Контроль как функция управления. Основные виды контроля.
Контроль как функция менеджмента представляет собой вид управленческой деятельности, обеспечивающий возможность удержания организации на выбранном (запланированном) пути достижения целей путем периодической оценки, сопоставления текущих результатов деятельности организации с установленными планами (стандартами) и принятия необходимых корректирующих действий. Виды контроля. Реализация функции контроля включает проведение различных видов контроля деятельности организации для достижения ее целей:
1 .Предварительныйосуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля являются определенные правила, процедуры и линии поведения, которые вырабатываются для обеспечения реализации намеченных планов организации. Строгое выполнение этих правил, процедур и поведения позволяет убедиться в правильной организации и обеспечении будущей деятельности для достижения намеченных целей, текущий и заключительный;
2.Текущий контрольосуществляется непосредственно в ходе проведения работ и проводится как измерение фактических результатов (показателей результативности) после завершения конкретных этапов или элементов работы, направленной на достижение желаемых целей. Организация текущего контроля осуществления в соответствии с принципом обеспечения обратной связи. Под обратной связью в системе контроля понимается получение данных о текущих результатах.
3,Заключительный контрольпо принципу организации аналогичен текущему контролю. Их различия заключаются в организации обратной связи и измерении результатов деятельности организации. При текущем контроле обратная связь используется в ходе проведения работ. Соответственно и измерения результатов производятся в процессе текущей деятельности организации. В рамках заключительного контроля обратная связь срабатывает после завершения всей работы. Результаты также измеряются после завершения конкретных (оцениваемых) работ. Осуществление предварительного, текущего и заключительного контроля предусматривает предварительную разработку стандартов.
В качестве стандартов обычно используются конкретные показатели деятельности предприятия и его подразделений. Этапы процесса контроля включают:
А.Установление показателей деятельности предприятия, которые должны оцениваться в процессе контроля (осуществляется выработка стандартов и критериев, определяющих конкретные показатели оценки в процессе контроля).
Б. Измерение фактически достигнутых результатов и определение отклонений от установленных величин (задачей контроля на этом этапе является определение отклонений реальных результатов деятельности организации и ее подразделений от ожидаемых (планируемых) показателей или стандартов).
В. Проведение корректировок в случае, когда достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов (определение конкретных действий для вмешательства (невмешательства) в деятельность по реализации целей организации).
Основные задачи реализации функции контроля должны включать: обнаружение и устранение неопределенности (неопределенности при реализации целей связаны с возможными несоответствиями в их формулировке, в организационной структуре и разделении труда, персонале и оценке внешней среды и с другими факторами деятельности конкретного предприятия); предупреждение возникновения кризисных ситуаций (своевременное выявление проблем, которые могут развиться в кризис, для принятия неотложных мер по его недопущению); поддержание успеха (необходимо определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно могут способствовать достижению ее общих целей) и широту контроля (контроль должен осуществляться на всех стадиях процесса управления) Рекомендации по проведению эффективного контроля:
1. Устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками.
2.Устанавливать двухстороннее общение. Если у подчиненного возникают какие-либо проблемы с системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсудить их с руководителем.
3.Избегать чрезмерного контроля. Руководство не должно перегружать многочисленными формами контроля и отчетности своих подчиненных.
4.Устанавливать жесткие, но достижимые стандарты.
5.Вознаграждать за достижение стандарта. Чтобы сотрудники были мотивированы на полную самоотдачу в интересах организации, необходимо справедливо вознаграждать их за достижение установленных показателей результативности.