Процессы, связанные со временем

Цель этих процессов ‑ определить зависимости между мероприятиями и их продолжительность и обеспечить своевременное завершение проекта. Ниже приводится описание процессов, связанных со временем.

5.5.1. Планирование зависимостей между мероприятиями

Взаимозависимости, причинно-следственные связи и необходимое взаимодействие между мероприятиями проекта должны быть определены и проанализирована их согласованность. Необходимость изменений ссылок на данные должна быть выявлена. Правильные ссылки должны быть определены и документированы.

Для использования накопленного опыта по возможности должны использоваться стандартные или проверенные диаграммы сети мероприятий предыдущих проектов. При этом должны быть подтверждена их пригодность к текущему проекту.

5.5.2. Оценка продолжительности

Лица, ответственные за мероприятия, должны оценить их продолжительность. Оценки продолжительности, сделанные в предыдущих проектах, должны быть проверены на правильность и применимость в условиях текущего проекта. Входы процессов должны быть документированы и должны прослеживаться до их источника. Для планирования использования ресурсов полезно собирать оценки продолжительности одновременно с оценками требующихся ресурсов.

Особо должна быть проконтролирована достаточность времени, отведенного на процессы обеспечения качества.

Когда оценки продолжительности содержат значительную неопределенность, одновременно с ними должны быть сделаны оценки рисков и предложены способы уменьшения рисков. В оценки продолжительности также должны быть включены соответствующие страховки рисков.

При необходимости или целесообразности к оценкам продолжительности может привлекаться потребитель и другие участники проекта.

5.5.3. Разработка расписания мероприятий

Разработка расписания мероприятий увязывает между собой временные требования к проекту, зависимости между мероприятиями и продолжительность мероприятий. Результатом является общий план мероприятий и детальные планы мероприятий.

Входная информация для разработки расписания должна быть определена и проверена на соответствие специфическим условиям проекта. Особое внимание должно быть уделено выявлению критического пути, продолжительных мероприятий, и мероприятий, требующих много времени на подготовку и проведение.

Должны быть определены стандартные формы расписаний, подходящие для использования в данном проекте.

Несоответствия, обнаруженные при интеграции оценок продолжительности с взаимозависимостью мероприятий, должны быть решены прежде, чем будет издан окончательный вариант расписания. Расписания должны выявлять критические и близкие к критическим мероприятия.

Расписание должно определять ключевые события (иногда называемые особыми событиями или вехами), которые требуют определенных входов или решений или на которых запланированы важные выходы, такие как оценка степени реализации проекта.

Потребитель и соответствующие участники проекта должны информироваться о разработке расписания и, при необходимости, привлекаться. Соответствующие расписания должны быть разосланы потребителю и участникам проекта для ознакомления или, при необходимости, для одобрения.

5.5.4. Контроль расписания

Контроль расписания включает в себя контроль проведения мероприятий проекта, проверка их соответствия расписанию и принятие решений о наверстывании задержек.

Для обеспечения адекватного контроля мероприятий проекта и связанной с ними информации должны быть определены сроки пересмотра расписания и частота сбора данных. Отклонения от расписания должны выявляться, анализироваться и, если это критично, устраняться.

При оценке хода реализации проекта и на совещаниях должны использоваться последние варианты расписания. Руководство проекта должно регулярно проводить пересмотр расписания проекта, как это определено в плане проекта.

Тенденции в реализации проекта и оставшийся объем работы должны анализироваться, чтобы предвидеть вероятные риски и возможности.

Должны быть выявлены истинные причины отклонения от расписания (как благоприятные, так и неблагоприятные). Неблагоприятные причины должны быть устранены или минимизировано их влияние на цели проекта. Причины отклонений (и благоприятные, и неблагоприятные) должны стать базисом для постоянного улучшения.

Должно быть оценено влияние изменений расписания проекта на бюджет проекта, ресурсы и качество продукта. Решение о принятии соответствующих мер должно приниматься только после анализа их влияния на другие процессы и цели проекта. Изменения, которые влияют на цели проекта, до внедрения должны быть согласованы с потребителем и другими участниками проекта. При принятии мер по наверстыванию упущенного времени, должны быть определены участники этих действий и их функции. При разработке плана оставшейся по проекту работы пересмотр расписания должен координироваться с остальными процессами проекта.

Потребитель и все остальные участники проекта должны информироваться о предлагаемых изменениях в расписании и привлекаться к принятию решений, которые затрагивают их интересы.

5.6. Процессы, связанные со стоимостью[24]

Целью этих процессов является прогнозирование и управление расходами проекта и обеспечение соблюдения бюджета проекта.

5.6.1. Оценка расходов

Все расходы проекта должны быть четко определены (на мероприятия, товары и материалы, услуги). При оценке расходов должны использоваться надежные источники информации. Оценка расходов должна быть привязана к структуре рабочих подразделений. При использовании оценок расходов из предыдущих проектов должно быть проверено, насколько они соответствуют условиям текущего проекта. Все расходы должны быть задокументированы и прослеживаться их источник.

Особое внимание должно быть уделено достаточности выделенных средств для процессов обеспечения качества.

Оценка расходов должна принимать во внимание экономическую ситуацию (например, инфляцию, налоги и курсы валют).

Когда оценки расходов содержат значительную неопределенность, одновременно с ними должны быть сделаны оценки рисков и предложены способы их уменьшения. В оценки также должны быть включены соответствующие страховки рисков.

Оценки расходов должны быть представлены в такой форме, которая позволяет разработать бюджет, используя улучшенные бухгалтерские процедуры и учитывая потребности руководства проекта.

5.6.2. Бюджетирование

Бюджет должен базироваться на оценках расходов и расписаниях. Процедуры утверждения бюджета должны быть определены.

Бюджет должен удовлетворять требованиям проекта. Все предположения, соглашения и непредвиденные расходы должны быть выявлены и задокументированы. Бюджет должен включать все допустимые расходы. Форма бюджета должна быть пригодна для контроля расходов проекта.

5.6.3. Контроль расходов

Процедуры контроля расходов должны быть установлены, документированы и доведены до исполнителей прежде, чем будет сделана какая-либо трата. Процедуры контроля расходов должны также быть доведены до лиц, принимающих решение о проведении работы или совершении покупки.

Для обеспечения адекватного контроля мероприятий проекта и связанной с ними информации должны быть определены сроки пересмотра планируемых расходов и частота сбора данных и прогнозирования. Необходимо проверять, что оставшаяся работа может быть выполнена в рамках оставшегося бюджета. Отклонения от бюджета должны выявляться, и, если они превосходят определенный лимит, анализироваться и устраняться.

Тенденции в производимых расходах должны выявляться, с использованием таких методов как анализ заработанной стоимости. План оставшейся работы должен корректироваться для устранения рисков и возможных неприятностей.

Должны быть выявлены истинные причины отклонения от бюджета (как благоприятные, так и неблагоприятные). Неблагоприятные причины должны быть устранены или минимизировано их влияние на цели проекта. Причины отклонений (и благоприятные, и неблагоприятные) должны стать базисом для постоянного улучшения.

Решение о принятии соответствующих мер должно приниматься только после анализа их влияния на другие процессы и цели проекта. Изменения издержек проекта должны соответствующим образом утверждаться до совершения расходов. При разработке плана оставшейся по проекту работы пересмотр планируемого бюджета должен координироваться с остальными процессами проекта.

Информация, необходимая для проверки графика расходования средств, должна быть доступна и являться входом процесса контроля ресурсов.

Руководство проекта должно регулярно проводить обзор издержек проекта согласно плану проекта. При этом должны приниматься во внимание другие финансовые отчеты (например, внешние обзоры участников проекта).