мотивировать подчиненных на достижение поставленных целей.

В этих условиях одним из важных средств реализации поставленных целей является мониторинг за ходом реализации проекта.

Мониторинг — это процесс, при помощи которого проект-менеджер определяет, правильны ли его решения, как осуществляется проект (по времени, стоимости, ресурсам), не требуются ли корректировки.

Задачи мониторинга состоят к тому, чтобы получить фактические данные о ходе выполнения проекта, сопоставить их с плановыми характеристиками и выявить отклонения, на основании которых будут приняты последующие управленческие решения.

Мониторинг должен обеспечить:

· учет (систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта);

· выявление отклонений от целей реализации проекта с помощью ряда критериев и ограничений, которые фиксируются в календарных планах, бюджетах, расчетных потребностях в трудовых и материальных затратах, финансовых, нормативных и др.;

· прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

· обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.

Приемлемые уровни отклонений должны быть определены с самого начала проекта. Например, в исследовательском проекте приемлемые отклонения могут быть достаточно большими — до 20%. Поскольку исследования всегда несут в себе значительную долю неопределенности, план исследований неизбежно бывает приблизительным.

Как функцию управления мониторинг не следует смешивать с учетом и статистическим контролем. Учет ограничивается наблюдением, измерением, регистрацией, хранением, обработкой данных. В задачи учета не входит оценка отклонений по тем или иным критериям.

Предметом мониторинга являются факты и события, проверка выполнения конкретных решений, выяснение причин отклонений, оценка ситуации и прогнозирование последствий. В осуществлении этих последовательных действий мониторинг процесса исполнения проекта очень похож на контроль за ходом реализации проекта, но основное отличие мониторинга и контроля – отсутствие в первом и наличие во втором случае управленческих решений. Вследствие большой схожести процессов мониторинга и контроля эти процессы могут рассматриваться вместе.

Различают три основных вида контроля:

· предварительный;

· текущий;

· заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по реализации проекта и направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Предварительный контроль, как правило, затрагивает ресурсное обеспечение работ (трудовые, материальные и финансовые ресурсы).

В области трудовых ресурсов он направлен на тщательный анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей (устанавливается минимально необходимый уровень образования, квалификации, стаж работы специалистов, рекомендации и т.д.).

Контроль материальных ресурсов осуществляется с целью выработки требований к составу и качеству используемых оборудования и материалов, выбора надежных поставщиков, доказавших свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям.

В процессе контроля финансовых ресурсов, в рамках утверждаемых статей бюджета проекта, устанавливаются предельные значения затрат во временном интервале с тем, чтобы не допустить исчерпания средств до окончания работ.

Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта и обязательно включает в себя процедуру мониторинга. Он осуществляется по факторам:

· времени (достижение промежуточных целей и объемов работ);

· бюджета (уровень расходования финансовых средств);

· ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);

· качества (уровень качества работ).

Текущий мониторинг и контроль осуществляется в целях оперативного регулирования реализацией проекта и базируется на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками.

Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом. На его основе обобщается полученный опыт для последующей разработки и реализации проектов-аналогов, совершенствуются процедуры управления.

Система мониторинга и контроля должна обеспечивать оперативную оценку состояния реализации проекта для обоснования и принятия решений по управлению временем, стоимостью, ресурсами и качеством выполняемых работ. На этапе построения системы мониторинга и контроля за реализацией проекта необходимо определить:

· состав и уровень детализации работ, подлежащих контролю;

· состав показателей и формы представления первичной информации;

· сроки представления первичной информации и сводно-аналитических отчетов;

· ответственных за полноту, достоверность и своевременность представляемых данных;

· состав, методы и технологию аналитических и графических от-

· четов;

· комплекс используемых программно-информационных

· средств.

Важную роль в процессе организации системы мониторинга и контроля имеет четкое разграничение функций между менеджерами проекта и исполнителями работ. В этой связи с учетом имеющейся практики представляется целесообразным следующее разграничение функций между основными участниками реализации проекта.

Руководитель проекта осуществляет:

· координацию всех видов деятельности по проекту между заказчиком, генподрядчиком и субподрядчиками; .

· несет ответственность за подготовку графиков проектных работ и поставок оборудования и материалов;

· отвечает за выполнение указаний по изменению исходных данных;

· несет ответственность за подготовку заявок на приобретение оборудования и материалов;

· отвечает за проведение координационных совещаний, а также за представление данных для отчетности по затратам по проекту.

Менеджеры-исполнители осуществляют:

· повседневный мониторинг выполнения работ и представление в проектную команду информации о ходе реализации работ проекта;

· обеспечение всего комплекса работ по всем параметрам в

· соответствии с техническими заданиями;

· участие в координационных совещаниях, формирование и осуществление решений по регулированию хода реализации проекта.

Постоянный мониторинг хода реализации проекта позволяет накопить информацию, раскрывающую статистические параметры наблюдаемых процессов, и провести ее анализ с целью определения статистических оценок продолжительности, интенсивности и трудоемкости выполнения контролируемых работ, уровня реализации плановых заданий по основным показателям.

Статистический анализ включает вычисление числовых характеристик выборок, оценку параметров эмпирических распределений, выбор и определение параметров теоретических распределений наблюдаемых показателей.

Для определения степени выполнения заданных объемов работ или текущего состояния процесса при осуществлении проекта необходимо провести многочисленные измерения и оценки. Физические объемы выполненных работ определяют непосредственно на месте производства работ и сравнивают с расчетными показателями.

Временные затраты сравнивают с расчетной продолжительностью и соизмеряют с объемами выполненных работ.

Данные о фактическом потреблении материально-технических ресурсов сопоставляют с предполагаемыми потребностями в рабочей силе, материалах и оборудовании, выполняют аналогичные операции.

Денежные расходы сравнивают с показателями бюджета или сметной стоимости.

К блоку показателей, характеризующих выполнение бюджета, относятся:

· первоначальная калькуляция;

· текущие счета, включающие фактические прямые затраты;

· накладные расходы и другие затраты;

· интегральные показатели стоимости проекта.

К блоку показателей, характеризующих расход материально-технических ресурсов, относятся:

· расход материалов и оборудования;

· расход трудовых ресурсов.

В конечном итоге опытный профессиональный менеджер проекта может сам определить степень или процент готовности объекта в целом или выполнения отдельной операции.

Различают следующие методы измерения фактически выполненных объемов работ:

· объемы или затраты в физических единицах или в рублях;

· процент выполнения плановых заданий;

· процент готовности и др.

Измерения и оценки описывают различные стороны процесса осуществления данного проекта. Все они в равной степени необходимы и имеют важное значение для полноты понимания степени выполнения заданных объемов работ.

В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии оценки выполнения проекта:

· контроль в моменты окончания работ (метод "0-100");

· контроль в моменты 50% готовности работ (метод "50-50");

· контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам);

· регулярный оперативный контроль (через равные промежутки

· времени);

· экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Информация, отражающая состояние и ход выполнения заданных объемов работ, поступает из многочисленных источников (члены проектной команды, организации-исполнители, независимые контролеры, плановые и отчетные документы). В формальной информационной системе источники информации включают карточки табельного учета трудозатрат и эксплуатации оборудования, заказы на поставки, счета-фактуры, сообщения с места производства работ о фактически выполненных объемах, отчеты по контролю качества и т.д. Во всех случаях к наиболее важным аспектам контроля относятся точность, своевременность и полнота.

Кроме формальных источников информации, существует большое количество других входных данных, предназначенных для обеспечения служб управленческой деятельности; некоторые из них сокращают обычный путь прохождения информации.

Для каждой иерархического уровня руководства требуется своя, специфическая, плановая и отчетная информация о ходе выполнения работ комплекса. Эта специфика проявляется в двух аспектах — в широте охвата информацией общего комплекса работ и степени детализации информации. Рациональное сочетание этих признаков информации, представляемой руководителям различного уровня, является одной из центральных задач при проектировании информационных систем контроля проекта. Неправильное сочетание этих признаков приводит либо к недостаточности, либо к избыточности информации и, следовательно, отрицательно сказывается на эффективности управления.

Руководители каждого уровня должны получать только ту информацию и в той степени детализации, которая необходима и достаточна для выработки регулирующих воздействий и принятия решений по закрепленным за ними частям проекта. Вместе с тем эта информация должна обеспечивать концентрацию их внимания на наиболее напряженных и ответственных участках работы.

Могут быть предложены три степени детализации плановой информации, соответствующие трем уровням руководства:

1. Менеджеры-исполнители получают наиболее детализированную информацию, позволяющую оценить состояние каждой из закрепленных за ними работ и ее положение в комплексной сетевой модели.

2. Руководители организаций-исполнителей получают информацию, позволяющую дать общую оценку состояния закрепленной за данной организацией части комплекса и содержащую наиболее подробные сведения по граничным событиям, которыми определяются связи данной организации с другими и связи отдельных подразделений между собой, а также сведения о работах данной организации, попавших в критическую зону.

3. Руководитель проекта получает детализированную информацию только по работам критической зоны. Кроме того, он получает необходимую информацию, которая позволяет ему укрупненно оценить общее состояние комплекса, отдельных его наиболее важных элементов и этапов, а также проконтролировать плановые сроки наступления граничных событий, определяющих связи между отдельными организациями-исполнителями и структурными подразделениями внутри головной организации.

Важной проблемой является обеспечение единства информации для всех участников проекта.

Отчеты можно составлять по различным формам:

· непосредственные личные контакты и телефонные переговоры;

· табличные представления данных о стоимостных показателях;

· графические изображения в виде гистограмм, зависимостей нарастающего выполнения заданных объемов работ;

· диаграммы метода критического пути;

· графики движения затрат и сальдо реальных денег;

· системы контроля выполнения контрактов на поставки;

· системы проверок других работ;

· статистический контроль качества и оперативной информации, передаваемой через средства передачи данных на приемные терминалы на местах и др.

Для эффективности составляемых отчетов при осуществлении функций контроля в основу каждого из вышеуказанных средств представления информации заложены специально разработанные базовые принципы.

Независимо от применяемой формы представления отчетных данных и в целях достижения максимальной эффективности функций контроля, составляемое сообщение должно включать пять основных пунктов:

1. сметную стоимость (суммарную, на данное число или настоящий период): это необходимо для сравнения фактических или прогнозируемых результатов;

2. фактические результаты: они характеризуют действительный процесс выполнения заданных объемов работ на данное число или настоящий период;

3. прогнозируемые результаты: они основаны на селективности имеющейся информации, характеризуют предполагаемое состояние проекта и его составных элементов на последующий период;

4. отклонения, которые показывают, насколько фактические и прогнозируемые результаты отличаются от планируемых или расчетных показателей;

5. причины: предполагаемые и непредвиденные обстоятельства, определяющие фактический и прогнозируемый процесс осуществления проекта, в том числе его отдельных операций; причины объясняют существенные отклонения от плановых показателей.

Рассмотрим некоторые принципы, используемые при составлении соответствующих отчетов.

В основном источники информации, используемые для контроля выполнения показателей календарного плана, те же, что и при определении стоимости осуществления проектных работ.

Они включают формы учета времени эксплуатации машин и оборудования, табели использования рабочей силы, отчета о выполнении заданных объемов работ и различные виды сообщений об общем направлении хода реализации проекта. Кроме того, периодически заслушиваются устные отчеты об осуществлении проектных работ и проверяются журналы о ходе выполнения всех операций с вносимыми в них корректировками.

Особенно эффективно использование готовых форм, позволяющих сравнивать фактические временные затраты на производство различных работ с расчетным фактором времени, а также данных о материально-технических ресурсах, предназначенных для выполнения отдельных видов работ. Компактность формы представления информации сокращает объем регистрируемых данных, позволяет включать важную информацию в бланки систематических отчетов, направляемых на техническую проверку, которые в этом случае приобретают характер ключевых документов. Как правило, такая форма отчета обрабатывается в автоматизированных системах, однако возможно также ее использование и при ручном оформлении отчетной документации.

Важно, что подбор необходимой информации должен осуществляться в форме, наиболее легко интерпретируемой на уровне управления при степени детализации, соответствующей потребностям отдельных управляющих, для которых она предназначена. В этом случае большое значение имеет селективность информации и составление промежуточных отчетов. Поскольку для руководителей проектов время является одним из важных факторов, они не могут себе позволить тратить его на просмотр всех данных для выбора нужной им информации.

Отчеты как функции контроля должны включать описание имеющихся отклонений в ходе производства заданных объемов работ от плановых показателей. Это необходимо для своевременного внесения корректировок. При этом отклонения должны быть выражены как в относительных единицах (процентах), так и в абсолютных (количествах, рублях и др.).

Следует запомнить, что если отклонения или другие параметры проектных работ превышают некоторые предварительно определенные предельные значения, необходимо составить отчет по отклонениям в форме, привлекающей внимание менеджера проекта. В основе этого метода управления работами лежит принцип идентификации и выделения наиболее важной и критической информации, характерной для данной ситуации и передачи ее заинтересованному лицу в возможно короткий период времени для рассмотрения, принятия соответствующих решений и последующих действий. Однако для получения максимального эффекта необходимо соотносить такие информационные отчеты, которые отличаются действительно высокой точностью и адекватно отражают ситуацию по выполнению проекта.