Глава 4 Процессы управления проектами

Введение

Проектный подход представляет из себя одну из разновидностей процессного подхода к управлению. В данной главе мы рассмотрим основные процессы на которых строится Управление проектами.

В числе основных процессов управления проектами мы рассмотрим следующие:

1. Инициация (начальная или прединвестиционная фаза)

2. Планирование

3. Организация выполнения

4. Анализ

5. Управление изменениями

6. Завершение.

4.2. Инициация (начальная или прединвестиционная фаза)

Причины появления проектов

В чем заключаются причины появления проектов? С чего начинается проект?

Наиболее типичные причины таковы:

· неудовлетворенный спрос;

· избыточные ресурсы;

· инициатива предпринимателей;

· реакция на политическое давление;

· интересы кредиторов.

Сутью процесса инициации проекта является формирование и обоснование концепции проекта.

Разработка концепции проекта (инвестиционного) в российских условиях включает в себя:

· формирование инвестиционного замысла (идеи) проекта;

· исследование инвестиционных возможностей.

Из этих причин вытекают и цели проекта.

Формирование инвестиционного замысла (идеи) проекта

Формирование инвестиционного замысла (идеи) проекта проходит по следующим шагам:

1. Предварительная экспертиза идей, отвечающих целям проекта.

2. Проработка и формулирование целей и задач проекта.

3. Формирование основных характеристик проекта.

4. Предварительный анализ осуществимости проекта.

5. Определение состава сведений, которые потребуются для разработки проекта.

6. Подготовка резюме проекта.

Исследование инвестиционных возможностей проекта

Исследование инвестиционных возможностей проекта включает в себя следующие шаги:

1. Изучение прогнозов экономического и социального развития региона осуществления проекта.

2. Формирование инвестиционного замысла инвестора и изучение условий для его осуществления.

3. Предпроектное обоснование инвестиций, анализ альтернативных вариантов и выбор проекта.

4. Подготовка декларации о намерениях.

5. Разработка предварительного плана проекта.

6. Выбор и согласование места размещения объекта, экологическое обоснование проекта и его экспертиза.

7. Предварительное инвестиционное решение и задание на разработку ТЭО инвестиций.

Планирование

Сущность планирования состоит в обосновании целей проекта и способов их удовлетворения на основе:

· выявления детального комплекса работ;

· определения эффективных способов и методов их выполнения;

· определения ресурсов всех видов, необходимых для проекта;

· установления взаимодействия между участниками проекта.

В методологии управления проектами сложилась следующая система планов:

1. Укрупненный (предварительный) план реализации проекта, включающий потребности в основных видах ресурсов - разрабатывается на начальной (прединвестиционной) стадии.

2. Стратегический план проекта - предназначен для того, чтобы показать, как промежуточные этапы реализации логически выстраиваются по направлению к конечным целям проекта. В нем определяются:

· основные этапы и контрольные точки проекта, характеризующиеся сроками завершения комплексов работ и ввода объектов, производственных мощностей, объемами выпуска продукции;

· порядок взаимодействия исполнителей проекта;

· потребности в материальных, технических и финансовых ресурсах с распределением по годам и квартала.

3. Текущие планы - разрабатываются на год или квартал. Предназначены для уточнения сроков выполнения комплексов работ (подготовительные работы, поставка материалов и оборудования, освоение производственных мощностей и т.д.), четкого разграничения работ, за которые отвечают разные участники.

4. Оперативные планы - разрабатываются на сутки, неделю, месяц и используются для детального определения заданий участникам по комплексам работ.

5. Функциональные планы - разрабатываются по функциям управления проектом (финансовые планы, программа качества и т.д.)

6. Календарные планы - расписания и графики работ, выполняемых различными участниками, которые увязывает эти работы между собой по времени и возможностям обеспечения различными ресурсами. Типы календарных планов выбираются в зависимости от целей планирования и особенностей проекта.

Процесс планирования включает в себя следующие основные этапы:

· цели, задачи и основные технико-экономические показатели проекта, продолжительность и ресурсы, спецификацию выполняемых работ, этапов и вех проекта;

· структуризация проекта;

· организационно-технологические решения;

· сетевые модели пакетов работ;

· оценка реализуемости, оптимизация по срокам и критериям качества и другим критериям;

· потребности в ресурсах;

· документы по пакету планов;

· утверждение планов и бюджета;

· доведение плановых заданий до исполнителей;

· подготовка и утверждение отчетной документации для контроля планов.

Процесс планирования проекта можно представить в виде модели так, как это показано на рис.10.

Этапы планирования проекта

1. Определить цели проекта

2. Задать уровень детализации

3.Установить структуру процесса (этапы жизненного цикла

4. Изучить организационную структуру проекта (в т.ч. окружение, участники, ответственность

5. Проанализировать структуру продукции проекта

6. Проанализировать систему бухгалтерских счетов компании

7. Объединить схему разбивки проекта (от подпроектов до пакетов работ)

8. Подготовить сводный (укрупненный) план проекта

9. Подготовить матрицу распределения ответственности

10. Разработать систему разбивки, соответствующую принятому в компании плану счетов

11. Подготовить детальный сетевой график и план использования ресурсов

12. Запустить систему наряд-заданий, согласованную с планом счетов компании

13. Установить систему отчетности и контроля

Рис. 10 Процесс планирования проекта.

Следует обратить внимание на то, что содержание и количество этапов могут изменяться в зависимости от типа проекта, его масштаба и стоимости.

Организация выполнения

В организации выполнения проекта мы выделим три ключевых процесса:

· контроль выполнения планов и использования ресурсов

· оценка состояния работ

· регулирование хода реализации проекта.

4.4.1. Контроль выполнения планов и использования ресурсов:

Контроль - это процесс, в ходе которого руководитель проекта устанавливает, достигаются ли поставленные цели, определяет - правильны ли его решения, выявляет причины, вызывающие отклонения, и обосновывает решения по необходимым коррективам в выполнении заданий участниками, чтобы не допустить ущерба реализации проекта (срыв сроков, превышение в использовании ресурсов, низкое качество и т.д.).

Процесс контроля включает в себя:

· мониторинг ( систематическое наблюдение за всеми процессами проекта)

· выявление отклонений от целей реализации проекта с помощью ряда критериев и ограничений, которые фиксируются в календарных планах, бюджетах, расчетных потребностях в трудовых и материальных ресурсах и т.д.

· прогнозирование последствий сложившейся ситуации

· обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.

Различают три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Оценка - этот процесс, сутью которого является периодическое подведение промежуточных итогов и также итогов по завершению проекта лицами, которые, как правило, не работают непосредственно на проекте (для объективности).

Обращаем ваше внимание на то, что общим для контроля и оценки является то, что оба процесса выполняют функцию обратной связи. При этом различия между этими процессами заключаются в том, что:

1. контроль осуществляет руководитель проекта , а оценку проводят внешние специалисты;

2. контроль осуществляется на постоянной основе и детально, а оценка - периодически и в общем по проекту.