Процессы, связанные со взаимодействием

Эти процессы направлены на организацию обмена информацией, необходимого в проекте. Они обеспечивают правильное и своевременное создание, сбор, распространение и хранение информации проекта. Ниже приводится описание этих процессов.

5.9.1. Планирование взаимодействия

Планирование взаимодействия должно учитывать потребности проекта и людей, вовлеченных в проект. План взаимодействий должен определять информацию, которая будет передаваться, средства и частоту ее передачи. В плане должны быть определены частота, сроки и цели совещаний.

Для достижения совместимости и понимания, должны быть определены формат, язык и структура документов. Должен быть составлен план управления информацией, в котором указано, кто будет отправлять и кто получать данные, и ссылки на соответствующие процедуры контроля документации и обеспечения безопасности. Должен быть разработан формат отчетов о ходе реализации проекта, из которых должны быть видны отклонения от плана проекта.

5.9.2. Управление информацией

При разработке системы управления информацией должны учитываться потребности и организации-поставщика и организации-заказчика. Система управления информацией должна включать в себя процедуры подготовки, сбора, получения, классификации, распространения, подшивки, обновления, архивирования и восстановления информации. Информация должна включать описание условий, в которых она была получена. Это позволит оценить степень достоверности и пригодности информации для использования в других проектах.

Для эффективного использования, информация должна соответствовать потребностям ее получателя, быть четко представлена и подана в срок, установленный расписанием. Все соглашения, включая неформальные, которые влияют на ход проекта, должны быть документированы. Как правило, использование электронных средств связи оказывается более эффективным.

Поводы и порядок проведения совещаний должны быть установлены и соответствовать типам совещаний. Повестка дня должна быть разослана заранее и должна для каждого вопроса указывать, чье присутствие требуется. Протоколы совещаний должны включать принятые решения, особо важные факты и соображения, мероприятия, которые решено провести, и лиц, ответственных за их проведение. Эти протоколы должны быть в требуемый срок разосланы всем, кому требуется.

5.9.3. Контроль взаимодействия

Система взаимодействия должна быть внедрена согласно расписанию. Должны проводиться регулярные оценки системы на предмет соответствия требованиям проекта и, при необходимости, ее пересмотр. Особое внимание должно быть уделено взаимодействию между функциями и организациями, где часто происходит непонимание и конфликты.

5.10. Процессы, связанные с рисками[25]

Управление рисками занимается неопределенностями проекта и требует структурного подхода. Целью процессов, связанных с рисками, является минимизация влияния возможных неблагоприятных событий и извлечение максимума пользы из возможностей для улучшения. В данном международном стандарте термин “риск” подразумевает оба аспекта. Риски связаны или с процессами проекта, или с конечным продуктом. Ниже приводится описание процессов, связанных с рисками. Особенно важно, чтобы все эти процессы и их результаты тщательно документировались.

5.10.1. Выявление рисков

Риски, касающиеся процессов проекта и конечного продукта должны выявляться. Также должны разрабатываться механизмы определения, где будут превышены допустимые пределы.

Выявление рисков должно проводиться при инициации проекта, при оценке хода реализации и в других случаях, когда принимаются важные решения.

Выявление рисков должно рассматривать не только риски, связанные с издержками, сроками и конечным продуктом, но также и такие области, как безопасность организации, зависимость, профессиональные обязанности, информационные технологии, личная безопасность, здравоохранение и окружающая среда. При выявлении рисков должны учитываться соответствующие законодательные и подзаконные акты, как уже действующие, так и те, принятие которых ожидается во время реализации проекта. Также необходимо рассматривать зависимости между различными рисками. Должны выявляться риски, связанные с критическими или новыми технологиями.

При выявлении риска, который может оказать серьезное влияние на проект, должен быть назначен человек, который будет управлять этим риском. Ему должны быть предоставлены соответствующие полномочия, ответственность и ресурсы.

5.10.2. Оценка рисков

Возможность возникновения рисков и их влияние должно оцениваться. При этих оценках должны использоваться опыт и информация предыдущих проектов. Документы, в которые заносятся результаты оценок, должны содержать также указание на или описание использованных для оценки критериев и методов. Качественный анализ должен проводиться всегда. Везде, где это возможно, должен делаться еще и количественный анализ.

5.10.3. Разработка мероприятий по борьбе с рисками

Желательно, чтобы способы предотвращения, противодействия и перевода рисков, решения принять риски и планы использования возможностей основывались на известных и опробованных в прошлых проектах способах и информации. Это позволит избежать внесения новых рисков.

Если риск выявлен и требует плана противодействия, то должно быть проверено, что внедрение этого плана не принесет нежелательных эффектов.

Если на борьбу с рисками выделено время или бюджет, управлять этими временем и бюджетом нужно отдельно. Они должны использоваться при необходимости как страховка качества продукта.

Сознательно принятые риски и причины их принятия должны быть документированы.

5.10.4. Контроль рисков

Риски должны контролироваться на протяжении всего проекта, в рамках постоянного процесса по выявлению, оценке и противодействию рискам.